提升事業(yè)單位物資管理的有效措施

◎陳文賢

引言：

事業(yè)單位承擔(dān)社會服務(wù)職能，是為滿足廣大人民群眾在生活、醫(yī)療等各方面所需而設(shè)立的組織。事業(yè)單位各項(xiàng)工作與活動的順利開展，離不開充足的物資作為基礎(chǔ)保障，如何合理管理各類物資，是新時(shí)期事業(yè)單位在運(yùn)行發(fā)展中需重點(diǎn)關(guān)注的問題。但是，當(dāng)前我國一大部分單位并未高度重視物資管理，依然采取粗放式的物資管理模式，沒有基于有效的內(nèi)部控制，加強(qiáng)對物資的管理，存在內(nèi)控意識薄弱、預(yù)算管理控制不合理、存貨管理制度不完善等實(shí)際問題，整體來看單位的物資管理工作成效并不樂觀，還會導(dǎo)致大量國有資產(chǎn)流失，影響到單位的正常運(yùn)行與長遠(yuǎn)發(fā)展。基于這一背景，本文就提升事業(yè)單位物資管理的有效措施展開分析與論述。

一、事業(yè)單位物資管理的意義

事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展，離不開各類物資，物資類型多種多樣，主要用于滿足日常工作以及各項(xiàng)活動開展的需要，例如，部分辦公用品具有低值易耗品特征，一般情況下購買與使用的頻率較高。隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，基于市場大環(huán)境，物資管理也逐漸成為體現(xiàn)單位綜合管理水平的一項(xiàng)重要工作。要想確保物資的合理使用，體現(xiàn)不同物資的實(shí)用價(jià)值，加強(qiáng)物資管理，改進(jìn)管理方法尤為關(guān)鍵。開展物資管理工作，對物資從采購到使用的整個(gè)過程加以嚴(yán)控，規(guī)范流程，進(jìn)行定期的盤點(diǎn)與清查，可確保賬實(shí)相符，不會出現(xiàn)嚴(yán)重的物資流失現(xiàn)象。而且，在強(qiáng)有力的管理與監(jiān)督下，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資損壞、物資報(bào)廢等情況，由單位物資管理人員查明原因之后，上報(bào)給管理部門，根據(jù)上級指示再進(jìn)行合理的處理，能夠?qū)崿F(xiàn)最大程度確保物資安全完整，體現(xiàn)出物資的價(jià)值。通過進(jìn)一步加強(qiáng)物資管理，既可以從預(yù)算角度，以更符合單位實(shí)際的物資采購計(jì)劃來進(jìn)行采購工作，遵循降本增效的原則，控制額外的成本支出，又可以經(jīng)物資領(lǐng)用程序，有序發(fā)放各部門所需的物資，減少庫存量，不出現(xiàn)物資長期擱置，提高每一項(xiàng)物資的使用效率，并促使單位的經(jīng)濟(jì)與社會效益同步提升。

二、事業(yè)單位物資管理現(xiàn)狀分析

（一）內(nèi)控意識薄弱，物資管理存在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，目前部分事業(yè)單位習(xí)慣以簡單的程序與方法來開展物資管理工作。盡管近幾年國家在內(nèi)部控制方面的理論研究不斷深入，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)更加豐富，且先后出臺了多項(xiàng)政策文件，為事業(yè)單位加強(qiáng)物資管理指明方向，但是受傳統(tǒng)思想觀念和單位的管理制度影響，關(guān)于物資管理的內(nèi)控意識較為薄弱，并沒有將內(nèi)部控制與物資管理相結(jié)合，物資管理工作中仍存在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。例如，崗位職責(zé)劃分不明確，物資管理崗位的職能定位較為模糊，可能與單位其他崗位的職務(wù)交叉，工作內(nèi)容重疊，某環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題之后，不能第一時(shí)間問責(zé)到人，更是頻頻發(fā)生相互推諉、不愿承擔(dān)責(zé)任的問題。

（二）預(yù)算管理控制不合理，導(dǎo)致物資采購成本偏高

對事業(yè)單位而言，要想嚴(yán)格控制物資采購成本，并且確保物資采購計(jì)劃的合理性與可行性，做好相應(yīng)的預(yù)算管理控制工作尤為關(guān)鍵。但是據(jù)了解可知，部分單位的預(yù)算管理與物資管理相脫節(jié)，預(yù)算管理控制不合理，在編制物資管理計(jì)劃之前，并沒有完成各項(xiàng)調(diào)研分析準(zhǔn)備工作，這種情況下就會導(dǎo)致物資的盲目采購，與單位實(shí)際需求不相符。事業(yè)單位全面預(yù)算管理的實(shí)施情況不佳，預(yù)算意識沒有貫穿于單位的物資需求、申請、批準(zhǔn)、采購、保管、申領(lǐng)等各項(xiàng)工作的全過程，缺少完善的管理體系，還會因預(yù)算控制不當(dāng)，導(dǎo)致物資采購成本居高不下，根本難以實(shí)現(xiàn)“降本增效”

（三）存貨管理制度不完善，難以規(guī)范物資領(lǐng)用

“無規(guī)矩不成方圓”，對于事業(yè)單位物資管理而言，亦要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度為保障，約束單位各部門人員，在制度的作用下盡可能避免出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)等行為。然而，部分事業(yè)單位尚未建立完善的存貨管理制度，根據(jù)計(jì)劃采購物資之后，就不再重點(diǎn)加強(qiáng)后續(xù)的管理，尤其是難以規(guī)范物資的領(lǐng)用。例如，有的單位大量庫存物資積壓，沒有及時(shí)發(fā)放至相應(yīng)的職能部門，在物資領(lǐng)用過程中，缺少標(biāo)準(zhǔn)的程序與機(jī)制，領(lǐng)用程序并不嚴(yán)格，存在物資申請表和領(lǐng)料單數(shù)量不一致的問題，而庫管人員沒有進(jìn)行仔細(xì)的檢查核對就將物資出庫，出庫時(shí)也未能同時(shí)填寫出庫單，之后可能因工作繁忙而遺忘，造成程序漏洞，不利于后續(xù)的物資清查盤點(diǎn)工作的順利開展。

（四）物資管理人員綜合素養(yǎng)較低，影響工作實(shí)效

目前，部分事業(yè)單位的物資管理人員綜合素養(yǎng)較低，影響具體的工作成效。如物資采購人員，在正式上崗之前缺少系統(tǒng)性的培訓(xùn)，對自身崗位職責(zé)的認(rèn)知不清，且沒有充分了解預(yù)算與采購需求，專業(yè)能力水平不高，更是未能掌握與供應(yīng)商談判的技巧，難以使單位采購到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的物資，不能節(jié)省經(jīng)費(fèi)的支出。還有庫管人員，缺少防范意識、風(fēng)險(xiǎn)意識以及主動意識，往往只是根據(jù)上級的要求被動檢查物資，問題發(fā)生之后才予以補(bǔ)救，在物資入庫檢查、申請領(lǐng)用等過程中，存在不足，而且一些錯誤的行為也會影響到物資的完整性、安全性，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生影響。

（五）物資管理信息化建設(shè)不到位，管理效率難提升

盡管在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，將信息技術(shù)應(yīng)用于物資管理中，已經(jīng)成為必然趨勢，各事業(yè)單位也將信息化建設(shè)提上日程。但是據(jù)了解可知，目前仍有一些單位還是以手工編制賬簿為主，物資管理方面的數(shù)據(jù)處理難度大、工作量大，即消耗大量時(shí)間精力，也不能確保工作質(zhì)量。有的事業(yè)單位已經(jīng)建立了物資管理系統(tǒng)，卻沒有實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，該系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間尚未有效對接，如預(yù)算管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)等，存在信息孤島的現(xiàn)象，還可能因數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)、溝通不到位等，造成重復(fù)勞動、資源配置不合理，顯然不利于提高物資管理工作效率。

三、新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位物資管理的有效措施

（一）強(qiáng)化內(nèi)控意識，基于內(nèi)控視角建立健全物資管理體系

內(nèi)部控制在事業(yè)單位物資管理中的作用十分重要。因此，各單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化內(nèi)控意識，把握內(nèi)控的要素，基于內(nèi)控視角，建立健全物資管理體系。首先，重視內(nèi)控理念的宣傳，組織宣傳引導(dǎo)活動，覆蓋單位的各個(gè)職能部門，使得全體職工都能夠正確認(rèn)知、了解內(nèi)部控制，主動承擔(dān)責(zé)任并且積極配合，逐漸形成全員參與、全員配合的良好局面，為進(jìn)一步加強(qiáng)物資內(nèi)控管理創(chuàng)造條件；其次，結(jié)合內(nèi)控中的“不相容職務(wù)相分離”，明確劃分采購管理、資產(chǎn)管理、存貨管理等職責(zé)，以免出現(xiàn)問題相互推諉，無法問責(zé)到人，提高單位物資管理工作的規(guī)范性；再次，以政府采購制度、預(yù)算制度、稽核制度、物資領(lǐng)用發(fā)放制度等，約束單位相關(guān)人員的實(shí)際行為，從根本上杜絕隨意占用單位資產(chǎn)、不合理使用物資等現(xiàn)象的出現(xiàn)；最后，完善單位的內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制，加大監(jiān)督力度，落實(shí)監(jiān)督職能，設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門，要求獨(dú)立完成對物資采購、物資收發(fā)等活動的審計(jì)監(jiān)督，監(jiān)督管控的過程中若是發(fā)生異常情況，在查明原因并上報(bào)管理層后，及時(shí)采取相應(yīng)的改善措施。

（二）落實(shí)全面預(yù)算管理，實(shí)現(xiàn)全過程控制，降低物資采購成本

針對預(yù)算管理與物資管理相脫節(jié)，導(dǎo)致物資采購計(jì)劃不合理，采購成本居高不下的問題，新時(shí)期我國事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)落實(shí)全面預(yù)算管理，結(jié)合其全員參與、全面覆蓋的特點(diǎn)，加深與物資管理的聯(lián)系，將預(yù)算意識貫穿于全程，并且加強(qiáng)過程監(jiān)管與控制，確保物資采購計(jì)劃符合實(shí)際，降低采購成本[2]。

第一，預(yù)算編制環(huán)節(jié)，既要注重單位各職能部門的參與以及配合，落實(shí)預(yù)算編制責(zé)任，加強(qiáng)內(nèi)部溝通與協(xié)商，又要分析物資價(jià)格變動規(guī)律，把握市場情況，再經(jīng)規(guī)范性的編制流程，由上級下達(dá)預(yù)算目標(biāo)，各部門按需填寫申報(bào)計(jì)劃，完成初步的部門預(yù)算編制，進(jìn)一步完善預(yù)算編制方法，采取零基預(yù)算、滾動預(yù)算等，實(shí)現(xiàn)細(xì)化，經(jīng)多級審核、多次修改之后，確保預(yù)算編制的科學(xué)性，更加直觀地體現(xiàn)出單位各部門對不同物資的需求，統(tǒng)一研究年度采購種類和數(shù)量，基于此制定相應(yīng)的物資采購計(jì)劃，降低采購的隨意性。

第二，預(yù)算批復(fù)環(huán)節(jié)，保證批復(fù)工作按程序推進(jìn)，從預(yù)算視角，增強(qiáng)物資管理的合規(guī)性與嚴(yán)肅性。單位財(cái)會部門應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部預(yù)算批復(fù)實(shí)行統(tǒng)一管理，由專職預(yù)算管理人員，全權(quán)負(fù)責(zé)，根據(jù)單位實(shí)際，選擇批復(fù)方法，包括總額控制、分期批復(fù)、逐項(xiàng)批復(fù)等，針對后續(xù)的預(yù)算追加調(diào)整，實(shí)行無特殊情況一律不得隨意調(diào)整的原則，以防個(gè)人原因下的物資管理不當(dāng)，造成部分材料或者資產(chǎn)流失，而獲得追加預(yù)算，導(dǎo)致相關(guān)物資管理人員的責(zé)任心大大降低。

第三，預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，事業(yè)單位必須強(qiáng)化執(zhí)行過程的控制與監(jiān)管，明確各預(yù)算責(zé)任中心的具體職責(zé)與義務(wù)，建立資金支付控制、執(zhí)行分析控制、審查監(jiān)督控制等機(jī)制，并且嚴(yán)格履行審批流程，以防出現(xiàn)越級審批的行為，確保預(yù)算執(zhí)行的效率以及進(jìn)度。執(zhí)行環(huán)節(jié)，關(guān)于單位物資的儲備、消耗等管理，將所采購的物資按照部門申請，一一下發(fā)，規(guī)范物資領(lǐng)用以及使用，物資數(shù)量上盡可能實(shí)現(xiàn)合理的最小化，降低倉庫貨物占有率，并且滿足全面預(yù)算中的庫房管理費(fèi)、物資損耗費(fèi)逐年下降的要求。從管理視角出發(fā)，貫徹“算管結(jié)合，算為管用”，結(jié)合預(yù)算執(zhí)行全過程的有效監(jiān)督以及控制，掌握物資的消耗情況，將成本預(yù)算落到實(shí)處，根據(jù)預(yù)算來不斷優(yōu)化物資管控，更加真實(shí)地反映單位物資狀況。

第四，決算與評價(jià)環(huán)節(jié)，即對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行總結(jié)，編制年度報(bào)告，認(rèn)真填寫相應(yīng)的表格，反映單位財(cái)務(wù)狀況，并且通過統(tǒng)一平臺實(shí)行預(yù)決算公開，符合財(cái)政部展開專項(xiàng)檢查工作的要求；加強(qiáng)預(yù)算績效評價(jià)控制，既要包含基礎(chǔ)性的財(cái)務(wù)指標(biāo)，又要根據(jù)工作實(shí)際，設(shè)置預(yù)算執(zhí)行、庫存物資收發(fā)與管理、預(yù)算目標(biāo)達(dá)成情況等各項(xiàng)指標(biāo)，綜合考量在全面預(yù)算作用下單位庫存物資管理工作的效率、完成質(zhì)量等，并且將評價(jià)考核與激勵獎懲相對接，以此促進(jìn)全面預(yù)算管理的落實(shí)，大大提高物資管理的水平。

（三）建立完善的存貨管理制度，杜絕出現(xiàn)跑冒滴漏現(xiàn)象

事業(yè)單位必須建立存貨管理制度，嚴(yán)格規(guī)范整個(gè)流程，加大管控，杜絕出現(xiàn)跑冒滴漏的現(xiàn)象。一要明確存貨管理的目的是保障庫存物資的安全完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)以及關(guān)于內(nèi)控管理下達(dá)的文件通知，制定存貨管理制度；二要把握存貨管理的重點(diǎn)，首先，應(yīng)加強(qiáng)物資采購管理，根據(jù)預(yù)算安排物資采購計(jì)劃，當(dāng)采購物資入庫后，及時(shí)發(fā)放；其次，分析庫存與實(shí)耗，盡可能避免過多的材料積壓，每一項(xiàng)新購置的物資，都需要以發(fā)票為依據(jù)，列明數(shù)量、品種等關(guān)鍵信息，入庫的物資也要加強(qiáng)管理，減少損耗；三要簽訂關(guān)于物資的購銷合同，由單位庫管人員加強(qiáng)入庫管理工作，仔細(xì)審核、驗(yàn)收物資，檢查品種、數(shù)量、規(guī)格等供貨單、發(fā)票等是否一致，若是發(fā)現(xiàn)物資破損，在查明原因后及時(shí)解決問題，以防驗(yàn)收了不合規(guī)的物資；四要改善物資領(lǐng)用出庫管理，領(lǐng)用手續(xù)必須完整，各部門負(fù)責(zé)領(lǐng)用人員，如實(shí)填寫申請表，說明物資用途，經(jīng)審批通過之后方可領(lǐng)用物資，庫管人員將物資出庫之后，同時(shí)填寫出庫單，并實(shí)行“一式三聯(lián)”；五要加大后續(xù)的監(jiān)督力度，由庫管人員定期檢查物資情況，完成盤點(diǎn)清查工作，保證賬實(shí)相符，以防發(fā)生跑冒滴漏，并且對于庫存量過剩的情況，及時(shí)與使用部門溝通和分析，測算下一年的使用量，再通知采購部門按下一年的實(shí)際使用量編制采購預(yù)算。

（四）加強(qiáng)物資管理隊(duì)伍建設(shè)，提升物資管理工作實(shí)效

事業(yè)單位要想提升物資管理工作的完成效率，則應(yīng)當(dāng)組建一支更加專業(yè)的物資管理隊(duì)伍，由優(yōu)秀且綜合素養(yǎng)高的人員作為支撐。事業(yè)單位可加大教育培訓(xùn)的力度，側(cè)重于對單位倉儲管理人員、采購人員等的培訓(xùn)工作，采取多樣化的培訓(xùn)方式，以督促相關(guān)人員積極參與。例如，邀請專門的學(xué)者、專家展開培訓(xùn)講座，讓物資管理者了解更多相關(guān)的知識，不斷提升自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)；引導(dǎo)物資管理者運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等渠道學(xué)習(xí)物資管理的相關(guān)法律政策和知識，進(jìn)一步提高物資管理的水平。除此以外，信息化時(shí)代單位物資管理必然使用了相應(yīng)的信息系統(tǒng)，因此還要加強(qiáng)管理人員的系統(tǒng)操作能力，通過專題培訓(xùn)，理論與實(shí)踐相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)在物資管理工作中充分運(yùn)用信息化。例如，清查車輛、房屋、土地等固定資產(chǎn)后，將清查的數(shù)據(jù)信息以電子表格的形式記錄下來，如此清查資產(chǎn)的數(shù)據(jù)信息會更加有效、真實(shí)，更有利于事業(yè)單位開展固定資產(chǎn)管理工作。

（五）構(gòu)建物資管理信息系統(tǒng)，發(fā)揮信息化管理的作用

事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建物資管理信息系統(tǒng)，將信息化管理的優(yōu)勢與作用充分發(fā)揮出來。一方面，強(qiáng)化物資管理相關(guān)人員的信息化認(rèn)知度，由單位管理層牽頭，貫徹落實(shí)新理念、新方法，促使信息技術(shù)、信息化管理手段與物資管理相結(jié)合，既要注重技能培訓(xùn)，信息素養(yǎng)的提高，又要加大在物資管理方面的信息化建設(shè)力度，促使物資管理人員參與其中，根據(jù)實(shí)際工作需求，對物資管理信息系統(tǒng)的功能、性能等提出想法；另一方面，在認(rèn)識到物資管理信息化的重要性、必要性基礎(chǔ)之上，單位可以根據(jù)實(shí)際需求，與技術(shù)服務(wù)型企業(yè)建立合作關(guān)系，共同擬定符合單位自身情況的物資管理信息化建設(shè)方案，從長遠(yuǎn)角度出發(fā)，引入先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，滿足物資管理工作的多樣化需求。另外，物資的采購、入庫、領(lǐng)用等流程都包含在信息系統(tǒng)中，借助信息技術(shù)，將各方面的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)整理，便于單位管理者對物資領(lǐng)用、物資采購等情況有更加全面的了解，同時(shí)在應(yīng)用中不斷完善系統(tǒng)的查詢、報(bào)表等功能，自動更新庫存數(shù)據(jù)，將物資系統(tǒng)與預(yù)算、成本、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)相對接，實(shí)現(xiàn)資源共享，降低重復(fù)勞動，加深部門之間的溝通與聯(lián)系，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，從源頭上提高工作效率與質(zhì)量。

結(jié)束語：

根據(jù)上述的分析可知，新形勢下我國各級事業(yè)單位做好物資管理工作是十分必要的，既可以順應(yīng)改革趨勢，更好地應(yīng)對當(dāng)前的大環(huán)境，又可以確保單位各項(xiàng)資源的優(yōu)化配置以及合理使用，避免出現(xiàn)過多的物資浪費(fèi)。但是物資管理工作相對復(fù)雜，涉及多個(gè)管理部門，這也就要求事業(yè)單位從實(shí)際出發(fā)，持續(xù)改善物資管理的手段，按照規(guī)章制度以及規(guī)范程序，做好物資采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等方面的工作，全面提升物資管理水平，從而進(jìn)一步推動單位自身的可持續(xù)健康發(fā)展。