探析新形勢(shì)下的企業(yè)辦公室管理效能

文/國網(wǎng)江蘇省電力有限公司蘇州供電分公司 王曉梅 郭敏

企業(yè)辦公室是處理企業(yè)日常綜合性事務(wù)的重要場(chǎng)所，也是部門與企業(yè)整體事務(wù)信息的“匯集地”，提高辦公室管理工作效果，有利于企業(yè)高效地處理日常事務(wù)，對(duì)企業(yè)的正常、平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮著不可替代的重要作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、行業(yè)轉(zhuǎn)型、國資國企改革進(jìn)程的深入，企業(yè)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)加劇，要在復(fù)雜的環(huán)境中尋求發(fā)展之路，就要重視內(nèi)部改革。企業(yè)辦公室的管理效能有綜合性特點(diǎn)，其職責(zé)范圍豐富，關(guān)系到企業(yè)的整體發(fā)展水平與競爭能力，因此，企業(yè)管理人員應(yīng)高度重視。

一、企業(yè)辦公室管理概述

（一）內(nèi)容。辦公室工作內(nèi)容涉及企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營活動(dòng)等多個(gè)方面，工作內(nèi)容紛繁復(fù)雜，辦公室工作人員更是肩負(fù)著重要職責(zé)。辦公室管理工作按照內(nèi)容，可分為以下四個(gè)層面：1.日常管理。企業(yè)辦公室常規(guī)工作就是日常管理，如檔案管理、公文寫作與處理、會(huì)議工作、圖書管理等。這些內(nèi)容較為煩瑣，辦公室工作人員要能夠清晰梳理各項(xiàng)工作內(nèi)容，在保障工作流程規(guī)范性的同時(shí)，有效處理各種日常事務(wù)管理。2.協(xié)調(diào)管理。辦公室管理工作主要是協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，讓部門間通力合作，在結(jié)合企業(yè)發(fā)展導(dǎo)向的基礎(chǔ)上，促進(jìn)部門之間的良性溝通、有效運(yùn)轉(zhuǎn)。在此過程中，不同部門的工作人員應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)知，主動(dòng)交流，協(xié)同合作，順利完成各項(xiàng)任務(wù)。3.輔助決策。辦公室有“承上啟下”的作用，不僅要重視部門之間協(xié)調(diào)效能的發(fā)揮，還要為領(lǐng)導(dǎo)、管理人員的決策提供輔助。辦公室需要收集、整合相關(guān)信息，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的要求，按照企業(yè)實(shí)際情況提出多種備用方案，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠結(jié)合方案并參考各項(xiàng)數(shù)據(jù)做出正確決策。辦公室工作人員要做好相關(guān)決策的記錄，切實(shí)發(fā)揮輔助作用。4.處理臨時(shí)任務(wù)。辦公室職能與其他部門和機(jī)構(gòu)相比，靈活性更強(qiáng)，辦公室工作人員要有能力解決和處理突發(fā)性事件，尤其是突發(fā)的特殊情況[1]。

（二）特點(diǎn)。企業(yè)辦公室管理工作具有復(fù)雜、涉及范圍廣等特征，是企業(yè)重要的管理服務(wù)部門，從企業(yè)的角度出發(fā)，辦公室管理具備以下特點(diǎn)：1.全局性。企業(yè)辦公室是日常運(yùn)營工作的中轉(zhuǎn)樞紐，能夠發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用。辦公室工作涉及企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門和組織，承擔(dān)著制定企業(yè)發(fā)展決策、監(jiān)管決策實(shí)施情況的職責(zé)，因此，企業(yè)辦公室是企業(yè)內(nèi)部不可或缺的重要部分，直接關(guān)系到企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展。2.協(xié)調(diào)性。企業(yè)辦公室需要連接上下級(jí)，保障企業(yè)各項(xiàng)重大計(jì)劃、方案、制度的實(shí)施，還要協(xié)同處理企業(yè)內(nèi)外矛盾，是企業(yè)連接上下級(jí)、內(nèi)外部的重要路徑，可以幫助企業(yè)構(gòu)建積極、優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境。3.服務(wù)性。企業(yè)辦公室管理不僅可以協(xié)助部門開展工作，還具有服務(wù)屬性，可以幫助企業(yè)在開展規(guī)劃指導(dǎo)的同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

二、辦公室在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用

（一）參謀輔助作用，提高工作熱情。充分發(fā)揮企業(yè)辦公室的參謀輔助作用，能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部建立和諧、民主的工作環(huán)境，便于提高企業(yè)員工的工作熱情與動(dòng)力。首先，辦公室能夠?yàn)楦骷?jí)部門提供及時(shí)、有效的信息，幫助部門落實(shí)各項(xiàng)工作；其次，圍繞企業(yè)工作重心進(jìn)行研究調(diào)查，保障信息的準(zhǔn)確與合理；再次，依據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖進(jìn)行文稿撰寫、文件編輯、數(shù)據(jù)分析等；最后，針對(duì)企業(yè)的重大決策提出有價(jià)值的建議和信息。辦公室職員充分發(fā)揮參謀作用，不僅可以為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息和數(shù)據(jù)支持，還能激發(fā)員工的工作動(dòng)力。

（二）督促檢查作用，提升工作實(shí)效。企業(yè)辦公室監(jiān)管工作覆蓋范圍較廣，大到企業(yè)的重大決策，小到基層員工的工作執(zhí)行情況，都是辦公室督促檢查的內(nèi)容。由于這些任務(wù)繁雜，要有效提高辦公室管理工作效果，就要有目的地突出重心，將更多的精力放到重大決策以及領(lǐng)導(dǎo)批示工作的落實(shí)上，善于發(fā)現(xiàn)矛盾與不足，積極嘗試從根源上解決問題，保障問題及時(shí)解決，助推決策的落實(shí)與執(zhí)行。督查工作要體現(xiàn)實(shí)效性，這就要求辦公室工作人員建立求真、務(wù)實(shí)的思想認(rèn)知，具備嚴(yán)謹(jǐn)、扎實(shí)的工作態(tài)度，主動(dòng)探尋行之有效的工作方式。在新形勢(shì)下，辦公室工作人員應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，充分發(fā)揮督促檢查職能，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)解決，促進(jìn)辦公室管理工作的高效落實(shí)。

（三）協(xié)調(diào)綜合作用，掌控發(fā)展大局。協(xié)調(diào)綜合是企業(yè)辦公室的基礎(chǔ)職能，也是保障企業(yè)長效發(fā)展的關(guān)鍵，需要辦公室管理工作切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。首先，要發(fā)揮帶頭作用，工作人員要敢于承擔(dān)責(zé)任，兼顧企業(yè)內(nèi)部各方面的關(guān)系，為企業(yè)構(gòu)建良好的發(fā)展格局；其次，發(fā)揮統(tǒng)籌作用，尤其是在重大會(huì)議或是組織活動(dòng)期間，辦公室工作人員應(yīng)在秉持前瞻性原則的同時(shí)，做好預(yù)案分析，精密部署活動(dòng)，精心組織，明確職責(zé)范圍，保障會(huì)議、活動(dòng)的充分落實(shí)；最后，切實(shí)發(fā)揮樞紐作用。企業(yè)辦公室不僅要承擔(dān)“承上啟下”的職責(zé)，還要積極執(zhí)行“協(xié)同左右”“溝通內(nèi)外”等工作。“協(xié)同左右”是指圍繞領(lǐng)導(dǎo)的決策部署，協(xié)調(diào)多個(gè)部門資源，建立平級(jí)單位和部門之間的合作與良性競爭關(guān)系；“溝通內(nèi)外”是指建立有效的溝通機(jī)制，借助信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促進(jìn)信息的傳遞，讓企業(yè)及時(shí)獲取企業(yè)內(nèi)部、行業(yè)領(lǐng)域的環(huán)境變化及最新消息，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整并優(yōu)化經(jīng)營決策[2]。

三、辦公室管理工作現(xiàn)存的問題

（一）管理體系有待完善。隨著時(shí)代的發(fā)展，以往的企業(yè)辦公室管理機(jī)制已經(jīng)難以滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求，因此，無論是辦公室管理方法還是機(jī)制、體系，都應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化和完善。當(dāng)前，部分企業(yè)辦公室缺乏完善的管理體系，尤其是管理制度，缺少對(duì)當(dāng)前工作的精細(xì)化指導(dǎo)，導(dǎo)致企業(yè)辦公室發(fā)揮的效能難以達(dá)到預(yù)期，不僅管理成本較高，工作規(guī)范性也難以得到保障。

（二）隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。新形勢(shì)下，工作理念、工作模式的改革意味著隊(duì)伍建設(shè)也要隨之改革和優(yōu)化，新時(shí)代的企業(yè)辦公室管理對(duì)工作人員提出了更高的要求。但部分辦公室工作人員存在工作懈怠、缺乏責(zé)任感、缺少創(chuàng)新意識(shí)等情況，難以適應(yīng)當(dāng)前工作環(huán)境的變化。還有部分企業(yè)辦公室存在隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理的情況，工作內(nèi)容重復(fù)性較強(qiáng)，工作人員自身能力水平不高。此外，由于辦公室工作內(nèi)容繁雜，工作人員在工作期間有極大的心理壓力，長此以往，會(huì)失去工作熱情，難以創(chuàng)新工作，更沒有精力去學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)工作理念與技術(shù)。

四、企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化思路

（一）創(chuàng)新工作理念。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大環(huán)境下，為促進(jìn)企業(yè)更好地朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，要將先進(jìn)的管理理念、管理思維、管理方式逐步融入企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展過程，這為辦公室管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供了思路和明確的要求。要切實(shí)提高辦公室管理工作效果與質(zhì)量，應(yīng)積極融合先進(jìn)的管理理念，在考慮企業(yè)實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，保障管理工作的預(yù)見性，逐步完善管理機(jī)制，繼而保障企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競爭中獲得更多的發(fā)展機(jī)遇[3]。

企業(yè)管理人員應(yīng)鼓勵(lì)辦公室工作人員積極創(chuàng)新工作思路，優(yōu)化管理方式，主動(dòng)挖掘崗位的價(jià)值，借助激勵(lì)等手段，激發(fā)員工工作動(dòng)力，再結(jié)合管理制度約束員工行為，保障管理工作的有效落實(shí)。企業(yè)管理人員要充分意識(shí)到，只有強(qiáng)化辦公室管理工作效果與質(zhì)量，規(guī)范工作模式與機(jī)制，才能為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的活力。

（二）完善管理制度。為進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室管理工作效果與質(zhì)量，企業(yè)要重視并建立長效管理機(jī)制，借助規(guī)范化的管理方案，約束職工行為，提升管理效能。借助健全的辦公室管理制度，可以實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化發(fā)展，激發(fā)員工動(dòng)力，為企業(yè)的后續(xù)長遠(yuǎn)平穩(wěn)發(fā)展提供助益。除完善辦公室管理制度之外，還需從領(lǐng)導(dǎo)的職能定位出發(fā)，制定頂層管理性文件，明確各級(jí)管理人員的職能和工作方式，一方面，明確企業(yè)治理主體的責(zé)任權(quán)限和職能范圍，另一方面，促進(jìn)企業(yè)管理工作機(jī)制的優(yōu)化與完善。

（三）改善管理作風(fēng)。優(yōu)良的工作作風(fēng)可以強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的凝聚力，因此，作為新時(shí)代背景下的企業(yè)辦公室工作人員，應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升協(xié)調(diào)辦事能力、綜合分析能力等能力，切實(shí)保障辦公室效能的充分發(fā)揮。此外，應(yīng)加強(qiáng)崗位工作研究，結(jié)合創(chuàng)新精神與能力，在實(shí)際工作中積極擴(kuò)展企業(yè)辦公室管理局面，建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、優(yōu)質(zhì)高效的管理機(jī)制，在強(qiáng)化辦公室管理效能的同時(shí)，助推企業(yè)文化建設(shè)與優(yōu)良風(fēng)氣的傳播。

（四）提高管理水平。辦公室管理工作涉及企業(yè)資源配置與各種活動(dòng)的開展，具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性，因此，應(yīng)大力提高辦公室管理水平。管理人員應(yīng)正確處理管理決策、明確管理機(jī)制約束的對(duì)象，了解先進(jìn)管理理念的內(nèi)涵，切實(shí)提高信息與數(shù)據(jù)的處理能力。以企業(yè)實(shí)際發(fā)展導(dǎo)向和運(yùn)轉(zhuǎn)情況為依據(jù)，充分發(fā)掘辦公室工作人員的潛能，使其積極參與辦公室日常管理工作中來，強(qiáng)化管理任務(wù)，有效提高辦公室管理效能[4]。

五、充分發(fā)揮辦公室管理效能的具體策略

（一）提高企業(yè)辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)。企業(yè)辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)是辦公室效能充分發(fā)揮的基礎(chǔ)，能更好地實(shí)施相關(guān)管理、決策工作。強(qiáng)化辦公室人員素養(yǎng)，有助于推動(dòng)辦公室效能的充分提升。對(duì)此，企業(yè)可借助多樣化的職工培訓(xùn)崗位培訓(xùn)等方法，引導(dǎo)辦公室工作人員結(jié)合崗位工作內(nèi)容，依據(jù)自身的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值與員工自身價(jià)值的統(tǒng)一，讓員工與企業(yè)發(fā)展相輔相成。企業(yè)可以從加強(qiáng)黨建工作、組織經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)等活動(dòng)入手，從思維、素養(yǎng)、能力等層面實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室職員的培養(yǎng)，使其正確認(rèn)識(shí)到崗位的重要性和現(xiàn)實(shí)意義，懂得主動(dòng)創(chuàng)新的必要性，進(jìn)而結(jié)合實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)自身的長遠(yuǎn)發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供助力。

（二）企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)與辦公室管理工作相結(jié)合。企業(yè)在發(fā)展過程中要充分發(fā)揮辦公室管理效能，就要將其與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)相結(jié)合，以企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為依據(jù)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化為導(dǎo)向，積極促進(jìn)業(yè)務(wù)活動(dòng)與管理活動(dòng)的協(xié)同發(fā)展。這要求企業(yè)管理人員規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理工作，依據(jù)行業(yè)法律法規(guī)，分析市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)以及行業(yè)發(fā)展動(dòng)向，深入探究辦公室管理模式的創(chuàng)新路徑，提高企業(yè)辦公室工作人員的業(yè)務(wù)技能。一方面，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)的長效發(fā)展，另一方面，促進(jìn)辦公室管理制度的優(yōu)化與完善，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供助益。

（三）建立學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型企業(yè)辦公室。讓企業(yè)辦公室呈現(xiàn)出學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型特點(diǎn)，是新時(shí)代社會(huì)環(huán)境和行業(yè)發(fā)展環(huán)境對(duì)企業(yè)提出的要求，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的重要路徑，更是有效提高辦公室管理效能的關(guān)鍵手段。以當(dāng)前企業(yè)辦公室實(shí)際情況為依據(jù)，結(jié)合辦公室管理崗位職責(zé)，采取定期組織學(xué)習(xí)等方式，引導(dǎo)企業(yè)工作人員轉(zhuǎn)變價(jià)值觀念、規(guī)范崗位行為、主動(dòng)參與管理創(chuàng)新工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在建立學(xué)習(xí)型辦公室的過程中，辦公室工作人員要通過自主學(xué)習(xí)實(shí)現(xiàn)信息的交流與共享，為個(gè)人的發(fā)展提供保障。經(jīng)過有效的學(xué)習(xí)，企業(yè)可采用適當(dāng)?shù)目己朔绞剑钥己顺煽優(yōu)闃?biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，有效提高員工學(xué)習(xí)、工作動(dòng)力，構(gòu)建良性競爭環(huán)境[5]。

（四）強(qiáng)化企業(yè)辦公室的監(jiān)管監(jiān)督職能。辦公室管理工作的高效開展，需做到以下幾點(diǎn)：首先，要優(yōu)先建立規(guī)范化的工作秩序，讓指揮、決策等工作得到順利實(shí)施；其次，企業(yè)辦公室承擔(dān)著督促檢查的重要職責(zé)，要落實(shí)部門的督察職責(zé)，因此，強(qiáng)化辦公室的監(jiān)管監(jiān)督職能，可以保障部門工作的高效落實(shí)，便于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的逐步實(shí)現(xiàn)。在此前提下，將企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略視為核心，建立高效的辦公室監(jiān)督管理機(jī)制，強(qiáng)化監(jiān)管監(jiān)督職能，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

六、結(jié)語

綜上所述，作為企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)重視辦公室管理職能的發(fā)揮，鼓勵(lì)辦公室工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作理念模式，從結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)和辦公室管理工作、建立學(xué)習(xí)型與創(chuàng)新型辦公室等角度出發(fā)，切實(shí)強(qiáng)化辦公室管理工作效果，提高組織效能，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供助益。