基于大數(shù)據(jù)的制造型企業(yè)原材料采購成本管理探析

薛小川 丹佛斯（天津）有限公司

制造型企業(yè)原材料采購成本是企業(yè)成本的重要組成部分，直接影響到企業(yè)的盈利能力，原材料采購成本的管理對企業(yè)的生存和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。但是要想把原材料采購成本管理做深做精，在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作方式下存在著很大的難度，這是因?yàn)樵牧喜少彸杀竟芾磉^程中需要處理的數(shù)據(jù)量非常大，需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。近年來大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，正好為解決這一難題帶來了契機(jī)。

一、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)處理方式下原材料采購成本管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）原材料采購成本管理看似簡單實(shí)則復(fù)雜

制造型企業(yè)的原材料采購成本是企業(yè)進(jìn)行原材料采購過程中產(chǎn)生的費(fèi)用的總和。主要包括由采購價(jià)格和采購量計(jì)算而成的費(fèi)用，運(yùn)輸物流費(fèi)用以及因原材料質(zhì)量問題造成的損耗等，其中由采購價(jià)格和采購量計(jì)算而成的費(fèi)用是采購成本中最重要的部分，也是本文重點(diǎn)針對的部分。

初看起來，我們很容易把原材料采購成本的焦點(diǎn)局限于采購價(jià)格的追蹤上。但是當(dāng)深入實(shí)際業(yè)務(wù)后會(huì)發(fā)現(xiàn)，對價(jià)格的追蹤僅僅是原材料采購成本管理中的一個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)需要將采購成本的管理融入企業(yè)整體戰(zhàn)略，從被動(dòng)的對采購價(jià)格變化作出應(yīng)對，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)對采購成本進(jìn)行管理。這涉及到對采購價(jià)格未來走勢的預(yù)測，對采購成本降低目標(biāo)的設(shè)定，對目標(biāo)執(zhí)行效果的監(jiān)控，還要能由采購成本變化模擬出企業(yè)整體財(cái)務(wù)結(jié)果的變化等等。所有這些都要求財(cái)務(wù)人員將采購成本管理的視角擴(kuò)展到更深的層次和更廣的維度。

一方面，需要打通從價(jià)值鏈終端的銷售到價(jià)值鏈源頭的采購的信息通道，并且這個(gè)信息通道應(yīng)該是雙向的，既能夠從產(chǎn)成品倒推到原材料，也能夠從原材料傳導(dǎo)至產(chǎn)成品。該信息流通道需要整合來自企業(yè)不同職能部門中對原材料采購成本構(gòu)成影響的各種因素，包括：采購、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售等。

另一方面，對原材料采購成本的管理需要放眼于企業(yè)所處的市場及宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境，與企業(yè)的整體戰(zhàn)略相結(jié)合，與企業(yè)的財(cái)務(wù)計(jì)劃相融合，使原材料成本的管理為企業(yè)整體戰(zhàn)略的成功提供有力支持。

（二）傳統(tǒng)財(cái)務(wù)處理方式下原材料采購成本管理面臨的挑戰(zhàn)

為了實(shí)現(xiàn)上述更深層次和更廣維度的目標(biāo)，一個(gè)前提條件就是將原材料成本數(shù)據(jù)與其他業(yè)務(wù)模塊數(shù)據(jù)整合到一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)中，使數(shù)據(jù)之間能夠相互關(guān)聯(lián)。但是由于制造型企業(yè)產(chǎn)品種類、型號繁多，并且物料清單（BOM）常常是多層級，將采購模塊數(shù)據(jù)與其他模塊數(shù)據(jù)整合，就會(huì)產(chǎn)生巨大的數(shù)據(jù)量。以本人所在的企業(yè)為例，單原材料料號就超過七千個(gè)，這些料號每個(gè)月產(chǎn)生的采購記錄超過十萬條，這還僅僅是采購記錄單一維度，再關(guān)聯(lián)上BOM和其他職能部門的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量會(huì)成倍增長。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件側(cè)重?cái)?shù)據(jù)的存儲(chǔ)，而加工海量數(shù)據(jù)并提供交互報(bào)告的功能并不完善，如何快速地從如此巨大的數(shù)據(jù)量中提煉出有價(jià)值的信息，對財(cái)務(wù)人員無疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)提升原材料采購成本管理

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)是一種規(guī)模巨大的數(shù)據(jù)集合，能夠輕松獲取并存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)資源，通過對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和分析，篩選出有價(jià)值的信息。具有數(shù)據(jù)體量大、快速的數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)類型多樣化等特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)對原材料采購成本管理的提升體現(xiàn)在：

1.大數(shù)據(jù)可以處理海量數(shù)據(jù)。這解決了因?yàn)槠髽I(yè)產(chǎn)成品及原材料種類、型號繁多，所帶來的處理大量數(shù)據(jù)的難度。

2.大數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)平臺(tái)之間的聯(lián)接。將財(cái)務(wù)與設(shè)計(jì)、采購、生產(chǎn)、銷售等不同職能部門之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。

3.大數(shù)據(jù)技術(shù)可以做到快速響應(yīng)。通過將財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息的聯(lián)動(dòng)，在瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境下支持企業(yè)迅速對市場變化作出反映。

這些優(yōu)勢大大提高了財(cái)務(wù)人員從海量數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值信息的效率，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的融合正在逐步實(shí)現(xiàn)。

（二）大數(shù)據(jù)下原材料采購成本管理平臺(tái)的搭建

借助大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，原材料采購成本管理平臺(tái)通過整合如下幾個(gè)模塊（見圖1），來實(shí)現(xiàn)其功能。

圖1 原材料采購成本管理平臺(tái)系統(tǒng)邏輯示意圖

1.財(cái)務(wù)模塊

包括的信息有：原材料料號、采購發(fā)票價(jià)格、數(shù)量、時(shí)間，原材料及產(chǎn)成品標(biāo)準(zhǔn)成本及實(shí)際成本，財(cái)務(wù)報(bào)表及預(yù)測財(cái)務(wù)報(bào)表，關(guān)鍵財(cái)務(wù)指標(biāo)等信息。

2.采購模塊

包括的信息有：

a.基本采購信息：供應(yīng)商基本信息，供應(yīng)商報(bào)價(jià)，價(jià)格構(gòu)成要素（供應(yīng)商物料成本，供應(yīng)商加工成本，基礎(chǔ)原材料如銅、鐵等占報(bào)價(jià)的比重），企業(yè)與供應(yīng)商協(xié)商一致的價(jià)格變化機(jī)制等。

b.供應(yīng)商價(jià)格變化信息：包括已生效及未來將要生效的價(jià)格變化的時(shí)間，涉及的供應(yīng)商名稱、涉及的物料代碼和名稱、價(jià)格變化的比例、金額。

c.采購成本優(yōu)化、降價(jià)談判信息：包括采購部門已完成及計(jì)劃中的降價(jià)談判的時(shí)間、涉及的供應(yīng)商、涉及的物料代碼和名稱、降價(jià)的比例、金額，降價(jià)生效的時(shí)間等。

3.研發(fā)設(shè)計(jì)模塊

產(chǎn)成品物料清單（BOM）信息：各層級物料代碼、名稱及標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量。

設(shè)計(jì)變更信息：包括變更時(shí)間、變更的原因、變更前后的BOM物料清單。

4.市場銷售模塊

基本銷售信息：每一個(gè)產(chǎn)品對應(yīng)的產(chǎn)品類別、對應(yīng)客戶、對應(yīng)的銷售區(qū)域等。

導(dǎo)入銷售模塊的目的是為了按照不同維度的視角對原材料采購成本進(jìn)行分析，并能夠從不同維度模擬出原材料采購成本變化對終端產(chǎn)品成本的影響；并根據(jù)銷售、市場端的變化有針對性的對原材料采購決策做出指引。

5.宏觀經(jīng)濟(jì)及大宗商品市場信息模塊

宏觀經(jīng)濟(jì)指標(biāo)：如采購經(jīng)理人指數(shù)（PMI），生產(chǎn)者物價(jià)指數(shù)（PPI），涉及國際采購時(shí)還需加入?yún)R率信息。

與企業(yè)原材料采購相關(guān)的各大宗商品市場指數(shù)，如倫敦金屬交易所（LME）價(jià)格信息、上海有色金屬價(jià)格信息等。

三、大數(shù)據(jù)下原材料采購成本的具體實(shí)施——計(jì)劃、分析與控制

（一）大數(shù)據(jù)下的原材料采購成本計(jì)劃——融入全局，支持戰(zhàn)略

1.將原材料采購成本計(jì)劃融入整體財(cái)務(wù)計(jì)劃

大數(shù)據(jù)下，不論是從底層原材料價(jià)格變化到產(chǎn)成品成本變動(dòng)的傳導(dǎo)機(jī)制，還是由產(chǎn)成品成本降低目標(biāo)倒推至原材料采購成本降低目標(biāo)的機(jī)制都能夠得以建立。打通了從源頭的原材料采購到最終產(chǎn)成品成本的信息流通道，例如：

a.從基礎(chǔ)原材料預(yù)期價(jià)格變化模擬出產(chǎn)成品成本變化

b.從采購部門降價(jià)談判及供應(yīng)商更換等事項(xiàng)模擬出產(chǎn)成品成本的變化

c.產(chǎn)品設(shè)計(jì)改進(jìn)對產(chǎn)成品成本的變化

通過這樣的模擬，原材料采購計(jì)劃可以對接企業(yè)的整體財(cái)務(wù)計(jì)劃，為企業(yè)的盈利預(yù)測，現(xiàn)金流量計(jì)劃，營運(yùn)資本計(jì)劃等提供有力保障。也可以為企業(yè)的利潤表預(yù)測，資產(chǎn)負(fù)債表預(yù)測以及現(xiàn)金流量預(yù)測提供依據(jù)。

2.與企業(yè)整體戰(zhàn)略融合，使成本降低更有針對性，最大化的支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)

企業(yè)的采購部門一般都承擔(dān)有采購成本降低的目標(biāo)，這個(gè)成本降低的目標(biāo)往往是一個(gè)總體性目標(biāo)，比如年度總采購成本降低一定百分比。那么，這個(gè)總體目標(biāo)如何分配到每個(gè)供應(yīng)商或物料代碼上呢？這就取決于企業(yè)對不同產(chǎn)品采取的不同市場策略，進(jìn)而對不同產(chǎn)品成本降低的要求也會(huì)有所區(qū)別。

大數(shù)據(jù)可以快速地從產(chǎn)成品定位到相關(guān)原材料，將總體成本降低目標(biāo)有所側(cè)重的分配給不同的料號，對于市場策略要求大幅度降低成本的重點(diǎn)料號多降，非重點(diǎn)料號少降或不降。

（二）大數(shù)據(jù)下的原材料采購成本分析——深層次、多維度

傳統(tǒng)的采購成本分析由于不同職能部門的信息難以整合，只能在基本財(cái)務(wù)記錄上進(jìn)行單一維度的原材料采購價(jià)格不同期間的對比。在大數(shù)據(jù)下，這一分析可以做到更深的層次和更廣的維度。

1.深層次

由圖2可見，在大數(shù)據(jù)下，不同職能部門的數(shù)據(jù)模塊能夠?qū)?，再配合?shù)據(jù)鉆取功能，企業(yè)可以分析出原材料采購價(jià)格變化的根本原因，比如：是大宗商品價(jià)格變化，還是供應(yīng)商加工成本變化，還是因?yàn)橛嗀浟孔兓瘜?dǎo)致的階梯價(jià)格變化等。這樣的深度分析，可以幫助財(cái)務(wù)人員清晰地梳理出成本變化的根本原因，為企業(yè)決策者做出進(jìn)一步的應(yīng)對提供依據(jù)。

圖2 原材料采購價(jià)格變化原因深層次分析舉例

2.多維度

大數(shù)據(jù)下，數(shù)據(jù)平臺(tái)中關(guān)聯(lián)了原材料多維度的屬性，可以快速按照某一維度調(diào)取數(shù)據(jù)并生成該維度下的原材料采購成本信息，可以按照財(cái)務(wù)人員和企業(yè)管理人員的意愿生成交互式報(bào)告，靈活變化分析維度，成本分析更加清晰透明。

比如：按所屬供應(yīng)商分類的原材料成本變化；按原材料類別分類的成本變化；按最終產(chǎn)品組分類的原材料成本變化（見圖3）。

圖3 原材料采購成本多維度分析舉例

（三）大數(shù)據(jù)下的原材料采購成本控制——及時(shí)、準(zhǔn)確

1.當(dāng)實(shí)際成本與計(jì)劃出現(xiàn)偏差時(shí)，及時(shí)報(bào)警

利用大數(shù)據(jù)快速數(shù)據(jù)流的優(yōu)勢，可以建立偏差報(bào)警機(jī)制，第一時(shí)間向財(cái)務(wù)人員提示價(jià)格異常。利用大數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)分析方面的優(yōu)勢，財(cái)務(wù)人員可以迅速找到偏差的根源，進(jìn)而及時(shí)提出改進(jìn)建議，輔助決策者采取快速應(yīng)對。

2.提前預(yù)判

結(jié)合宏觀經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)和供應(yīng)商價(jià)格結(jié)構(gòu)，財(cái)務(wù)人員可以對原材料采購價(jià)格的變化范圍做到合理預(yù)判，為采購部門與供應(yīng)商的價(jià)格談判提供有力依據(jù)。

3.及時(shí)調(diào)整備貨量，避免存貨呆滯成本或存貨不足

通過將終端市場需求預(yù)測對接到采購需求量預(yù)測，企業(yè)可以隨時(shí)管理供應(yīng)商備料，當(dāng)終端客戶需求發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)通知供應(yīng)商調(diào)整未來備料計(jì)劃。這樣就可以避免因備料過剩而導(dǎo)致的呆滯成本；避免因存貨不足導(dǎo)致的無法按期交貨或臨時(shí)尋求替代采購來源而造成的采購成本上升等不良影響。

4.使采購成本績效衡量客觀、真實(shí)，充分發(fā)揮績效考核的激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督作用

原材料采購成本的變化是多因素共同作用的結(jié)果，這些因素并不全由采購部門所控制，比如基礎(chǔ)原材料市場的價(jià)格變化、跨國采購時(shí)的匯率波動(dòng)等外部環(huán)境因素。如果由于這些因素造成的采購成本變化被計(jì)入了采購人員的績效考核結(jié)果中，必然會(huì)削弱績效考核的激勵(lì)作用。大數(shù)據(jù)下通過將市場、匯率等外部信息整合進(jìn)采購成本管理平臺(tái)，可以清晰反映出這兩者的變化對原材料采購成本的影響。在計(jì)算績效結(jié)果的時(shí)候就可以將這兩個(gè)因素的影響剔除，績效結(jié)果對相關(guān)人員的業(yè)績反映也就更客觀真實(shí)，績效考核的激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督作用能得以充分發(fā)揮。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為財(cái)務(wù)人員處理海量數(shù)據(jù)提供了有力的工具，原材料采購成本管理只是這一工具的應(yīng)用領(lǐng)域之一。隨著商業(yè)環(huán)境進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，財(cái)務(wù)工作將越來越多地涉及大量數(shù)據(jù)的處理，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，打通財(cái)務(wù)信息與企業(yè)內(nèi)外部信息的聯(lián)系，將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)真正融合，為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造更大的價(jià)值。