試論圖書館志編寫工作中需要注意的若干問題
——以對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館為例

齊曉航，徐茵茵，彭 絮

(對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué) 圖書館，北京 100029)

《周禮·春官》：小史掌邦國之志。志，謂記也。圖書館志，也就是圖書館工作和事業(yè)的記載。這里所論述的館志，不是計算機(jī)管理系統(tǒng)中每條電腦記錄自動形成的“日志”，而是對日常行政工作和具體業(yè)務(wù)中的重要事件和有特點(diǎn)事件的人為記載。

對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館根據(jù)高校圖書館工會委員會的相關(guān)文件修訂本館《館志》的規(guī)則，并于2006年起至今堅持16年撰寫并向全館員工發(fā)布《館志》，累計撰寫52萬余字，為圖書館的檔案、日常管理和各項(xiàng)文件的撰寫等提供了必要而可靠的支撐資料。原小平在《區(qū)域圖書館史研究的新開拓》一文中曾提出“我國高校類圖書館志(史)的系統(tǒng)性研究亟待深入展開”[1]。對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館《館志》不僅為本館的日常管理工作提供“潤物細(xì)無聲”式的幫助，還在學(xué)校二級單位范圍乃至高校圖書館中形成了鮮明的特色，同時也致力于為高校圖書館志的研究工作添磚加瓦。

1 《館志》的作用

1.1 作為資料儲備，以供查閱參考

圖書館的管理工作大致涵蓋兩大部分，一是日常行政工作，二是具體業(yè)務(wù)工作。《館志》的條目收錄以圖書館日常工作中發(fā)生的重要事件或有特點(diǎn)的事件記錄為主，偏重行政管理方面事件的記載。對于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理模式中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等用于日常檢索和統(tǒng)計的信息不必逐一記錄(如每日的流通量)，只需在年末對重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的總數(shù)加以總結(jié)記錄即可。

根據(jù)《館志》的記載，我們不僅可以查閱到某一日期某事件發(fā)生的簡要信息，還可通過對《館志》中相似或有共性的內(nèi)容條目的分類統(tǒng)計為有關(guān)報告或論證提供相當(dāng)可靠的事實(shí)依據(jù)。例如，根據(jù)對對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館《館志》信息數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計可以看到：對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)2006年迎接第一次教育部本科教學(xué)水平評估工作，當(dāng)年校級領(lǐng)導(dǎo)(書記、副書記；校長、副校長)有26人次到館與圖書館領(lǐng)導(dǎo)班子成員討論圖書館工作；2007年校級領(lǐng)導(dǎo)到館的人次為7人次。如果以年份為橫軸，以校領(lǐng)導(dǎo)到館人次為縱軸，就可以制作出歷年校級領(lǐng)導(dǎo)到館的曲線圖，再結(jié)合《館志》中的相應(yīng)內(nèi)容加以分析，就可以解釋曲線峰值的原因了。

1.2 館務(wù)公開的重要渠道和有效方式

2005年10月，對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館啟用內(nèi)部信息管理平臺系統(tǒng)(OA)作為館內(nèi)工作信息發(fā)布與交流的平臺。每月第一個工作日將上月的《館志》置頂發(fā)布在OA中，供圖書館工作人員閱覽和下載保存。寒假和暑假期間會合并2個月份的館志內(nèi)容在開學(xué)后一并發(fā)布，以便全體館員了解圖書館的工作動態(tài)。特別是對“三重一大”事件的發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果的揭示，以便大家監(jiān)督檢查。例如，對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館每次在進(jìn)行部主任(主管)的遴選時，不僅會將民主推選部主任的通知、得票情況和任免決定及時以通知的形式在OA上發(fā)布，而且會將這些信息全部記錄到《館志》相應(yīng)日期的條目中，作為歷史資料記載、留存。

《館志》的及時、準(zhǔn)確發(fā)布起到了館務(wù)公開的作用。自發(fā)布《館志》的16年來，對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館未發(fā)生過工作人員反映不了解、不知情館內(nèi)某些重要事件的情況。

1.3 向校內(nèi)主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門匯報工作動態(tài)的有效方式

對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館除在每月第一個工作日將上個月的《館志》在圖書館內(nèi)部OA上置頂發(fā)布外，還向主管圖書館工作的副校長通過郵件的方式主動呈送，以便校領(lǐng)導(dǎo)及時了解圖書館的工作動態(tài)。這一主動推送工作動態(tài)信息的模式得到了先后6任主管校長的肯定和贊揚(yáng)。

在歷次圖書館向?qū)W校提交的重要文件中，《館志》所記載的條目內(nèi)容以及《館志》原文本身，都發(fā)揮了積極的原始文件支撐作用。如：本科教學(xué)評估、黨建評估、節(jié)能認(rèn)證評估、固定資產(chǎn)清查等。多個報告文件中所引用的《館志》中記載的詳細(xì)歷史條目信息令評估專家屢屢表示信服，并多次獲得表揚(yáng)。

1.4 對其他文件的支撐作用

一般情況下，行政人員在起草諸如年度報告、自評報告、審計報告等文件時，除冠以“堅持……”“高舉……”“貫徹落實(shí)……”等相對口號性的段落外，對于正文實(shí)際內(nèi)容的撰寫往往頗感空泛。似乎平時工作中忙忙碌碌做了許多的事情，而到總結(jié)時又覺得無從說起，甚至無話可說了。這時如果查閱記載了一年工作內(nèi)容的《館志》，將其中的事件按需分類，那么每個類別下就會有或多或少的條目以支撐這個類別的題目，如此行文后的報告頓覺充實(shí)許多。如在2017年6月學(xué)校的黨建評估工作中，我們將涉及“三重一大”事件的記錄從五年來300多頁的館志內(nèi)容中提取出來，編輯壓縮至18頁后作為“館務(wù)公開”的支撐材料提交紀(jì)檢監(jiān)察處。

2 《館志》條目的收錄范圍

《館志》條目的收錄范圍應(yīng)按照收錄原則制定，而各高校圖書館的收錄原則根據(jù)各自的實(shí)際情況會有所不同。筆者在此不對《館志》條目的收錄原則多作贅述，只根據(jù)對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館撰寫10多年《館志》的經(jīng)驗(yàn)，闡述條目記載中需要注意的若干問題。以下將摘錄《館志》的真實(shí)條目記錄(部分內(nèi)容隱去，條目編號有修改)來舉例說明對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館《館志》條目的收錄范圍和特點(diǎn)。

2.1 大事小情均記錄

對涉及圖書館行政和業(yè)務(wù)的重大事件務(wù)必要記錄，同時對涉及員工切身利益的情況也要有所反映。例如以下兩則《館志》條目：①2015年3月24日(周二)校黨委在學(xué)校OA上發(fā)布《關(guān)于閻某等同志任免的通知》(外經(jīng)貿(mào)學(xué)黨發(fā)〔2015〕5號)稱：經(jīng)校黨委常委會研究決定：任命閻某同志為圖書館直屬黨支部書記。免去呂某同志圖書館直屬黨支部書記職務(wù)，轉(zhuǎn)任副處級調(diào)研員……。 ②2016年9月2日(周五)校工會在學(xué)校OA中發(fā)布《關(guān)于報送領(lǐng)取2016年中秋節(jié)慰問品名單的通知》稱：……山楂汽酒，每人1箱(每箱24罐，每罐320毫升)，53元/箱；好家米富硒小米，每人1件(每件20袋，每袋100克)，55元/件；草原匯香白蘑醬，每人1件(每件2盒，每盒3瓶，每瓶180克)，55元/件。

前者是大事，后者似乎顯得瑣碎。但學(xué)校工會擬發(fā)放物品是涉及員工切身利益的事件，轉(zhuǎn)發(fā)和記錄校工會通知中的主要內(nèi)容到《館志》中有助于館內(nèi)工作人員了解擬發(fā)放物品的詳情，以便在領(lǐng)取物品時對照查驗(yàn)。

2.2 好壞消息均記錄

實(shí)事求是是在編志過程中要遵循的重要原則[2]?！娥^志》記載的事件要確保真實(shí)，無論事件本身性質(zhì)是好是壞，均應(yīng)如實(shí)記錄。

①2016年4月20日(周三)黨委組織部在學(xué)校信息平臺中發(fā)布《關(guān)于對擬表彰的優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、先進(jìn)基層黨組織的公示》稱：……擬表彰優(yōu)秀黨員彭某……擬表彰先進(jìn)基層黨組織圖書館直屬支部……；②2006年11月1日(周三)校監(jiān)察審計處處長黃某約見館長邱某，通報了朝陽工商局轉(zhuǎn)告的對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館涉嫌收受商業(yè)賄賂的消息。

前者明顯屬于好消息，后者則屬于各單位頗為避諱的負(fù)面消息。在編寫?zhàn)^志或館史的過程中，為了力求積極正面的結(jié)果而刻意忽視負(fù)面性質(zhì)的事件記載是不正確的。只要是真實(shí)發(fā)生過的有記載價值的事件，秉著尊重事實(shí)的原則，無論好壞均應(yīng)在館志中全面、真實(shí)地記錄，以反映事件的原貌。

2.3 重變化略常規(guī)

《館志》記錄的事件要反映工作動態(tài)情況，對常規(guī)情況不必著筆。①2016年7月4日(周一)新員工張某(女)報到，被安排在流通閱覽部前臺實(shí)習(xí)。②2016年7月11日(周一)暑假開始，執(zhí)行暑假開放時間表并提供暑假期間相應(yīng)的服務(wù)。

上述兩條信息是對館內(nèi)人事情況和工作時間變化的記錄，而對日常在崗員工和常規(guī)開放時間等并不必記載。

2.4 有事要記無事則免

《館志》的記錄方式確實(shí)是流水賬式的，只需記錄無須分析。但要注意《館志》并不是日記，不應(yīng)事無巨細(xì)地力求把圖書館內(nèi)每日工作中發(fā)生的所有事件都記錄在案，事實(shí)上在實(shí)際操作中也無法做到。例如2016年7月11日起本校開始放暑假，此后7月里的20天內(nèi)，只有13日、27日和31日3天內(nèi)分別各記錄了1條信息，共3條。《館志》條目信息的收錄始終要以有記錄價值的事件或情況為基礎(chǔ)，不要為了記錄而記錄。羅列無用信息只會浪費(fèi)撰稿人和讀者的時間。

3 《館志》條目撰寫的規(guī)則

3.1 條目撰寫應(yīng)客觀、簡潔

《館志》條目的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、客觀，不摻雜個人好惡和情緒。敘述風(fēng)格應(yīng)以平鋪直敘為原則，既不采用熱情洋溢的歌頌?zāi)Ｊ揭膊贿M(jìn)行怒發(fā)沖冠式的批判表達(dá)。記錄清楚事實(shí)即可，不必贅述詳情，不應(yīng)也不必加評論性語言。

3.2 條目要有“人、地、時、事”

條目信息要盡可能包含有“人、地、時、事”等基本要素，旨在清楚扼要地記錄事件原貌，方便后續(xù)查證。視內(nèi)容需要還可加入相關(guān)數(shù)據(jù)、事件發(fā)生過程和因果關(guān)系等信息[3]。如：2016年1月15日(周五) 13：30【時間】，支部書記閻某【人物】出席由黨委辦公室組織部在行政樓222會議室【地點(diǎn)】召開的“黨委重要信息通報會”【事件】。各學(xué)院分管學(xué)生工作副書記、輔導(dǎo)員、部分職能部門負(fù)責(zé)人出席會議。

3.3 按時間先后記錄

同一天內(nèi)有多個事件發(fā)生的，以時間先后為序。事件發(fā)生時間無法考證或不必考證的條目，可以記載在有時間條目之后。例如：

2016年1月14日(周四)

①9：00，館長邱某，副館長閻某、齊某出席由黨委組織部在寧遠(yuǎn)樓3層國際會議廳召開的“2015年校級領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核及干部選拔任用‘一報告兩評議測評’大會”?！?有刪節(jié))。②14：00，館長邱某，支部書記閻某出席由黨委辦公室在誠信樓3層國際會議廳召開的“期末黨政一把手會議”。 ③校工會在學(xué)校OA中發(fā)布《關(guān)于……通知》。

3.4 一事一條

同一天內(nèi)發(fā)生的類似事件不可整合成一條，需在日期下一事一條地記錄。例如：

2016年1月31日(周日)

①學(xué)校人力資源處在學(xué)校OA發(fā)布《對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)2015年度中級專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任通知》(外經(jīng)貿(mào)人字〔2016〕43號)稱：……自1月11日起聘任張某、姜某為館員。②學(xué)校人力資源處在學(xué)校OA發(fā)布《對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)2015年度正高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任通知》(外經(jīng)貿(mào)人字〔2016〕44號)稱：……自1月11日起聘任邱某為高等教育管理系列研究員。

3.5 其他需要注意的問題

3.5.1 條目中的時間表述。 因每個條目的信息內(nèi)容都是隸屬在具體日期下的，故敘述中不必再寫入具體的年月日，須著重強(qiáng)調(diào)具體時間的只注明“×點(diǎn)×分”即可。

3.5.2 對職務(wù)、職稱的標(biāo)注。①凡各級領(lǐng)導(dǎo)，如從行政角度提及時，只需注明其職務(wù)即可，不必在名字后再加“教授”或“研究員”等職稱，如從學(xué)術(shù)角度提及各類人員時可在名字后加上學(xué)術(shù)職稱。②如引用學(xué)校文件或通知中的信息，可將職務(wù)置于姓名的前面，職稱置于姓名的后面。如：2016年9月22日……聽取了教育部國家教育發(fā)展研究中心高教室主任、博士生導(dǎo)師馬陸亭教授所做的專題報告。

3.5.3 凡觸及敏感問題，表述時必須慎之又慎，斟酌措辭。對不能確定的部分應(yīng)參考相關(guān)文獻(xiàn)，認(rèn)真比對查證后再下筆，切不可疏忽。如，“來自大陸和臺灣地區(qū)……”的提法不妥，應(yīng)改為“來自包括海峽兩岸的……”。

4 《館志》條目信息的收集方式

4.1 撰稿人通過多渠道主動收集信息

①撰稿人應(yīng)通過參與館內(nèi)會議，瀏覽校內(nèi)和館內(nèi)信息平臺等多渠道主動收集與圖書館相關(guān)的應(yīng)被記錄的信息，如會議通知等。待事件發(fā)生后主動向事件參與人咨詢所缺失的信息并予以補(bǔ)充完整。②對于條目信息中不夠完整或準(zhǔn)確的部分，撰稿人應(yīng)通過其他公開渠道予以補(bǔ)充或核對。如，某外校館長來訪，我方并未獲得對方名片，只知道來訪者的姓氏，此時撰稿人可通過互聯(lián)網(wǎng)檢索對方單位主頁或其他官方信息平臺，明確來訪者的姓名和職務(wù)等信息。③對涉及圖書館行政和業(yè)務(wù)工作及員工的重要事件、文件的信息要通過經(jīng)辦人或其他非公開渠道盡可能全面地收集信息，務(wù)必將其中重要的關(guān)鍵點(diǎn)記錄清楚，如： 2016年3月10日(周四) 圖書館于2月25日呈報的《關(guān)于增補(bǔ)勞務(wù)外包人員的請示》(〔2016〕請字第154號)，人力資源處會簽意見：經(jīng)核，情況屬實(shí)，擬同意申請。新增勞務(wù)外包人員的費(fèi)用依照原有勞務(wù)外包人員費(fèi)用管理規(guī)定支出。請校領(lǐng)導(dǎo)批示。(郭某 2016-03-07)副校長張某批示：同意人力處意見。(2016-03-10)。

以上條目中的文件題目、文件編號、主管單位領(lǐng)導(dǎo)的主要會簽意見和校領(lǐng)導(dǎo)的批示內(nèi)容和日期都是條目所需的關(guān)鍵點(diǎn)。但這些信息均不屬于對外公開的信息，撰稿人通過公開渠道并不能知曉，勢必要咨詢該請示的經(jīng)辦人通過學(xué)校內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)才能查詢到。

同時為保證信息盡可能地收集全面，撰稿人應(yīng)盡量選擇能有較多機(jī)會出席、列席館內(nèi)的館長辦公會、黨政聯(lián)席會等的人員擔(dān)任，如館領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任或支部秘書等。對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館由副館長擔(dān)任《館志》的撰稿人。

4.2 建立參與有關(guān)事件、事項(xiàng)的當(dāng)事人向《館志》撰稿人主動提供信息的制度

各高校圖書館部門眾多，撰稿人憑一己之力很難及時掌握各部門的全部動態(tài)信息。如果能夠在館內(nèi)建立起參與有關(guān)事件、事項(xiàng)當(dāng)事人主動向《館志》撰稿人提供信息的制度，就會進(jìn)一步確?！娥^志》條目信息的全面、真實(shí)和及時性。例如參加校內(nèi)外會議和各種活動后，參加者就應(yīng)及時向撰稿人提供包含“人、地、時、事”在內(nèi)的信息。

5 《館志》的信息發(fā)布與資料保存

5.1 《館志》的發(fā)布要及時準(zhǔn)確

對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館堅持在每月第一個工作日在館內(nèi)OA中發(fā)布上個月的《館志》，16年來收效良好。館員們通過閱讀《館志》，及時、全面了解圖書館的動態(tài)和重大事項(xiàng)。盡管《館志》是對已發(fā)生過的事實(shí)的記錄，但短期內(nèi)的某些重大或連續(xù)性事件記錄能夠給館員帶來關(guān)于工作的一些適時的引導(dǎo)和啟示。如延遲發(fā)布不僅會給人過時之感，更可能延誤某些工作事項(xiàng)的統(tǒng)計，從而無法起到館志應(yīng)有的支撐作用。

完成每月《館志》的初稿后，撰稿人還應(yīng)針對其中不確定的條目信息主動向當(dāng)事人咨詢核準(zhǔn)信息后，再提交給主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后的終稿，可通過OA的自動預(yù)約發(fā)布功能進(jìn)行設(shè)置，以免因發(fā)布人在月初出差等不在館的情況而耽誤發(fā)布時間。

5.2 《館志》的資料收集要詳盡，實(shí)際表述要言簡意賅

在收集資料過程中要盡可能地詳盡，但在撰寫條目中則因各種原因須保持簡潔的體例。此處摘取2015年的一條《館志》來舉例說明，在收集的資料中顯示“……流通閱覽部與信息咨詢部經(jīng)民主推薦，胡某、劉某以各A票，彭某B票，丁某C票，李某D票評為優(yōu)秀等級考核人員；……”其中的A、B、C、D代表具體的得票數(shù)。這條帶有數(shù)字的條目僅作為資料單獨(dú)保存，而正式發(fā)布的《館志》中只表述為：“流通閱覽部與信息咨詢部經(jīng)民主投票結(jié)果推薦：胡某、劉某、彭某、丁某、李某評為優(yōu)秀等級考核人員；……”實(shí)際發(fā)布的內(nèi)容中只需寫明事件的過程和結(jié)果即可。涉及的某些具體數(shù)字都可考慮省略，以最簡明扼要的方式來撰寫?zhàn)^志內(nèi)容。

6 結(jié)束語

一部優(yōu)秀的圖書館志能夠?qū)D書館工作起到指引作用，上到領(lǐng)導(dǎo)者管理方法的實(shí)施，下到館員業(yè)務(wù)工作的開展，無形中推動圖書館整體朝著良性發(fā)展[4]。用每天不足半小時的時間記錄、撰寫的《館志》，不僅能夠起到“備忘、公開、匯報”的作用，在過去10多年的工作實(shí)踐中還發(fā)揮了統(tǒng)計分析的功能?；谧珜憽娥^志》16年來的成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)所總結(jié)出的一些心得體會，愿與同行交流和共勉?！娥^志》的撰寫還需日臻完善，希望得到專家和同行的指正。