做好新形勢(shì)下的人事檔案管理工作之我見

劉德春

(內(nèi)蒙古廣播電視臺(tái)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000)

人事檔案管理是一個(gè)單位人事工作的重要組成部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的前提保障。人事檔案是一個(gè)職工歷史的真憑實(shí)證，是個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人政治思想品德、業(yè)務(wù)能力、現(xiàn)實(shí)工作表現(xiàn)和各階段成長過程的客觀、真實(shí)反映，是人才信息的重要載體。因此，新形勢(shì)下做好人事檔案管理工作尤為重要。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

①保管方面存在一些問題。在人事工作中，由于人員的調(diào)配，調(diào)入和調(diào)出流動(dòng)性較大，檔案轉(zhuǎn)遞過程中缺乏規(guī)范性操作，往往造成較多人忽視了人事檔案轉(zhuǎn)移這一重要憑證，在調(diào)整工作換單位或者換工作過程中，人事檔案轉(zhuǎn)移的不順暢，有時(shí)還會(huì)有遺失檔案或者檔案材料缺失等情況發(fā)生，暴露出在檔案保管上出現(xiàn)的漏洞。②在內(nèi)容方面要求的不完整。有些單位在辦理員工新入職時(shí)，并不要求接收員工以往人事檔案的有關(guān)材料，其保存的個(gè)人履歷、勞動(dòng)合同、入職手續(xù)、工作期間績效考核等次、人員調(diào)動(dòng)及任免等情況，被單位視為內(nèi)部檔案信息，不接收歸檔成為正式檔案，造成員工檔案內(nèi)容的缺失不完整。③在職能劃分上不明確。在當(dāng)今大多單位實(shí)現(xiàn)信息化管理時(shí)，許多人事部門也實(shí)行了信息化系統(tǒng)，對(duì)新系統(tǒng)的依賴性逐漸增加，員工的檔案信息被錄在信息數(shù)據(jù)庫中，因此，造成對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案的重視程度和依賴性大大下降，一些單位不設(shè)立專門的人事檔案管理崗位和人員，甚至沒有單獨(dú)的人事檔案室。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)上存在欠缺和不到位

近年來，在一定程度上存在人事檔案工作者對(duì)檔案重視程度不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的現(xiàn)狀。人事檔案與每個(gè)人的工作、生活密切相關(guān)，人們往往是在用的時(shí)候想起它，不用的時(shí)候忘記腦后，不聞不問。領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，平時(shí)也疏于管理，導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任淡薄，失去工作積極性。由于認(rèn)識(shí)上的欠缺，觀念陳舊，服務(wù)觀念不強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)差，管理水平相對(duì)落后，甚至管理混亂，人事檔案管理發(fā)展緩慢，人事檔案管理工作處于被動(dòng)應(yīng)付的局面，嚴(yán)重制約人事檔案服務(wù)功能的正常、有效發(fā)揮。

2.2 在人員配備上人事檔案管理工作存在的缺點(diǎn)和不足

2.2.1 選人、用人上存在隨意性。由于人事檔案不會(huì)產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此不被重視。一些單位把人事檔案管理工作簡單化，沒有根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)考慮、篩選出合適的檔案工作人員，沒有結(jié)合當(dāng)今信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位。

2.2.2 人事檔案管理缺少專職人員和人員不穩(wěn)定情況。人事檔案管理工作是一個(gè)專門性的工作，具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和管理辦法，有著完整的理論體系。由于對(duì)人事檔案管理工作不重視，這項(xiàng)工作處境不高，一些單位存在人事檔案管理不是專職人員，兼職其他工作。分散精力，必然不會(huì)全心全意投入到這項(xiàng)工作中，就會(huì)缺少時(shí)間學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)業(yè)務(wù)，在人事檔案管理中難免會(huì)出現(xiàn)紕漏。熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)需要一個(gè)熟悉和學(xué)習(xí)的過程，人事檔案管理是業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)要求高，把它視為實(shí)習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動(dòng)輪換，就會(huì)造成管理上的混亂和不嚴(yán)肅，甚至還會(huì)造成人事信息的泄密，管理上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，責(zé)任心缺失，人事檔案中缺少材料，在人員調(diào)動(dòng)、提拔、兌現(xiàn)工資待遇以及退休時(shí)辦理社保待遇視同繳費(fèi)年限等都受到限制和影響。

2.3 在人事檔案管理上缺乏規(guī)范性

一些單位沒有設(shè)立專門的檔案室，人事檔案管理上沒有建章立制，更沒有嚴(yán)格的檔案管理流程。收集、歸檔的材料不全面、不完整，一些歸檔材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，執(zhí)行不嚴(yán)格，工作制度不健全，不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏規(guī)范性操作。人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，例如，一些個(gè)人鑒定、考核和評(píng)價(jià)意見都是千篇一律，形式主義，走過場(chǎng)，沒有真實(shí)性可言，這樣的檔案材料也是絲毫沒有意義的，背離了人事檔案是記載一個(gè)人的經(jīng)歷和成長的真實(shí)記錄，喪失了人事檔案的作用和功能。人事檔案在管理上缺乏規(guī)范性，還表現(xiàn)在一些檔案管理人員的管理水平不高，管理手段相對(duì)落后，由于檔案管理人員大多是崗位兼職，這樣檔案管理員流動(dòng)頻繁，造成在這個(gè)崗位上工作不安心，不踏實(shí)，不鉆研檔案管理等方面業(yè)務(wù)，缺乏系統(tǒng)性，規(guī)范性的檔案管理，往往工作沒有頭緒，一片混亂。

3 加強(qiáng)人事檔案管理的有效途徑和措施

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)榮譽(yù)感

舊的、固有的、落后的檔案管理思維和手段，一定程度上影響了檔案工作的正常進(jìn)行，嚴(yán)重制約了檔案管理的健康有序發(fā)展。更新觀念，破除舊的、固有的、落后的檔案管理思維和手段，增強(qiáng)檔案管理的榮譽(yù)感，更好地適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)。社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，大大加快了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，檔案工作者要更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，利用計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行檔案管理，拓寬視野和思路、主動(dòng)參加繼續(xù)教育、學(xué)術(shù)研討、交流活動(dòng)，豐富專業(yè)知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任意識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要充分認(rèn)識(shí)人事檔案在人事工作中的重要性，增強(qiáng)榮譽(yù)感，深感所肩負(fù)的責(zé)任與使命，應(yīng)以所從事的檔案管理工作為榮，加強(qiáng)工作的積極性，以飽滿的工作熱情投入到檔案管理工作中。

3.2 提高人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力，加大培訓(xùn)力度

新形勢(shì)下的人事檔案工作，需要高素質(zhì)管理人員，加大培訓(xùn)，提高技能是必然要求。人事檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案工作者不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，熟悉掌握管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟、標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)地掌握各門類檔案的管理方法。社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，大大加快了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。因此，各級(jí)檔案主管部門要加強(qiáng)對(duì)基層檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，使人事檔案管理人員不斷更新知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化改造，了解人事檔案發(fā)展的趨勢(shì)動(dòng)態(tài)，拓寬視野和思路，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化和自動(dòng)化，檔案工作者綜合素質(zhì)得以提升，以便更好地適應(yīng)人事檔案工作發(fā)展的新需要。

3.3 建章立制，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性

各級(jí)各類單位在人事檔案管理上要建章立制，讓制度上墻，在檔案收集、歸檔、借閱、查閱等環(huán)節(jié)有嚴(yán)格的制度和流程，明確用人單位建檔和管檔機(jī)制，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性。讓用人單位都有權(quán)利為員工建立能夠反映在單位期間的成長經(jīng)歷和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的新型人事檔案，包括履歷表、年度考核、工資晉級(jí)、入黨團(tuán)的申請(qǐng)、轉(zhuǎn)正表、職稱表、職務(wù)任免審批等歸檔材料。從根本上克服人事檔案管理的隨意性，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，從而體現(xiàn)社會(huì)公平原則，減少員工的后顧之憂，促使人才為國家的各項(xiàng)建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。嘗試建立一種“無償管理、有償服務(wù)”的新型人事檔案管理制度，可以適用于所有的人事檔案管理。加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，確保檔案隨人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移的過程中的完整性，使人員的待遇不要因?yàn)闄n案的缺失而受影響。還要大力推廣信息化人事檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化管理手段使人事檔案管理資源信息化，可以通過數(shù)字化改造，增加網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，使人事檔案管理向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)，提高人事檔案的利用價(jià)值和使用價(jià)值，以適應(yīng)新形勢(shì)下人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，為人力資源管理的工作提供必要的服務(wù)。

3.4 創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)，建立激勵(lì)機(jī)制，增加人文關(guān)懷

造成檔案管理工作者的工作積極性不大，熱情不高的主要原因是單位缺少健全的激勵(lì)機(jī)制。建立干部人事檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制是現(xiàn)在干部人事檔案管理工作改革發(fā)展的重中之重，通過有效的激勵(lì)機(jī)制的設(shè)立，讓檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力、勞動(dòng)付出與個(gè)人收入、薪酬待遇相掛鉤，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，愛崗敬業(yè)，表現(xiàn)突出的檔案管理工作者要在福利待遇上、休假安排上都予以傾斜和獎(jiǎng)勵(lì)，鼓舞士氣，增加干勁。應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代人力資源管理的考核激勵(lì)機(jī)制理論，在管理的方法上，加以創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)，通過薪酬制度的調(diào)整，可以大大提升人事檔案管理人員的工作積極性，在保障人事檔案管理人員基本的工資福利待遇的基礎(chǔ)上，視工作量的大小，引進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，使檔案管理工作人員的工作積極性，工作熱情不斷得以提升，能夠以認(rèn)真主動(dòng)的積極態(tài)度投入到這項(xiàng)工作中去，那么人事檔案管理這項(xiàng)工作一定會(huì)有很大改善，會(huì)有很大提升，達(dá)到預(yù)期效果。通過獎(jiǎng)勵(lì)和晉升制度，促進(jìn)檔案管理人員積極進(jìn)取心和主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力，大力倡導(dǎo)信息交流培訓(xùn)力度，自覺自愿的努力提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。此外，還要注重文化交流，實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷。眾所周知，干部人事檔案管理工作內(nèi)容單一，比較枯燥，這就要求應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員多些人文關(guān)懷，使從事人事檔案管理的工作人員感到組織的溫暖和關(guān)懷關(guān)愛，促進(jìn)員工之間進(jìn)行工作交流和溝通，通過增加對(duì)檔案工作者的人文關(guān)懷等舉動(dòng)，增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)歸屬感和成就感。在我們平時(shí)日常工作中，深入基層，及時(shí)了解人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，急他們所急，想他們所想，幫助檔案管理工作者解決工作上和生活上的困難，積極構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制，建立獎(jiǎng)懲分明的管理制度，在管理的方法上加以創(chuàng)新，發(fā)揮人在實(shí)際工作中的主觀能動(dòng)作用，積極的推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐。由于建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明，在制度上創(chuàng)新，使人事檔案管理人員都能夠做到各負(fù)其責(zé)，各司其職，營造良好和諧的工作環(huán)境和工作氛圍，激發(fā)人事檔案管理工作者的工作積極性和創(chuàng)造性。

4 結(jié)束語

當(dāng)前人事檔案管理工作存在的諸多問題，雖然大多是歷史遺留問題，有觀念上的陳舊落后，根深蒂固，有認(rèn)識(shí)上的偏見和不到位，也有技術(shù)上的落后，缺乏信息化的辦公要求，缺少應(yīng)有的激勵(lì)機(jī)制等，存在的問題錯(cuò)綜復(fù)雜，造成管理上的混亂。只要人事檔案工作者樹立正確的觀念，端正態(tài)度，以高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對(duì)這項(xiàng)工作心存敬畏，愛崗敬業(yè)，不斷鉆研業(yè)務(wù)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，以飽滿的工作熱情和昂揚(yáng)的姿態(tài)，那么就一定會(huì)做好新形勢(shì)下的人事檔案管理工作。