城建檔案服務(wù)方式和方法的創(chuàng)新

梁 霄

（濮陽(yáng)市城鄉(xiāng)規(guī)劃城建檔案館，河南 濮陽(yáng) 457000）

城市建設(shè)檔案的出發(fā)點(diǎn)是記錄城鄉(xiāng)建設(shè)的實(shí)踐活動(dòng)，產(chǎn)生于從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等各個(gè)領(lǐng)域，所以，城市建設(shè)檔案并不是獨(dú)立存在的，必須依存實(shí)際的建設(shè)活動(dòng)。開(kāi)發(fā)城市建設(shè)服務(wù)對(duì)社會(huì)和國(guó)家的發(fā)展有著重要的價(jià)值，他們可以記錄一個(gè)城市的完整建設(shè)過(guò)程，為后續(xù)的城市建設(shè)提供具體合理的改進(jìn)依據(jù)。那么如何創(chuàng)新城市建設(shè)檔案服務(wù)方式和方法是相關(guān)管理人員亟待解決的問(wèn)題，為城市建設(shè)檔案輸入新鮮的血液。

1 城市建設(shè)檔案服務(wù)理念綜述

城市建設(shè)檔案是城市的伴生物，城市存在的地方就可以找到城市建設(shè)檔案的身影，是社會(huì)和城市發(fā)展的客觀需要。城市建設(shè)最早出現(xiàn)于20世紀(jì)60年代，在后續(xù)的發(fā)展演變過(guò)程中，逐步填充城市建設(shè)檔案的內(nèi)容和服務(wù)理念。城市建設(shè)檔案并不是單純由文字構(gòu)成，還包括了設(shè)計(jì)圖紙、建設(shè)影像、事物縮影等具有參考價(jià)值的一系列元素，這些構(gòu)成元素是城市建設(shè)歷史的載體和重要承接形式。城市建設(shè)檔案服務(wù)理念包括：綜合性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、整體連貫性以及動(dòng)態(tài)性。其中主要的服務(wù)原則是真實(shí)準(zhǔn)確性，相關(guān)的檔案館人員不能為追求表面功夫而隨意更改記錄內(nèi)容，這是對(duì)自身職責(zé)和城市化建設(shè)不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。城市建設(shè)檔案的作用是記錄建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，并且為建設(shè)人員提供維修和管理依據(jù)，同時(shí)也是重要的法律依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，但是城市建設(shè)服務(wù)理念要求紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，因?yàn)殡娮哟鏅n雖然便于記錄、修改和整理，但是也會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案與電子存檔的雙重保護(hù)下，可以讓城市建設(shè)檔案真正成為城市建設(shè)的“百科全書(shū)”。

2 城市建設(shè)檔案服務(wù)工作現(xiàn)狀分析

2.1 城市之間檔案服務(wù)水平不均衡

我國(guó)在實(shí)施改革的過(guò)程中，是優(yōu)先發(fā)展東部沿海地區(qū)的，這就導(dǎo)致城市化水平不均衡，所以對(duì)城市建設(shè)檔案的重視程度也不一樣。相較于我國(guó)的發(fā)達(dá)地區(qū)而言，中西部城市會(huì)受到種種因素的影響，如發(fā)展水平、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、地理因素等，所以在條件的制約下，當(dāng)?shù)夭](méi)有建設(shè)完備的城市建設(shè)檔案館，更談不上創(chuàng)新城市建設(shè)服務(wù)方式和方法。從某種意義上來(lái)看，城市之間檔案服務(wù)水平不均衡的現(xiàn)象與收集資源不均衡有很大的關(guān)聯(lián)性，城市建設(shè)檔案內(nèi)容缺乏相應(yīng)的資料，管理人員在進(jìn)行整理編排的時(shí)候很難順利開(kāi)展工作。城市建設(shè)檔案服務(wù)的主要要求就是完整性，所以在缺少記錄材料的情況下，城市建設(shè)檔案管理會(huì)出現(xiàn)服務(wù)水平不到位的現(xiàn)象，城市建設(shè)檔案服務(wù)自出現(xiàn)開(kāi)始，需要編輯者建立完整的檔案大綱，但是各地區(qū)發(fā)展水平不均衡的現(xiàn)象會(huì)使得檔案大綱存在內(nèi)容缺失、空白的情況。

2.2 城市建設(shè)檔案服務(wù)設(shè)備落后

我國(guó)的城市建設(shè)檔案服務(wù)工作起步較晚，所以缺乏先進(jìn)的服務(wù)設(shè)備。尤其是近幾年，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，在城市建設(shè)檔案服務(wù)上面的應(yīng)用并不成熟，主要是因?yàn)樵诰幣懦鞘薪ㄔO(shè)檔案的時(shí)候需要用到編碼管理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，在我國(guó)相關(guān)工作人員缺乏使用經(jīng)驗(yàn)的前提下，城市建設(shè)檔案服務(wù)多數(shù)情況下還是采用原始的處理方式。同時(shí)，由于投入城市建設(shè)服務(wù)工作的經(jīng)費(fèi)有限，所以會(huì)出現(xiàn)技術(shù)落后、設(shè)備得不到及時(shí)更換等問(wèn)題。這些年，隨著城市化進(jìn)程的快速推進(jìn)，依靠人力進(jìn)行記錄已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)需求，所以急需先進(jìn)的服務(wù)設(shè)備進(jìn)行跟進(jìn)，尤其是一些復(fù)雜的建設(shè)影像和拍攝圖像資料。城市建設(shè)檔案服務(wù)設(shè)備落后會(huì)導(dǎo)致一些城市對(duì)檔案的利用率低，最終相關(guān)的城市建設(shè)檔案管理部門(mén)無(wú)法提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)指標(biāo)。

2.3 缺乏專(zhuān)業(yè)性服務(wù)人才

城市建設(shè)檔案的內(nèi)容會(huì)涉及到工程學(xué)、法律學(xué)以及建筑學(xué)等，所有需要綜合的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行編排，而實(shí)際的發(fā)展情況是在我國(guó)中小型城市地區(qū)無(wú)法培訓(xùn)出專(zhuān)業(yè)性服務(wù)人才，對(duì)城市建設(shè)檔案的編制依舊采取傳統(tǒng)的文字記錄方式，也就是說(shuō)這項(xiàng)工作只是一種形式，對(duì)城市和國(guó)家的建設(shè)發(fā)揮不出應(yīng)有的作用和價(jià)值。另外，城市建設(shè)檔案管理部門(mén)在招聘人員的時(shí)候往往不注重專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，而且任職人員的年齡偏大、文化水平較低，所以在檔案整理編制方面，套用固定模式，無(wú)法得到創(chuàng)新優(yōu)化。另外，由于國(guó)家和政府部門(mén)對(duì)城市建設(shè)服務(wù)的關(guān)注度不高，在此種社會(huì)風(fēng)氣的引領(lǐng)下，高校畢業(yè)人才往往不愿意從事城市建設(shè)檔案服務(wù)工作，這是其一；其二是城市建設(shè)檔案服務(wù)部門(mén)對(duì)招攬進(jìn)來(lái)的人才不重視，不會(huì)根據(jù)國(guó)家的規(guī)定對(duì)他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不了解社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺陷得不到及時(shí)的完善和糾正。

2.4 相關(guān)責(zé)任部門(mén)缺乏城市建設(shè)檔案服務(wù)意識(shí)

很多城市檔案管理部門(mén)對(duì)自身的服務(wù)職責(zé)缺乏正確的認(rèn)知，認(rèn)為城市建設(shè)檔案在編排制定完成后就可以進(jìn)行封存，對(duì)后續(xù)的城市建筑建設(shè)起不到實(shí)質(zhì)性作用，所以在提供服務(wù)的時(shí)候只是做足表面工作，意識(shí)不到城市建設(shè)檔案的參考價(jià)值。通過(guò)相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)表明，城市建設(shè)檔案管理部門(mén)的狀態(tài)是本封閉，也就是作為城市化進(jìn)程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，與其他部門(mén)的交流互動(dòng)并不頻繁，甚至可以說(shuō)是零交流，因此在記錄居民的實(shí)際需要上面缺乏創(chuàng)新意識(shí)，在后續(xù)提供服務(wù)的時(shí)候存在一定的缺陷。隨著城市化建設(shè)檔案工作重要性作用在國(guó)家和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中日益凸顯，相關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)并沒(méi)有得到有效地提高，這就是城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)與其他部門(mén)、與社會(huì)人員缺少交流的結(jié)果。因此，提高城市建設(shè)檔案的服務(wù)意識(shí)是當(dāng)今社會(huì)急需解決的一個(gè)問(wèn)題。

3 創(chuàng)新城市建設(shè)檔案服務(wù)方式和方法的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，拓展服務(wù)空間

國(guó)家和社會(huì)進(jìn)步的最強(qiáng)推動(dòng)力就是創(chuàng)新元素，對(duì)于城市化進(jìn)程中的一個(gè)環(huán)節(jié)而言也是需要進(jìn)行創(chuàng)新的，創(chuàng)新編制方式、創(chuàng)新管理方法，可以逐漸適應(yīng)市場(chǎng)和社會(huì)的需求。城市建設(shè)檔案服務(wù)提供的是信息資源，和實(shí)際活動(dòng)相比，社會(huì)人士很難對(duì)信息服務(wù)進(jìn)行衡量，所以這就需要城市建設(shè)管理機(jī)構(gòu)主動(dòng)出擊，在前期階段做好市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)調(diào)查的數(shù)據(jù)充分了解民眾的實(shí)際需求是什么；在城市建設(shè)中期階段，需要安排專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)城市建筑工程進(jìn)行記錄，將自己的所看、所聽(tīng)、所感、所想用文字或者是圖像的形式保留在檔案上面，充分發(fā)揮城市建設(shè)檔案的參考價(jià)值；在后期階段，城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)要改變現(xiàn)狀，也就是半封閉狀態(tài)，活躍在各部門(mén)之間，加強(qiáng)與其他部門(mén)的活動(dòng)和聯(lián)系，補(bǔ)充完善檔案內(nèi)容。整個(gè)階段實(shí)施下來(lái)，是轉(zhuǎn)變工作人員服務(wù)意識(shí)的第一步。此外，相關(guān)的工作人員在提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的時(shí)候要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的使用，信息技術(shù)可以在一定程度上減少人員的工作量，從而城市建設(shè)檔案管理人員可以注重服務(wù)質(zhì)量，也可以留出足夠的時(shí)間對(duì)現(xiàn)有的服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。認(rèn)真執(zhí)行《建設(shè)過(guò)程文件歸檔整理工作》相關(guān)規(guī)定，拓展服務(wù)空間，積極遵循科學(xué)性歸納原則，進(jìn)一步提升城市建設(shè)檔案管理工作的重要性，由此可以發(fā)揮其存在的價(jià)值。

城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)工作人員可以與其他部門(mén)進(jìn)行協(xié)商，兩周舉辦一次交流研討會(huì)，針對(duì)城市建筑過(guò)程中的現(xiàn)狀和問(wèn)題提出合理的建議，在交流會(huì)議上，工作人員要及時(shí)發(fā)表自己的意見(jiàn)，而不是將自己當(dāng)做一個(gè)會(huì)議記錄人員。此外，參加會(huì)議的人員要及時(shí)進(jìn)行更換，每期會(huì)議選取5～7人參與，采取輪流制度，提高工作人員的參與程度，爭(zhēng)取提升整個(gè)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)。在結(jié)束會(huì)議的時(shí)候，城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部也要進(jìn)行交流，為其他未參與的人員講解會(huì)議內(nèi)容，及時(shí)把握檔案編制要求和城市建筑進(jìn)程，在后續(xù)的編制工程中能夠根據(jù)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行合理的補(bǔ)充，完善城市建筑檔案大綱，填補(bǔ)以前的空白。此外，工作人員還要加強(qiáng)與社會(huì)人士之間的交流，在交流工程中可以先制定一個(gè)大致的溝通方向，在與城市建筑團(tuán)隊(duì)、城市居民溝通的時(shí)候，可以了解他們的實(shí)際需求是什么，或者是在施工過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)怎樣的意外情況，然后如何克服解決。兩項(xiàng)政策的實(shí)施下，可以最大程度改變城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)的半封閉狀態(tài)，為查閱者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量。

3.2 改進(jìn)服務(wù)方式，滿(mǎn)足服務(wù)需求

改進(jìn)城市建設(shè)檔案服務(wù)方式可以從三個(gè)方面展開(kāi)，其一是主動(dòng)式服務(wù)，服務(wù)行業(yè)重要的是信譽(yù)和口碑，城市建設(shè)檔案在編制工程中是以另一種角度記錄城市化工程，必要的構(gòu)成條件是具體的圖文結(jié)構(gòu)，因此，城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)要做好接受、管理、留存工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真執(zhí)行自己的任務(wù)，為委托者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，實(shí)施“一人一項(xiàng)一表”服務(wù)責(zé)任量化考核制度。其二是超前式服務(wù)，指的是在建設(shè)城市建筑的時(shí)候要做好跟蹤工作，畢竟編制城市建設(shè)檔案是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，并且在記錄的時(shí)候要結(jié)合各種因素，如文字、影像、圖紙、聲音等，在后期進(jìn)行整理時(shí)要及時(shí)改進(jìn)服務(wù)方式，將得到的信息進(jìn)行簡(jiǎn)化歸納，而不是原模原樣將所有的信息都收錄到檔案里面。對(duì)檔案來(lái)說(shuō)，由于紙張的有限，所以需要編制人員從大量的信息里面選取有效關(guān)鍵的信息，然后在原有信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)優(yōu)化。其三是開(kāi)放式服務(wù)，信息爆炸的大背景下，開(kāi)放式服務(wù)指的是編制人員可以充分利用高科技信息技術(shù)，根據(jù)民眾和建設(shè)團(tuán)隊(duì)對(duì)城市建筑的需要求及時(shí)調(diào)整自己的編制方式，不過(guò)需要注意的是，在對(duì)信息進(jìn)行歸納優(yōu)化的時(shí)候，應(yīng)該保證收錄在檔案里面的內(nèi)容都是有跡可循的，確保準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3.3 更新服務(wù)方法，有效利用信息資源

信息技術(shù)的高速發(fā)展使得各行各業(yè)都在創(chuàng)新自己的運(yùn)行方式，編制城市建設(shè)檔案的時(shí)候可以參照我國(guó)的數(shù)字化圖書(shū)館經(jīng)營(yíng)模式，在查詢(xún)和定位的時(shí)候可以根據(jù)計(jì)算機(jī)提供的信息快速定位。數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵是做好掃描刻錄內(nèi)容，這是確保工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵，同時(shí)還要增加對(duì)信息的收集和整理，增加城市建設(shè)檔案在數(shù)字化建設(shè)的收錄比重，由此可以為搜尋者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，并且隨著檔案資料的不斷填充，搜尋者通過(guò)計(jì)算機(jī)可以找到大量的參考材料。有效利用信息資源，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)可以做到即時(shí)查詢(xún)。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案材料相比，數(shù)字化檔案拓寬了檔案范圍，可以極大減少收錄人員的工作量。分析完數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)之后，城市建設(shè)檔案管理部門(mén)應(yīng)著手準(zhǔn)備建設(shè)電子閱覽館，然后加入資金投入，購(gòu)入先進(jìn)的查詢(xún)?cè)O(shè)備，為查閱者提供良好的視覺(jué)體驗(yàn)和檢索體驗(yàn)。更新服務(wù)方法是在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，所以在建設(shè)電子閱覽館的時(shí)候，相關(guān)的編制人員依然需要紙質(zhì)版的留檔工作，防止電子版城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)的丟失現(xiàn)象。

城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)在建設(shè)數(shù)字化閱覽室的時(shí)候，首先要對(duì)民眾和建設(shè)人員進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：數(shù)字化電子閱覽室的地理位置、建設(shè)風(fēng)格、查詢(xún)方式等，通過(guò)調(diào)查數(shù)據(jù)開(kāi)展建設(shè)工作。當(dāng)數(shù)字化閱覽室建立完成的時(shí)候，需要派遣志愿者進(jìn)行服務(wù)，因?yàn)檫@是一項(xiàng)全新的工作，查閱者在接觸的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)找不到準(zhǔn)確位置的情況，此時(shí)，志愿者可以進(jìn)行詢(xún)問(wèn)，了解他們的疑問(wèn)，然后及時(shí)解決。在查閱者將檔案歸位的時(shí)候，志愿者可以進(jìn)行監(jiān)督，防止歸放位置不當(dāng)?shù)那闆r出現(xiàn)。同時(shí)，在運(yùn)行數(shù)字化電子閱覽室的時(shí)候，要制定相關(guān)的管理規(guī)定，這是約束查閱者行為的一種最有效的方式，如查閱者要保護(hù)檔案的完整性，如果出現(xiàn)磨損或者是污濁現(xiàn)象，需要進(jìn)行賠償處理，作為后期城市建設(shè)檔案編制人員的修補(bǔ)費(fèi)用。電子閱覽室在開(kāi)放之初會(huì)受到民眾的歡迎，所以，相關(guān)的管理人員要控制人流量，基于電子閱覽室的建筑面積，將參觀人員控制在50人以?xún)?nèi)，控制人數(shù)可以確保館內(nèi)安靜，同時(shí)在服務(wù)管理上面也會(huì)節(jié)省大量的人力資源。電子閱覽室是一種新式的服務(wù)方式，城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)運(yùn)行現(xiàn)狀增加建設(shè)數(shù)量，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變到電子版檔案的過(guò)渡。

4 結(jié)論

綜上所述，城市建設(shè)檔案服務(wù)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，在記錄工程中，也是檔案管理工作者不斷進(jìn)行創(chuàng)新，改變自身整理、歸檔工作的過(guò)程。城市建設(shè)檔案編制者需要走出自己的舒適圈，不斷對(duì)自己的編制工作進(jìn)行創(chuàng)新，及時(shí)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，做到與時(shí)俱進(jìn)。在城市建設(shè)檔案編制人員充分發(fā)揮自己的職責(zé)任務(wù)下，為建筑團(tuán)隊(duì)和民眾建立起緊密的聯(lián)系，由此促進(jìn)國(guó)家城市化進(jìn)程，創(chuàng)新城市建筑檔案服務(wù)的方式和方法。