淺論如何實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理規(guī)范化建設(shè)

于鴻雁/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

淺論如何實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理規(guī)范化建設(shè)

于鴻雁/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

由于我們處于一個(gè)信息化高速發(fā)達(dá)的新時(shí)期，所以在各種先進(jìn)技術(shù)的影響下，檔案管理工作發(fā)生了根本性的變化，而檔案管理質(zhì)量和效率的提高完全依賴于檔案管理的水平，所以在這個(gè)大背景下，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)具有極其重要的意義。本文從新時(shí)期檔案管理規(guī)范化的重要性入手，分析了目前檔案管理存在的不足，并進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期檔案管理規(guī)范化的具體對(duì)策進(jìn)行了闡述。

新時(shí)期；檔案管理；規(guī)范化

在社會(huì)快速發(fā)展的情況下，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，目前檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化則成為管理工作的重點(diǎn)，這對(duì)于提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量也將起到積極的意義。當(dāng)前我們處于社會(huì)發(fā)展的一個(gè)新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)得以迅速的發(fā)展，這就要求檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，與當(dāng)前的新形勢(shì)適應(yīng)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和方法，來確保檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但目前在我國(guó)檔案管理工作中，由于長(zhǎng)期以來管理理念作用下，無論是對(duì)檔案管理工作的重視度、人員素質(zhì)還是基礎(chǔ)設(shè)施和管理手段等于落后的狀態(tài)下，這在很大程度上制約了我國(guó)檔案管理工作規(guī)范化的進(jìn)程，所以為了使檔案管理工作與現(xiàn)代化的建設(shè)工作相一致，則需要努力提高檔案管理規(guī)范化的水平。

一、新時(shí)期檔案管理規(guī)范化的重要性

檔案是一個(gè)單位在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中各種信息的積累，單位要想發(fā)展，檔案是其所需要信息的重要來源，所以對(duì)于一個(gè)單位來講，檔案是其重要的無形資產(chǎn)，可以為單位在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各項(xiàng)決策提供科學(xué)的依據(jù)。而當(dāng)前社會(huì)處于飛速發(fā)展時(shí)期，人們對(duì)檔案管理工作的重視程度不斷提高，也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，需要其與當(dāng)前現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)工作相一致，所以規(guī)范檔案工作的管理，使其管理工作更標(biāo)準(zhǔn)，這樣不僅有利于使用者查找和利用方便，同時(shí)也可以在單位在發(fā)展過程收集大量的信息資源，充分發(fā)揮檔案的功能性，從而推動(dòng)社會(huì)的快速進(jìn)步。

二、目前檔案管理存在的不足

1.檔案管理觀念落后，重視不夠。由于長(zhǎng)期以來對(duì)檔案管理工作都處于忽視的狀態(tài)，這首先在觀念上就使管理人員受到了一定的束縛，認(rèn)識(shí)不到自己工作的重要性，覺得自己就是一個(gè)管理員，做好檔案的收集、整理工作即好，對(duì)工作缺乏熱情，松懈、安于現(xiàn)狀的思想嚴(yán)重，這就導(dǎo)致在工作中缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無法為單位發(fā)展過程中所需要的信息資源進(jìn)行及時(shí)提供。其次，管理人員對(duì)檔案管理工作存在著自卑的心理。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致工作人員覺得自己的工作可有可無，沒有價(jià)值體現(xiàn)，長(zhǎng)期以往，則會(huì)導(dǎo)致自卑心理的產(chǎn)生。這些問題都不同程度的影響了檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)工作的開展。

2.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理人員要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心，熱愛本職工作，還要有無私奉獻(xiàn)的精神，忠于自己的職業(yè)操守，不斷的適應(yīng)檔案管理工作對(duì)人員素質(zhì)的要求，在新時(shí)期不斷的強(qiáng)化自己的專業(yè)知識(shí)，從而保證檔案工作的順利開展，確保檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。但在當(dāng)前檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，由于對(duì)檔案管理工作重視度不夠，所以從事檔案管理工作的人員多數(shù)都為年齡較大、兼職和新調(diào)進(jìn)來的人員，這些人員基本都沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，所以不僅使檔案管理工作的質(zhì)量無法保證，工作效率和水平也受到嚴(yán)重的影響，再加之檔案管理人員薪資待遇較低，人員流動(dòng)性較大，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作難以開展。

3.管理技術(shù)手段落后，設(shè)施陳舊。同樣由于對(duì)檔案工作的重視不足，財(cái)力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設(shè)施得不到更新，基礎(chǔ)設(shè)備缺乏，很多檔案室存在到不到規(guī)定的安全指標(biāo)，建設(shè)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。我國(guó)大多數(shù)單位的檔案室的管理技術(shù)和手段落后，依然停留在傳統(tǒng)的手工工作方式，跟不上科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，沒有對(duì)檔案工作信息開發(fā)和編研的意識(shí)。有些檔案室隨配置先進(jìn)設(shè)施，管理人員卻不利用，使其擱置成為擺設(shè)，先進(jìn)的管理技術(shù)也就流于形勢(shì)，沒有實(shí)際的操作和利用，因而造成人力、物力和財(cái)力資源的極大浪費(fèi)。這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約著新時(shí)代檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

三、新時(shí)期檔案管理規(guī)范化的對(duì)策

1.完善制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。目前我國(guó)的檔案管理制度存在不健全、管理體系落后的不足。完善的檔案制度，增加檔案管理的有序性，可以有效地提高檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。建立健全分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)的制度、檔案人員崗位責(zé)任制、兼職檔案員工責(zé)任制、檔案整理歸檔制度、檔案借閱保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案庫房管理制度、檔案安全制度等。各項(xiàng)檔案規(guī)章制度的條文應(yīng)簡(jiǎn)明而嚴(yán)密，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷改善和充實(shí)。使檔案管理的各項(xiàng)工作有據(jù)可查、有章可循。有效的檔案管理制度，即可以利用最小的人力、財(cái)力、物力將檔案室管理得井井有條，提高檔案管理工作的效率。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案工作作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)過程中的重要組成部分，對(duì)檔案從業(yè)人員自身的職業(yè)道德有嚴(yán)格的規(guī)范，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，需要檔案工作人員各方面綜合素質(zhì)的不斷提高，檔案人員職業(yè)素質(zhì)的提升對(duì)檔案服務(wù)工作業(yè)務(wù)能力的提高起到了積極的作用。目前我國(guó)的檔案工作已從注重檔案的實(shí)體管理開始向檔案的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案內(nèi)容的利用，使檔案工作的社會(huì)價(jià)值得以很好的體現(xiàn)，同時(shí)也是衡量檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到檔案開發(fā)利用工作的重要性，打破傳統(tǒng)的理念，使自己在本職工作的基礎(chǔ)上勇于創(chuàng)新，增強(qiáng)自身的責(zé)任感和使命感，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用，同時(shí)還要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，從而把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，使檔案工作真正的服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于人民。

3.明確管理人員職責(zé)，確保檔案安全。確保檔案的完整和安全是檔案管理人員的職責(zé)。這既是檔案保管的基本任務(wù)也是目的。自覺貫徹《檔案法》和各項(xiàng)有關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，認(rèn)真做好檔案室的安全保衛(wèi)工作。同時(shí)檔案保管工作要做到“三不”：不丟、不壞、不亂。檔案保管的工作是艱巨的，同時(shí)也是光榮的，檔案管理人員要明確自己的職責(zé)，嚴(yán)格遵守崗位責(zé)任制，確保檔案的安全和完整，以保證檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

4.強(qiáng)化檔案信息化，發(fā)揮檔案信息功能。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，社會(huì)信息化程度越來越高。要求檔案工作也實(shí)現(xiàn)信息化的管理。檔案管理的信息化有利于檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化水平的建設(shè)，有效發(fā)揮檔案的信息功能。因此要加大對(duì)檔案工作的資金投入，增加檔案室的硬件設(shè)備，引進(jìn)和學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理的程序和設(shè)備。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前新形勢(shì)下，檔案管理人員需要加快觀念的改變，走出以前管理理念的誤區(qū)，加大對(duì)檔案管理工作的重視度，使各項(xiàng)管理制度得到不斷完善，加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，單位應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使檔案的功能性得到有效的發(fā)揮，推動(dòng)檔案管理工作向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的進(jìn)程。

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[3]彭利軍.不斷改革創(chuàng)新促使檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化[J].衡陽通訊,2008(04).