“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

太雅

摘 要 在新時(shí)代的背景之下，互聯(lián)網(wǎng)、信息化、智能化已經(jīng)悄無聲息地走入了我們的日常生活和工作學(xué)習(xí)當(dāng)中，它給我們的生活和工作帶來了前所未有的方便快捷。然而，事業(yè)單位的檔案管理工作職能已經(jīng)步入創(chuàng)新與改革最佳階段，所以事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)也應(yīng)該緊緊跟著時(shí)代的發(fā)展大趨勢(shì)奮起直追，順應(yīng)這種“互聯(lián)網(wǎng)+”需求，積極嘗試著事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新舉措。本文從檔案管理信息化的基本概況出發(fā)，重點(diǎn)闡述“互聯(lián)網(wǎng)+”的事業(yè)單位檔案創(chuàng)新發(fā)展與研究，旨在能夠在不斷變化的創(chuàng)新形勢(shì)下延展檔案管理工作的內(nèi)核，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理朝著信息化、智能化高速發(fā)展。

關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng)+ 事業(yè)單位 檔案管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：D630 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0745（2022）01-0083-03

隨著科技的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能化的發(fā)展，已經(jīng)逐步地滲透到我們生活中的方方面面，并且取得了突破性的進(jìn)展。在這樣的背景下，騰訊公司創(chuàng)始人馬化騰提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)概念和核心，他明確指出“互聯(lián)網(wǎng)+”的生活方式的變化，將會(huì)是我們未來幾十年發(fā)展的主要方向[1]?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展機(jī)制促進(jìn)了我國的生產(chǎn)力發(fā)展水平的不斷提高，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的增長(zhǎng)速度也在呈現(xiàn)出上升的趨勢(shì)，事業(yè)單位也需要時(shí)刻做到與時(shí)俱進(jìn)，抓緊“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)機(jī)，積極地對(duì)檔案管理工作做出創(chuàng)新。

1 檔案管理工作信息化的基本概況

事業(yè)單位的檔案工作管理信息化，就是將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理方式演變成現(xiàn)代信息化的檔案管理的進(jìn)化過程。這樣在很大的程度上提高了事業(yè)單位對(duì)于單位人員信息管理的效率，不僅能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性和時(shí)效性，還可以提升信息技術(shù)的安全性。這就需要我們?cè)凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的形式下不斷的加快事業(yè)單位信息化管理模式的進(jìn)程[2]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的積極作用

2.1 信息化的資源共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，科學(xué)有效地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新工作，是非常具有跨時(shí)代意義的。首先，通過科學(xué)步驟逐步實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)下的信息化手段的溝通，可以提高事業(yè)單位工作人員日常工作的工作效率，還可以提高信息化、智能化的水平，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。其次，事業(yè)單位借助互聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位人事檔案的隨時(shí)獲取或調(diào)配。再次，事業(yè)單位的信息化模式將辦公室的各個(gè)部門做到了有效的銜接[3]。擴(kuò)大了事業(yè)單位檔案的收集，還擴(kuò)大了事業(yè)單位檔案的內(nèi)核，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”的方式，讓檔案管理的方式從過去的紙質(zhì)的模式進(jìn)入到了智能化的管理模式。

2.2 不斷地提高工作效率

通過“互聯(lián)網(wǎng)+”的科學(xué)運(yùn)用，減輕了事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作步驟、工作時(shí)間以及工作壓力，簡(jiǎn)化了很多事業(yè)單位的工作流程，改革了事業(yè)單位檔案信息化的工作模式，提高了它的利用價(jià)值。在檔案管理綜合性的統(tǒng)計(jì)過程中，通過一系列信息化的整理，讓辦公室的數(shù)據(jù)信息科學(xué)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化、高速化的發(fā)展，對(duì)于現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)信息整理工作具有非常重要的作用[4]。有效地運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，可以隨時(shí)按照需求的變化，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)，并不斷地滿足人們?cè)趩挝坏男枨蠛瞳@取數(shù)據(jù)信息的能力。

3 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題

3.1 事業(yè)單位信息化管理水平偏低

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大時(shí)代背景之下，新型產(chǎn)品被不斷地開發(fā)運(yùn)用在社會(huì)生活之中，事業(yè)單位的檔案管理逐漸被信息化的管理模式所替換。隨著事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的不斷迭代升級(jí)，對(duì)于掃描儀、微縮儀工作必需品的需求也越加的強(qiáng)烈，所以導(dǎo)致事業(yè)單位信息化的水平偏低。事業(yè)單位在檔案室建立的時(shí)候，也有很多不符合規(guī)定和要求的事情發(fā)生。比如檔案室的密封性能不精良，這些都會(huì)嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理的穩(wěn)定高速發(fā)展[5]。

3.2 檔案管理風(fēng)險(xiǎn)性較高

雖說事業(yè)單位的信息化管理有著很多的優(yōu)點(diǎn)，但是其智能化發(fā)展的時(shí)間比較短暫，仍然存在著風(fēng)險(xiǎn)性。對(duì)照傳統(tǒng)的事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式，工作人員就要把事業(yè)單位人事檔案上傳到終極客戶云端，人員的信息檔案被竊取的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)增大，不僅可能會(huì)帶來經(jīng)濟(jì)上的損失，甚至還可能給國家信息安全造成威脅。還有一些對(duì)于人員檔案安全管理缺乏明確的安全指導(dǎo)規(guī)范，造成人員電子信息資料可能被盜或者是濫用

的事情發(fā)生[6]，都會(huì)影響事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的高速發(fā)展。

3.3 檔案管理的信息化資源利用率偏低

事業(yè)單位工作人員的信息，對(duì)于單位來說是非常重要的，它是增強(qiáng)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的重要保障。信息化能為事業(yè)單位提供最準(zhǔn)確的信息資源，從而積極地促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展，但是多數(shù)事業(yè)單位會(huì)重保存輕利用，對(duì)于事業(yè)單位的信息價(jià)值和使用價(jià)值沒有深入研究和分析。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

4.1 利用好信息化管理手段，加強(qiáng)事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，擺脫過去紙質(zhì)管理模式，能夠科學(xué)有效的利用好信息化、智能化的運(yùn)營手段，提高檔案管理信息化的管理手段，保證檔案信息能夠在各個(gè)環(huán)節(jié)上達(dá)到事業(yè)單位的考核標(biāo)準(zhǔn)，激發(fā)出信息化管理手段應(yīng)有的價(jià)值。事業(yè)單位的組織者、管理者應(yīng)該對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”模式進(jìn)行運(yùn)用，也可以借鑒國外那些在信息化、智能化檔案管理的優(yōu)良案例[7]。事業(yè)單位檔案管理的保密性、安全性、隱私性的性能，讓事業(yè)單位的信息記錄不斷地加速更新，讓歷史信息和即時(shí)信息能夠合并兼容，將線下的監(jiān)督管理和服務(wù)、智能兼并在一起。為事業(yè)單位的工作人員實(shí)現(xiàn)一站式的服務(wù)提供更多的便捷。

4.2 做好信息安全的防范工作，避免信息泄露

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，有關(guān)信息泄露事件屢見不鮮，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景之下，事業(yè)單位信息安全防范工作就顯得尤為重要。工作人員要不斷地提高自身的安全防范意識(shí)，事業(yè)單位也要定期對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)的工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，對(duì)于那些存在著違規(guī)操作的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰或者處分[8]。要切實(shí)做好事業(yè)單位的安全防范工作，事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面入手：對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行訪問設(shè)置，避免一些不法分子的闖入和黑客的登錄。添加好防火墻的設(shè)置，建立起網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)之間的屏障，事業(yè)單位的檔案管理可以充分利用好防火墻的設(shè)置，積極地控制住不法分子對(duì)網(wǎng)站的訪問。對(duì)于病毒的侵害，按照防病毒的軟件建立起檔案管理安全性能最好的屏障[9]。

4.3 建立起事業(yè)單位比較完善的數(shù)據(jù)信息庫

事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的了解，能夠把網(wǎng)絡(luò)和檔案管理緊密地聯(lián)系在一起[10]。構(gòu)建起一個(gè)更加完善的檔案管理信息平臺(tái)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的整理、維護(hù)、收集、更新等各種方式，構(gòu)建出一個(gè)比較完善的框架，隨時(shí)可以對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)配，針對(duì)檔案管理的需求，不斷對(duì)信息進(jìn)行迭代升級(jí)，服務(wù)于事業(yè)單位[11]。

4.4 引進(jìn)人才，為創(chuàng)新型檔案管理工作提供人才支持

事業(yè)單位要建立創(chuàng)新型檔案管理工作就需要更多的人才支持和智能儲(chǔ)備。事業(yè)單位需要招聘更多的創(chuàng)新型人才，支持和助力事業(yè)單位的檔案管理工作[12]。為事業(yè)單位的工作人員提供專業(yè)的培訓(xùn)和技能支持，讓工作人員對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”和信息技術(shù)有一定的知識(shí)儲(chǔ)備和技能指導(dǎo)，成為符合新時(shí)代發(fā)展要求的復(fù)合型人才，也需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)，為創(chuàng)新型的人才提供所需要的工作支持和制度制約[13]。這樣事業(yè)單位的檔案管理工作就可以符合規(guī)范指導(dǎo)要求。事業(yè)單位也需要利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)和技術(shù)資源合理化利用，秉承資源優(yōu)勢(shì)和數(shù)據(jù)分析的能力[14]，做到具體問題具體分析。不斷地進(jìn)行事業(yè)檔案管理的數(shù)據(jù)分析與整合，提高數(shù)據(jù)工作的真實(shí)性和可靠性，積極地促進(jìn)好事業(yè)單位檔案管理的自身發(fā)展[15]，并能夠帶動(dòng)整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

4.5 建立健全檔案管理的規(guī)章制度，不斷地 ? ? ?加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該不斷地更新完善，不斷地統(tǒng)籌強(qiáng)化。在此基礎(chǔ)上，就應(yīng)該遵循好相應(yīng)的原則，建立在科學(xué)合理、高度統(tǒng)一的基礎(chǔ)之上。從自身的組織結(jié)構(gòu)出發(fā)，滿足事業(yè)單位的具體情況，從而可以更好地進(jìn)行本組織內(nèi)的檔案管理工作?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案管理制度的建立可以更好地約束員工，也能約束事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向約束的作用既可以把檔案管理的作用發(fā)揮到極致，也可以促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作能夠在事業(yè)單位更好地實(shí)施下去[16]。檔案管理工作始終要把檔案管理的嚴(yán)肅性作為根本的出發(fā)點(diǎn)。為了更好的執(zhí)行“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位的檔案管理工作，就要把檔案管理的權(quán)威性作為重要原則，在事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施過程中，積極地做到獎(jiǎng)懲分明。各級(jí)行政事業(yè)單位要不斷地加強(qiáng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案事業(yè)單位的重視程度，也要積極的納入行政的議事日程[17]。首先建立起行政單位的檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，定期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行日常的檢查、指導(dǎo)、督促、改進(jìn)、完善等工作內(nèi)容，并結(jié)合本單位的實(shí)際內(nèi)容，建立起“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作的達(dá)標(biāo)升級(jí)考核的相關(guān)機(jī)制。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行定性、定量的考核，通過分級(jí)分量的終極考核、檔案管理的等級(jí)升降來提升信息化的動(dòng)態(tài)管理[18]。不斷地建立和完善檔案管理的質(zhì)量體系，各個(gè)單位可以根據(jù)本單位的具體實(shí)際情況，積極的研究制定出比較科學(xué)可行的質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，完善測(cè)評(píng)指標(biāo)。推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位檔案管理工作的信息化、制度化、科技化的水平[19]。

加快發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位的行政改革步伐，為了能夠更好的生存和發(fā)展下去，就要朝著一個(gè)比較科學(xué)、民主的方向發(fā)展，事業(yè)單位發(fā)展的高效運(yùn)行和“互聯(lián)網(wǎng)+”科學(xué)管理有著密不可分的聯(lián)系，事業(yè)單位的發(fā)展就應(yīng)該多多重視“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作的創(chuàng)新，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率[20]。

5 結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景之下，信息化、智能化、及時(shí)化已經(jīng)成為了事業(yè)單位檔案管理工作今后發(fā)展的主要方向，同時(shí)也是“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作創(chuàng)新的必要途徑。為實(shí)現(xiàn)新型檔案管理的最佳模式和發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該針對(duì)目前存在的問題，科學(xué)有效地分析出檔案管理的特點(diǎn)，創(chuàng)新性地尋找出最佳的路徑。努力提升“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位檔案管理的智能化水平和管理機(jī)制，有效地利用好資源優(yōu)勢(shì)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，強(qiáng)化整體的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)意識(shí)，突破行業(yè)之間的壁壘，對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位的發(fā)展提供更加現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)指導(dǎo)具有跨時(shí)代的意義。而信息技術(shù)的高度運(yùn)用也推動(dòng)著事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，從而能夠獲得更加廣闊的發(fā)展空間[21]。提高“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)化水平與發(fā)展，符合時(shí)代發(fā)展下的信息化和科學(xué)化的要求。為充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

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