簡(jiǎn)談打葉復(fù)烤企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)降本增效的辦法

呂小波

（重慶煙葉復(fù)烤有限公司萬(wàn)州復(fù)烤廠，重慶 404040）

1 打葉復(fù)烤企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及未來(lái)趨勢(shì)

打葉復(fù)烤企業(yè)作為煙草產(chǎn)業(yè)鏈的重要環(huán)節(jié)，雖取得了一定成績(jī)與進(jìn)步，但相較于整個(gè)煙草行業(yè)翻天覆地發(fā)展變化而言，復(fù)烤企業(yè)行進(jìn)腳步可謂嚴(yán)重滯后，儼然成為煙草行業(yè)發(fā)展短板。審視當(dāng)前企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，其正面臨來(lái)自以下三個(gè)方面的困局挑戰(zhàn)：首先，生產(chǎn)加工設(shè)備設(shè)施普遍老化，企業(yè)雖為配合卷煙工藝發(fā)展不斷進(jìn)行技術(shù)升級(jí)改造，但主體設(shè)備老化問題仍未得到解決反而日漸突出，同時(shí)受限于企業(yè)成立初期所制定工藝設(shè)計(jì)方案，難以滿足當(dāng)下卷煙工業(yè)企業(yè)均質(zhì)化、模塊化加工要求，另外設(shè)備老化亦造成企業(yè)維修及能耗成本呈逐年增加態(tài)勢(shì)。其次，企業(yè)自身難以實(shí)現(xiàn)技術(shù)突破，縱觀企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)以及在煙草行業(yè)工商系統(tǒng)內(nèi)上承下接的功能、位置屬性，不難發(fā)現(xiàn)其生產(chǎn)規(guī)模調(diào)整和復(fù)烤工藝改良均基于卷煙工業(yè)客戶而定，呈現(xiàn)出被動(dòng)發(fā)展趨勢(shì)，很難通過自我創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)技術(shù)突破。最后，煙葉加工總量逐年遞減，企業(yè)陷入“吃不飽”經(jīng)營(yíng)困境，伴隨國(guó)家控?zé)熈Χ仍鰪?qiáng)，煙草種植規(guī)模縮減，企業(yè)生產(chǎn)季節(jié)性特征明顯等內(nèi)外因素交織，特別是近年來(lái)各卷煙工業(yè)公司實(shí)施煙葉配方打葉、集中加工的調(diào)整，造成原本布局相對(duì)合理的復(fù)烤企業(yè)面臨開工不足困境，這對(duì)主要靠增加委托加工量而創(chuàng)效增收的復(fù)烤企業(yè)而言不可謂不是關(guān)乎生死存亡嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

好在“辦法總比困難多”，關(guān)于如何打贏當(dāng)前復(fù)烤企業(yè)所面臨這場(chǎng)生死保衛(wèi)戰(zhàn)，國(guó)家煙草局早在2015年全國(guó)煙草工作會(huì)議上便給出解圍救困良策：改革創(chuàng)新做乘法，精益管理做除法。企業(yè)唯有以降本增效為目標(biāo)，運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)與手段，優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理體系，開展采購(gòu)方式方法調(diào)整、生產(chǎn)加工技術(shù)攻關(guān)及產(chǎn)品質(zhì)量控制等系列活動(dòng)，深挖企業(yè)發(fā)展?jié)撃?，全面提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力。如果將企業(yè)比作海綿，那么所追求的利潤(rùn)便是藏在海綿中的水，通過精細(xì)化管理最終實(shí)現(xiàn)降本增效就是要擰干海綿中每一滴水，讓企業(yè)利益最大化，從而助力企業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)二次騰飛。物資采購(gòu)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)重要一環(huán)，具有投入資源少、收獲效益快的顯著特點(diǎn)，相比于企業(yè)通過其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)降本增效更具綜合競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2 企業(yè)采購(gòu)工作面臨現(xiàn)實(shí)問題及原因分析

審視當(dāng)前復(fù)烤企業(yè)在采購(gòu)方式選擇、采購(gòu)計(jì)劃編制及驗(yàn)收庫(kù)存管理等方面仍存在一些問題和不足，嚴(yán)重阻礙企業(yè)降本增效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，問題具體表現(xiàn)為：

2.1 采購(gòu)方式選擇未貼合實(shí)際、缺乏針對(duì)性，存在采購(gòu)成本不降反升現(xiàn)象

企業(yè)發(fā)展初期階段，采取公開招標(biāo)采購(gòu)所需物資的確可以實(shí)現(xiàn)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉采購(gòu)目的，還能夠積累豐富的供應(yīng)商資源，但隨著企業(yè)產(chǎn)能逐步擴(kuò)大、經(jīng)營(yíng)范圍不斷增加并由此形成對(duì)設(shè)備品種及數(shù)量的需求也相應(yīng)增長(zhǎng)，若僅依靠公開招標(biāo)完成重要物資采購(gòu)顯然已不能滿足提質(zhì)增效的管理要求。企業(yè)在公開招標(biāo)活動(dòng)中傾向于關(guān)注單筆合同總價(jià)較低所帶來(lái)短期效益，而關(guān)于投標(biāo)方售后服務(wù)是否增值、所供產(chǎn)品與現(xiàn)有設(shè)備能否配套使用等因素對(duì)提升采購(gòu)綜合效益的考慮存在不足。究其原因在于未能深入理解和準(zhǔn)確運(yùn)用公開招標(biāo)這把采購(gòu)工具，傾向于采用最低中標(biāo)評(píng)價(jià)法或以投標(biāo)報(bào)價(jià)得分占比較高的綜合評(píng)分法評(píng)選中標(biāo)方。由此所確定出的采購(gòu)成本看似有所降低，卻可能因售后服務(wù)不到位、質(zhì)量有瑕疵、配套效果不理想給產(chǎn)品在后期使用維護(hù)過程中埋下了成本隱患，間接地對(duì)采購(gòu)數(shù)量產(chǎn)生巨大需求，最終抬高了總體采購(gòu)成本，上述問題在生產(chǎn)設(shè)備及備品配件招標(biāo)采購(gòu)過程中表現(xiàn)較為突出。企業(yè)總是將最低投標(biāo)報(bào)價(jià)作為第一關(guān)注點(diǎn)，對(duì)于質(zhì)量是否有保障、售后服務(wù)是否增值等因素的關(guān)注則稍有不足，由此可能形成價(jià)低者中標(biāo)幾率偏高局面。受此影響，各潛在投標(biāo)方傾向于選擇低價(jià)報(bào)價(jià)策略并放棄對(duì)質(zhì)量保障能力及售后服務(wù)水平的部分承諾，而對(duì)于企業(yè)而言每年所評(píng)選出的中標(biāo)方都將是新面孔。由于各中標(biāo)方所提供產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、制造工藝及質(zhì)量控制等方面各有不同，任意兩家產(chǎn)品都可能存在不能配套使用風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)就不得不為頻繁更換的中標(biāo)方所提供產(chǎn)品儲(chǔ)備數(shù)量可觀的備品配件以保證檢修應(yīng)急之需，由此造成備品配件采購(gòu)清單被越拉越長(zhǎng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)批量采購(gòu)，同時(shí)各類備品配件庫(kù)存資金也隨之逐年居高不下，最終導(dǎo)致總體采購(gòu)價(jià)格不降反升。

2.2 采購(gòu)計(jì)劃編審未嚴(yán)格把關(guān)、缺乏科學(xué)性，存在隨意采購(gòu)庫(kù)存高企現(xiàn)象

采購(gòu)計(jì)劃是實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)重要前提和主要依據(jù)，計(jì)劃在編制環(huán)節(jié)能否體現(xiàn)出科學(xué)性經(jīng)濟(jì)性，對(duì)控制采購(gòu)成本有著正相關(guān)的決定性影響。企業(yè)各物資需求部門在制定計(jì)劃過程中，可能會(huì)存在不核實(shí)庫(kù)存情況、不結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際等問題，隨意編制，把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致隨意采購(gòu)引起庫(kù)存高企現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，突破計(jì)劃的緊急采購(gòu)頻頻出現(xiàn)，讓堅(jiān)持按需采購(gòu)、庫(kù)存低位運(yùn)行方針政策無(wú)法得到落實(shí)。上述問題主要集中在以下兩方面：一方面，由于突破計(jì)劃的緊急采購(gòu)呈現(xiàn)出需求時(shí)間點(diǎn)不規(guī)律、需求數(shù)量不穩(wěn)定的特點(diǎn)，企業(yè)不得不采取靈活度更高的單一來(lái)源或詢價(jià)方式多批次、小批量地采購(gòu)未在計(jì)劃內(nèi)急需物資，由此造成采購(gòu)成本極易受原材料價(jià)格波動(dòng)、貨源供應(yīng)不足影響居高不下，無(wú)法通過大批量采購(gòu)實(shí)現(xiàn)降低采購(gòu)成本目的。另一方面，部分物資需求科室為了過分追求庫(kù)存物資品種全、數(shù)量足效果，全然不考慮采購(gòu)預(yù)算、庫(kù)存規(guī)模的實(shí)際，往往偏離實(shí)際需求超額超量制定采購(gòu)計(jì)劃。由此引起的采購(gòu)成本居高不下、流動(dòng)資金被長(zhǎng)期占用等癥結(jié)問題不斷加劇甚至惡化。

2.3 驗(yàn)收監(jiān)管不到位、庫(kù)存盤點(diǎn)不及時(shí)，造成企業(yè)資產(chǎn)流失嚴(yán)重

監(jiān)管是整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)不可或缺的組成部分，通過對(duì)計(jì)劃制定、采購(gòu)實(shí)施、到貨驗(yàn)收等全過程有效監(jiān)管，不但可以有效堵住資產(chǎn)流失漏洞，還可以促使采購(gòu)活動(dòng)由他律走向自律。如果監(jiān)管不到位，特別是在貨物驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)缺少監(jiān)管，驗(yàn)收入庫(kù)管理制度將無(wú)法得到嚴(yán)格執(zhí)行，采購(gòu)相關(guān)人員規(guī)范作業(yè)表現(xiàn)也將大打折扣。譬如，物資采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)管理員可能為圖方便省事僅對(duì)貨物數(shù)量進(jìn)行簡(jiǎn)單核實(shí)，質(zhì)量管理員可能會(huì)忽視驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)減少驗(yàn)收步驟，使得驗(yàn)收入庫(kù)流于形式，如果上述人員對(duì)于可能存在的無(wú)計(jì)劃采購(gòu)、超額采購(gòu)等異常情況及貨物損毀滅失緊急狀況不能及時(shí)做出應(yīng)急處理，將可能造成賬實(shí)不符、殘次品被放行，間接導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失。庫(kù)存盤點(diǎn)不及時(shí)同樣是造成資產(chǎn)流失的罪魁禍?zhǔn)祝髽I(yè)往往將關(guān)注點(diǎn)聚焦在采購(gòu)文件編制及采購(gòu)價(jià)格控制等方面，而對(duì)庫(kù)存盤點(diǎn)不及時(shí)導(dǎo)致資產(chǎn)流失問題重視不足。主要表現(xiàn)在：對(duì)于因采購(gòu)計(jì)劃制定失誤而錯(cuò)購(gòu)的不能配套使用于現(xiàn)有設(shè)備的備件，或因設(shè)備技術(shù)改造后被淘汰的備件，在未做出修舊利廢可行性分析情況下，被以不適當(dāng)方式給處理掉；對(duì)于因各種原因閑置不用但價(jià)值不菲的成套設(shè)備裝置，堆放于庫(kù)房一角棄之不管……這些盤庫(kù)不及時(shí)管理不善的行為無(wú)一不是導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失的直接原因。

3 促進(jìn)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)降本增效的有效舉措

針對(duì)上述采購(gòu)過程中暴露出的問題進(jìn)行認(rèn)真研究分析，結(jié)合筆者自身對(duì)采購(gòu)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提出以下應(yīng)對(duì)措施以期提升采購(gòu)工作績(jī)效實(shí)現(xiàn)降本增效目標(biāo)。

3.1 增強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃制定科學(xué)性經(jīng)濟(jì)性，確保采購(gòu)計(jì)劃審批管理辦法有效執(zhí)行

一是建立健全采購(gòu)計(jì)劃審批制度，對(duì)于貨物品種、規(guī)格數(shù)量及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不加核實(shí)，從而造成錯(cuò)買亂購(gòu)、引起庫(kù)存積壓的行為追究相關(guān)人員責(zé)任，通過制度有力執(zhí)行倒逼計(jì)劃管理人員牢固樹立用途不明的不買、未經(jīng)審批的緩買、價(jià)值高需求量小的少買采購(gòu)理念。二是組建由采購(gòu)部門、物資需求部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督部門組成的聯(lián)合稽查小組，以定期巡查、專項(xiàng)抽查等方式開展庫(kù)存大檢查，對(duì)無(wú)計(jì)劃、超預(yù)算采購(gòu)的貨物要求庫(kù)管員拒絕驗(yàn)收入庫(kù)；針對(duì)盤庫(kù)過程中產(chǎn)生盈虧物資，要全面深入地查找問題根源，對(duì)相關(guān)人員落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員責(zé)任意識(shí)；對(duì)長(zhǎng)期閑置物資，堅(jiān)持以盤活庫(kù)存為導(dǎo)向，充分挖掘使用潛能提高二次利用效率，或采取公開競(jìng)拍方式予以變現(xiàn)。三是將庫(kù)存定額指標(biāo)納入績(jī)效考核，通過將采購(gòu)計(jì)劃管理與庫(kù)存規(guī)模控制有效結(jié)合，進(jìn)一步促進(jìn)庫(kù)存結(jié)構(gòu)趨于合理及庫(kù)存資金占比降低。

3.2 強(qiáng)化供應(yīng)商出入庫(kù)動(dòng)態(tài)管理，推動(dòng)采購(gòu)戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系進(jìn)一步夯實(shí)

在采購(gòu)活動(dòng)中，與供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，在戰(zhàn)略互惠資源整合方面達(dá)成共識(shí)，充分發(fā)揮由供應(yīng)商提供的質(zhì)量過硬產(chǎn)品、全程技術(shù)支持及合同價(jià)格優(yōu)惠等方面優(yōu)勢(shì)，助力實(shí)現(xiàn)采購(gòu)環(huán)節(jié)降本增效。戰(zhàn)略合作伙伴采購(gòu)模式所倡導(dǎo)“總體采購(gòu)成本最優(yōu)惠”理念，明顯優(yōu)于慣常采取采購(gòu)模式所關(guān)注“單筆采購(gòu)業(yè)務(wù)追求最低價(jià)”。通過戰(zhàn)略采購(gòu)，可以彌補(bǔ)機(jī)械僵化運(yùn)用招標(biāo)采購(gòu)過多關(guān)注單筆采購(gòu)合同最低價(jià)所帶來(lái)短期效益而忽視總體成本的不足，同時(shí)還可以扭轉(zhuǎn)由重價(jià)格輕質(zhì)量所引起貨物質(zhì)量得不到保障的被動(dòng)局面。為每名潛在供應(yīng)商建立檔案，根據(jù)其在產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、產(chǎn)品性價(jià)比、財(cái)務(wù)狀況、信用情況等方面真實(shí)表現(xiàn)予以綜合評(píng)定，并按照入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)選出一批穩(wěn)定可靠供應(yīng)商，并將其納入供應(yīng)商庫(kù)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。按照固定頻次并依據(jù)管理辦法對(duì)在庫(kù)供應(yīng)商進(jìn)行打分評(píng)級(jí)，對(duì)不同等級(jí)供應(yīng)商作出不同比例的供貨安排，如此一來(lái)企業(yè)不僅能夠采購(gòu)到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉貨物，還能夠通過評(píng)級(jí)管理進(jìn)一步推動(dòng)供應(yīng)商自我管理與良性競(jìng)爭(zhēng)，最終達(dá)到采購(gòu)綜合效益最大化目的。

3.3 加快采購(gòu)過程數(shù)字信息化建設(shè)，促進(jìn)信息化管理系統(tǒng)與采購(gòu)業(yè)務(wù)深度融合

進(jìn)一步優(yōu)化采購(gòu)供應(yīng)流程線上運(yùn)行模式，打破部門壁壘理順工作流程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息資源共享，有力發(fā)揮采購(gòu)工作協(xié)同效應(yīng)，為降本增效提供信息技術(shù)支撐。在現(xiàn)有信息化辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)上，有效融入ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)使用是明智之舉，能為采購(gòu)活動(dòng)提供功能齊全的管理信息平臺(tái)，讓采購(gòu)活動(dòng)各類資源要素進(jìn)行合理流動(dòng)高效配置，確保實(shí)物流、數(shù)據(jù)信息流及財(cái)務(wù)資金流有效統(tǒng)一，使采購(gòu)部門與物資需求部門、財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)協(xié)同能力及應(yīng)急響應(yīng)能力得到進(jìn)一步提升，使采購(gòu)全過程決策更合理、程序更規(guī)范、監(jiān)管更有力，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理、采購(gòu)監(jiān)督、驗(yàn)收入庫(kù)、結(jié)算支付等采購(gòu)流程在管理信息平臺(tái)上進(jìn)行全面貫通，使得采購(gòu)工作保持零盲點(diǎn)無(wú)死角良好運(yùn)行狀態(tài)。通過信息技術(shù)賦能采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，可以有效地改變當(dāng)前管理粗放、信息滯后、革新困難的采購(gòu)環(huán)境，極大提升采購(gòu)數(shù)據(jù)有益探索和充分利用，為實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)采購(gòu)提供有力抓手，全面助力采購(gòu)管理效能在質(zhì)量與效率上躍升。

3.4 制定落實(shí)三項(xiàng)工作制度，全面提升采購(gòu)工作質(zhì)量與水平

一是集中采購(gòu)制度。集中采購(gòu)不僅能強(qiáng)化和治理采購(gòu)實(shí)施及監(jiān)管過程中容易被忽視的薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)隱患，同時(shí)還有助于提升供應(yīng)商忠誠(chéng)度、增強(qiáng)企業(yè)議價(jià)能力、實(shí)現(xiàn)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉采購(gòu)目的，而且還能鍛煉采購(gòu)隊(duì)伍業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。二是采購(gòu)監(jiān)督制度。采購(gòu)工作不僅要注重程序合規(guī)運(yùn)行，同時(shí)也要強(qiáng)化跟蹤監(jiān)督檢查。通過建立落實(shí)規(guī)范管理監(jiān)督制度和經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)制度，進(jìn)一步明確工作人員在各重點(diǎn)環(huán)節(jié)職責(zé)權(quán)限，促進(jìn)其認(rèn)真履職盡責(zé)。三是權(quán)力約束和信息公開制度。不僅可以有效將采購(gòu)隱性權(quán)力關(guān)進(jìn)制度籠子，同時(shí)還可以讓全員共同參與采購(gòu)全過程監(jiān)管，讓陽(yáng)光采購(gòu)成為一種制度必然，這既符合現(xiàn)代公司制企業(yè)發(fā)展規(guī)律，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)工作人員有效保護(hù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

眾所周知，降本增效從來(lái)都是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)性工程，需要企業(yè)統(tǒng)攬全局，以提升員工素質(zhì)、優(yōu)化工作流程、用好信息技術(shù)等方面為抓手，克服短視盲目決策弊病，遵循市場(chǎng)規(guī)律，穩(wěn)扎穩(wěn)打，方能行穩(wěn)致遠(yuǎn)。同時(shí)，隨著精細(xì)化管理要求不斷提高，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)乏力大環(huán)境下，成本控制目標(biāo)任務(wù)艱巨，企業(yè)唯有認(rèn)清形勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念，以追求成本效益為起點(diǎn)，以增強(qiáng)綜合實(shí)力為終點(diǎn)，不斷為煙草行業(yè)健康穩(wěn)健發(fā)展增添動(dòng)能與勢(shì)能。