事業(yè)單位檔案管理存在問題及對策探析

魏云盼

摘要：檔案是一種傳達人才信息、反映個人經歷、工作技巧、啟發(fā)才能的重要工具。檔案管理運作很重要。由于檔案種類多、數(shù)量大，在具體的運作過程中，檔案管理水平的高低直接影響著事業(yè)單位的總體管理水平。所以，管理人員不僅要對自己的工作有耐力，而且要自主創(chuàng)新解決各種問題的方法。本文在分析了事業(yè)部門檔案管理中存在的問題后，提出了相應的對策，以期推動檔案管理水平的提高。

關鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;問題;對策

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

檔案管理是事業(yè)單位正常運作的先決條件之一，是事業(yè)單位正常運作的先決條件，對事業(yè)單位的正常運作和可持續(xù)發(fā)展起到了基礎性作用。所以，作為事業(yè)單位的一項基礎工作，檔案管理必須認真，并且要穩(wěn)妥、有序地推進。檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，既有它應有的功能，又有重大的作用，同時也為事業(yè)單位積累了許多史學資料和實際參考資料。本文從事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，就其基本問題提出了幾點思考與對策。

1.目前的檔案管理問題

1.1檔案沒有得到足夠重視

還有不少人，包括部分干部在內，也存在著一些認識誤區(qū)。它們把檔案管理看作是一種復制，寫，保存的事務它不是單位的主干，不能為單位帶來經濟效益。只需在外部處理檢查檔案時，不會有丟失和泄漏的檔案就可以了。檔案作為一種信息資源，在實踐中起著生產、技術、科學研究、事業(yè)和基礎工作等諸多功能。

1.2檔案管理管理水平低

大多數(shù)員工沒有接受過檔案管理專業(yè)知識培訓，對于檔案歸檔的重要性、檔案管理的要求、檔案材料的收集、分類、存檔和聯(lián)結等方面缺乏足夠的理解。缺少歸檔收集、系統(tǒng)整理和不及時歸檔的認識不足等。并且，大多數(shù)工作者都存在多重任務，沒有投入足夠的精力進行歸檔。日常工作大部分只是把資料放入檔案柜，沒有及時整理，嚴重影響了檔案管理水平。其次，存檔材料中含有真實和不是很精確的信息。因此，會分散性、雜亂性、數(shù)量大、孤立性等問題，與對歸檔集中有系統(tǒng)、高質、具體、廣泛應用的要求形成一種矛盾。伴隨著社會對歸檔要求的不斷提高，檔案管理的層次也需要發(fā)展，以適應日益增長的社會需求[1]。

1.3檔案管理方面后部硬件職能

伴隨著科技的飛速發(fā)展，人們的生活質量不斷提高，電子信息技術目前已廣泛應用于許多領域。由于檔案本身包含的數(shù)據(jù)量很大的特點，所以通常都采用電子信息技術來提高檔案管理水平。時至今日，部分事業(yè)單位仍采用以前的管理方式，出現(xiàn)了檔案管理設備投入不足的現(xiàn)象。因此，不能通過大數(shù)據(jù)的方式實現(xiàn)檔案管理過程信息化，不能進行統(tǒng)一管理。

1.4在檔案管理方面缺乏員工的專業(yè)素質

檔案管理在新的現(xiàn)代信息時代，對檔案的管理人員提出了更高要求。然而，歸檔管理者在具體的檔案管理運作中，其總體素質并不符合相應的要求。這一標準的關鍵在于許多管理員以前沒有通過評估，沒有深入了解檔案管理的重要性，沒有專業(yè)知識。這樣，就產生了對檔案管理操作的影響[2]。

1.5文案管理制度尚不健全

目前的檔案管理工作，是一個不完備的檔案管理系統(tǒng)。公營機構的檔案管理系統(tǒng)大多是表面的。所以在檔案管理過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題。首先，檔案管理員缺乏專業(yè)知識，檔案整理的重要性不夠，主要業(yè)務流程不熟練。所以，在管理過程中存在著全部檔案不能歸檔的現(xiàn)象，提高歸檔管理難度。其次，實行檔案管理的負責人不知道自己的思想觀念，不能按要求，認真準確地做好工作，不能按標準規(guī)范，檔案管理工作效率不高。

2.事業(yè)機關檔案管理中存在的問題

2.1為改進檔案管理制度

改進檔案管理運作的效率和質量，事業(yè)單位必須不斷增加對檔案管理運作的關注，并建立一個完整的檔案管理系統(tǒng)。首先，要補充和完善管理制度，要與事業(yè)單位本身的管理要求相結合。其次，要繼承相應的管理職能，并且做好對檔案管理體系的建立。最后，加強各部門管理與檔案管理部門的溝通，積極支持歸檔管理部門的工作，完善檔案管理，提高檔案管理質量。

2.2改進檔案管理的硬件設備

信息檔案管理業(yè)務流程更新歸檔管理業(yè)務職能，保證檔案管理業(yè)務有序發(fā)展。檔案管理業(yè)務中，由于能利用電子信息技術來建立檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案管理更方便、快捷，提高了工作效率。不但如此，大數(shù)據(jù)時代信息處理之后，各事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫還可聯(lián)網，使檔案管理部門的審核人員更容易獲得檔案信息。因此，完善檔案管理硬件設施，可進一步促進檔案管理業(yè)務的發(fā)展，使檔案管理更加科學合理的進行[3]。

2.3改善管理者的專業(yè)素質

檔案管理者職業(yè)素質的高低，直接影響著檔案管理工作的運行質量。這就要求政府機關定期進行培訓，以進一步提高檔案管理質量。接受培訓之后，檔案管理者會認識到意檔案管理的重要性，在提升檔案管理知識與能力的同時，檔案管理者也將利用電子信息技術，創(chuàng)新檔案管理方式，這將極大地提高檔案管理工作的效率和質量。

結語

事業(yè)單位的檔案管理工作很復雜，但卻有很大的意義。檔案管理有可能危及事業(yè)單位的整體管理水平，應引起事業(yè)單位的關注。在進行檔案管理時，要及時地發(fā)現(xiàn)缺陷，并采取相應的處理方法。更有甚者，要與時俱進，同步于時代潮流，才能圓滿地完成檔案管理。

參考文獻

[1]胡妍妍.機關事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2021（09）：99-100.

[2]孟麗麗.事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2021（24）：66+61.

[3]莫朝藝.我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對策[J].蘭臺內外，2021（23）：28-30.