淺析某市級公立醫(yī)院人事檔案管理

●高小晴

醫(yī)院人事檔案是職工成長過程的重要記載資料，它與每個職工的工資待遇、組織關系密切相關。公立醫(yī)院是以救死扶傷為主要目的并具有公益性的醫(yī)療服務機構，為患者開展接診、醫(yī)學檢查、康復治療、救治運輸、護理等服務，但公立醫(yī)院人員眾多復雜。因此，只有充分認識到公立醫(yī)院人事檔案管理的重要性，對醫(yī)院人事檔案進行規(guī)范管理，才能及時處理人事檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。

一、公立醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是記錄職工人生經(jīng)歷、社會關系、思想道德品質(zhì)、業(yè)務能力、工作考績以及工作中所受到的獎懲情況的原始資料。公立醫(yī)院組織人事部門依據(jù)人事檔案中的出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷、工作經(jīng)歷擬定職務晉升、提供身份認定和辦理社會保險；為員工辦理職稱申報、工資待遇調(diào)整；根據(jù)檔案確定退休年齡；出具與人事檔案有關的婚姻狀況、親屬關系證明等。

人事檔案能夠反映職工的工作經(jīng)歷、獎懲狀況、道德水平、科研能力等，可以說是公立醫(yī)院人力資源管理的重要載體，在公立醫(yī)院的人才建設發(fā)展方面發(fā)揮了重要的作用。只有做好人事檔案管理工作，才可以充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，促進公立醫(yī)院人事檔案管理工作在管理理念和方法上的改進。

二、公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理意識薄弱。由于人事檔案通常是在涉及到人員職務變動，職稱晉升或者退休、社會保險等情況才會被使用，以至于很多職工和醫(yī)院領導忽視了人事檔案的重要性。很多職工及相關業(yè)務部門在發(fā)生職工個人信息變動時，都沒有及時把相關檔案資料傳遞給組織人事部門，導致應歸材料沒有及時歸檔，造成在職務晉升時檔案材料缺失，不利于醫(yī)院的人才選拔。

2.人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高。某市級公立醫(yī)院的人事檔案都是由醫(yī)院的組織人事部門負責，組織人事部門負責管理醫(yī)院職工的黨務和人事，黨務方面包括醫(yī)院的黨支部工作、黨員管理、黨風廉政建設、扶貧、精神文明建設等；人事方面包括在崗和離退休人員管理、人員招聘、入職培訓、職稱報名評審及崗位聘任、年度考核、工資變動審批及發(fā)放、養(yǎng)老保險職業(yè)年金變動、編制、高層次人才引進、博士站建立等等。因此人事檔案管理工作都是由其他人員兼職管理，這就造成人事檔案管理人員對于檔案工作力不從心，并且人事檔案管理人員沒有受過系統(tǒng)的檔案管理培訓，這樣就會導致人事檔案管理工作規(guī)范化不足。

3.人事檔案管理體制不健全。目前，某市級公立醫(yī)院人事檔案管理制度還不夠全面、管理人員權責不明確、人事檔案管理機構設置繁瑣，比如在實際的人事檔案管理工作中，在職人員的人事檔案實行托管模式，而離退休人員的人事檔案為單位自行保管，保管的部門是單獨另設并由綜合辦公室負責，這就導致人事檔案資料的搜集、分類以及保管等各項工作互相交叉；同時由于醫(yī)院未制定相應的制度對應搜集整理的材料進行標準化規(guī)范，導致醫(yī)院人事檔案材料收集的混亂；在入職培訓時人事部門沒有將人事檔案存儲相關的要求對職工進行培訓，這就導致了一些職工和部門分不清應該歸檔的材料，阻礙了醫(yī)院人力資源的合理規(guī)范化利用。

4.人事檔案信息化建設不完善。目前，信息系統(tǒng)在公立醫(yī)院中的應用極大的提升了醫(yī)院的工作效率。但在醫(yī)院的人事檔案管理方面，信息化建設卻不十分理想。由于某市級公立醫(yī)院的人事檔案管理內(nèi)容復雜且部門權責不明，其他各同級醫(yī)院所采用的檔案管理軟件多樣化，為人事檔案信息化建設增加了難度，不利于人事檔案信息的共享、存儲以及信息的傳遞，這也導致了人事檔案信息化建設的不完善。

三、規(guī)范公立醫(yī)院人事檔案管理的對策

1.加強人事檔案管理規(guī)范的意識。組織人事等相關部門應定期根據(jù)人事檔案的有關法律法規(guī)對人事檔案管理相關工作人員開展定期的學習培訓，增強人事檔案管理人員及相關人員的法律意識，讓其掌握更多的人事檔案專業(yè)技能。確保醫(yī)院人事檔案資源的完整性、合規(guī)性和準確性，為醫(yī)院人事檔案管理工作奠定良好的基礎。同時，職工新入職時醫(yī)院人事檔案管理部門應對所有職工普及人事檔案管理的相關知識，提升職工人事檔案管理規(guī)范化的意識，讓他們積極配合人事檔案的搜集、歸檔和整理工作，從而能夠推動人事檔案管理的發(fā)展。

2.提升人事檔案管理人員的業(yè)務水平。醫(yī)院應招錄檔案管理方面的專業(yè)化人才，并為他們創(chuàng)造更多培訓機會，學習先進的人事檔案管理方式方法，同時能夠充分利用信息化措施來規(guī)范人事檔案管理工作。檔案管理人員也要認識到繼續(xù)教育學習的重要性，不斷提升自身的業(yè)務水平和能力，與其他同級醫(yī)院多進行溝通交流，提升人事檔案管理的專業(yè)化程度。

3.建立完善的人事檔案管理制度。截至2021年年末，筆者所在醫(yī)院有在崗職工1378人，離退休人員467人，外加部分已故人員人事檔案，檔案數(shù)量較多，涉及使用及管理的部門較多。因此，公立醫(yī)院要想實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化，首先醫(yī)院要結合自身發(fā)展的具體情況來構建合理完善的人事檔案管理制度，確保檔案管理制度的完整性及規(guī)范性，使人事檔案管理工作在每一個環(huán)節(jié)都有法可依、有制度可依。除此之外，還需要清楚界定管理部門職責及人事檔案歸檔的范圍、保管期限等相關內(nèi)容，對于人事檔案管理的流程進行優(yōu)化，確保人事檔案管理工作更加科學規(guī)范。嚴格落實人事檔案的監(jiān)督和管理工作，不定期對人事檔案資料進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時處置，不斷提升公立醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化水平。

4.完善人事檔案管理信息化建設。在新形勢下，實現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，需增強這方面的意識并加大經(jīng)費投入，針對人事檔案信息系統(tǒng)購買計算機、復印機、掃描儀、打印機等，充分利用各種檔案信息化管理軟件，建立科學的人事檔案信息檢索和查詢索引，醫(yī)院要有專門的人事檔案資料存儲檔案室，做好防火、防潮、防風、防塵等相關工作，避免人事檔案資料的毀損或丟失，提升醫(yī)院人事檔案的利用效率，讓人事檔案資源可以得到更加科學合理的利用。

四、結束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理需要醫(yī)院職工、相關工作人員和管理者給予足夠的重視，選拔檔案管理專業(yè)化人員對人事檔案進行專人專管，這樣才能實現(xiàn)人事檔案管理專業(yè)化、信息化。只有充分發(fā)揮人事檔案管理在組織人事管理中的重要作用，為醫(yī)院選拔任用人才提供依據(jù)，通過人才優(yōu)勢促進醫(yī)療業(yè)務水平向前發(fā)展，提升醫(yī)院的行業(yè)競爭力。