基于系統(tǒng)思維的企業(yè)內(nèi)部控制體系構(gòu)建

■/ 車映安

近年來，伴隨著國際地緣政治、軍事形式持續(xù)變化，各類不確定因素復(fù)雜多變，企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險陡增。我國自2008年5月發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、2010年10月發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》以來，盡管國家逐步強化了對企業(yè)內(nèi)部控制體系的實施和監(jiān)督，但企業(yè)內(nèi)部控制體系的建立仍然存在很多問題，需要進(jìn)一步探討完善。

一、我國企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)現(xiàn)狀

分析我國企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)總體情況，上市公司好于非上市公司，央企好于民企，大企業(yè)好于中小企業(yè)。目前，企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是有的企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)不到位，制度約束失效，企業(yè)的內(nèi)部控制制度與企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配，未及時更新、完善、優(yōu)化，內(nèi)部控制流程、關(guān)鍵崗位、制度存在設(shè)計缺陷或缺失，對新業(yè)態(tài)、新情況、新問題研究不夠，沒有制定和更新相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，對業(yè)務(wù)發(fā)展不能提供有效的支撐作用，存在重大風(fēng)險隱患。二是有的企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)與業(yè)務(wù)發(fā)展存在兩張皮的現(xiàn)象，內(nèi)部控制沒有融入企業(yè)管理，內(nèi)部控制體系建而未管，企業(yè)在建立內(nèi)部控制體系時，制定的流程圖、關(guān)鍵崗位設(shè)置和控制以及制定的制度與實際業(yè)務(wù)存在差距和不一致的情況，內(nèi)部控制體系處于制度層面，沒有很好地落地實施，處于失效狀態(tài)，這也導(dǎo)致企業(yè)各類風(fēng)險事故頻發(fā)，尤其有的企業(yè)安全事故頻發(fā)的主因，動輒發(fā)生重大傷亡事故，經(jīng)過事故調(diào)查發(fā)現(xiàn)，重要原因還是企業(yè)缺乏有效的內(nèi)部控制體系。三是企業(yè)重點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺失，存在設(shè)計缺陷，同時缺乏有效的監(jiān)督、評價制衡機制。例如企業(yè)資金管理內(nèi)部控制體系存在設(shè)計缺陷和執(zhí)行缺陷，導(dǎo)致資金安全風(fēng)險。又如企業(yè)項目建設(shè)或者企業(yè)大宗采購環(huán)節(jié)，招投標(biāo)環(huán)節(jié)的流程缺失，或者關(guān)鍵崗位控制不到位，就很可能招致串標(biāo)、圍標(biāo)，導(dǎo)致舞弊行為發(fā)生，給公司造成重大風(fēng)險和損失。

二、運用系統(tǒng)思維的方法和觀念建立健全企業(yè)內(nèi)部控制體系

（一）建立符合企業(yè)實際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要的內(nèi)部控制制度體系

按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，結(jié)合企業(yè)實際情況和業(yè)務(wù)特點，將內(nèi)部控制體系和管理制度形成有機融合與銜接。在建立企業(yè)內(nèi)部控制體系時，對企業(yè)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和企業(yè)管理的各方面，進(jìn)行系統(tǒng)梳理，明確企業(yè)業(yè)務(wù)重要領(lǐng)域和關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，通過內(nèi)部控制措施和工具，將內(nèi)部控制管理和監(jiān)督嵌入到具體的業(yè)務(wù)流程中，使業(yè)務(wù)流程形成閉環(huán)，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制描述，制定具體控制措施，優(yōu)化管理制度、操作規(guī)范、流程和權(quán)限，最終形成符合企業(yè)實際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展的公司內(nèi)部控制手冊或標(biāo)準(zhǔn)。這也是企業(yè)內(nèi)部控制最基礎(chǔ)、最重要的環(huán)節(jié)，是企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的基礎(chǔ)。避免出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)不到位，制度約束失效，企業(yè)的內(nèi)部控制制度與企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配的現(xiàn)象。對內(nèi)外部合規(guī)要求進(jìn)行系統(tǒng)梳理，將合規(guī)要求轉(zhuǎn)為各關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，通過內(nèi)部控制措施和工具，梳理整合、查缺補漏，將風(fēng)險管理和合規(guī)管理嵌入到具體業(yè)務(wù)當(dāng)中，優(yōu)化制度、流程和權(quán)限，確保內(nèi)部控制體系的全面、有效落地實施。

例如，企業(yè)采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，既是企業(yè)實物流的重要組成部分，又與資金流密切聯(lián)系。制定采購與付款的內(nèi)部控制流程，首先要梳理采購與付款業(yè)務(wù)的整體流程圖及各業(yè)務(wù)流程，繪制流程圖，識別關(guān)鍵控制點。如某企業(yè)主要的采購流程包括：物資需求計劃審批流程、供應(yīng)商選擇與評價、招標(biāo)采購或者比價采購流程、合同評審流程、采購入庫流程、付款流程等等。每個流程都有關(guān)鍵控制節(jié)點，例如物資需求計劃審批流程中相關(guān)部門、財務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)的審核審批都是關(guān)鍵控制節(jié)點。繪制出各流程的流程圖后，對每個關(guān)鍵控制點進(jìn)行識別，并準(zhǔn)確描述控制措施。其次確定采購和付款業(yè)務(wù)的控制目標(biāo)及職責(zé)。明確了流程圖和關(guān)鍵控制點，對控制點的控制目標(biāo)進(jìn)行描述，清晰的定義控制目標(biāo)，并對關(guān)鍵控制點的崗位責(zé)任進(jìn)行明確，達(dá)到崗位責(zé)任明確，責(zé)任落實到人。第三，對采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的主要風(fēng)險點進(jìn)行標(biāo)識和評估，確定各流程的風(fēng)險矩陣，從風(fēng)險描述、合規(guī)要求、控制描述、主責(zé)部門、主責(zé)崗位、控制方式及頻次等方面逐一細(xì)化，形成采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險矩陣。第四，確定采購與付款各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點。通過對采購的風(fēng)險矩陣細(xì)化，明確了各流程的關(guān)鍵控制節(jié)點，制定具體的控制措施，達(dá)到控制目標(biāo)。第五，結(jié)合主要風(fēng)險點和關(guān)鍵控制點，采用不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制、運營分析控制和績效考評控制中一項或數(shù)項控制活動進(jìn)行控制。

內(nèi)部控制體系的流程、制度、操作規(guī)范形成內(nèi)部控制的手冊或標(biāo)準(zhǔn)，是內(nèi)部控制在企業(yè)實施的基礎(chǔ)，如何編制符合企業(yè)實際情況和業(yè)務(wù)特點的內(nèi)部控制手冊或標(biāo)準(zhǔn)？在實踐中，主要做好以下幾方面的工作。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)基本規(guī)范和配套指引，理解和掌握內(nèi)部控制體系的基本框架和要求，領(lǐng)會內(nèi)部控制體系的實質(zhì)。二是在實施內(nèi)部控制體系時，制定完整的實施方案，在制定方案時，要進(jìn)行細(xì)致的調(diào)查研究，梳理企業(yè)現(xiàn)有的管理流程、制度，摸清公司管理現(xiàn)狀，對那些業(yè)務(wù)存在設(shè)計缺陷和執(zhí)行缺陷的各個業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的梳理和研究，制定切實可行的實施方案。三是組建項目實施團(tuán)隊，定期召開會議，跟蹤項目進(jìn)展、分析解決項目中存在的不足，同時通過實施內(nèi)部控制體系，培養(yǎng)和鍛煉一支隊伍，作為內(nèi)部控制體系執(zhí)行團(tuán)隊成員。四是內(nèi)部控制體系屬于一個系統(tǒng)工程，我們要堅持系統(tǒng)的思維，進(jìn)行有機銜接，包含企業(yè)管理的方方面面，通過不斷地完善、持續(xù)改進(jìn)，與企業(yè)管理進(jìn)行融合，達(dá)到內(nèi)部控制的有效運行，促進(jìn)企業(yè)管理的提升。

（二）加強內(nèi)部控制信息化，固化內(nèi)部控制流程及制度

《我國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》明確規(guī)定：單位應(yīng)當(dāng)充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強內(nèi)部控制，對信息系統(tǒng)建設(shè)實施歸口管理，將經(jīng)濟(jì)活動及其內(nèi)部控制嵌入單位信息系統(tǒng)中，減少或消除人為操作因素，保護(hù)信息安全。內(nèi)部控制的核心是風(fēng)險管控，通過流程、制度或操作規(guī)范，采用不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制、運營分析控制和績效考評控制方式，對內(nèi)部控制進(jìn)行風(fēng)險防范和控制，利用信息化平臺，固化流程、制度、操作規(guī)范，實現(xiàn)從“人控”向“機控”的轉(zhuǎn)變，提高內(nèi)部控制的信息化水平。

內(nèi)部控制信息化建設(shè)是內(nèi)部控制有效實施的重要手段，在具體業(yè)務(wù)中，內(nèi)部控制內(nèi)嵌于公司控制的各個環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制信息化建設(shè)主要通過建設(shè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)來實現(xiàn)，財務(wù)管理、供產(chǎn)銷等通過內(nèi)嵌ERP系統(tǒng)來實現(xiàn)；尤其資金管理，資金的支付、費用控制屬于OA 辦公協(xié)同和ERP 兩個系統(tǒng)來實現(xiàn)資金管控。人事管理通過公司的相關(guān)流程內(nèi)嵌于人事信息化系統(tǒng)。將采購入庫、銷售出庫、生產(chǎn)管理固化在公司的公司ERP 流程中實施控制。電商通過公司電商平臺來實現(xiàn)管控。例如采購環(huán)節(jié)的采購物資入庫的流程，首先采購人員在ERP上辦理物資入庫單，第二關(guān)鍵環(huán)節(jié)為檢驗環(huán)節(jié)，質(zhì)檢部門檢驗合格后，辦理檢驗合格審核，第三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)是庫管員驗收數(shù)量，整理入庫。這些環(huán)節(jié)都是鑲嵌在ERP 系統(tǒng)中的，把采購物資入庫固化到ERP系統(tǒng)中，達(dá)到隨時掌握物資狀態(tài)。

提高內(nèi)部控制的信息化建設(shè)水平，一是將流程、制度以及控制過程固化和內(nèi)嵌在各類管理信息平臺，與企業(yè)管理融合，提高管控的效果，減少人為操作，達(dá)到“機控”的效果。二是推動業(yè)務(wù)系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化，將內(nèi)部控制體系管控措施嵌入各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，諸如SAP系統(tǒng)、OA協(xié)同辦公、ERP系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)，DCS控制等系統(tǒng)，確保自動識別并終止超越權(quán)限、逾越程序的行為，促使各項業(yè)務(wù)活動和執(zhí)行活動可控制、可追溯、可檢查，減少人為操作因素。三是逐步探索利用新技術(shù)提升智能化監(jiān)管水平，要逐步探索利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，實現(xiàn)內(nèi)部控制體系實時監(jiān)測、監(jiān)督評價等在線監(jiān)管功能。

（三）完善內(nèi)部控制組織機構(gòu)，是確保內(nèi)部控制體系有效運行的組織保障

制定符合企業(yè)實際情況的業(yè)務(wù)特點的內(nèi)部控制制度體系后，有效地貫徹執(zhí)行，需要一個完善的內(nèi)部控制組織來執(zhí)行和落實。企業(yè)需要建立一個內(nèi)部控制管理部門，但僅僅建立內(nèi)部控制管理部門是不夠的，要建立和完善覆蓋企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域、管理環(huán)節(jié)、各部門、各崗位全面有效的內(nèi)部控制體系，需要在各部門設(shè)置內(nèi)部控制專員，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的風(fēng)險內(nèi)部控制日常工作，識別和評估業(yè)務(wù)中的風(fēng)險，明確風(fēng)險的應(yīng)對措施，與企業(yè)內(nèi)部控制管理部門協(xié)作，確保企業(yè)內(nèi)部控制手冊或標(biāo)準(zhǔn)有效地落地實施，形成內(nèi)部控制的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，觸角觸及企業(yè)各方面。例如，某企業(yè)內(nèi)部控制管理的組織架構(gòu)主要包括兩個層面，一是成立以公司主要領(lǐng)導(dǎo)為組長、各部門負(fù)責(zé)人及風(fēng)險管理辦公室負(fù)責(zé)人組成的內(nèi)部控制規(guī)范實施小組，負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)簡歷見覆蓋各業(yè)務(wù)領(lǐng)域、部門、崗位企業(yè)全面有效的內(nèi)部控制體系。公司主要負(fù)責(zé)人親自領(lǐng)導(dǎo)和組織內(nèi)部控制體系建設(shè)，以帶動公司全員參與到內(nèi)部控制體系建設(shè)當(dāng)中，引導(dǎo)企業(yè)員工轉(zhuǎn)變觀念，自覺接受內(nèi)部控制制度約束。二是成立公司風(fēng)險管理辦公室，由主責(zé)部門的負(fù)責(zé)人和公司的內(nèi)部控制專員以及各部門的內(nèi)部控制專員組成，各部門設(shè)置內(nèi)部控制專員，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的風(fēng)險內(nèi)部控制日常工作，識別和評估業(yè)務(wù)中的風(fēng)險，明確風(fēng)險應(yīng)對措施，與內(nèi)部控制管理部門協(xié)作對公司的重大經(jīng)營決策開展風(fēng)險評估。

（四）組建團(tuán)隊，為企業(yè)內(nèi)部控制體系有效運行提供人力資源保證

內(nèi)部控制體系建設(shè)實踐性和操作性強，離不開一支專業(yè)有素的團(tuán)隊，在工作中堅持原則，按制度辦事，追求精益求精，才能全面控制企業(yè)的風(fēng)險，使企業(yè)高質(zhì)量運行。

如何建立專業(yè)有素的團(tuán)隊，主要做好以下幾個方面的工作，一是做好人員的選拔，將有能力，有責(zé)任心，有擔(dān)當(dāng)，有專業(yè)素養(yǎng)的同志選拔到企業(yè)內(nèi)部控制專員的崗位上來。二是人才培育，加強企業(yè)內(nèi)部控制管理的專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，畢竟內(nèi)部控制體系是一套完整的體系，有相應(yīng)的法規(guī)、操作的指引，這需要企業(yè)內(nèi)部控制專員系統(tǒng)地掌握，建設(shè)有效的內(nèi)部控制體系，才能更好得將內(nèi)部控制體系貫徹落實到位，防范企業(yè)風(fēng)險。培訓(xùn)主要包括兩個層面，一個層面是公司內(nèi)部培訓(xùn)，主要公司內(nèi)部控制相關(guān)手冊、制度、實施方案的宣傳培訓(xùn)。二是引入外部培訓(xùn)資源，進(jìn)行內(nèi)部控制指引、政策解讀和專業(yè)培訓(xùn)，對內(nèi)部控制體系建設(shè)進(jìn)行更高層次的培訓(xùn)，使內(nèi)部控制人員對內(nèi)部控制體系有更深入的理解和掌握，有助于推動內(nèi)部控制體系建設(shè)。三是強化團(tuán)隊的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新能力，構(gòu)建“學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型”內(nèi)部控制團(tuán)隊，結(jié)合新業(yè)態(tài)、新問題研究內(nèi)部控制體系，提出和解決內(nèi)部控制實施過程中存在的問題，通過提高研究、分析、協(xié)調(diào)、溝通，創(chuàng)新能力，提高自身專業(yè)化水平，為內(nèi)部控制體系的實施提供支持，通過選拔、培訓(xùn)、引導(dǎo)組建有能力的內(nèi)部控制體系實施團(tuán)隊，是推進(jìn)內(nèi)部控制體系有效落地的重要保證。

（五）企業(yè)文化建設(shè)與內(nèi)部控制體系相互構(gòu)建，發(fā)揮文化對制度執(zhí)行的重要影響

在內(nèi)部控制的框架中，文化是內(nèi)部控制的環(huán)境要素之一。內(nèi)控體系建設(shè)必須注重企業(yè)文化建設(shè)和內(nèi)控體系構(gòu)建的相互關(guān)系，只有從企業(yè)文化的角度推進(jìn)內(nèi)控體系建設(shè)，才能建立起有效的內(nèi)控體系。在構(gòu)建和實施企業(yè)內(nèi)控體系的過程中，要營造良好的文化氛圍，提升內(nèi)部控制制度實施的有效性，杜絕制度落實的過程中存在選擇性。余秋雨先生的《何謂文化》描述到：“文化，是包含精神價值和生活方式的生態(tài)共同體，他通過積累和引導(dǎo)，創(chuàng)建集體人格。”由此看來，文化的重要性。正如毛澤東同志所說“一切新的東西都是從艱苦斗爭中鍛煉出來的”。企業(yè)文化來自于企業(yè)管理的實踐和總結(jié)，因此，企業(yè)內(nèi)控體系構(gòu)建的過程中，不能忽略企業(yè)文化的推動作用和影響力。

首先，企業(yè)完成內(nèi)部控制流程、制度體系梳理，組建有效組織機構(gòu)，選拔專業(yè)有素的內(nèi)部控制團(tuán)隊，要使得內(nèi)部控制上升到更高層次，按照系統(tǒng)思維，既堅持目標(biāo)導(dǎo)向又要堅持立足實際，發(fā)揮文化對制度執(zhí)行的重要影響。加強企業(yè)內(nèi)部控制文化建設(shè)，促進(jìn)內(nèi)部控制的實施，建設(shè)高效統(tǒng)一的內(nèi)部控制治理體系。

其次，企業(yè)要提煉內(nèi)部控制的共識，逐步形成文化影響內(nèi)部控制體系的有效內(nèi)部控制體系執(zhí)行和落實。因此提煉適合企業(yè)實際情況的內(nèi)部控制文化非常重要。企業(yè)內(nèi)部控制文化建設(shè)和提煉主要關(guān)注以下幾個方面：一是要求逐步形成全員全過程控制的意識，內(nèi)部控制主要通過流程和制度進(jìn)行過程控制，包括事前控制、事中控制、事后控制。二是要求具有風(fēng)險意識，風(fēng)險意識是內(nèi)部控制落實的重要保證。要想內(nèi)部控制發(fā)揮作用，必須強化內(nèi)部控制的風(fēng)險管控的理念，需要樹立一種風(fēng)險信念和風(fēng)險態(tài)度促進(jìn)全員風(fēng)險意識的培養(yǎng)，將風(fēng)險意識應(yīng)用到各個部門的日常內(nèi)部控制過程中。三是要求抓關(guān)鍵控制點，進(jìn)行精準(zhǔn)控制。內(nèi)部控制涉及企業(yè)的各個層面和各環(huán)節(jié)，根據(jù)內(nèi)部控制的重要性原則，要求內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項和高風(fēng)險領(lǐng)域，抓關(guān)鍵控制點，進(jìn)行精準(zhǔn)控制。企業(yè)提煉的內(nèi)部控制文化是企業(yè)員工的共識，體現(xiàn)在員工身上，就是一種責(zé)任、使命和凝聚力，必須認(rèn)真踐行企業(yè)內(nèi)部控制文化，達(dá)到“內(nèi)化于心，外化于行”,逐步形成企業(yè)的核心競爭力。