基層財務人員如何提高財務數(shù)據(jù)的準確性

◎劉淑榮

基層財務人員，就是一個單位的出納、會計。作為基層財務人員，日常工作中的憑證、收付、記賬、報表等，都要和數(shù)字打交道，一個個數(shù)字后面都是意味著錢啊，因此做基層財務人員切忌心浮氣躁。審核原始憑證、收付資金、登記憑證、編制報表、撰寫報告，這些都涉及到數(shù)據(jù)，核對數(shù)據(jù)是否快速準確，填寫收入支付數(shù)據(jù)是否準確無誤，登記憑證是否準確、編寫報告前后是否一致、表與表一致，這是基層財務人員日常要做的事情。這些數(shù)據(jù)是否準確，反映了財務人員的基本業(yè)務素質(zhì)。如果每次提供的數(shù)據(jù)準確度都很高，你當然就能贏得同事、領(lǐng)導的認可、信任。如果提供的數(shù)據(jù)一次不對兩次還錯，人家難免對你提供的數(shù)據(jù)產(chǎn)生懷疑，對你的能力就會產(chǎn)生不信任。有時也會對你所在部門和單位的形象打個折扣。如何做一個嚴謹、高效、被信賴的基層財務人員，提供財務數(shù)據(jù)的準確性是關(guān)鍵，總結(jié)多年的工作實踐經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)這是有章可循的：

一、培養(yǎng)嚴謹細致工作能力

基層財務人員每天都要和錢、數(shù)字對話，錢是數(shù)字，數(shù)字就是錢，馬虎不得，必須要具備嚴謹細致的工作能力。嚴謹細致就是對一切財務工作都秉承認真、負責的精神；就是努力做好每件事情，不放過每一個環(huán)節(jié)，把心沉下來，靜下心來，不好高騖遠；就是從一個個的具體工作做起，從最基礎(chǔ)的事情做起，把自己崗位上的、自己手頭中的事情做精細；就是眼睛看得準，手頭寫得對敲得正確，腦子跟得上，這是一種能力，這種能力是要培養(yǎng)的，如果做不好，做不到，那這就得多訓練，這是基本功，要培養(yǎng)這種能力。

如何培養(yǎng)嚴謹細致的能力呢？從工作、生活的小事中培養(yǎng)嚴謹細致的能力，在事兒上練。心學創(chuàng)始人王陽明認為，真正的知行合一，知行是一體，當你一念起處，就是知，直接按照這個心念有所表現(xiàn)，才能知行合一。也就是說認識到嚴謹細致的能力的重要性，時刻有這個意識，然后做一件事情就是做一遍兒，就當一遍兒，不重復錯誤，形成良好的正確的習慣。不能一遍兒不行再來一遍兒，書寫數(shù)字要一次寫清楚寫正確，沒有不清楚含糊的筆畫，沒有給后面閱讀或計算造成錯誤的可能；用計算器，敲一次就要達到完全正確，寧可先慢一些，也不能錯了再來；看通知看文字材料看上級文件，要一次看準確，不能看一遍漏了這，看一遍地又把那看錯了，丟三落四可是不行，這就是不細致不嚴謹。要在每天的事務中踐行嚴謹細致的能力，這才是知行合一。

關(guān)于培養(yǎng)嚴謹細致的能力，有一個很特別的方式，也是很傳統(tǒng)的方式—練書法。通過學習書法，提高嚴謹細致認真的學習能力，同時提高嚴謹細致的工作能力。書法是藝術(shù)，可學書法可不是憑一點藝術(shù)感覺就能寫好的，要很實在的基本功，觀察字帖要細致入微，結(jié)體是怎樣的？上緊下松還是上松下緊？正方形的還是偏方形的？起筆收筆是圓的還是方的？眼睛要好使，看得準，這毛筆一筆下去是45度角，弄到40度就不行，或是圓乎乎的也不行，需要理性地去做。寫字前期準備工作，折紙、劃格子很麻煩，可這樣心理有底，成功率高，不浪費時間。記得有一次，在四尺對開的宣紙上創(chuàng)作《紅樓夢》里的《好了歌》，寫到最后一個字時，居然就沒有格子了，這就是做事之前沒有算好格子，沒有算好創(chuàng)作內(nèi)容的字數(shù)，這件作品就算是失敗了。后來再創(chuàng)作書法作品，我會算好格子算好字數(shù)，還會把字先用鉛筆寫在左下角，那就字寫得錯不了了，章法錯不了了，一寫一個準。幾年磨煉下來，心安靜了，嚴謹細致的意識提高了很多，培養(yǎng)嚴謹細致的思維也一直是我生活、工作的目標。

有了在事上練的經(jīng)歷，再時?？偨Y(jié)一下，寫下心得體會，看看一段時間以來哪些事做的比較嚴謹細致，讓自己感到滿意的、讓同事領(lǐng)導滿意的；有沒有很不嚴謹細致的事情，讓自己后悔不已的，給別人增添麻煩的，產(chǎn)生的影響是怎樣的。通過總結(jié)檢驗一下自己的成果，盤點一下自己，看看自己有沒有進步。通過長期地刻意自我嚴格修煉，在具體的事兒上訓練、培養(yǎng)，嚴謹細致的能力就一定會有提高，呈現(xiàn)的財務數(shù)據(jù)就會更準確無誤，做得讓人信賴、信服。

多年的實踐證明，嚴謹細致做事兒和不嚴謹細致兒所花費的時間差不多，但是效果很不一樣。都是記賬，假如說你嚴謹細致地記錄，需要2個小時的時間，你不嚴謹細致地記錄，著急、光圖一時之快，花費多長時間呢？1小時30分鐘，但錯誤概率就會大大增加，為了一筆賬找一個下午也是不稀罕的事。前期的馬虎常讓人后悔不已。

財務工作是個連續(xù)性的工作，涉及的經(jīng)濟事項常常會追溯很長時間，一件事情不是做完就完了，常常“查舊賬”“翻老賬”，查閱20年前的賬也不稀罕?，F(xiàn)在財務檢查、工作審計、審核監(jiān)督日益頻繁，因此做財務工作剛開始寧可慢一些、做得嚴謹細致一些，力求一次正確，一遍通過。雖然這有難度，但要有這個意識，這個標桿，才能越干越出色。

二、不積壓，當天事當天做

我單位的出納，每天早上到了辦公室，第一件事兒就是打開企業(yè)網(wǎng)上銀行，把前一天的所有進入款項、支付款項業(yè)務打印出來，補充完整前一天所有支出的付款憑證，完結(jié)支出程序，涉及外部收入要通知相關(guān)經(jīng)辦人的就及時告知，同時根據(jù)收入支出明細登記流水賬，接著核對銀行存款余額，一套固有的程序，她就這么每天雷打不動的堅持，她自己登記的流水賬，不僅和原始憑證對的上，還總是和銀行支出每一筆都能碰上，她的流水賬登記是對的，經(jīng)辦每一筆業(yè)務準確性也高，偶有錯誤，很快就能發(fā)現(xiàn)。這看起來不復雜的事情，可還真不是人人都能做得到、做得好。很多出納是做不到的，現(xiàn)在有點忙，今天有這事，明天又有那事，等一下，總給自己找各種理由，其實這技術(shù)上沒有難度的事情，需要的人的責任心、決心和恒心，定時定點做完既定工作，做一個有計劃、有執(zhí)行力的基層財務人員。

基層財務工作就像一條延綿不斷的河流，她總是靜靜的奔流不息。舊的事務不處理，新的業(yè)務又會接踵而來，而一旦有新的大任務來臨，就會形成擁堵，工作越壓越多，人就會手忙腳亂，這時出錯的概率會明顯增加。

現(xiàn)在，財務部門的工作不只是記記賬，甚至記記賬都只是抽空來做的工作，隨著電子信息化程度的不斷提高，手段提高了，能做的業(yè)務內(nèi)容也越來越多，還常常會有臨時性、緊急的事兒，上午布置，下午就要結(jié)果的情況，基層財務人員常感嘆沒有時間做這些基礎(chǔ)的日常性的工作，一旦要實時的具體數(shù)據(jù)，不得不在有限的時間內(nèi)快馬加鞭的完成前期基礎(chǔ)工作，就會感到壓力倍增。如果堅持今日事今日做，不積壓工作，能制定計劃并堅定去執(zhí)行，每天能帶著工作清零的輕松感下班，下班后也不會有什么事心里總惦記著，休息好了，人的狀態(tài)就好，每天工作時的狀態(tài)就會放松，工作效果一定差不了。

三、核對是法寶

一切會計方法的出發(fā)點和基礎(chǔ)是會計平衡式，它所體現(xiàn)的會計要素之間的數(shù)量上的恒等關(guān)系，以及所包含的經(jīng)濟內(nèi)容是編制會計報表的理論依據(jù)。“有借必有貸，借貸必相等”是基層財務人員的會計工作基本法則。一個嚴謹細致的基層財務人員，不管她做的任何的賬務處理她都會進行核對。核對工作是會計基礎(chǔ)工作，也是保證會計數(shù)據(jù)準確的數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要方法。沒有經(jīng)過核對的數(shù)據(jù)是不可靠的，核對是確保財務數(shù)據(jù)準確的法寶。核對包括哪些，如何核對呢？

核對賬務一般包括賬證、賬賬、賬實核對。在會計電算化普及的情況下，賬證核對是記賬憑證與原始憑證的核對；賬賬核對是指財務部門的資產(chǎn)明細賬與資產(chǎn)保管和使用部門的明細賬核對；賬實核對是會計賬簿記錄與資產(chǎn)等實有數(shù)額核對。賬實核對包括現(xiàn)金日記賬賬面金額與現(xiàn)金實際庫存金額核對，銀行存款日記賬賬面發(fā)生額、余額與外部單據(jù)銀行對賬單核對，其他各種資產(chǎn)明細賬賬面金額與資產(chǎn)實存數(shù)額核對，各種應收、應付款等往來款項明細賬賬面余額與有關(guān)債務、債權(quán)單位、個人核對等。

核對是為了保證相關(guān)科目的一致性，保證會計憑證按照法規(guī)要求準確反映單位經(jīng)營，在對賬中發(fā)現(xiàn)差異，要找出原因，并跟蹤差異，直至解決問題。通過賬實核對既可以保障資產(chǎn)等的安全完整，也可以印證賬務處理是否正確?，F(xiàn)金和銀行存款要日清月結(jié)，確保貨幣資金的準確性。財務核對的內(nèi)容越全面，數(shù)據(jù)整體準確度越高。一般核對工作每月固定進行，一般可安排在月初，在編報各類報表之前，最大可能保證對內(nèi)對外提供數(shù)據(jù)的質(zhì)量。現(xiàn)在事業(yè)單位資產(chǎn)部門每月都要報資產(chǎn)月報，這樣就需要財務部門每月與資產(chǎn)部門核對數(shù)據(jù)。實地盤點則可以半年或年末進行。兩次核對時間間隔越短，拿出的數(shù)據(jù)的準確度越高，但有些業(yè)務可以根據(jù)業(yè)務量決定核對的時間間隔，增值稅的進項稅及相關(guān)抵扣核對，就可根據(jù)業(yè)務量來決定是每月清理核對抵扣還是幾個月清理核對抵扣。經(jīng)過與實物核對，與其他部門、人員的核對，及時發(fā)現(xiàn)，糾正錯誤，財務數(shù)據(jù)得到印證后，就能做到財務數(shù)據(jù)的準確、可靠性。

如何核對其實也是有竅門的：什么程序如何核對，方法對了，事半功倍。比如核對銀行存款余額，如果余額不一致，計算出兩者差額，從差額的方向和大小進行分析判斷是否有線索，如果沒有，再看期初是否一致、發(fā)生額是否一致、如果貸方不一致，接著就在貸方業(yè)務范圍搜尋，不斷縮小搜索范圍，最終達到完美的一致。這是基本的銀行對賬技巧，現(xiàn)在實行政府會計準則后，核算內(nèi)容翻番，輔助核算大增，各種關(guān)系更錯綜復雜，稍有不慎就會出現(xiàn)核對不上的情況，而且輔助核算的錯誤還常常不容易發(fā)現(xiàn)。因此，發(fā)現(xiàn)一類問題記錄下來，舉一反三，通常能發(fā)現(xiàn)一些疑點。比如在核算“事業(yè)支出/待處理”科目時，發(fā)現(xiàn)下級科目“養(yǎng)老金及年金”時，事項核算要素有問題，那同樣的同級科目“年金”“醫(yī)?！薄白》抗e金”不妨都梳理一遍。如果能把查差異當做破案一樣，尋找疑點，深挖線索，順藤摸瓜，直到真相大白。這本來枯燥的事兒就變得有趣了，查出問題也就有了破案成功后的滿足感，為繁瑣、瑣碎的財務工作增添一些樂趣。

正確有效的核對工作是行之有效的內(nèi)部控制方法。對企業(yè)會計核算的真實性、準確性、完整性起著很重要的作用，可以幫助單位有效避免散流失，可以促進會計人員全面掌握會計事項，提高業(yè)務能力。

四、利用工具，事半功倍

除了具備專業(yè)的知識和技巧，還需要學會使用工具，一方面可以增加正確率和科學性，另一方面還可以節(jié)省時間和精力，一舉多得。

熟悉財務核算軟件，充分利用現(xiàn)有功能。首先主動去了解軟件，知道它有哪些功能，然后在實踐中應用；其次保持好奇心，懷疑主義，主動去想“有沒有好的辦法解決手頭的問題，或者更快捷的方式”然后去找方法，或者咨詢軟件客服人員或者上網(wǎng)搜索，常常設(shè)問“是這樣不行那樣行不行呢？”從2019年事業(yè)單位執(zhí)行政府會計制度準則，一筆業(yè)務登記，既要做財務會計分錄，還要做預算會計分錄，一筆業(yè)務兩套賬，為了實現(xiàn)精細化管理，核算時新增了非常多的相關(guān)要素：項目名稱、預算管理類型、預算來源、功能分類、課題、往來單位、個人往來、部門管理等要素，選擇要素也很費時間，做賬時間大了好幾倍。后來自然資源部統(tǒng)一使用的核算軟件新增了憑證智能推薦功能，當時沒太當回事，還在吭哧吭哧的埋頭按以往方式處理，后來才發(fā)現(xiàn)它的魔力，只要稍做設(shè)置，很多預算會計憑證憑證就可以輕松獲得，有的則稍做修改就可以完成，效率提高了可不是一點兒啊。所以要關(guān)注新增功能的應用，那些很可能就是你的金鑰匙。又比如單位新建的內(nèi)控信息系統(tǒng)要輸入各類預算指標，指標很多，如果手工錄入，費時費力，我就想著能不能從現(xiàn)有的哪個系統(tǒng)中導出呢，核算系統(tǒng)中的預算指標模塊中的信息挺全，但沒有導出功能。正躊躇時，忽然想到另外一個模塊—預算執(zhí)行模塊，這里信息多，而且包含預算指標，這下趕快實踐，于是導出執(zhí)行數(shù)據(jù)，再增加、刪除一些內(nèi)容，問題果然迎刃而解，順利得到我要的信息了，這下子可是省了不少事兒。多設(shè)問多思考，帶著疑問找方案，常常有意外的收獲，小小的成就感就來了。

日常財務工作離不開計算器，它也是有使用技巧的。熟練掌握常用的功能鍵，比如累計顯示鍵M+、M-、MR功能鍵，不僅事半功倍，而且因為一般非財務人員不大用這些功能鍵，你要是能熟練運用，你的專業(yè)能力不小心就顯露出來了。

基層財務人員需要經(jīng)常使用電子表格，學習表格制作技巧是提高工作效率和保證數(shù)字準確性的一個利器。幾年前部門來了一個年輕人，介紹一個超級有用的查找和引用函數(shù)VLOOKUP，處理表格數(shù)據(jù)又快又準確。從中體會到工具的便捷和重要性，受此啟發(fā)，遇到問題，主動通過網(wǎng)絡搜索解決工作中遇到的表格制作問題、去了解電子表格等軟件的新功能。帶著問題去找方法，有針對性的去學習，能力的進步特別明顯?，F(xiàn)在，工作要求越來越細致，核算越來越精細化，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中的分類統(tǒng)計不斷增多，原來簡單的工資發(fā)放，要按不同項目、不同人員類別核算，要扣養(yǎng)老金、住房公積金、個稅等扣款項目，要實現(xiàn)精準支付，用電子表格的“篩選”功能也可以一點點算出來，但因要素多，工作一下變得復雜起來，效率低下，可通過SUMIF條件求和公式，就很容易輕松獲得，在實際工作中發(fā)揮著強大的作用，大大提高了工作效率。人最大的快樂就是進步，看見自己能解決了問題，真是高興地不得了。在一個個小竅門、小技巧的成功實踐中，享受繁雜、枯燥、重復的財務工作包含的小樂趣。

忙碌，對于許多財務人來說是再正常不過的一件事了，財務工作活多，事還特麻煩瑣碎，有很大一部分基層財務人員的工作看起來忙碌，但是卻體會不到充實和價值，只是按部就班地收付、科目、數(shù)據(jù)、表格……每個月都在做類似的事情，時間長了，基層財務人員難免會產(chǎn)生“聽到指令—實行指令”的機械反應，對于工作中的一些新情況、新機遇，會越來越不敏感，同時由于總呆在辦公室，視野不開闊、主動思考的能力也會退化，習慣了固有模式的財務人面對富有挑戰(zhàn)性的工作時，就容易產(chǎn)生力不從心或想要逃避的挫折感，對工作失去了熱情，陷入了西西弗斯困境。希臘神話中的西西弗斯，每天把大石頭推到山頂，再看著它滾落，然后又推上去，周而復始?；鶎迂攧杖藛T如何不被千篇一律的工作磨滅熱情，那就得學會在不起眼的事情發(fā)現(xiàn)樂趣。事實上，沒有人的工作能一直波瀾起伏，驚喜不斷，日常工作總是重復，甚至有點兒乏味。與其抱怨不如好好兒學學享受，不抱怨周而復始，因為事情雖然一樣，每天的樂趣卻不一樣，每天工作清零是樂趣，工作中業(yè)務處理小技巧的發(fā)現(xiàn)、掌握，讓工作事半功倍，是樂趣；核對數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)了問題，探尋糾正的過程是樂趣；數(shù)據(jù)核對完美正確更是樂趣。

財務是一門很精準的工作，要求基層財務人員要準確收付、核算每一項經(jīng)濟業(yè)務，財務工作不是一件很具有創(chuàng)新意識的工作，它是靠一個一個精準的數(shù)字來反映問題，所以一定要加強自己對數(shù)字的敏感度，一方面確保反映的數(shù)據(jù)質(zhì)量是高的，另一方面，發(fā)現(xiàn)枯燥數(shù)據(jù)信息背后反映的有價值的線索，向管理層反映問題、解決問題，這也是基層財務人員的價值所在。

基層財務人員在日常工作培養(yǎng)嚴謹細致的工作能力，認真對待每個工作環(huán)節(jié)；當天事當天做，不積壓，有計劃有執(zhí)行力地開展工作；充分利用核對手段，印證數(shù)據(jù)的可靠性，提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量；利用現(xiàn)有核算軟件、電子表格等工具提高工作效率和正確性，就能在繁雜的財務工作中通過提供準確的數(shù)據(jù)信息提升工作熱情，展現(xiàn)基層財務人員的業(yè)務素質(zhì)，提升基礎(chǔ)財務人員的工作成效。