突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下如何提高非公辦醫(yī)院辦公室工作效率

王雅婷

摘要：2020年春節(jié)前后，全球范圍內(nèi)經(jīng)歷了新冠狀病毒性肺炎傳染疫情這一突發(fā)公共衛(wèi)生事件，根據(jù)我國疫情防控要求，醫(yī)療機(jī)構(gòu)要做好疫情常態(tài)化防控工作，保障就診患者及醫(yī)務(wù)工作人員的安全，公辦醫(yī)院要限制床位容積率，這為非公辦醫(yī)院騰出了很大的市場。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理的樞紐部門起著內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)的重要作用[1]。辦公室工作人員在突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)除完成常規(guī)工作外工作量大幅增多，必須創(chuàng)新工作方式，結(jié)合非公辦醫(yī)院的特點(diǎn)，制定行之有效的提升工作效率的措施。筆者以疫情期間在江蘇省某非公辦醫(yī)院辦公室工作經(jīng)歷為基礎(chǔ)，結(jié)合非公辦醫(yī)院特點(diǎn)，分析辦公室工作現(xiàn)狀及存在問題，思考在突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下的非公辦醫(yī)院辦公室工作中如何提高工作效率，提出疫情常態(tài)化防控下提高工作效率的建議。

關(guān)鍵詞：非公辦醫(yī)院;辦公室;工作效率;建議

1、非公辦醫(yī)院特點(diǎn)

1.1醫(yī)療機(jī)構(gòu)服務(wù)社會的性質(zhì)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)是為廣大人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的重要公共場所[2]。非公辦醫(yī)院是國家醫(yī)療衛(wèi)生體系的組成部分，為人民群眾提供質(zhì)量合格的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)是其最根本的社會任務(wù)，在公共衛(wèi)生應(yīng)急體系建設(shè)中也應(yīng)擔(dān)負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。非公辦醫(yī)院必須做到服從政府部門監(jiān)管，擔(dān)負(fù)起為社會服務(wù)的責(zé)任，否則不僅不能為人民群眾提供質(zhì)量合格的醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)院本身也將難以生存。

1.2非公辦醫(yī)院追求經(jīng)濟(jì)效益的屬性

公辦醫(yī)院是由政府舉辦的納入財(cái)政預(yù)算管理的醫(yī)院[3]，處于中國醫(yī)療服務(wù)體系的主體地位，其運(yùn)行目標(biāo)是解決群眾基本醫(yī)療需求，具有公益性品質(zhì)，與公辦醫(yī)院性質(zhì)不同，非公辦醫(yī)院由社會資本舉辦，其運(yùn)行目標(biāo)不同于公辦醫(yī)院，非公辦醫(yī)院是通過為社會提供醫(yī)療服務(wù)而產(chǎn)生一定經(jīng)濟(jì)效益，屬于營利性醫(yī)院。在社會服務(wù)和經(jīng)濟(jì)效益的平衡中，既要服務(wù)社會，也要追求經(jīng)濟(jì)效益，爭取在社會效益和經(jīng)濟(jì)效益兩方面實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

2、制約非公辦醫(yī)院管理效率的因素

2.1行政管理結(jié)構(gòu)不完備，制度不健全

非公辦醫(yī)院因其社會資本辦醫(yī)追求經(jīng)濟(jì)效益的本質(zhì)屬性，在人力資源配置中，常存在重臨床，輕管理的狀況，對于行政部門設(shè)置不夠重視，非關(guān)鍵部門得不到設(shè)置，職能由其他部門兼任。在出現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，容易出現(xiàn)職崗不清的情況，這種情形下需要有一個部門協(xié)調(diào)各部門工作，作為醫(yī)院辦公室對于此項(xiàng)工作責(zé)無旁貸。

2.2管理人員配置不足，專業(yè)水平參差不齊

管理人員配置比例不足致使工作人員難以專注于某一項(xiàng)行政事務(wù)，必然導(dǎo)致行政效率降低。管理人員沒有管理專業(yè)背景，容易出現(xiàn)專業(yè)水平很高，而管理水平不足，在部門管理及其他部門工作協(xié)調(diào)方面有所欠缺。

3、突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下提升辦公室管理效率的措施

突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下，辦公室工作負(fù)荷加大，如何提高工作效率是我們要迫切思考的，而辦公室工作效率的高低與辦公室管理的方式方法有關(guān)，有效的管理方式方法對提高辦公室工作效率大有裨益，具體從以下幾方面著手：

3.1規(guī)范辦公室管理流程，建立工作機(jī)制，健全管理制度

3.1.1規(guī)范管理工作和各項(xiàng)具體工作流程

規(guī)范辦公室管理工作流程

書同文車同軌，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（SOP）。參照大型醫(yī)院行政部門劃分，列出非公辦醫(yī)院涉及的工作職能，對每項(xiàng)工作制定管理流程，使得常規(guī)事項(xiàng)有標(biāo)準(zhǔn)流程可遵循，降低決策成本同時(shí)，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。

（2）規(guī)范收發(fā)文流程

基于突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下政府關(guān)于疫情下發(fā)文件量大幅增加的實(shí)際情況，將政府下發(fā)文件分為普通發(fā)文和疫情相關(guān)發(fā)文兩大類，便于上級精神傳達(dá)，對于不同類型的發(fā)文，明確處理時(shí)限及處理途徑，及時(shí)跟進(jìn)處理結(jié)果。

（3）規(guī)范行政審批流程

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下，可將用章申請、合同審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷等行政審批工作充分借助OA協(xié)同辦公軟件，按照既定流程，完成不見面審批，減少物品性接觸，不僅提高了工作效率，也阻斷了病毒傳播的途徑。

3.1.2健全工作機(jī)制

（1）健全督導(dǎo)追蹤反饋機(jī)制：對日常工作健全督導(dǎo)追蹤反饋機(jī)制，如每月將領(lǐng)導(dǎo)分配給各部門的指令性任務(wù)及時(shí)下達(dá)，并做好追蹤工作，在辦公會上及時(shí)反饋，對部門月度重點(diǎn)工作及指令性任務(wù)完成情況計(jì)入績效考核，在月度工資中體現(xiàn)出來。這樣有助于提高常規(guī)工作的工作效率[4]。

（2）健全考核機(jī)制：完善原有考核辦法，健全考核機(jī)制，將績效考核落實(shí)到實(shí)處，增強(qiáng)辦公室工作人員對制度的貫徹執(zhí)行力。

3.1.3健全管理制度

（1）建立健全工作制度：辦公室管理者對常規(guī)工作及重點(diǎn)工作制定具體要求，進(jìn)行流程梳理?？捎舍t(yī)院辦公室牽頭對全院各部門工作制度進(jìn)行完善和修訂，修訂過程中要注重制度的合理性和可操作性。尤其是針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件制定相應(yīng)的管理制度，編寫應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急能力，組織行政及臨床科室協(xié)作開展多次實(shí)戰(zhàn)演練，在實(shí)操中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，有助于完善相關(guān)制度，使其更合理、便操作。

（2）完善管理方法，確保工作落到實(shí)處

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下，要求辦公室進(jìn)一步提高自動化辦公水平，可通過企業(yè)微信、OA等，進(jìn)行溝通、健康或出行打卡、召開音視頻會議等，特別突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間，組織電視電話會議，減少人員聚集，逐步開展無紙化辦公，減少物理接觸，不僅減少資源浪費(fèi)而且提高了工作效率。

3.2定崗定職，明確崗位職責(zé)

在規(guī)模較小，人員有限的現(xiàn)實(shí)情況下，設(shè)置“文秘崗位”“檔案管理崗位”“工會干事崗位”、“黨辦干事崗位”等，制定崗位說明書，在實(shí)踐中逐步修訂完善。設(shè)置崗位說明書有助于明確職責(zé)，避免發(fā)生推諉等，便于工作交接及崗位調(diào)整，不易發(fā)生工作遺漏及前后標(biāo)準(zhǔn)不一等問題。

3.3加強(qiáng)人員培訓(xùn)及考核

醫(yī)院辦公室組織全院各部門對重點(diǎn)內(nèi)控制度如財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)規(guī)章制度、醫(yī)保物價(jià)制度等進(jìn)行學(xué)習(xí)，只有充分了解了制度的要求，才能切實(shí)按照規(guī)章制度履行工作職責(zé)。

注意工作人員素質(zhì)的培訓(xùn)，有助于工作人員適應(yīng)繁雜的工作。除定期組織工作人員進(jìn)行醫(yī)院管理、檔案管理、文秘工作等方面的知識培訓(xùn)外，還鼓勵工作人員利用業(yè)余進(jìn)行充電學(xué)習(xí)，要求辦公室工作人員對政府下發(fā)的各種政策通知進(jìn)行研讀，提高工作人員對政府指令的反應(yīng)能力，能在接到政府發(fā)文后第一時(shí)間正確解讀，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)將指令及時(shí)分解至相應(yīng)科室、部門執(zhí)行。

4、突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下非公辦醫(yī)院辦公室管理案例及經(jīng)驗(yàn)淺談

在新冠疫情爆發(fā)初期，諸多醫(yī)療機(jī)構(gòu)和防疫部門管理忙亂的新聞在網(wǎng)絡(luò)上不斷出現(xiàn)，尤其是非公辦醫(yī)院，受資源限制及應(yīng)急體系缺失導(dǎo)致疫情防控不力、醫(yī)院工作受影響嚴(yán)重，醫(yī)院面臨前所未有的生存壓力[5]。而此次疫情中，筆者工作的非公辦醫(yī)院連續(xù)月運(yùn)營收入同比增長，也是鎮(zhèn)江唯一一所保持正增長的醫(yī)院。醫(yī)院管理工作有諸多可取之處，現(xiàn)以辦公室工作為例，在疫情防控所做的工作簡介如下：

4.1建立制度，完善應(yīng)急預(yù)案

疫情爆發(fā)以后，醫(yī)院辦公室根據(jù)《突發(fā)重大衛(wèi)生事件應(yīng)急制度》要求，迅速組織召開中層領(lǐng)導(dǎo)會議，成立疫情防控指揮領(lǐng)導(dǎo)小組，組織討論將原突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急方案結(jié)合此次新冠狀病毒傳播特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，重新梳理應(yīng)急體系，完善應(yīng)對機(jī)制，組織各行政部門、臨床科室進(jìn)行應(yīng)急演練。定期組織召開疫情防控會議，在原傳染病應(yīng)急管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，根據(jù)新冠狀病毒傳染性特點(diǎn)，結(jié)合國家衛(wèi)健委發(fā)布的防控和診療方案進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。醫(yī)院不僅修訂了疫情相關(guān)的應(yīng)急制度，還以此為契機(jī)，重新修訂了各類突發(fā)重大事件的應(yīng)急預(yù)案，如：《洪澇災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案》、《重大醫(yī)療事故應(yīng)急預(yù)案》等。

4.2專人負(fù)責(zé)，明確崗位職責(zé)

確認(rèn)醫(yī)院辦公室在新冠疫情防控工作中的職責(zé)，任命辦公室主任為疫情防控工作小組秘書，具體工作職責(zé)有：①負(fù)責(zé)將政府通知文件及時(shí)傳達(dá)，并追蹤落實(shí)情況;②負(fù)責(zé)組織召開疫情防控工作會議、會議記錄撰寫及會議精神傳達(dá);③關(guān)注國內(nèi)外疫情發(fā)展動態(tài)，每日向疫情防控指揮部進(jìn)行匯報(bào);

疫情期間，辦公室干事除常規(guī)工作外，承擔(dān)門診支援工作，指導(dǎo)患者預(yù)約掛號、維持就診秩序等。據(jù)統(tǒng)計(jì)，辦公室干事2020年累計(jì)支援667小時(shí)。

本次突發(fā)衛(wèi)生事件期間，筆者所在醫(yī)院接診的數(shù)例疑似患者都得到妥善處理，未發(fā)生一例新冠狀病毒院內(nèi)感染，取得了抗疫的階段性勝利。

5、結(jié)束語

在突發(fā)衛(wèi)生事件背景下，疫情常態(tài)化防控的今天，人們對于非公辦醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)需求更多、要求更高，非公辦醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院行政管理的中樞部門，只有在實(shí)踐中保持思考、不斷改進(jìn)工作方式方法、提高工作效率，才能不斷促進(jìn)非公辦醫(yī)院滿足社會需求，保證非公辦醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而不斷提升非公辦醫(yī)院的市場競爭力。

參考文獻(xiàn)：

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