精益管理視角下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量的提升研究

袁艷 廣饒縣醫(yī)療保障局

在現(xiàn)階段，我國正處于全面深化改革發(fā)展的關(guān)鍵階段，而醫(yī)療衛(wèi)生體制改革是至關(guān)重要的一部分，其改革發(fā)展效果與我國醫(yī)療衛(wèi)生水平密切相關(guān)。同時，醫(yī)療衛(wèi)生檔案作為完整、真實記錄患者診療信息的重要載體，其管理質(zhì)量提升助力提升醫(yī)療技術(shù)水平具有十分重要的作用和意義。不僅如此，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量的提升可以促進醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息資源價值的挖掘，有利于醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)工作質(zhì)量和科研工作發(fā)展的積極作用。因此，在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理中，融入精益管理模式具有一定的必要性和重要性。但在實踐中，不可否認(rèn)的是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理還存在諸多缺陷和不足，直接影響醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作價值的體現(xiàn)。基于此，文章基于精益管理視角研究醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升路徑具有一定的現(xiàn)實意義和必要性。

一、精益管理的內(nèi)涵和醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的重要性分析

（一）精益管理的內(nèi)涵

精益管理源自精益生產(chǎn)(lean production)，是衍生自豐田生產(chǎn)方式的一種管理哲學(xué)。精益管理模式的最早成功實踐在生產(chǎn)系統(tǒng)管理中，發(fā)展至今，已經(jīng)在企業(yè)的各項管理業(yè)務(wù)中推廣應(yīng)用[1]。基于核心視角而言，精益管理是生產(chǎn)者基于客戶視角，不斷改善生產(chǎn)流程，以此提高生產(chǎn)效率的同時，降低生產(chǎn)資源投入，起到有效控制生產(chǎn)成本，有效提高生產(chǎn)質(zhì)量等作用，以期在提高客戶滿意度的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)社會性的價值最大化目標(biāo)。

（二）醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的重要性

醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的重要性不言而喻，總結(jié)體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作是醫(yī)療機構(gòu)健康發(fā)展的基礎(chǔ)。在當(dāng)前醫(yī)療體制改革深入的環(huán)境中，應(yīng)加強醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能有序推進醫(yī)療機構(gòu)各項工作，為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。由于醫(yī)療衛(wèi)生檔案是完整、準(zhǔn)確記錄醫(yī)療機構(gòu)各項業(yè)務(wù)活動的重要記錄，在醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展中起到重要作用，通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理，可以研究醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展規(guī)律，從而能夠在后續(xù)醫(yī)療衛(wèi)生工作政策和措施決策中，有意地避免負(fù)面影響因素，能夠大幅度提升醫(yī)療衛(wèi)生各項業(yè)務(wù)水平，最終便于推動醫(yī)療機構(gòu)健康、持續(xù)發(fā)展[2]。

2.醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理是管理工作的核心構(gòu)成部分。在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作中，科研檔案收集是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，是檔案積累的重要手段之一。檔案工作者應(yīng)對整個科研活動進行全過程跟蹤收集與整理，便于完整收集準(zhǔn)確的醫(yī)療檔案資料[3]。不僅如此，醫(yī)療機構(gòu)的管理水平、醫(yī)療技術(shù)水平等的提升與檔案管理工作密切相關(guān)。具體來說，醫(yī)療技術(shù)水平的提升與科研工作和醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)水平以及工作經(jīng)驗積累具有直接的聯(lián)系，并且臨床和各類檔案資料的完整性，也是醫(yī)療技術(shù)水平提升的關(guān)鍵性因素。因此，加強醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理，可以為醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)療、科研、管理等工作提供必要的信息參考和支持，保證醫(yī)療機構(gòu)各項工作有序進行。

3.維護醫(yī)患雙方利益。醫(yī)療衛(wèi)生檔案作為醫(yī)療活動中形成的重要資料，在記錄過程中往往要保持完整性和真實性，尤其是在醫(yī)療糾紛發(fā)生之后，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可以為醫(yī)患雙方之間的合法權(quán)益提供信息保障，原因在于醫(yī)療衛(wèi)生檔案形成過程中，往往是基于真實角度進行完整記錄整個醫(yī)療過程，這樣一來，就可以通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案來明確醫(yī)患雙方的責(zé)任，使得醫(yī)療衛(wèi)生檔案可以成為還原醫(yī)療事故實時的有力憑證，便于在醫(yī)患糾紛解決中提供具有法律憑證的依據(jù)，進而有利于維護醫(yī)患雙方利益[4]。

二、精益管理視角下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理現(xiàn)狀問題分析

（一）醫(yī)療檔案收集與轉(zhuǎn)化工作不全面

1.在醫(yī)療衛(wèi)生檔案收集方面，仍然存在精細(xì)化不足問題，一方面，部分紙質(zhì)檔案書寫存在字跡模糊、字體辨認(rèn)不清等質(zhì)量問題，難以使用計算機軟件進行數(shù)字化識別和轉(zhuǎn)換，導(dǎo)致難以保證醫(yī)療衛(wèi)生檔案電子化信息的完整性；另一方面，由于醫(yī)療機構(gòu)在發(fā)展中沒有建立統(tǒng)一的檔案集中管理機構(gòu)和機制，使得增量醫(yī)療衛(wèi)生檔案難以統(tǒng)一獲取和保存，導(dǎo)致各類醫(yī)療衛(wèi)生檔案分散保存中醫(yī)療機構(gòu)的各科室，增加了檔案收集管理難度。

2.部分醫(yī)療機構(gòu)缺乏檔案管理信息化建設(shè)項目計劃，直接影響醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作高質(zhì)高效地展開。醫(yī)療機構(gòu)之所以存在這種現(xiàn)象，是因為當(dāng)下醫(yī)療機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人員尚未正確領(lǐng)會醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化管理的重視度，錯誤認(rèn)為醫(yī)療衛(wèi)生檔案資源難以帶給醫(yī)療機構(gòu)直觀的經(jīng)濟效益，這使得醫(yī)療機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者側(cè)重醫(yī)療技術(shù)項目，而在醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)方面缺乏重視和支持，不利醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化管理軟件的建設(shè)和升級[5]。不僅如此，醫(yī)療衛(wèi)生檔案部門沒有與時俱進地加大投入來加快推進信息化建設(shè)進程，直接影響醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作效率和質(zhì)量的全面提升。

（二）醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用率有待提高

醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的最終目的在于提高檔案信息資源利用率，使得其在醫(yī)療機構(gòu)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展中充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。但事實上，當(dāng)下醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用率方面仍然存在不高的問題，具體表現(xiàn)在以下兩方面：

1.醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用模式單一化，缺乏信息化利用的便捷渠道，使得醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息資源共享利用程度不高。在現(xiàn)階段，我國醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用率不高的普遍原因包括以下兩點，一方面醫(yī)療機構(gòu)由于重視度不高，而導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生檔案電子化處理程度不高，僅將部分醫(yī)療衛(wèi)生檔案目錄進行電子化處理，原始內(nèi)容仍然依靠紙質(zhì)檔案查詢?yōu)橹?，使得醫(yī)療衛(wèi)生檔案查詢費時費力，還缺乏質(zhì)量[6]。另一方面，部分存量紙質(zhì)檔案在電子化處理中，局限于先進掃描設(shè)備的電子圖片文件的轉(zhuǎn)換，在此過程中，紙質(zhì)檔案只是以更換了一種保存方式，從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片，但內(nèi)容呈現(xiàn)方式并沒有發(fā)生任何變化，檔案內(nèi)容難以辨別的問題并沒有在源頭上解決，從而直接影響醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用效果。

2.醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化安全問題有待解決。醫(yī)療衛(wèi)生檔案涉及醫(yī)療機構(gòu)的商業(yè)機密和患者的隱私，一旦在信息化處理中出現(xiàn)安全問題，則會產(chǎn)生不可估量的損失。而當(dāng)下醫(yī)療機構(gòu)在醫(yī)療衛(wèi)生電子檔案內(nèi)部控制方面，存在安全意識薄弱、安全風(fēng)險評估缺失、安全管理工作流于形式等缺陷，使得醫(yī)療衛(wèi)生電子檔案容易出現(xiàn)篡改、遺失等問題[7]。不僅如此，在醫(yī)療衛(wèi)生檔案電子資料傳輸時，以互聯(lián)網(wǎng)平臺為載體，在此過程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)不法分子的攻擊而難以保障其利用率，最終影響醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用價值的提高。

（三）檔案管理隊伍缺乏精益管理能力素養(yǎng)

1.醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人員對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理重視度不高，使得其在具體的檔案管理隊伍建設(shè)方面，尚未給予高度重視和支持，具體表現(xiàn)在兩個方面，一方面是醫(yī)療機構(gòu)在檔案管理人員引進方面，沒有嚴(yán)格按照檔案管理工作特點和實際需求進行門檻的設(shè)定，使得檔案管理人員的綜合素養(yǎng)難以滿足醫(yī)療衛(wèi)生檔案精益管理需求[8]。另一方面，檔案管理工作人員的工作待遇和薪酬福利低于其他機構(gòu)，且缺乏職位上的晉升空間，使得檔案管理工作人員在具體的工作中缺乏主動性和積極性，使得檔案管理工作長期處于被動狀態(tài)下展開，直接影響檔案信息資源價值的增值服務(wù)。

2.嚴(yán)重缺乏復(fù)合型人才，難以滿足醫(yī)療衛(wèi)生檔案精益管理和信息化發(fā)展的實際需求。關(guān)于復(fù)合型人才缺乏的主要原因，總結(jié)包括以下幾點：一是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作待遇及薪酬，都遠(yuǎn)低于同性質(zhì)的互聯(lián)網(wǎng)工作，難以吸引專業(yè)信息化人才。二是我國高等教育沒有開設(shè)相應(yīng)的管理專業(yè)，難以借助于系統(tǒng)的高等專業(yè)教育來培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才[9]。三是部分醫(yī)療機構(gòu)現(xiàn)有檔案管理人員缺乏較高的信息化素養(yǎng)，絕大部分是非專業(yè)出身，且更多的是兼職檔案管理工作，并且在醫(yī)療機構(gòu)運行中缺乏相應(yīng)的信息化培訓(xùn)，使得醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作人員的素養(yǎng)難以支撐檔案精益管理和信息化管理，從而直接影響醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量。

三、精益管理視角下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升思路分析

（一）精益化醫(yī)療衛(wèi)生檔案收集和轉(zhuǎn)換

1.完整收集與轉(zhuǎn)換醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料。提升檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)是保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。因此，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)組織醫(yī)學(xué)領(lǐng)域?qū)I(yè)力量，對存量醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息資源進行科學(xué)合理的評估，明確哪些存量檔案具有開放利用的潛在價值，隨后投入人力、物力等展開有價值的紙質(zhì)檔案資料的電子轉(zhuǎn)換工作，在此過程中，檔案管理部門需要組織專職人員負(fù)責(zé)具體的轉(zhuǎn)換工作，確保此項工作高質(zhì)量完成的基礎(chǔ)上，保證檔案電子化轉(zhuǎn)換的完整性和有效性。同時，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)基于檔案統(tǒng)一化管理要求，建立統(tǒng)一的檔案資料管理部門，專職負(fù)責(zé)分散在各科室與部門的檔案收集工作，旨在保證醫(yī)療衛(wèi)生檔案的完整性，為后續(xù)醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用和管理質(zhì)量的提高夯實基礎(chǔ)[10]。

2.醫(yī)療機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)正確領(lǐng)會醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的重要意義，并要在具體的工作中，重視和支持醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作，旨在為醫(yī)療機構(gòu)順利開展檔案管理信息化建設(shè)工作。同時，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)基于檔案管理信息化軟件平臺建設(shè)，搭建從業(yè)人員信息化培養(yǎng)培訓(xùn)平臺，以此采取多元化手段來助力提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和能力，為提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案精益化管理效率和質(zhì)量提供支持。

（二）提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案安全利用率

1.醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的基礎(chǔ)是保障檔案資料的完整性，還要注重檔案安全管理，才能切實提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用率。針對存量檔案的電子化，醫(yī)療機構(gòu)既要充分利用高精度識別軟件，又要醫(yī)療機構(gòu)檔案管理部門在轉(zhuǎn)換工作中提高主動性，做到存量紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)換的應(yīng)轉(zhuǎn)盡轉(zhuǎn)。在此過程中，醫(yī)療機構(gòu)檔案部門管理層及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)做好過程督促工作，將醫(yī)療衛(wèi)生檔案電子化轉(zhuǎn)換任務(wù)完成情況與具體人員的績效薪酬相關(guān)聯(lián)，以此提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案電子化水平，為后續(xù)醫(yī)療衛(wèi)生檔案開發(fā)利用率的提升提供支持。此外，醫(yī)療機構(gòu)在原先互聯(lián)網(wǎng)訪問檔案資料、電話咨詢檔案資料等渠道的基礎(chǔ)上，應(yīng)充分利用微博、微信公眾號等新媒體，主動提供多元化的檔案信息資源訪問渠道，以此提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案利用率。

2.建立健全醫(yī)療衛(wèi)生檔案內(nèi)部管理制度。在實踐中，檔案管理部門應(yīng)定期邀請專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案信息安全評估工作，明確醫(yī)療衛(wèi)生檔案電子資料安全管理中的缺陷，以便及時糾正和完善。同時，建立內(nèi)部監(jiān)控機制，強化風(fēng)險控制措施的執(zhí)行效果，降低醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息泄露、遺失等風(fēng)險問題發(fā)生概率。不僅如此，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)禁止網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，以此避免網(wǎng)絡(luò)違法分子利用黑客能力盜取醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息，只有這樣，才能助力提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案的精益管理質(zhì)量。

（三）加強醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理隊伍建設(shè)

1.醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)加強相關(guān)工作的重視度和支持度，在檔案管理人員招聘工作中，應(yīng)基于精益管理視角下醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作特點和需求，設(shè)定相應(yīng)的考核要求，以此保證引進人才與檔案管理工作崗位要求相適應(yīng)。同時，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)建立并落實監(jiān)督考核機制，旨在消除廣大檔案管理工作者在具體工作中墮落、負(fù)面思想，使得其能夠在具體工作中端正態(tài)度，增強檔案工作服務(wù)的主動性。

2.醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)基于事業(yè)編制、晉升渠道等多樣化舉措，使得大批高素質(zhì)復(fù)合型人才充實檔案管理隊伍。不僅如此，在檔案管理專業(yè)引進的基礎(chǔ)上，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)注重檔案管理隊伍穩(wěn)定性和綜合素質(zhì)的提升，既要通過晉升、福利等方式提高崗位吸引力，又要采取崗位培訓(xùn)、走出去培訓(xùn)等方式，不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。另外，針對醫(yī)療機構(gòu)當(dāng)前嚴(yán)重缺乏信息能力素養(yǎng)高的人才現(xiàn)狀，應(yīng)采取開展信息化知識專題講座等方式，不斷提高檔案管理隊伍的信息化素養(yǎng)，以此為提升檔案管理質(zhì)量提供一支穩(wěn)定性高的高素質(zhì)復(fù)合型人才支持。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量提升的重要性不言而喻，但長期以來，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在一些完整性不高、信息化檔案管理隊伍建設(shè)不足等實際問題，使得醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量難以提升，直接影響醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息資源的增值服務(wù)水平。因此，在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理中，應(yīng)基于檔案管理實際問題，注重精益管理理念的融入，逐步探尋多元化措施來提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案“精益化”管理水平，才能全面提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供支持。