信息化建設(shè)背景下檔案數(shù)字化的營銷策略研究
——以秦皇島晟卓科技有限公司為例

張 杰

（大連財經(jīng)學(xué)院，遼寧 大連 116622）

檔案數(shù)字化在東北地區(qū)的起步較晚，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也不太完善，而且相關(guān)技術(shù)層面也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有上海、深圳等一些發(fā)展地區(qū)來得專業(yè)、規(guī)范。在2020 年3月召開的兩會和中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年計劃和2035 年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要中提出要發(fā)展發(fā)揚(yáng)檔案事業(yè)，還要針對人事檔案不合理規(guī)定進(jìn)行自檢自查，并且提議政務(wù)服務(wù)平臺可以開展檔案數(shù)字化服務(wù)，以便更好地為人民服務(wù)。這充分說明國家越來越重視并要求發(fā)展檔案相關(guān)的工作，檔案數(shù)字化行業(yè)在未來市場中會占有非常大的比重。

1 檔案數(shù)字化的概述

1.1 檔案數(shù)字化含義

檔案數(shù)字化是依靠高科技技術(shù)在計算機(jī)建立數(shù)據(jù)庫的一種新型工作模式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過一系列技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，再通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行調(diào)取、查找、閱讀等需求就會便捷許多。

1.2 檔案數(shù)字化特點

（1）節(jié)約成本避免浪費。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的生成難免會增加辦公人員和辦公費用，并且紙張的使用也導(dǎo)致管理成本大大增加。檔案的數(shù)字化加工可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成計算機(jī)可讀的電子檔案，不僅避免了紙張和人員的浪費，而且查找起來非常方便快捷。檔案管理軟件還可以對檔案內(nèi)容進(jìn)行自動全文搜索，檔案的自動編目、自動標(biāo)引、檔案管理業(yè)務(wù)等，也大大節(jié)省了查詢時間。

（2）提高檔案專員工作效率。檔案數(shù)字化加工可以使一些歷史檔案資料及時歸檔，并且在需要調(diào)取檔案時能以最快的速度提供給需要的人。檔案數(shù)字化管理可以根據(jù)部門真實所需的檔案信息進(jìn)行完整和實時提供，由于如今社會電子化流程大幅度發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)信息快速交互流通，檔案數(shù)字化從根本上已經(jīng)成為了“無邊界檔案”，智能檔案庫房也應(yīng)運而生。

（3）減少檔案原件的損壞。如果經(jīng)常翻閱紙質(zhì)檔案卷宗進(jìn)行查找，難免會發(fā)生破損、丟失、泄露等不良問題，如果原件檔案遭到破壞是沒有其他證明材料進(jìn)行修復(fù)的，那么就會造成重大的工作失誤，尤其是一些年代久遠(yuǎn)的檔案資料，那么進(jìn)行檔案數(shù)字化加工就可以對其進(jìn)行最大程度的保護(hù)。而且，進(jìn)行檔案數(shù)字化加工之后，還可以防止某些檔案被篡改的行為。

（4）保護(hù)檔案工作人員的健康。檔案庫房是保存或保管紙質(zhì)檔案的地方，這個空間并不會輕易地挪動，所以在建筑檔案庫房的同時，還需要具備一些其他的要求。例如：檔案室不能過于潮濕和怕熱，否則會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案變得潮濕暈染或者起火燒毀，這都將影響檔案的使用。所以檔案庫房大多呈無窗或小窗的密閉狀態(tài)，由于這些要求不可避免地造成了空氣污染源眾多、有害氣體不易擴(kuò)散、滋生細(xì)菌等不良因素。這種污染是檔案庫房特有的，也是引發(fā)檔案室工作人員經(jīng)?；忌戏螝饽[、肺部感染、皮膚過敏、鼻炎、咳嗽等各種職業(yè)疾病的罪魁禍?zhǔn)住?/p>

2 秦皇島晟卓科技檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)介紹

2.1 秦皇島晟卓科技公司簡介

秦皇島晟卓科技有限公司是一家專業(yè)從事計算機(jī)軟件、電子產(chǎn)品、環(huán)保設(shè)備的技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨詢、政務(wù)智能信息化，集檔案研發(fā)、銷售、服務(wù)為一體、檔案數(shù)字化加工服務(wù)的企業(yè)，公司于2018 年正式成立，成立之初以項目部形式運作，前期晟卓科技斥資500 萬元并投入大量的人力物力，最后憑借晟卓科技高質(zhì)量服務(wù)的優(yōu)勢，良好發(fā)展至今。

晟卓科技設(shè)計的智能檔案室（館）建設(shè)是利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，實現(xiàn)了檔案資源的高度智能化管理和開發(fā)利用。自主研發(fā)的檔案管理軟件現(xiàn)已投入全國各大單位使用，實現(xiàn)無紙化辦公體系。最大限度地實現(xiàn)檔案信息收集工作自動化。

2.2 檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)是檔案數(shù)字化行業(yè)中一種新的管理方式。它是指各單位由于專業(yè)性不足、時間不充裕等問題，所以承包給外部專業(yè)力量進(jìn)行系統(tǒng)性的檔案數(shù)字化加工，這既節(jié)省了各單位的工作時間，也能提高工作人員的工作效率，達(dá)到雙贏的目的。晟卓科技檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)主要內(nèi)容包括建立可靠的數(shù)據(jù)庫、整理檔案資源、建設(shè)和維護(hù)檔案信息網(wǎng)站、設(shè)計和開發(fā)檔案管理軟件等。

秦皇島晟卓科技制作印刷了公司各門類產(chǎn)品相關(guān)的宣傳冊，在各宣傳冊中除了提供給客戶基本的檔案數(shù)字化知識、產(chǎn)品相關(guān)介紹、產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品材質(zhì)性能等，還附有數(shù)字化現(xiàn)場工作人員的工作流程、檔案室（館）建設(shè)圖例、檔案室（館）可需硬件設(shè)施及其他門類硬件功能采用等，可以幫助客戶更快地了解公司的相關(guān)產(chǎn)品和業(yè)務(wù)范圍，并且宣傳冊標(biāo)注出了詳細(xì)的產(chǎn)品圖片、功能、優(yōu)勢等進(jìn)行解釋說明。

3 秦皇島晟卓科技檔案數(shù)字化營銷策略分析

3.1 遵循國家近三年下發(fā)的相關(guān)文件政策

隨著對檔案事業(yè)的關(guān)注，有關(guān)檔案事業(yè)的文件政策也愈來愈多。例如2020 年《國家檔案局關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的意見》中提到要堅持技術(shù)和管理并重，既要廣泛運用各種技術(shù)手段實現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果和電子檔案等數(shù)字檔案資源的安全保管和有效利用，又要制定并充分實施相關(guān)配套制度，保證數(shù)字檔案室實現(xiàn)有效管理和有效利用等。

3.2 利用微信公眾平臺進(jìn)行宣傳

公司主要利用微信公眾平臺進(jìn)行宣傳，每天定時發(fā)布國家政策、行業(yè)發(fā)展、公司業(yè)務(wù)范圍等相關(guān)的內(nèi)容。具體包括國家及地方政府發(fā)布的文件政策、檔案數(shù)字化行業(yè)發(fā)展、公司產(chǎn)品門類、各地方領(lǐng)導(dǎo)蒞臨考察新聞稿、節(jié)氣海報、節(jié)日海報、公司正在建設(shè)項目的現(xiàn)場圖、竣工圖及驗收圖等等，及時推送與公司息息相關(guān)的信息。

3.3 向客戶展示已完成的優(yōu)秀合作案例

在與客戶進(jìn)行說明講解時，除了向客戶介紹秦皇島晟卓科技的一些檔案管理產(chǎn)品，如密集架、檔案柜的外觀、優(yōu)勢之外，還會提供給客戶已完成的優(yōu)秀合作案例，通過成功的案例吸引潛在客戶。

3.4 提供24 h 在線服務(wù)及長期有效的售后管理

達(dá)成協(xié)議并開始實施后，晟卓科技會派遣專業(yè)的檔案工作人員及時到達(dá)客戶工作現(xiàn)場，為其歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化加工并對新掃描檔案進(jìn)行同步更新。其中包括現(xiàn)場經(jīng)理和數(shù)字化員工，現(xiàn)場經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化加工日常行為規(guī)范工作，也包括對員工的指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)作用。如果出現(xiàn)設(shè)備問題，也會及時與專業(yè)技術(shù)人員聯(lián)系進(jìn)行維修或調(diào)換。保證做到長期有效的售后管理，讓客戶放心省心安心。

3.5 與已合作的單位進(jìn)行長期合作，維系老客戶關(guān)系

與客戶進(jìn)行合作之后，通過良好的工作完成度和精準(zhǔn)度，與單位內(nèi)部工作人員的默契配合度及遇到特殊情況及時解決問題的效率，得到了客戶的高度認(rèn)可，從而維系與老客戶之間的關(guān)系。

4 秦皇島晟卓科技檔案數(shù)字化營銷管理存在的不足

4.1 電子文件檔案技術(shù)保障體系不夠完善

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全也是檔案數(shù)字化管理面臨的問題之一。檔案進(jìn)行數(shù)字化加工之后可以突破異地的空間屏障，在如今的大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)時代格外發(fā)達(dá)，這也方便了檔案資源的傳播和使用，不需要同時出現(xiàn)在某檔案部門的辦公室里，就可以調(diào)取或查找檔案，為需要調(diào)取檔案的人提供了最大的便利，也為需要學(xué)習(xí)和調(diào)研檔案資料的人提供了共享共贏的福利。要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，有必要完善技術(shù)保障，包括檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

4.2 檔案數(shù)字化軟硬件投入建設(shè)不足

檔案數(shù)字化是基于專業(yè)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高科技工作，所以在配套使用的硬件、軟件方面投入的資金是較大的。比如采購一些數(shù)字化加工的設(shè)備、定期維修和保養(yǎng)目前使用的設(shè)備、開發(fā)新的軟件系統(tǒng)來替換過時的以及置換一些失靈的零件等，都需要大量的資金支持。但是由于政府對各單位的建設(shè)有固定的投資經(jīng)費，這也導(dǎo)致了檔案數(shù)字化的應(yīng)用沒有快速普及。

4.3 工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

要想做好檔案數(shù)字化離不開檔案管理人員的大力支持和付出。老一代的檔案工作者已經(jīng)不能適應(yīng)新時代的變化，現(xiàn)在急需培養(yǎng)綜合型技術(shù)人才為檔案數(shù)字化行業(yè)效力。從市場的角度出發(fā)，現(xiàn)在各單位并不重視檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，不能只針對公司現(xiàn)有人員的專業(yè)水平，畢竟人員是具有流動性的。應(yīng)該廣納賢才，豐富人員的檔案管理和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識。另外，檔案管理人員只了解書本意義的檔案管理知識，缺乏實踐經(jīng)驗，不能很好地將理論與實際結(jié)合起來，隨機(jī)應(yīng)變的能力有待提高，否則將不能準(zhǔn)確提供檔案信息的內(nèi)容。

5 秦皇島晟卓科技檔案數(shù)字化營銷管理的解決方案

5.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化營銷管理的安全意識

隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種黑客存在入侵盜取的風(fēng)險，還有一些病毒都會造成檔案信息的丟失，那么在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時更應(yīng)該重視和關(guān)注這些安全問題。在這種情況下，就應(yīng)該使用更先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)來對珍貴檔案資源進(jìn)行加密保護(hù)或異地備份，最大程度保護(hù)好檔案信息資源的安全。

5.2 電子檔案管理軟件的性能升級

更先進(jìn)的技術(shù)是實現(xiàn)數(shù)字檔案建設(shè)安全的有效途徑。普遍的技術(shù)包括加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、入侵警報技術(shù)、木馬查詢技術(shù)等。其中最基礎(chǔ)、最常見、也是最安全的技術(shù)措施是加密技術(shù)，在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工的同時會根據(jù)不同級別的檔案內(nèi)容，設(shè)置不同復(fù)雜程度的加密。這給增加檔案信息的安全性起到了至關(guān)重要的作用。

5.3 加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在一些硬件、軟件得到保障的同時，如果沒有專業(yè)人員的支持，檔案數(shù)字化建設(shè)也不能發(fā)揮出最大的作用。所以應(yīng)該加大培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員的力度，不僅在專業(yè)知識方面，在整體素質(zhì)水平方面也都是至關(guān)重要的。只有檔案管理人員同時具備理論知識和實戰(zhàn)經(jīng)驗的綜合性能力，才能更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，最大化實現(xiàn)檔案數(shù)字化的價值。

6 秦皇島晟卓科技檔案數(shù)字化未來發(fā)展的新領(lǐng)域

6.1 其他政府單位的檔案數(shù)字化

在之前中華全國總工會辦公廳就對困難職工的檔案管理提出明確標(biāo)準(zhǔn)，在2020 年遼寧省沈陽市總工會像全國看齊，制定關(guān)于困難職工檔案的管理辦法，為困難的職工建立困難檔案，堅持一戶一檔，由各級總工會管理檔案，并實行檔案的數(shù)字化處理，逐步實現(xiàn)困難職工的無紙化建檔，也極大地方便了困難職工建立此檔案。

生態(tài)資源、環(huán)境保護(hù)也一直是國家重視的問題，保護(hù)環(huán)境的根本是綠色植被，近期國家林業(yè)和草原局制定頒布了國有林場的檔案管理辦法，其中包括應(yīng)收集整理好林場內(nèi)部樹木檔案的資料，并設(shè)有專門的保管存放檔案的空間，加大對林場檔案的利用率。而且文件中第十二條提出為方便工作的開展，國有林場也應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)的電子檔案管理設(shè)備，并積極開展和支持檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)工作。

6.2 脫貧檔案數(shù)字化

2020 年國家檔案局辦公室和國務(wù)院扶貧辦綜合司印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作的通知》，《通知》強(qiáng)調(diào)要努力推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧檔案工作的順利開展，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，一些發(fā)達(dá)地區(qū)可以結(jié)合實際情況積極開展檔案數(shù)字化工作，并達(dá)到符合國家檔案館的進(jìn)館要求，將數(shù)字化加工完成的脫貧檔案交給國家檔案館統(tǒng)一保管。另外，各地要在2021 年6 月末之前完成2020 年一整年的精準(zhǔn)扶貧檔案工作。

6.3 防疫檔案數(shù)字化

2020 年遼寧省檔案局關(guān)于要做好遼寧省新冠肺炎疫情防控文件資料收集歸檔工作的通知中，要求在打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)的同時，統(tǒng)籌做好防疫期間的檔案工作，無論是紙質(zhì)檔案還是電子文件都要按照《遼寧省歸檔文件整理實施細(xì)則》整理，在規(guī)定日期之內(nèi)移交到相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)。各地國家綜合檔案館在疫情穩(wěn)定后半年內(nèi)，建立本地區(qū)防疫專題檔案，為了方便日后開展類似疾病、臨床診療等積累寶貴的檔案資料。

7 結(jié)論

總之，要想實現(xiàn)檔案資源的合理利用和開發(fā)，就要首先完善好檔案數(shù)字化工作，做好檔案數(shù)字化就可以合理的開發(fā)、共享檔案信息資源，這樣才能更好地為國家服務(wù)，達(dá)到社會資源共享的目的。另外，在參與檔案數(shù)字化的新領(lǐng)域擴(kuò)展研究和開展過程中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)如今不止需要做好檔案數(shù)字化的應(yīng)用和管理，對于紙質(zhì)檔案的保存也將變成各單位參與檔案檢查評選的工作重點，那么下一步企業(yè)在推崇檔案數(shù)字化的廣泛應(yīng)用的同時，也可以給客戶打造合適的智能檔案室建設(shè)，這些都將有利于企業(yè)開展檔案數(shù)字化營銷管理工作。