新形勢下高職院校電子會計檔案管理規(guī)范標準化分析

王富饒

（遼寧省交通高等專科學校 管理工程系，遼寧 沈陽 110122）

現(xiàn)階段，隨著我國高等職業(yè)教育發(fā)展的持續(xù)推進，再加上檔案信息化的發(fā)展，高職院校電子檔案的管理一直以來都是高職院校管理者的關注重點，其在管理方面的要求也越來越高。在高等教育體系發(fā)展的新時期，推動電子檔案管理的規(guī)范標準化，對于提升院校的教學管理水平有著非常重大的意義。在標準化的檔案管理下，也能夠為高職院校的長遠發(fā)展提供更加堅實的基礎。高職院校電子會計檔案具備一定復雜性，因此其管理規(guī)范標準化是一個非常值得研究分析的問題，筆者將對此進行詳細分析論述。

1 高職電子會計檔案管理規(guī)范標準化的作用

1.1 保證電子會計檔案的完整性

高職院校的電子會計檔案當中會涉及到大量的財務信息和學校建設信息?？梢哉f這些信息對于高職院校的發(fā)展來說具有決定性的作用。之前高職院校對于會計檔案的保存基本上采用的都是紙質(zhì)形式，這種檔案保存的形式非常落后，不僅需要耗費很多的時間，同時在檔案保存的過程中還有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失的情況，這對于高職院校來說有非常嚴重的影響。后來在信息技術發(fā)展的情況下，高職院校的會計檔案開始采用電子檔案的形式保存，電子檔案在很大程度上減少了檔案整理的時間，同時安全性更高，也很少會出現(xiàn)檔案損壞的情況，但是在電子化檔案發(fā)展之初，其管理缺少必要的規(guī)范性，導致檔案管理工作非常隨意，經(jīng)常會出現(xiàn)保存路徑錯誤，以及檔案種類混淆等問題，給檔案的使用造成了比較大的困難。鑒于此，檔案管理規(guī)范標準化是高職院校電子會計檔案管理的必然發(fā)展趨勢。所謂的檔案管理規(guī)范標準化，指的是通過數(shù)字化技術，采取信息化的手段，通過科學合理的模式來進行檔案管理，電子會計檔案管理的規(guī)范標準化，是保證高職院校財務管理水平的重要基礎。在高職院校規(guī)模逐漸擴大，辦學逐漸規(guī)范的情況下，實現(xiàn)電子會計檔案管理的規(guī)范標準化，可以保證會計檔案的完整管理，保證學校財務工作整體效率和質(zhì)量的提升，在財務管理方面推動高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 幫助高職院校緊跟時代發(fā)展步伐

目前，隨著我國對職業(yè)教育的重視程度不斷提升，高職院校承擔著為社會提供技術型、實用型人才的任務。因此在資金角度上，國家對于高職院校的支持也越來越大，保證高職院校有足夠的資金來進行拓展建設。在這種情況下，高職院校勢必會產(chǎn)生大量的財務會計信息，對于會計檔案管理的要求也隨之提升。通過電子會計檔案的規(guī)范標準化管理，可以為高職院校的拓展與建設提供有效的信息保障，使其發(fā)展水平穩(wěn)步提升，跟緊時代發(fā)展的步伐，為社會培養(yǎng)更多高質(zhì)量的應用型人才，全面滿足社會發(fā)展的實際需求。

1.3 提升財務工作的整體效率

高職院校通過電子會計檔案的規(guī)范標準化管理，充分發(fā)揮了計算機和信息技術便捷、高效的特點，以最快的速度從檔案中提取有價值的財務信息，并按照工作的具體需要形成表格或者文檔，為財務工作提供準確、及時的信息參考，進而使高職院校的管理人員針對財務管理工作做出正確的決策。在電子會計檔案規(guī)范標準化管理下，檔案管理人員與會計人員的工作壓力明顯減小，對檔案管理質(zhì)量的提升也有很大的幫助。

2 高職院校電子會計檔案管理的主要特點

專業(yè)性較強。高職院校電子會計檔案在記錄的過程中，經(jīng)常會涉及到非常多的會計報表、會計憑證等專業(yè)性的會計知識。對于會計行業(yè)的從業(yè)者來說，其中所涉及到的細節(jié)問題也是比較復雜的。鑒于此，在實際操作的過程中，高職院校財務部門的會計人員需要熟練掌握計算機技術，并且具備強大的會計專業(yè)能力，有能力將會計信息準確地記錄在計算機當中形成電子檔案，同時還要對電子會計檔案的內(nèi)容進行歸類，在需要的時候以最快的速度查找到相關的會計信息。

覆蓋面較大。 高職院校的會計檔案并不僅僅記錄一個或者幾個部門的經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)，而是涵蓋院校的全部部門。高職院校全部的收支情況都會被財務部門收入到電子會計檔案當中。對于每一筆經(jīng)濟往來都會進行詳細記錄?？梢哉f，高職院校的電子會計檔案實現(xiàn)了學習、生活以及管理的全覆蓋。

嚴謹性明顯。 高職院校的電子會計檔案目前已經(jīng)形成了比較完備的記賬體系，有自己的規(guī)范要求與制度。會計信息的錄入具有明顯的嚴謹性，不能出現(xiàn)任何的差錯，否則會給高職院校造成比較大的損失。此外，高職院校的電子檔案管理需要及時進行查賬，確保所有錄入的會計信息都是準確的。

特殊性較強。高職院校的電子會計檔案具備特殊性，財務信息關系到學校的發(fā)展命脈，因此對會計檔案要進行精確歸類，不能與其他類型的檔案進行混淆。一般情況下，高職院校在電子會計檔案管理的過程中都會開設一個單獨的空間，將會計信息分門別類地進行存儲。為后續(xù)高職院校財務管理工作開展提供信息層面的便利。

3 當前高職院校電子會計檔案管理規(guī)范標準化存在的問題

3.1 信息化程度較低

信息化是電子會計檔案管理的重要基礎，也是實現(xiàn)電子會計檔案管理規(guī)范標準化的必要前提。通過檔案管理的信息化，可以突破傳統(tǒng)化檔案管理方式在空間上與時間上的局限性，以數(shù)據(jù)庫為支點，充分發(fā)揮控制論與系統(tǒng)論的引導作用，這樣一來就能夠充分實現(xiàn)會計檔案的高效整合。但是從當前高職院校電子會計檔案管理實際情況來看，很多的高職院校并沒有將信息化技術完全應用于電子會計檔案管理工作當中，只是將電子會計檔案進行簡單的存檔處理，在信息化技術應用的過程中缺少積極性和主動性，近年來，雖然有一些高職院校開始深度利用信息化技術進行電子會計檔案規(guī)范標準化管理，但是在實際應用中都存在著比較明顯的問題，對信息化技術掌握得不是很熟練，無法真正借助于信息化技術對電子會計檔案進行科學化、規(guī)范化的管理。

3.2 電子會計檔案管理重視程度不夠

有效的電子會計檔案管理可以全方位提升高職院校的財務管理水平，同時對于高職院校整體管理水平的提升也是非常有幫助的。但是現(xiàn)階段，很多高職院校對于電子會計檔案管理的重視程度不足，認為這只是會計人員和檔案管理人員分內(nèi)的一份工作，根本沒有什么難度。因此很多高職院校對于電子會計檔案管理工作的重視程度不足，電子會計檔案管理制度、人員以及設施設備都得不到必要的保障，久而久之，電子會計檔案管理工作就會出現(xiàn)落后的情況，對于高職院校管理水平所造成的負面影響是比較明顯的。

3.3 會計檔案管理人員專業(yè)能力存在欠缺

很多高職院校的檔案管理人員在專業(yè)知識方面存在比較大的漏洞，許多會計檔案管理人員認為所謂的規(guī)范化管理只是熟練運用計算機相關軟件，對于檔案管理規(guī)范化的意義則缺乏深入了解，還有一些高職院校的會計檔案管理人員自身的專業(yè)技能水平存在欠缺，在會計檔案管理工作中缺乏必要的責任意識，對于會計檔案信息的錄入和存檔工作沒有引起足夠的重視，工作態(tài)度比較散漫。此外，在會計檔案分類整理工作中，由于基本的專業(yè)素養(yǎng)存在欠缺，無法依照會計檔案的種類和性質(zhì)進行精確的分類，在檔案電子化的過程中就很容易出現(xiàn)檔案失真、檔案遺漏的情況。如果重要的檔案內(nèi)容遺失的話，將會給高職院校帶來非常嚴重的后果。因此會計檔案管理人員必須要具備扎實的專業(yè)素養(yǎng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)電子會計檔案的標準規(guī)范管理。

3.4 高職院校相關管理制度的缺失

現(xiàn)階段，很多高職院校在會計檔案管理工作中缺少相應的制度支撐，僅有的管理制度就是《會計檔案管理辦法》，該規(guī)定發(fā)布的時間比較長，無法對會計檔案工作進行全方位的約束。目前，在信息化的時代背景下，數(shù)據(jù)安全成為了管理工作中所關注的焦點。因此在管理制度方面要重點強調(diào)電子檔案的管理模式以及管理具體規(guī)定。從當前情況來看，很多高職院校在檔案數(shù)據(jù)安全管理等方面存在較大的漏洞，給了不法分子竊取數(shù)據(jù)的可乘之機。同時由于管理缺乏制度化，在會計檔案管理過程中非常容易出現(xiàn)檔案信息丟失的情況，整體的管理過程隨意性非常強。

4 高職院校電子會計檔案管理規(guī)范標準化的優(yōu)化措施分析

4.1 加強會計檔案管理的信息化水平

高職院校在電子會計檔案管理的過程中，需要大力引進各種現(xiàn)代化的信息技術手段，并將這些先進的信息技術全面運用到電子會計檔案管理工作中，構建系統(tǒng)化的檔案管理信息平臺。在具體措施上，高職院校在信息化管理技術應用的過程中，要全面重視檔案管理的安全性，通過信息加密技術對檔案安全進行嚴密把控，切忌使用U盤等安全性非常差的存儲工具進行檔案的存儲和轉(zhuǎn)移，設置安全級別符合檔案管理標準的密鑰與防火墻。進而全面保障電子檔案管理的安全性。除此之外，高職院校還要針對電子會計檔案的使用者配置相應的客戶端與接口，在安全的前提下為其提供足夠的便利，使其能夠隨時隨地在安全的環(huán)境當中對電子會計檔案信息進行搜索與查閱。

4.2 提升對于電子會計檔案專業(yè)知識的認識和理解

現(xiàn)階段在很多的高職院校當中，學校的高層管理部門對于電子會計檔案管理工作的重視程度不夠，僅將其視為一種低端、基礎性的工作，沒有認識到電子會計檔案管理對于學校發(fā)展的重要性。鑒于此，高職院校相關管理人員要從根源上對電子會計檔案管理重視起來，檔案管理人員從思想上應當樹立一種規(guī)范化管理的意識，將檔案工作進行流程化處理，明確電子會計檔案管理的重要性，高職院校管理人員要強化對于電子檔案管理專業(yè)知識的學習，將電子會計檔案管理工作提升到一個核心層次，將其視為學校管理工作中重點關注與審查的內(nèi)容。只有高職院校的管理人員充分認識到電子會計檔案管理的重要意義，才能夠從本質(zhì)上實現(xiàn)電子會計檔案管理的規(guī)范標準化，提升院校電子會計檔案管理的工作效率，全面推動高職院校會計檔案管理的發(fā)展步伐，為學校的發(fā)展提供更多的支持。最后在工作中，高職院校的各個部門也要緊密配合電子會計檔案管理工作，提供必要的配合與支持。

4.3 重點關注會計檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升

電子會計檔案管理工作歸根結底是由人員來完成的，因此會計檔案管理工作就必須要由具備專業(yè)資格的人進行負責。如果因為一些特殊原因需要其他類型的管理人員進行協(xié)助的話，院校方面則需要對其進行專業(yè)性的技能培訓，使其在工作開始之前能夠充分掌握會計檔案管理的專業(yè)知識。同時在工作當中，對于會計檔案管理人員的培訓也是非常重要的，從而在工作中實現(xiàn)專項技能的穩(wěn)步提升，避免在工作中出現(xiàn)疏漏的情況。最后，針對于會計檔案管理人員的引進，高職院校相關管理人員要進行嚴格的把關，對應聘人員的專業(yè)技能水平和綜合素養(yǎng)進行細致考核，同時關注其管理意識與責任意識，在人員角度上保障電子會計檔案的規(guī)范標準化管理。

4.4 優(yōu)化高職院校電子會計檔案管理的相關制度

制度是電子會計檔案管理工作規(guī)范標準化管理的必要保障。因此制度建設也是高職院校會計檔案管理當中不可忽視的一個點。從目前情況來看，很多高職院校在會計檔案管理制度方面都存在一定程度的欠缺，因此高職院校要按照自身的實際情況，對相關管理制度進行全面的優(yōu)化，建立健全管理體系。通過制度的約束作用，可以對會計檔案管理人員的行為進行規(guī)范，科學合理地安排電子會計檔案地收集、整理、歸檔以及保存等各項工作，使會計檔案管理工作在一個穩(wěn)定的狀態(tài)下開展，實現(xiàn)整體水平的提升。

5 總結

電子會計檔案是記錄高職院校經(jīng)濟活動的重要載體，為高校提供一個準確且具指導意義的參考資料。當前，高職院校的電子會計檔案管理規(guī)范標準化面臨著一系列的問題，包括信息化水平偏低、制度不完善等，因此，要加快推進高職院校檔案管理工作的規(guī)范化進程，就必須提高檔案管理的信息化水平，完善相關管理制度，并加強對檔案管理人員的培訓。同時高職院校的管理人員也要對會計檔案管理工作全面重視起來，實現(xiàn)管理模式的全面創(chuàng)新，最終滿足高職院校在當前時代背景下的實際發(fā)展需求。