地方高校圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展的經(jīng)驗與反思
——以唐山學院圖書館為例

楊煥敏

(唐山學院 圖書館，河北 唐山 063000)

為了迎接教育部組織的本科教學水平評估，更好地為本校師生提供文獻信息服務，很多地方高校圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展，相輔相成，取得了很多寶貴經(jīng)驗。筆者以唐山學院圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展為例，總結(jié)經(jīng)驗，反思不足，為下一步協(xié)同發(fā)展提供參考，期望為同類院校圖書館與院系資料室的協(xié)同發(fā)展提供借鑒。

唐山學院2017年開始圖書館與院系資料室的緊密合作并取得了一定成效，下面主要以圖書為例進行闡述。

1 圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展的經(jīng)驗

1.1 對院系資料室圖書統(tǒng)一進行回溯建庫

回溯建庫工作是一項艱巨的任務，考慮的細節(jié)非常多，但因為圖書館自身已有回溯建庫經(jīng)驗，對院系資料室的回溯建庫工作能夠得心應手。首先圖書館要做好準備工作：預算所需資金和人力、招標外包書商、走訪各院系進行溝通協(xié)調(diào)、制定圖書加工著錄細則、統(tǒng)一配備電腦設(shè)備、給每個院系設(shè)置獨立的賬號密碼，劃分各院系圖書控制號段、設(shè)置使用權(quán)限等。

前期準備工作就緒，在學校主管領(lǐng)導和圖書館領(lǐng)導大力支持和協(xié)調(diào)下，以圖書館為主導力量推動院系資料室所有圖書的回溯建庫工作。采取招標外包的方式，統(tǒng)一加工標準和著錄要求，最后由圖書館進行加工著錄的驗收。由圖書館派專人負責具體工作的全面組織協(xié)調(diào)，做哪個部門的圖書由其資料員負責配合外包書商的工作。外包書商用他們自己的圖書集成系統(tǒng)著錄，做完一個部門的圖書，就把做好的MARC數(shù)據(jù)以ISO的文件導出，然后由圖書館專人負責保存ISO原始文件，并裝入院系資料室圖書集成系統(tǒng)，由資料員配合圖書館的校驗工作。校驗完一個系再備份一份ISO文件，然后由圖書館負責把書目數(shù)據(jù)過到中央庫進行流通。

這樣的做法優(yōu)點是加工著錄標準統(tǒng)一，為以后的院系圖書加工著錄打下良好基礎(chǔ)，便于圖書館以后對資料室工作的指導和協(xié)調(diào)。院系資料室的圖書集成系統(tǒng)單獨用一個服務器，不與圖書館的服務器共用，便于院系圖書的統(tǒng)籌安排和管理。

1.2 圖書館統(tǒng)一進行資料員的培訓

回溯建庫完成后，下一步就是對全校資料員進行統(tǒng)一的圖書業(yè)務知識培訓，由于資料員有專職，也有兼職，又普遍缺乏圖書館專業(yè)知識，有必要對資料員進行統(tǒng)一的業(yè)務培訓。培訓內(nèi)容涉及圖書集成系統(tǒng)的使用、圖書加工、著錄、排架、流通等業(yè)務。每位資料員一臺電腦，親自動手著錄圖書，多名圖書館員現(xiàn)場指導，資料員一邊聽著講解一邊動手操作，親身體驗著錄過程，讓他們迅速掌握了圖書著錄知識。并且圖書館建立了院系圖書資料工作群，圖書館專人負責及時解答資料員在工作中提出的各種問題，把資料室的規(guī)范標準文件、著錄文件以及資料員工作中易忽視、易出錯的著錄條目匯總成文件上傳到工作群里，以便大家及時查閱，提高了資料員的業(yè)務水平，增強了他們的責任心和事業(yè)心，調(diào)動了資料員的積極性和主動性，使資料室工作逐步走向規(guī)范化，為院系師生提供更好的文獻信息服務奠定了基礎(chǔ)。

協(xié)同發(fā)展追求合作雙方共贏，圖書館對資料室的發(fā)展起到了推動作用，同時資料室對圖書館的發(fā)展也有一定的借鑒意義。資料員是本院系資料室的直接管理者，他們對本院系的學科專業(yè)建設(shè)、師生讀者的閱讀習慣、閱讀需求、圖書借閱率等都有清楚的了解。經(jīng)常和他們溝通交流，可以及時了解各學科專業(yè)建設(shè)需求和專業(yè)變化情況，對圖書館及時調(diào)整專業(yè)圖書采購的種類、數(shù)量有一定幫助。

1.3 圖書館統(tǒng)一核驗資料室報銷手續(xù)

全校資料室統(tǒng)一回溯建庫完成后，資料員也得到了培訓，各院系新采購的圖書就需要由資料員來加工著錄了，并且有圖書館專人指導，隨時溝通。其流程是：資料員加工、著錄好一批新書，圖書館專人負責該批圖書MARC數(shù)據(jù)的校驗，由該系資產(chǎn)管理員錄入學校固定資產(chǎn)系統(tǒng)。資料員提供圖書詳細清單、固定資產(chǎn)驗收單、采購圖書的發(fā)票，到圖書館進行驗收確認，再到學校財務報銷。

這樣做，一方面，可以促使院系資料室的圖書MARC著錄信息標準規(guī)范、每年的購書經(jīng)費及時使用，客觀上促使已購圖書迅速進入到流通環(huán)節(jié)，避免圖書丟失、積壓；另一方面，圖書館可以清楚地了解各院系資料室的圖書入藏數(shù)量、每年購進多少新書、新書種類、所需經(jīng)費以及讀者借閱情況，對圖書館采購圖書是一種借鑒和參考，對圖書館的整體布局館藏、合理布局館藏都有借鑒意義。

2 地方高校圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展的反思

2.1 齊心協(xié)力是協(xié)同發(fā)展的前提和保障

學校頂層設(shè)計中層推進基層奮戰(zhàn)是協(xié)同發(fā)展走向成功的前提和保障。圖書館與資料室的協(xié)同發(fā)展，需要全校領(lǐng)導和基層同志一起努力，學校領(lǐng)導把圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展提升到一定高度，上下齊動員；學校中層領(lǐng)導足夠重視，積極配合；圖書館領(lǐng)導的周密安排，圖書館員和院系資料員齊心協(xié)力，遇到什么問題積極想辦法解決，大家都鼓足干勁，這一點很重要，是推進工作順利開展和協(xié)同發(fā)展走向成功的保障。

2.2 每個院系單獨設(shè)置賬號密碼利大于弊

如果所有的院系資料室統(tǒng)一用一個賬號和密碼進行著錄，這樣方便圖書館人員驗收，不用總變換賬號密碼校驗MARC數(shù)據(jù)，但如果多個院系同時著錄新書時，不同院系的MARC記錄交叉出現(xiàn)，不利于資料員核查和統(tǒng)計，也不利于MARC數(shù)據(jù)后期管理。因此唐山學院在院系資料室回溯建庫前，圖書館為每個院系單獨建立賬號和設(shè)置密碼，單獨分配MARC記錄控制號段。資料員用自己的賬號著錄完一批新書，檢查、核實、統(tǒng)計無誤后，匯報給圖書館專門負責校驗人員，經(jīng)過最后一道MARC數(shù)據(jù)校驗后，圖書館把書目數(shù)據(jù)過庫到中央庫流通。這樣既保證書目數(shù)據(jù)的著錄質(zhì)量，又不影響其他院系的圖書著錄。雖然增加了圖書館人員的工作量，需要圖書館有專人負責各院系資料室的驗收工作，并且隨時解答資料員在圖書加工、著錄、流通等各個環(huán)節(jié)中遇到的各種各樣的問題，在圖書館的努力下，與院系資料室之間的協(xié)調(diào)發(fā)展已顯示出生機和活力。

2.3 對回溯建庫時外包書商做的MARC數(shù)據(jù)應及時校驗

在回溯建庫時，每做完一個系的圖書MARC數(shù)據(jù)，外包書商把這個已經(jīng)系著錄好的MARC數(shù)據(jù)以ISO文件導出交給圖書館，圖書館專人負責完成書目數(shù)據(jù)的校驗工作，最后由圖書集成系統(tǒng)統(tǒng)計出該系所著錄的圖書種數(shù)、冊數(shù)和金額，與系資料員核對。如果統(tǒng)計數(shù)量與資料室圖書實物數(shù)量相符是最理想的結(jié)果，如果不相符時，院系資料室圖書數(shù)量少，資料員會把著錄的書目數(shù)據(jù)導出財產(chǎn)賬與實物圖書一一核實，或查出條碼號斷號，找出漏著的圖書進行補著，對多著或著錯的圖書進行刪減或改錯，最后使圖書集成系統(tǒng)里的統(tǒng)計數(shù)據(jù)與圖書實物相符；但院系資料室圖書數(shù)量多時，資料員一一核實查錯就不那么容易了，需要耗費很長時間和精力。當時是外包書商做完一個系才把MARC數(shù)據(jù)導出他們的圖書集成系統(tǒng)，會帶來很多弊端，反思一下：不如書商做一天就把MARC數(shù)據(jù)導出系統(tǒng)，裝入圖書館圖書集成系統(tǒng)，第二天由圖書館人員和該系資料員共同合作，校驗數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)量、與實物核實，這樣會及時發(fā)現(xiàn)錯誤及時改正錯誤，避免在后期集中校驗和查錯環(huán)節(jié)耗費太多的時間精力，提高工作效率。

2.4 對資料員的圖書編目業(yè)務指導具有長期性

雖然對所有的院系資料員都進行了培訓，并且上傳了培訓的文件到工作群，但由于各院系資料員更換頻繁，加上不少人是兼職資料員，沒有太多的時間和精力投入到資料室的管理中，加工、著錄圖書的次數(shù)不多，對圖書著錄業(yè)務不熟悉又沒太多精力自學圖書編目知識，因此，常常是新購一批書，就要讓圖書館員指導一次著錄，等到下一批新書到了，著錄知識又忘記了又得重新教。所以回溯建庫完成后，圖書館除了上傳到工作群的相關(guān)業(yè)務文件外，還需要進一步做好圖書編目業(yè)務指導工作，比如圖書館錄制好有關(guān)圖書編目知識的錄屏或視頻，對著錄上容易出錯或忽視的細節(jié)單獨做成錄屏，上傳到工作群，以便資料員隨時查看，更直觀、更容易理解，同時也減少了圖書館員的工作量。

3 結(jié)束語

地方高校圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展，促進了院系資料室的業(yè)務工作標準化和規(guī)范化，提高了資料員的整體業(yè)務水平，院系每年的購書經(jīng)費得到了保障且穩(wěn)定上升，賬目清楚，數(shù)據(jù)規(guī)范；同時也促進了圖書館與院系資料室的聯(lián)系，使圖書館更清楚地了解各院系師生讀者的閱讀需求，對圖書館館藏結(jié)構(gòu)調(diào)整做到有據(jù)可依。當然，協(xié)同發(fā)展還只是剛剛起步，要做的工作還有很多，例如：為了資源共享優(yōu)勢互補，圖書館與資料室的圖書集成系統(tǒng)共用一個服務器，使用同一個檢索界面問題；圖書館與資料室的圖書共享互借、各院系之間的圖書共享互借問題；在圖書經(jīng)費不是很充裕的情況下，各院系資料室的圖書與圖書館的圖書可不可以互補問題。圖書館和院系資料室的目標都是為了更好地為全校師生讀者服務，只要學校領(lǐng)導重視，全校協(xié)調(diào)，優(yōu)勢互補，會大大加快圖書館與院系資料室協(xié)同發(fā)展的步伐。