檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制措施探討

胡睿莉

（中檢西部檢測有限公司，陜西 西安 716000）

隨著時代的變遷，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已無法適應(yīng)社會發(fā)展需求。數(shù)字化技術(shù)的誕生及應(yīng)用讓我國各行各業(yè)均迎來了春天，其作為檔案管理中需要應(yīng)用到的重要技術(shù)，不僅能讓檔案利用率及工作效率均得以有效提高，相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，還能保證檔案的完整性、全面性。但檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中，數(shù)字化質(zhì)量及其安全控制仍存在著一些不足，需要深入細(xì)致地分析，明確檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全控制的內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上探討有效的優(yōu)化改進(jìn)措施。以下先闡述檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全控制的內(nèi)容，再分析檔案數(shù)字化管理中暴露出的問題，最后探討有助于提升檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保密性的控制措施，以期為檔案的數(shù)字化、科學(xué)化、保密化管理提供建設(shè)性的意見。

1 檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全控制內(nèi)容

檔案數(shù)字化質(zhì)量控制及安全控制的目的在于檔案利用率、檔案管理效率的提高以及檔案信息的安全性、保密性得到保障。其內(nèi)容主要包括以下幾方面：

1.1 數(shù)字化檔案工作方案的制定

檔案管理要想實現(xiàn)數(shù)字化，首先就要立足于檔案應(yīng)用的角度，研究和制定數(shù)字化檔案的具體工作計劃，再來擬定檔案數(shù)字化管理的實施方案，并保證其科學(xué)性、合理性，切實加以執(zhí)行和落實，以使檔案數(shù)字化質(zhì)量得以全面提高。數(shù)字化檔案的工作方案具體涉及以下內(nèi)容：數(shù)字化檔案建設(shè)的流程以及數(shù)字化建設(shè)的投入預(yù)算、數(shù)字化檔案應(yīng)用軟件的選擇以及不同軟件的功能、數(shù)字化檔案功能的全面開發(fā)、數(shù)字化檔案風(fēng)險的應(yīng)對措施、數(shù)字化檔案具體使用環(huán)節(jié)的優(yōu)化等，以構(gòu)建科學(xué)、高效、安全的數(shù)字化檔案的使用環(huán)境。

1.2 數(shù)字化檔案監(jiān)督驗收體系的健全完善

檔案的數(shù)字化管理離不開健全完善的監(jiān)督驗收體系，需要掌握數(shù)字化檔案建設(shè)中所涉及的每一環(huán)節(jié)的實際情況，據(jù)此來建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息庫。檔案數(shù)字化建設(shè)中包含人員、設(shè)備、流程等多個環(huán)節(jié)的運轉(zhuǎn)情況，需要加大各環(huán)節(jié)的檢查監(jiān)督力度，以及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化運行過程中存在的問題，針對這些問題進(jìn)行深入分析，提出解決的改進(jìn)措施。此外，評估數(shù)字化檔案的完整性、清晰度等多個方面是數(shù)字化檔案驗收工作的重要內(nèi)容，需給予數(shù)字化檔案客觀的評價，為后續(xù)數(shù)字化檔案管理提供建議和支持。

1.3 數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的維護(hù)

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用雖然提高了檔案管理工作的效率，但若不注意信息數(shù)據(jù)的維護(hù)，也會存在檔案丟失、損毀的風(fēng)險。因此，為消除風(fēng)險隱患，需對數(shù)據(jù)信息的備份管理進(jìn)行全面強(qiáng)化，及時對全部數(shù)字化檔案信息加以備份，也可異地存儲，以避免檔案信息遭篡改，發(fā)揮備份檔案在必要時的作用，以使檔案數(shù)字化質(zhì)量得到有效保障。

1.4 明確數(shù)字化檔案安全管理內(nèi)容

檔案數(shù)字化其目的在于實現(xiàn)檔案管理的高效，但在互聯(lián)網(wǎng)普及的當(dāng)今，黑客、木馬病毒的入侵將對檔案信息安全構(gòu)成威脅，因此要想保證檔案信息的安全性，需要在明確檔案安全管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上采取有效的安全保密控制措施，以化解風(fēng)險。數(shù)字化檔案安全管理工作涉及諸多內(nèi)容：如數(shù)字化檔案安全管理目標(biāo)的明確以及安全制度的建立、檔案數(shù)字化設(shè)備及軟件的安全管理、相關(guān)崗位人員肩負(fù)的安全管理責(zé)任、檔案數(shù)字化安全管理環(huán)境的構(gòu)建、檔案管理者與用戶身份的識別及使用權(quán)限的設(shè)定等。為構(gòu)建數(shù)字化檔案安全運營的軟硬件環(huán)境，需重視網(wǎng)絡(luò)安防系統(tǒng)的建設(shè)，保證檔案在數(shù)字化全過程中始終處于全封閉的計算機(jī)環(huán)境中。此外，為避免檔案信息出現(xiàn)越級訪問的現(xiàn)象，還應(yīng)對檔案安全系統(tǒng)設(shè)置準(zhǔn)入機(jī)制，驗證和識別檔案管理者及用戶的身份，為檔案信息的數(shù)字化提供安全可靠的運行環(huán)境。

2 檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全控制存在的問題

2.1 相應(yīng)法律法規(guī)制度的欠缺

檔案的數(shù)字化管理有利于發(fā)揮其信息資源的價值，但數(shù)字化管理不僅對檔案的安全性和保密性有著嚴(yán)格要求，還涉及到著作權(quán)?，F(xiàn)階段，我國涉及檔案數(shù)字化方面的法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)還存在著出臺不足、專業(yè)性不強(qiáng)等欠缺。現(xiàn)有的法律法規(guī)距數(shù)字化檔案建設(shè)的需求有著較大差距，不具備專業(yè)的指導(dǎo)性。由于檔案數(shù)字化管理及運營中缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)為指導(dǎo)，無法為檔案管理工作及數(shù)字化安全運營提供指導(dǎo)依據(jù)和行為準(zhǔn)則。

2.2 缺少強(qiáng)有力的技術(shù)支撐和保障

檔案數(shù)字化是集專業(yè)性、安全性、實用性、科學(xué)性于一身的工作，上述任一特性均有著極高要求。但從縱觀當(dāng)前我國檔案工作數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀，在檔案信息數(shù)據(jù)安全性方面的加密技術(shù)尚有待大幅提升，現(xiàn)有的無論是防火墻技術(shù)、機(jī)密技術(shù)還是對操作系統(tǒng)的安全控制技術(shù)均存在水平有限的問題。由于缺少強(qiáng)有力的技術(shù)支撐和保障，若檔案信息資源處于復(fù)雜環(huán)境下則無法完全保證其信息數(shù)據(jù)的安全，急需對現(xiàn)有安全控制技術(shù)手段進(jìn)行更新，引入先進(jìn)技術(shù)，提高檔案數(shù)字化質(zhì)量的同時，實現(xiàn)對檔案數(shù)字化運轉(zhuǎn)過程中風(fēng)險隱患的有效防控。

2.3 檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案數(shù)字化建設(shè)及管理是一項長期而持久的工作，檔案管理者不僅要具備豐富的專業(yè)知識，還要掌握當(dāng)今先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠?qū)⑶罢吲c后者有效結(jié)合，運用信息技術(shù)的優(yōu)勢來對檔案進(jìn)行電子化、數(shù)據(jù)化、智能化管理，才能提升檔案數(shù)字化質(zhì)量。但從當(dāng)前檔案管理從業(yè)人員來看，普遍缺乏既具扎實檔案管理專業(yè)知識又具熟練掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才，檔案管理者要么信息技術(shù)技能不足，要么因年齡偏大在新技術(shù)新技能的學(xué)習(xí)上需要經(jīng)歷一個較長的過程方可適應(yīng)，不利于數(shù)字化檔案的高效科學(xué)管理。

3 提升檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保密性的控制措施探討

3.1 檔案數(shù)字化質(zhì)量控制措施

3.1.1 出臺和完善檔案數(shù)字化相關(guān)的法律法規(guī)，健全檔案質(zhì)量管理體系

為保證檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量及運營安全，國家、各級政府部門需要針對當(dāng)前檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀出臺并完善相應(yīng)的法律法規(guī)及其工作標(biāo)準(zhǔn)，以進(jìn)一步明確其具體要求，從而為數(shù)字化檔案運轉(zhuǎn)體系的科學(xué)構(gòu)建提供指導(dǎo)依據(jù)，為檔案的數(shù)字化管理提供行為準(zhǔn)則。同時，各級企事業(yè)單位應(yīng)以檔案數(shù)字化管理的相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，健全各單位檔案管理質(zhì)量體系。通過數(shù)字化檔案管理體系及相應(yīng)規(guī)章制度的建立，讓檔案工作的科學(xué)化、數(shù)字化管理做到有章可循，有據(jù)可查。此外，出臺配套的獎懲細(xì)則，發(fā)揮獎優(yōu)罰劣、獎勤罰懶的作用。如在檔案監(jiān)督驗收工作環(huán)節(jié)中，檔案清晰度、完整度的評價及考評可與該崗位人員績效考核掛鉤，以強(qiáng)化檔案管理者的工作責(zé)任心，調(diào)動其工作積極性，激發(fā)其上進(jìn)心，更好地投入到檔案數(shù)字化管理工作中。

3.1.2 數(shù)字化檔案管理準(zhǔn)備工作的落實

檔案數(shù)字化建設(shè)及管理需要積極落實好前期準(zhǔn)備工作，以保證數(shù)字化檔案管理各項工作的順利開展?？蓮囊韵聨追矫鎭磉M(jìn)行：一是對檔案數(shù)字化加工中整理、歸檔等各個工作環(huán)節(jié)的要求應(yīng)明確，對檔案數(shù)字化、信息化管理中檔案數(shù)字化運營場所、設(shè)備及人員構(gòu)建責(zé)任分工體系，以對檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)實施有效控制，提升檔案數(shù)字化管理整體質(zhì)量水平。二是對不符合檔案數(shù)字化建設(shè)的流程加以修訂和完善，以為檔案數(shù)字化建設(shè)及管理創(chuàng)造有利條件。三是檔案數(shù)字化管理工作中，應(yīng)創(chuàng)新管理思維，統(tǒng)籌兼顧，既要保證檔案排序、目錄編制、頁碼編寫按既定流程及標(biāo)準(zhǔn)有序及時歸檔，又要統(tǒng)一驗證檔案資料的保管期限，確保檔案信息數(shù)字化加工后具有真實可靠性、科學(xué)完整性。

3.1.3 及時更新檔案管理設(shè)備，引進(jìn)高新先進(jìn)技術(shù)

檔案數(shù)字化建設(shè)不僅需要配套的設(shè)備設(shè)施來開展數(shù)字化管理工作，還離不開先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支撐。因此現(xiàn)代檔案管理倡導(dǎo)前瞻意識，一方面對于陳舊老化的設(shè)備設(shè)施應(yīng)報廢處理，及時更新?lián)Q代，投入現(xiàn)代化的先進(jìn)檔案技術(shù)設(shè)備來提高工作效率，輔助檔案管理者大刀闊斧進(jìn)行數(shù)字化改革工作。同時，配備相應(yīng)的安防系統(tǒng)，讓檔案資料牌封閉、安全、溫濕度適宜的環(huán)境中，定期進(jìn)行研究檔案管理設(shè)備的運行、調(diào)試、保養(yǎng)工作，確保設(shè)備設(shè)施處于良好運動狀態(tài)。除硬件設(shè)備設(shè)施外，對于檔案數(shù)字化管理中需要應(yīng)用到的軟件系統(tǒng)，也應(yīng)配備相應(yīng)的殺毒軟件，以經(jīng)常性地對檔案進(jìn)行研判防控分析，以提升檔案技防水平。另一方面完善和提升防火墻、病毒查殺等軟件，如有必要，引進(jìn)檔案安防技術(shù)人才或技術(shù)企業(yè)，為檔案數(shù)據(jù)信息的安全提供技術(shù)上的支持，利用信息技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮遠(yuǎn)程協(xié)助的作用，以提升風(fēng)險預(yù)防管控水平。

3.1.4 強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理隊伍力量建設(shè)

檔案數(shù)字化管理是檔案管理者必須適應(yīng)的一種新型工作方式，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、技術(shù)技能對檔案數(shù)字化質(zhì)量的高低產(chǎn)生直接影響。因此，要想提高檔案數(shù)字化整體質(zhì)量水平，必須重視檔案管理隊伍力量的建設(shè)。各級企事業(yè)單位要定期對在崗檔案管理人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)操作技術(shù)等知識的培訓(xùn)，采取集中培訓(xùn)、分期分批外送培訓(xùn)班、參觀學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理先進(jìn)單位等多種方式來幫助他們充實專業(yè)知識，提高數(shù)字化操作技能，成為兼具檔案管理專業(yè)知識及嫻熟運用信息技術(shù)的復(fù)合型人才，實現(xiàn)檔案管理隊伍整體管理水平的提升。此外，還可從高校、社會上選拔數(shù)字化檔案管理的高材生及專業(yè)人才，為檔案管理隊伍注入新鮮血液，優(yōu)化和調(diào)整檔案管理隊伍人員結(jié)構(gòu)，形成一支年輕化、專業(yè)化、技能化的檔案管理隊伍，致力于數(shù)字化檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.2 檔案數(shù)字化安全保密控制措施

3.2.1 檔案數(shù)字化安全保密控制技術(shù)措施

為確保檔案信息在數(shù)字化環(huán)境中的安全性和保密性，需要應(yīng)用一系列的保密控制的技術(shù)手段及措施，從而預(yù)防和避免檔案數(shù)據(jù)的泄露和丟失，從根本上杜絕檔案信息的安全隱患。如防火墻技術(shù)、簽名技術(shù)、加密技術(shù)等安全控制技術(shù)均可借助計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來尋求支持和幫助，為數(shù)字化檔案構(gòu)建安全的運營環(huán)境。這其中應(yīng)用最多最普遍的就是加密技術(shù)，效果明顯，能有效保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，并且加密技術(shù)的具體方式很多，如公開密鑰和保私鑰可分別用于信息的發(fā)送和接收中，這種加密方式能有效防止檔案信息數(shù)據(jù)被第三方破譯和獲取，從而讓數(shù)字化檔案的安全性和保密性得以提升。具體采用哪種安全保密控制技術(shù)，可視檔案安全管理工作實際需要，選擇適宜的控制技術(shù)。同時，對檔案安全保密工作要加以細(xì)化，無論是用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備還是網(wǎng)絡(luò)，都應(yīng)與其他設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)分開，并做好設(shè)備的防潮、防震工作及屏幕措施，保證設(shè)備處于干燥整潔環(huán)境中，檔案管理者要做到不使用無線鍵盤、網(wǎng)卡等設(shè)備。此外，全面追蹤并記錄檔案數(shù)據(jù)訪問情況，運用各種防控軟件來維護(hù)數(shù)據(jù)庫，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)被篡改或丟失的風(fēng)險。

3.2.2 檔案數(shù)字化安全保密控制制度措施

檔案數(shù)字化安全管理工作除應(yīng)用有效的安全保密控制技術(shù)外，還要建立檔案安全管理制度，并逐級向上負(fù)責(zé)，層層強(qiáng)化。如成立檔案安全質(zhì)控小組，對檔案數(shù)字化管理質(zhì)量及其安全性進(jìn)行監(jiān)管，以便針對監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題、安全問題及時督促相關(guān)部門及人員整改，為檔案數(shù)字化質(zhì)量的提升及風(fēng)險防控奠定基礎(chǔ)。同時，明確劃分各崗位人員工作職責(zé)，賦予其不同的文件處理權(quán)限，定期進(jìn)行研究檔案安全管理教育培訓(xùn)，以強(qiáng)化其安全防控意識。通過數(shù)字化檔案安全管理制度的實施，促進(jìn)檔案安全管理工作的制度化、規(guī)劃化，從而為檔案數(shù)據(jù)提供安全保證。

綜上所述，我國的檔案管理正處于數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展中，在法律法規(guī)方面尚需要完善，在先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用和支撐方面尚有待加強(qiáng)，在檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)方面尚有待提高，面對檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的這些問題，需要從業(yè)人員迎難而上，分析原因，積極探索有效的解決對策，以推動檔案數(shù)字化管理質(zhì)量及安全保密性的持續(xù)提升。