國家公共資源交易服務(wù)平臺工程檔案歸檔實踐

付宏燕

（國家信息中心公共技術(shù)服務(wù)部，北京 100045）

0 引言

檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄［1］。電子政務(wù)項目檔案是在電子政務(wù)項目建設(shè)全過程中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄［2］。檔案對于信息系統(tǒng)工程的作用概括為兩個方面［3］。①憑證作用。檔案是自然形成的，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，是歷史的真憑實據(jù)，具有一定的法律效用。②參考作用。檔案不僅真實的記錄和反映了信息系統(tǒng)建設(shè)和運行維護的全過程，而且反映了工程項目建設(shè)與運行維護活動的深度和廣度，為深入理解信息系統(tǒng)提供了正反兩方面的經(jīng)驗，便于后續(xù)信息系統(tǒng)的建設(shè)過程進行參考并尋找答案，但目前已有文獻中結(jié)合國家電子政務(wù)項目檔案的歸檔總結(jié)與深入探索依然較少。

國家公共資源交易服務(wù)平臺是落實《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈整合建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺工作方案〉的通知》（國辦發(fā)〔2015〕63號）文件要求的重要舉措，為國家級電子政務(wù)工程項目，依托國家電子政務(wù)外網(wǎng)，實現(xiàn)與31個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團公共資源交易服務(wù)平臺，以及財政部、自然資源部、國資委等主管部門公共資源交易數(shù)據(jù)的采集，并將所匯集的全國范圍內(nèi)交易信息，為市場主體、社會公眾和監(jiān)管部門提供服務(wù)。平臺一期工程于2019年12月完成竣工驗收，本人作為工程建設(shè)的主要人員和竣工驗收組織者，結(jié)合項目建設(shè)特點完成了紙介質(zhì)檔案、電子化檔案的全部歸檔，形成了完整的案卷清單和文件清單。特梳理出歸檔過程，為電子政務(wù)工程的檔案歸集和驗收工作提供借鑒或參考。

1 國家公共資源交易服務(wù)平臺建設(shè)特點

1.1 建設(shè)內(nèi)容多、覆蓋面廣、文檔量大

國家公共資源交易服務(wù)平臺一期工程的建設(shè)內(nèi)容較多，包括一網(wǎng)（全國公共資源交易信息共享網(wǎng)絡(luò)）、兩門戶（政務(wù)外網(wǎng)門戶、互聯(lián)網(wǎng)門戶）、五庫、15個應(yīng)用、四大類29個標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、配套基礎(chǔ)設(shè)施等，交易數(shù)據(jù)覆蓋九個交易領(lǐng)域、全國600多個地方交易平臺和多個國家部委。項目按照層次關(guān)系簡單劃分為集成、單項、配套，對應(yīng)56個合同。參與角色除項目建設(shè)單位和指導(dǎo)單位外，涉及監(jiān)理、總集成商、設(shè)備供貨商、設(shè)備原廠商、安全集成商、單項應(yīng)用開發(fā)商、標(biāo)準(zhǔn)制定商、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)商、運維接手單位等，各參與方即為相關(guān)文檔的責(zé)任方，文檔量大。

1.2 工程建設(shè)分階段實施

從可行性研究報告（代項目建議書）開始，國家公共資源交易服務(wù)平臺按順序共經(jīng)歷了項目立項、招投標(biāo)、開工令、設(shè)備采購供貨、調(diào)研與詳細設(shè)計、開發(fā)與集成、單項初驗、集成初驗、試運行、單項終驗、集成終驗、整體工程初驗、竣工驗收等里程碑關(guān)鍵點。從電子政務(wù)項目建設(shè)實施的組織角度，我們將單項初（終）驗、集成初（終）驗、整體工程初驗、竣工驗收做為四個大的建設(shè)階段。

關(guān)鍵節(jié)點中，項目立項上報、招投標(biāo)由建設(shè)單位完成，確定了工程建設(shè)內(nèi)容和投資，以及項目監(jiān)理和參建廠商；開工令由監(jiān)理簽發(fā)，代表工程正式開始建設(shè)，乙方介入項目；調(diào)研與詳細設(shè)計指應(yīng)用開發(fā)商在立項的初步設(shè)計報告、合同要求基礎(chǔ)上，進一步調(diào)研和需求分析，形成詳細設(shè)計文檔；單項初（終）驗、集成初（終）驗是對應(yīng)用開發(fā)商、集成商負(fù)責(zé)內(nèi)容的驗收；整體工程初驗和竣工驗收需完成工程、技術(shù)、財務(wù)和檔案四個分項的驗收，形成分項驗收審查意見、竣工驗收專家審查意見和總的竣工驗收報告，是對建設(shè)單位的驗收。

各階段均會形成對應(yīng)的文件，或指導(dǎo)本階段工作的實施，或總結(jié)本階段的工作成果，或為后續(xù)階段工作提供參考。紙介質(zhì)文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項目建設(shè)進程同步實施，同時電子文件的形成、積累、收集、鑒定、和定期歸檔要進行全過程的管理，保證電子文件的真實、完整、有效和安全，應(yīng)將所采集的相關(guān)元數(shù)據(jù)一并保存［4］。

1.3 工程文件分階段歸檔要求

與建設(shè)階段相對應(yīng)，國家公共資源交易服務(wù)平臺的文件歸檔也分階段完成：①單項和集成通過初步驗收后進行一次歸檔，重點為實施文件。②單項和集成通過終驗后，進行二次歸檔，整改一次歸檔文件并增加終驗文件。③整體初驗前進行三次歸檔，整改終驗文檔并增加綜合管理類、等保測評類、財務(wù)類及竣工圖、竣工報告等文件。④竣工驗收前進行四次歸檔，修正所有歸檔文件并增加整體初驗文件。⑤竣工驗收后進行五次歸檔，增加竣工驗收報告等文件。歸檔文件應(yīng)完整、成套，真實記錄并準(zhǔn)確反映項目建設(shè)過程和完成情況。

2 歸檔范圍及歸檔文件分類體系

2.1 歸檔步驟

國家公共資源交易服務(wù)平臺的歸檔步驟如下：①工程建設(shè)每個階段收尾時，由參建角色梳理所負(fù)責(zé)的最終版紙介質(zhì)、電子版文件，保持對應(yīng)一致，如應(yīng)用開發(fā)商梳理出該階段的項目實施文件，建設(shè)單位梳理出立項和招投標(biāo)文件、本階段的綜合管理文件。②建設(shè)單位提出文件歸檔范圍、保管期限，編制Excel的歸檔分類體系表，填寫責(zé)任者、形成時間、頁碼等文檔屬性，同時提出檔案的編碼規(guī)則。③依據(jù)歸檔范圍、分類體系表核查文件，進行文件編碼和軟件著錄，同時裝盒組卷并做標(biāo)記。④統(tǒng)一打印脊背、目錄、備考表，根據(jù)標(biāo)記粘貼或放置合適位置，審核調(diào)整每卷文檔或脊背等信息。⑤形成案卷清單、檔案文件清單。

2.2 確定歸檔范圍

國家公共資源交易服務(wù)平臺檔案的歸檔依據(jù)，包括《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》，以及《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》等國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時依據(jù)《國家公共資源交易服務(wù)平臺一期工程初步設(shè)計》及批復(fù)、項目招標(biāo)投標(biāo)文件、合同文件。結(jié)合本工程項目的建設(shè)特點，確定歸檔范圍和保管期限見表1。

表1 國家公共資源交易服務(wù)平臺歸檔范圍和保管期限

續(xù)表1

2.3 歸檔文件分類體系

歸檔文件采用三級分類體系，第一級（大類）包括立項文件、項目管理文件、項目實施文件、財務(wù)管理文件、監(jiān)理文件和驗收文件6大類，歸檔范圍中的設(shè)計文件、硬件和基礎(chǔ)軟件采購歸到項目實施文件類；第二級分類中，項目管理文件的二級類分為綜合管理文件、招投標(biāo)文件和合同文件，其余的二級類都是按照合同進行分類；第三級分類（小類）按照建設(shè)階段或里程碑節(jié)點劃分，對應(yīng)具體的歸檔文件名稱。每一類編碼由由不超過4個大寫英文字母的縮寫構(gòu)成，如XMGL代表一級的項目管理、ZHGL代表二級的綜合管理，JGZD代表三級的機構(gòu)制度，每一類下的文件均按照時間先后順序排列。以一級分類的項目管理文件、實施文件為例，見表2所示。

2.4 歸檔文件編碼規(guī)則設(shè)計

國家公共資源交易服務(wù)平臺歸檔文件的編碼規(guī)則，需要體現(xiàn)出平臺名稱GGZY、所屬大類和小類，以及在小類中的排序等信息。我們設(shè)計文件編碼由五部分組成，前四部分用2到4個縮寫字母表示，第五部分為2位數(shù)字，各部分之間用“-”連接，即：GGZY-一級分類編碼-二級分類編碼-三級分類編碼-文件序號，如建立項目實施機構(gòu)文件所屬項目管理一級類、綜合管理二級類、機構(gòu)制度三級類下時間最早的第1份文件，則文件編碼為GGZY-XMGL-ZHGL-JGZD-01。

3 檔案的組卷和編目

3.1 組卷

組卷需要把歸檔范圍內(nèi)的政務(wù)工程文件按照分類規(guī)律和文件相互關(guān)系組成工程項目案卷。國家公共資源交易服務(wù)平臺以檔案盒為單位進行檔案保管，一盒為一卷。每一卷有唯一的檔號標(biāo)識，檔號由全宗號、分類號和案卷號組合而成。其中，全宗號是固定的，與平臺名稱縮寫一致設(shè)為GGZY，分類號由表2歸檔文件分類體系表中各級分類的編碼組成，案卷號是指檔案盒在該類別按一定順序排列的流水號。案卷清單示例見表3。

表2 國家公共資源交易服務(wù)平臺歸檔文件分類體系表示例

表3 國家公共資源交易服務(wù)平臺一期工程檔案案卷清單

組卷應(yīng)按照項目文件成套性的特點進行，具體要求包括：對每一小類下的文件進行組卷，不能跨類組卷；同一保管期限的文件可組成一卷，不同保管期限的文件不能組成一卷；同一小類下的文件較多時，可按照主題、階段等組卷，如果同一主題下的文件仍然不能裝入一個檔案盒，例如**投標(biāo)文件，可設(shè)成**投標(biāo)文件一、**投標(biāo)文件二等不同的卷；組卷的順序應(yīng)按歸檔文件分類體系中列出的文件名稱順序依次排列；未中標(biāo)的投標(biāo)文件單獨組卷，可不裝入檔案盒。

3.2 編目

編目是指按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程，作用主要體現(xiàn)在兩個方面：一是固定案卷整理成果；二是揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，便于保管和利用。對于電子政務(wù)工程，應(yīng)具備案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄，同時形成備考表、案卷封面和背脊。完成單個文件著錄的基礎(chǔ)上，利用檔案管理軟件打印卷內(nèi)文件目錄、案卷脊背和備考表等信息。

其中，卷內(nèi)文件目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，以表格形式體現(xiàn)，由檔號、件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容，方便開卷即可看到該卷全部關(guān)鍵信息。其中，件號為卷內(nèi)文件排列的順序號，責(zé)任者填寫文檔生成單位或第一責(zé)任者，題名為文件標(biāo)題，示例見表4。

表4 國家公共資源交易服務(wù)平臺卷內(nèi)目錄

備考表排列在卷內(nèi)文件之后，說明案卷內(nèi)文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題,有固定的印刷體格式，需手工簽寫立卷人、檢查人，以及檢查日期。

4 歸檔質(zhì)量要求

高質(zhì)量的歸檔文件才能保證項目檔案的高質(zhì)量。歸檔文件應(yīng)達到如下要求：①真實、齊全、完整、成套，且為原件。②字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，且無破損。③手工簽字、蓋責(zé)任方紅章等手續(xù)完備。④有效頁面均應(yīng)編寫頁碼。⑤電子文檔載體可讀，與紙質(zhì)文檔的組卷、排列方式保持完全一致。

5 歸檔注意事項

由于建設(shè)內(nèi)容多且復(fù)雜，在國家公共資源交易服務(wù)平臺歸檔全過程中，清晰、成體系且易查詢的案卷排列問題貫穿始終，如下的處理原則得到了事半功倍的效果：認(rèn)真梳理歸檔文件分類體系表，案卷以此為基礎(chǔ)順序排列；對于數(shù)量最多的項目實施文件，按集成項目、軟件開發(fā)項目（數(shù)據(jù)庫開發(fā)在前，業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)在后）、設(shè)備采購項目（統(tǒng)一采購在前，自行采購在后）、其他項目的順序排列；在同一個小類或主題下，視情況可按階段、重要程度或時間先后排列。對于卷內(nèi)文件排列，綜合管理文件、財務(wù)管理文件和監(jiān)理文件卷內(nèi)按照問題、時間或重要程度排列；其他卷內(nèi)文件應(yīng)按歸檔文件列表中文件名稱列出的順序排列。

6 結(jié)語

國家公共資源交易服務(wù)平臺共形成檔案146卷、1489件、59213頁，其歸檔全過程具有電子政務(wù)工程項目檔案形成的普適性，具有參考價值。雖然電子政務(wù)工程歸檔工作繁雜、瑣碎，但是以文件分類體系表為基礎(chǔ)開展整理，充分利用著錄軟件的排序、查詢功能進行文檔信息的審核和修改，可節(jié)省大量的時間成本和人力成本。