基于時(shí)間四象限法的高校設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

張 鑫， 石鑫磊， 張志強(qiáng)， 江 金

（首都醫(yī)科大學(xué)燕京醫(yī)學(xué)院，北京101300）

0 引 言

在教育信息化2.0背景下，隨著國家“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等重大領(lǐng)域的快速發(fā)展，為高校設(shè)備的信息化發(fā)展提供了新的生機(jī)［1］。高校的設(shè)備包括實(shí)驗(yàn)室專用設(shè)備、教室和實(shí)驗(yàn)室以及辦公室的通用類設(shè)備、校園公共區(qū)域的其他設(shè)備等，跨學(xué)科跨領(lǐng)域的多元化設(shè)備使用和維護(hù)和給管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。時(shí)間四象限法是時(shí)間管理方法中一個(gè)重要的理論，把工作按照重要和緊急的程度分成了四個(gè)象限［2］。應(yīng)用時(shí)間四象限法對設(shè)備管理的優(yōu)先級進(jìn)行排序，使用科學(xué)化的管理理念，為管理者提供可靠的處理決策，減輕了管理者的工作負(fù)擔(dān)，有效地提高了工作效率［3］。基于時(shí)間四象限法的設(shè)備管理系統(tǒng)體現(xiàn)了高?，F(xiàn)代化的管理水平，對于提高學(xué)校信息化的建設(shè)和發(fā)展具有重要意義［4］。

1 高校設(shè)備管理工作的現(xiàn)狀

根據(jù)學(xué)校部門職能的分工，國有資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室辦公室主要負(fù)責(zé)學(xué)院國有資產(chǎn)及實(shí)驗(yàn)室的綜合管理，具體包括設(shè)備的采購、教學(xué)和科研及其他設(shè)備的維護(hù)、實(shí)驗(yàn)室安全管理等方面的工作。隨著高校建設(shè)和快速發(fā)展，儀器和設(shè)備的數(shù)量越來越多，因此設(shè)備的維護(hù)和管理工作日益復(fù)雜。以電話溝通、手工記錄為主的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)下的需求，由于二級單位在使用學(xué)校設(shè)備管理平臺過程中存在著諸多不便之處，所以學(xué)院采用以電子報(bào)表和微信溝通為主的管理模式。即故障發(fā)生后首先填寫維修申請表，報(bào)送給國有資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室辦公室，由設(shè)備管理崗的相關(guān)負(fù)責(zé)人對故障進(jìn)行分類，并統(tǒng)籌安排后續(xù)維修工作。

（1）缺乏科學(xué)的決策機(jī)制。根據(jù)申報(bào)流程，設(shè)備發(fā)生故障后填寫“設(shè)備維修申請表”，由于設(shè)備使用的場景不同，設(shè)備使用的時(shí)間也不確定，因此對申請表中設(shè)備的處理順序沒有明確的原則，從而不利于維修管理工作的合理部署和有序進(jìn)行。

（2）無法可視化展示維修進(jìn)度。國資部門相關(guān)負(fù)責(zé)人安排維修工作后，設(shè)備使用人不能對維修申報(bào)的狀態(tài)進(jìn)行動態(tài)追蹤。沒有為統(tǒng)一的管理平臺提供技術(shù)支撐，無法及時(shí)查看維修進(jìn)度。給報(bào)修設(shè)備的申請人帶來了不便。

（3）缺乏完善的管理模式［5-6］。大多數(shù)高校實(shí)驗(yàn)室以及系部辦公室沒有專人來負(fù)責(zé)設(shè)備的報(bào)修工作，設(shè)備使用人往往跳過系部負(fù)責(zé)人直接對接職能部門。由于申報(bào)故障的使用人不一定是管理實(shí)驗(yàn)室或設(shè)備的責(zé)任人，導(dǎo)致維修人員不清楚后續(xù)的工作與聯(lián)系，直接影響了維修工作的正常進(jìn)行。

（4）業(yè)務(wù)孤立，信息不聯(lián)通［7］。由于報(bào)修臺賬與固定資產(chǎn)臺賬之間缺少信息聯(lián)通共享的平臺，因此閑置設(shè)備不能被合理調(diào)度和使用。這樣不僅增加了管理的難度，同時(shí)也浪費(fèi)了現(xiàn)有的公共資源。如何能使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間互通互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，將是高校設(shè)備管理工作未來的研究趨勢［8-9］。

2 設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

2.1 總體架構(gòu)

高校設(shè)備管理系統(tǒng)按使用方式分為手機(jī)端和PC端，手機(jī)端采用微信小程序MINA框架來實(shí)現(xiàn)。PC端采用B/S結(jié)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)，即瀏覽器/服務(wù)器模式（Browser/Server）?？傮w架構(gòu)采用3層架構(gòu)的設(shè)計(jì)，架構(gòu)層分別為表示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層［10-13］。系統(tǒng)架構(gòu)見圖1。

圖1 設(shè)備管理系統(tǒng)架構(gòu)圖

（1）表示層。表示層位于三層架構(gòu)的最上層。主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)與用戶之間的交互。包括2個(gè)操作界面：手機(jī)小程序端界面和PC網(wǎng)頁端界面。小程序端使用微信提供的WXML和WXSS 2種語言來開發(fā)，其中用WXML來構(gòu)建頁面結(jié)構(gòu)，用WXSS來修飾頁面的展示樣式［14］。PC網(wǎng)頁端使用HTML、CSS、JavaScript語言來實(shí)現(xiàn)，其中HTML為超文本標(biāo)記語言，用來提供頁面的結(jié)構(gòu)；CSS為層疊樣式表，用來修飾頁面的樣式風(fēng)格；JavaScript為動態(tài)腳本語言，用來實(shí)現(xiàn)頁面間的交互。

（2）業(yè)務(wù)邏輯層。業(yè)務(wù)邏輯層是高校設(shè)備管理系統(tǒng)的核心應(yīng)用層，主要負(fù)責(zé)對數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行處理。實(shí)現(xiàn)了5大核心功能：設(shè)備報(bào)修、訂單管理、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、資產(chǎn)管理。技術(shù)上采用Spring MVC框架來接收瀏覽器的服務(wù)請求，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，將處理結(jié)果反饋給頁面。實(shí)現(xiàn)了表示層與數(shù)據(jù)訪問層之間數(shù)據(jù)的連接。建立起上中下3層數(shù)據(jù)間的交互，協(xié)同實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能。

（3）數(shù)據(jù)訪問層。數(shù)據(jù)訪問層的主要功能是為表示層和業(yè)務(wù)邏輯層提供數(shù)據(jù)服務(wù)，完成數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、查詢等操作，并將操作結(jié)果反饋到業(yè)務(wù)邏輯層。該層提供2個(gè)數(shù)據(jù)庫：①系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，②固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。其中系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫用來存儲設(shè)備管理系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，包括：設(shè)備信息、人員信息、統(tǒng)計(jì)表單等。固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫是學(xué)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)庫，將系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行聯(lián)通對接，可實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理系統(tǒng)與固定資產(chǎn)平臺之間的數(shù)據(jù)共享。

2.2 設(shè)計(jì)理念

基于時(shí)間四象限法的高校設(shè)備管理系統(tǒng)的核心是應(yīng)用時(shí)間四象限法對訂單優(yōu)先級進(jìn)行科學(xué)管理，把工作按照重要和緊急的程度進(jìn)行劃分，在保障教學(xué)正常運(yùn)行的前提下，降低管理人員的工作量。第1象限為重要且緊急的事，第2象限為重要但不緊急的事，第3象限是緊急但不重要的事，第4象限是不緊急也不重要的事。結(jié)合高校設(shè)備管理工作的實(shí)際，按使用場景和時(shí)間對設(shè)備的重要和緊急程度進(jìn)行劃分，生成重要和緊急程度對應(yīng)表，如表1所示。

表1 重要和緊急程度對應(yīng)表

（1）緊急程度。其中緊急程度為“緊急”的項(xiàng)是1～2天要解決的事項(xiàng)，標(biāo)識碼為1。緊急程度為“不緊急”的項(xiàng)按時(shí)間劃分為2個(gè)時(shí)間段：3～5天要解決的事項(xiàng)，標(biāo)識碼為2；大于5天要解決的事項(xiàng)，標(biāo)識碼為3。

（2）重要程度。把重要程度為“重要”的項(xiàng)細(xì)分為兩類：①實(shí)驗(yàn)室和教室設(shè)備，②辦公設(shè)備，標(biāo)識碼依次為a，b。其中重要程度a＞b。重要程度為“不重要”的項(xiàng)為其他設(shè)備，標(biāo)識碼為c。

2.3 執(zhí)行過程

時(shí)間四象限法的執(zhí)行原則是（優(yōu)先/立即）處理重要且緊急的事項(xiàng)，（安排時(shí)間）處理其他事項(xiàng)。如圖2所示。優(yōu)先執(zhí)行第1象限重要且緊急的事項(xiàng)：a1、b1，其中優(yōu)先級a1＞b1。然后執(zhí)行第2象限重要但不緊急的事項(xiàng)：a2、b2、a3、b3，其中優(yōu)先級為a2＞b2＞a3＞b3。再執(zhí)行第3象限緊急但不重要的事項(xiàng)：c1，最后執(zhí)行第4象限不緊急也不重要的事項(xiàng)：c2、c3，其中優(yōu)先級c2＞c3。其中單個(gè)象限中事項(xiàng)的優(yōu)先級：按照緊急的程度從左到右來執(zhí)行，緊急程度相同的事項(xiàng)，按照重要的程度從上到下來執(zhí)行。橫坐標(biāo)緊急程度是從左到右逐漸遞減，縱坐標(biāo)重要程度是從上到下逐漸遞減。

圖2 時(shí)間四象限圖

2.4 功能描述

設(shè)備管理系統(tǒng)的核心功能主要由設(shè)備報(bào)修、訂單管理、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、資產(chǎn)管理5大部分組成。

（1）設(shè)備報(bào)修。是設(shè)備管理系統(tǒng)首要功能模塊。通過該模塊進(jìn)入填報(bào)頁面，內(nèi)容包括部門、聯(lián)系人、放置地點(diǎn)、設(shè)備類別、品牌型號、資產(chǎn)編號、使用時(shí)間、故障描述等，其中部門和聯(lián)系人隨賬戶信息自動填入，放置地點(diǎn)是故障設(shè)備的使用地點(diǎn)，設(shè)備類別為下拉選擇項(xiàng)（實(shí)驗(yàn)室設(shè)備、教室設(shè)備、辦公設(shè)備、其他設(shè)備），資產(chǎn)編號為學(xué)院固定資產(chǎn)的編號，使用時(shí)間為故障設(shè)備在何時(shí)需要使用的具體日期和時(shí)間，故障描述是對故障設(shè)備的具體描述。使用的終端不同，填報(bào)方式分為掃碼填報(bào)和網(wǎng)頁填報(bào)兩種。①掃碼填報(bào)。以手機(jī)端微信小程序?yàn)槿肟趤磉M(jìn)行掃碼填報(bào)，通過掃描設(shè)備的資產(chǎn)編碼獲取設(shè)備的基本信息［15］，自動進(jìn)入“設(shè)備維修申請表”的填報(bào)頁面，其中故障描述項(xiàng)可使用照片和語音做為描述內(nèi)容。②網(wǎng)頁填報(bào)。以PC端瀏覽器為入口進(jìn)行的填報(bào)，通過網(wǎng)頁登錄設(shè)備管理系統(tǒng)來填寫“設(shè)備維修申請表”，并完成填報(bào)、提交等操作。

（2）訂單管理。主要對待審批、已審批、已完成的訂單進(jìn)行操作和管理，用戶可查看訂單的狀態(tài)以及受理情況，管理人員可對訂單進(jìn)行審批操作。①待審批。顯示待審批狀態(tài)的訂單。根據(jù)時(shí)間四象限法的執(zhí)行決策，系統(tǒng)自動分配當(dāng)前訂單的優(yōu)先級，有利于管理人員進(jìn)行審批操作。其中重要且緊急的訂單顏色標(biāo)記為紅色。②已審批。顯示已審批狀態(tài)的訂單，頁面顯示設(shè)備名稱、使用時(shí)間、放置地點(diǎn)等內(nèi)容。點(diǎn)擊詳情頁可查看訂單的動態(tài)進(jìn)度，可直觀地顯示維修人員當(dāng)前的行動狀態(tài)，并提供了在線通信和搜索的功能。③已完成。顯示已完成狀態(tài)的訂單，申報(bào)人員對訂單進(jìn)行評價(jià)、備注等操作。

（3）用戶管理。對設(shè)備管理系統(tǒng)內(nèi)所有注冊用戶的基本信息、分組和權(quán)限的管理，包含個(gè)人信息和人員管理兩個(gè)模塊。①個(gè)人信息管理?？刹榭春托薷膫€(gè)人基本信息，包括姓名、性別、系部、職務(wù)、手機(jī)號、登錄密碼等內(nèi)容。出于隱私和安全方面考慮，修改登錄密碼和手機(jī)號需要輸入手機(jī)短信驗(yàn)證碼，只有驗(yàn)證通過才可完成操作。②人員管理。人員管理是對系統(tǒng)內(nèi)所有教職工以及維修人員的綜合管理。教職工以系部為單位進(jìn)行分組，并實(shí)行分級管理，每個(gè)院系或部門至少有1名管理員。維修人員以服務(wù)商為單位進(jìn)行分組，不設(shè)置管理員。其中管理員分為系統(tǒng)管理員和系部管理員，系統(tǒng)管理員的權(quán)限最高，可對所有人員進(jìn)行管理，包括權(quán)限管理、添加、刪除等操作。而系部管理員只可對本組的用戶進(jìn)行管理。

（4）數(shù)據(jù)管理。對報(bào)修的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，提供數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)導(dǎo)出的功能，使用權(quán)限為系統(tǒng)管理員。①數(shù)據(jù)備份。提供對系統(tǒng)前臺和后臺所有數(shù)據(jù)的備份功能。②數(shù)據(jù)分析。對故障設(shè)備的綜合分析。包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析圖表，直觀顯示學(xué)院故障設(shè)備的發(fā)生情況。③數(shù)據(jù)導(dǎo)出。可實(shí)現(xiàn)設(shè)備臺賬、分析圖表等多項(xiàng)報(bào)表的導(dǎo)出功能，可導(dǎo)出為pdf、excel等格式的文件。

（5）資產(chǎn)管理。建立與固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的連接，實(shí)現(xiàn)設(shè)備調(diào)撥、報(bào)廢的功能。①調(diào)撥管理。提供新建調(diào)撥、審核調(diào)撥的功能，實(shí)現(xiàn)了對閑置設(shè)備的合理使用。新建調(diào)撥是申請人對閑置設(shè)備發(fā)起調(diào)撥申請，并填寫調(diào)撥申請單。審核調(diào)撥是資產(chǎn)負(fù)責(zé)人對調(diào)撥申請單進(jìn)行審核，并將結(jié)果反饋給申請人。②報(bào)廢管理。提供了新建報(bào)廢、審核報(bào)廢的功能，其操作流程與調(diào)撥管理類似。不同的是新建報(bào)廢單在填寫過程中增加了使用年限的驗(yàn)證，避免了無效報(bào)廢單的提交。

3 實(shí)施過程與效果分析

3.1 過程分析

根據(jù)工作流程，對維修（前、當(dāng)天、后）3個(gè)階段的工作過程進(jìn)行分析，如圖3所示。

圖3 工作過程圖

（1）維修前。申報(bào)人員填寫申報(bào)表，提交給管理人員。管理人員處理申報(bào)表，并聯(lián)系維修人員。其中舊工作流，申報(bào)人員通過Exce文件報(bào)送，管理人員需進(jìn)行決策。新工作流，通過掃碼、網(wǎng)頁的方式報(bào)送，管理人員無需進(jìn)行決策。提供了申報(bào)人員與維修人員線上交流的功能，提升了服務(wù)體驗(yàn)。

（2）維修當(dāng)天。舊工作流，管理人員要分別與雙方取得聯(lián)系，確定申報(bào)人員和維修人員當(dāng)天在校。新工作流，取消了管理人員發(fā)起的“聯(lián)系”等活動，采用申報(bào)人員與維修人員直接交流的方式，優(yōu)化了工作流程，減少了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

（3）維修后。無變化?！奥?lián)系”的內(nèi)容包括發(fā)票、驗(yàn)收等活動。

3.2 效果分析

根據(jù)工作過程，分析時(shí)間消耗。管理人員花費(fèi)的總時(shí)間由2部分組成：決策時(shí)間、聯(lián)系時(shí)間，即管理人員花費(fèi)總時(shí)間=決策時(shí)間+聯(lián)系時(shí)間。

（1）決策時(shí)間。查看并決定優(yōu)先處理哪個(gè)表單所消耗的時(shí)間。使用四象限法設(shè)備管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)自動做出決策，管理員只需處理重要且緊急的訂單即可，則無需在耗時(shí)去做決策，避免了主觀因素造成的時(shí)間消耗。

（2）聯(lián)系時(shí)間?！奥?lián)系過程”所消耗的時(shí)間?！奥?lián)系過程”所消耗的時(shí)間取決于3部分：聯(lián)系次數(shù)、單次聯(lián)系時(shí)長、待處理的設(shè)備數(shù)，即聯(lián)系時(shí)間=聯(lián)系次數(shù)×單次聯(lián)系時(shí)長×待處理設(shè)備數(shù)。假設(shè)單次聯(lián)系時(shí)長恒定，則只需考慮其他兩部分：聯(lián)系次數(shù)和待處理的設(shè)備數(shù)。從圖3可看出，新工作流中，管理人員發(fā)起“聯(lián)系”的次數(shù)由4次變?yōu)?次，則說明維修1件設(shè)備，管理人員所需聯(lián)系的次數(shù)減少了一半。又因重要且緊急的事項(xiàng)必然小于或等于總訂單數(shù)，所以當(dāng)前待處理的訂單數(shù)也會有一定程度的減少。把兩項(xiàng)相乘，得到的聯(lián)系時(shí)間相比于舊工作流會大幅減少，則管理人員花費(fèi)的總時(shí)間會大幅減少，顯著提高了工作效率。

4 結(jié) 語

基于時(shí)間四象限法的高校設(shè)備管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化管理與教育信息化2.0背景下新的嘗試。不僅可實(shí)現(xiàn)設(shè)備報(bào)修、訂單管理、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、資產(chǎn)管理等基本功能，并把時(shí)間管理的理論應(yīng)用到高校設(shè)備管理，以科學(xué)的管理機(jī)制、可視化的進(jìn)度追蹤、分級管理模式和資源的合理配置來實(shí)現(xiàn)全方位的管理，解決了傳統(tǒng)模式下管理的不足，對提高工作效率、改善服務(wù)質(zhì)量，以及提升高校現(xiàn)代化管理水平具有重要的意義。