“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設路徑研究

王 茜

(濟南工程職業(yè)技術(shù)學院 檔案館，山東 濟南 250101)

近年來，“互聯(lián)網(wǎng)+”在經(jīng)濟發(fā)展方面起到了巨大的帶動作用，行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)的深度融合成為行業(yè)發(fā)展的新型動力，全新的經(jīng)濟模式在這樣的背景下逐漸形成。高校的檔案信息是國家的重要財富，也是重要的戰(zhàn)略資源，為了促進高校檔案管理工作水平的提升，提升檔案管理的工作效率，高校的檔案管理也要引進信息技術(shù)，借助于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維開展檔案管理工作，加強檔案管理的信息化建設，切實提升高校檔案管理的服務水平。

1 高校檔案信息化建設的內(nèi)涵

高校的檔案信息化指的就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式，將檔案管理從檔案實體資料保管中心轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)字化資料，進而為高校乃至社會提供更為優(yōu)質(zhì)高效的服務。為在信息時代和知識社會創(chuàng)新形態(tài)的推動下，“互聯(lián)網(wǎng)+”這一全新的業(yè)態(tài)形式出現(xiàn)，是互聯(lián)網(wǎng)演進和經(jīng)濟社會不斷發(fā)展催生的新形態(tài)。這一概念是2015年被提出的，后被引申出一個新的理念就是“跨界融合”，即將“互聯(lián)網(wǎng)+”與各個主體相加，不斷進行市場拓展，從而延伸到公共服務領域。在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)行業(yè)借助于信息和互聯(lián)網(wǎng)平臺進行發(fā)展，二者不斷融合，互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢得以展現(xiàn)，新的發(fā)展機會得以創(chuàng)造?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”優(yōu)勢突出，促使傳統(tǒng)行業(yè)不斷優(yōu)化升級，推動著傳統(tǒng)行業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)不僅促進了技術(shù)的進步，也使得效率得以創(chuàng)新，實體經(jīng)濟的發(fā)展力和社會生產(chǎn)力都有顯著的提升。在這樣的背景下，高校檔案管理工作自然要順應互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的時代要求，大力開展信息化建設，實現(xiàn)檔案信息資料的信息化、網(wǎng)絡化，促使檔案數(shù)據(jù)一體化管理、促進檔案數(shù)據(jù)實時共享的實現(xiàn)。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設的重要性

2.1 高校的檔案資源采集工作智能化

新形勢下，高校檔案涵蓋的數(shù)據(jù)資源越來越豐富，這些數(shù)據(jù)資源的存在形式也較為復雜，不僅包括紙質(zhì)檔案，還有眾多的音頻檔案、電子文件檔案和視頻檔案。傳統(tǒng)的檔案資源采集需要大量的人力、物力和財力的投入，檔案資源的存儲也是一個較大的難題，無論是存儲設備、工作人員還是檔案存儲的庫房都有著較高的要求。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案資源的采集更加的智能化，互聯(lián)網(wǎng)的虛擬存儲空間可以全方位的進行擴展，輻射面積廣，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)支持下的檔案資源采集準確度也得到了保證。

2.2 高校檔案管理工作的規(guī)范性增強

“互聯(lián)網(wǎng)+”的相關技術(shù)當中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息感知技術(shù)能夠幫助檔案管理進行智能化系統(tǒng)的建立，從而使得檔案管理的生命周期控制可以更為精準和有效。“互聯(lián)網(wǎng)+”思維之下進行的智能化管理平臺的建立，能夠很好地進行信息數(shù)據(jù)的融合，檔案館、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡和用戶都能被涵蓋到網(wǎng)絡當中，海量的檔案數(shù)據(jù)都能夠得到充分的挖掘。

2.3 促使檔案服務工作高效化、便捷化

高校的檔案建設工作如果能夠與“互聯(lián)網(wǎng)+”深度融合，就能夠更為精準的進行相關信息的采集，學校的檔案信息也能夠真正地成為共享性資源。檔案管理引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，相關工作的流程能夠得到有效的簡化，人力和財力的投入也能得到有效地減少。用戶也可以借助于互聯(lián)網(wǎng)更為快捷的獲得檔案服務咨詢的解答、能夠第一時間獲得信息檢索、能夠更為快速地完成紙質(zhì)檔案的查詢等，學校的檔案管理信息將真正做到跨出時間的限制，提升工作效率。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及存在的問題

國家檔案局對于檔案事業(yè)的發(fā)展工作有著明確的要求和指示，曾經(jīng)提出要在2020年初步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化的核心就是檔案管理工作的信息化建設。國家的教育改革和教育發(fā)展規(guī)劃中也有關于智慧校園建設的相關要求，明確指出高等教育信息化建設是高校工作的一個核心性工作，這些都給高校的檔案信息化建設提供了有力的條件?；ヂ?lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的時代背景下，檔案管理的傳統(tǒng)模式需要改革和突破，檔案管理要全方位的借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)應用技術(shù)，促進數(shù)字化檔案館的建立健全，這樣才能真正地提升檔案管理的服務質(zhì)量，這也是檔案管理工作的必然趨勢。現(xiàn)如今，各個高校在相繼的進行檔案管理相關軟件和硬件設備以及技術(shù)的更新，高校的數(shù)字化檔案館也在建設當中，已經(jīng)成為現(xiàn)代化智慧校園建設的重要組成部分。雖然高校檔案信息化建設是必然的趨勢，但是，在高校建設的過程中還是存在一些相應的問題，具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 高校的檔案信息化建設意識有待提升

信息技術(shù)的發(fā)展是突飛猛進的，促使高校的檔案管理工作進入重大的變革時期，傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體檔案管理較為單調(diào)，效率低，需要向智能化的電子檔案管理模式全面的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)如今，高校的檔案工作管理人員還沒有做到全員高度重視，有的工作人員在檔案信息化建設方面還存在一定的觀念偏差，檔案工作方式依然采取傳統(tǒng)的形式。另外，檔案工作部門在高校的各個工作部門中始終處于較為邊緣的位置，得不到切實的重視和支持，還有待校領導給予高度的重視，這樣才能切實推進檔案信息化建設的進程。

3.2 高校檔案信息化建設的投入相對較少

高校的檔案信息化建設本身是一項較為復雜的工程，系統(tǒng)性比較強，需要足夠資金的支持和大量設備的投入，軟件和硬件設施是必不可少的。有的高校對于檔案信息化建設的深層內(nèi)涵還沒有深入的理解，因此檔案信息化建設的資金和設備投入不夠，缺口比較大，使得檔案信息化建設的進程較為緩慢。高校的檔案信息化建設投入不足主要體現(xiàn)在兩個方面：①硬件設施的缺乏。檔案信息化建設首要的就是要有與之相匹配的網(wǎng)絡連接和管理，這樣使用者才能順利的登錄到系統(tǒng)當中，同時，信息的傳輸有著較高的網(wǎng)絡傳輸速度，現(xiàn)在的電腦硬件設施與信息化的要求不相符，傳輸速度和容量都沒有達到相應的要求。②軟件技術(shù)的水平還較為落后。高校的檔案信息化建設需要相應的自動化工作平臺，還需要與文件類型相匹配的處理系統(tǒng)，信息檢索和保存平臺也需要與文件類型相適應，用戶登錄系統(tǒng)身份認證，如果軟件技術(shù)較低，主體的相關要求是不能得到滿足的。

3.3 檔案信息化建設隊伍的素質(zhì)有待提升

高校的檔案管理工作人員專業(yè)性不強是一個較為普遍的情況，很多工作人員都是非專業(yè)的，缺乏檔案管理的專業(yè)性素養(yǎng)，本身的工作效率就比較低，檔案管理工作的規(guī)范性不強，這對于高校檔案信息化建設是有較大影響的。高校檔案信息化建設是一項綜合性強、專業(yè)性高的工作，如果建設隊伍素質(zhì)不過硬，檔案信息化建設工作很難順利地進行推進。

3.4 缺乏相應的管理制度

相應的管理制度對于檔案信息化建設是非常必要的，對于檔案數(shù)據(jù)的收集整理、存儲傳輸、資源共享等都有著重要的意義，也是檔案信息化建設得到落實的重要支撐，也是信息化建設得以規(guī)范的重要前提?，F(xiàn)在高校的檔案信息化建設工作缺乏完善的管理制度，工作的隨意性比較強，這將直接影響高校檔案信息化建設的質(zhì)量。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設的主要路徑

4.1 進行檔案資源系統(tǒng)的構(gòu)建

檔案信息化建設需要進行檔案資源系統(tǒng)的建立，具體來說分成三步：①做好重要檔案數(shù)據(jù)的分類工作，并分別進行保存，做好來源地的標記。檔案在收集過程中，一定要做好轉(zhuǎn)交記錄，確保檔案信息收集的規(guī)范性和全面性。高校的檔案管理部門可以采取聯(lián)合機制，協(xié)同校內(nèi)的相關部門借助于集成平臺，進行資料的統(tǒng)一收集和整理。②強化電子檔案原件的保存和備份工作，檔案在傳輸?shù)倪^程中一定要做好保密工作。③檔案的保密等級在比較低的情況下，可以利用數(shù)字掃描技術(shù)進行批量掃描，然后將獲得的數(shù)據(jù)文件進行統(tǒng)一轉(zhuǎn)移保管。

4.2 進行信息服務系統(tǒng)的建設

該系統(tǒng)主要就是進行數(shù)據(jù)的標準化管理。具體來說需要從4個方面入手：①擴大檔案信息化建設中相關資金規(guī)模，以保證不同類型基礎的設備實現(xiàn)互通互聯(lián)。②在信息服務系統(tǒng)當中進行檔案智能管理單元的增設，確保檔案信息化管理系統(tǒng)和校園網(wǎng)之間實現(xiàn)無縫對接，電子檔案和紙質(zhì)檔案真正實現(xiàn)分類管理。③以檔案信息化管理系統(tǒng)作為核心，進行整個學校的應用系統(tǒng)的構(gòu)建，保證校內(nèi)的各個類型的子系統(tǒng)都能與信息化檔案管理穩(wěn)定的進行連接。確保檔案處理的效率和信息傳輸?shù)男?。④檔案信息化建設的運維人員需要對運維計劃進行定期的制定與完善，保證檔案信息化管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行，確保檔案管理工作效率的切實提升。

4.3 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

①檔案管理部門要重視基層檔案管理人員的素質(zhì)提升，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，進行工作激勵機制的建立。②檔案管理部門要定期進行相關培訓的組織，通過業(yè)內(nèi)專業(yè)人士的培訓提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。

4.4 進行檔案數(shù)據(jù)安全保密制度的建立

①建立保密安全管理制度，結(jié)合檔案保密等級進行管理人員的合理配備，部分重要的檔案可以采用多人聯(lián)合的管理方式，確保檔案的安全管理。②制定相應的管理規(guī)范，對相關職責進行細化，確保檔案管理整體的工作安全。

5 結(jié)束語

高校的檔案信息化建設對于高校辦學質(zhì)量的提升有著重要的作用，高校的檔案信息化建設還處于初級階段，各個高校要與時俱進，順應發(fā)展趨勢，通過建立科學規(guī)范的管理制度，提升工作人員素質(zhì)，建立信息資源管理平臺等措施，大力推進高校檔案信息化建設的進程，促進高校檔案管理質(zhì)量和服務水平的全面提升。