關(guān)于在高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)管理工作中Excel的研究

北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院 何有明

一、高校實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)

在高校建設(shè)管理實(shí)驗(yàn)室中，涉及到的數(shù)據(jù)規(guī)模較大，主要是各表格內(nèi)容會(huì)有聯(lián)系，有內(nèi)在邏輯。所以說(shuō)，對(duì)于實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)管理，屬于涵蓋高校所有實(shí)驗(yàn)資料，極為復(fù)雜的任務(wù)。而在建設(shè)管理中，規(guī)范化收集及處理信息等步驟，均需立足于適宜的信息化建設(shè)。Excel程序中，有諸多公式函數(shù)可選，應(yīng)用Excel進(jìn)行計(jì)算分析管理，整理實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，繪制成列表及圖表等諸多工作，均能借助Excel提供的函數(shù)，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化操作，提高管理的便利性。而且在Excel版本不斷更新中，可用功能更加豐富，運(yùn)行性能也隨之強(qiáng)大。高校管理實(shí)驗(yàn)室的任務(wù)中，能應(yīng)用的Excel功能較多，如領(lǐng)用實(shí)驗(yàn)所需的材料等，通過(guò)整理歷史資料，能得到某材料的使用情況及成本波動(dòng)等。根據(jù)實(shí)驗(yàn)室及年度耗用數(shù)量，生成相應(yīng)的波動(dòng)趨勢(shì)曲線(xiàn)。

二、Excel應(yīng)用于高校實(shí)驗(yàn)室管理的分析

（一）基本材料管理

具體操作中，先根據(jù)管理要求，編輯表頭內(nèi)容。此環(huán)節(jié)中，應(yīng)當(dāng)注重，為方便之后信息處理的便利性，盡量不把多個(gè)字段整合在一起，不合并單元格。這樣做主要有Excel會(huì)默認(rèn)識(shí)別出合并單元格是一個(gè)格與多個(gè)空白格。完成表頭編輯后，避免后期出現(xiàn)錯(cuò)誤操作，需對(duì)表頭進(jìn)行特殊處理，防止修改表頭。借助“審閱”功能鍵，啟動(dòng)選項(xiàng)卡，選擇“新建”，編輯標(biāo)題行的范圍，錄入密碼，點(diǎn)擊“確定”后，繼續(xù)“新建”，重復(fù)上述操作，最后通過(guò)“審閱”功能鍵，選擇“保護(hù)工作表”，繼續(xù)點(diǎn)擊“確定”，完成基本操作。下一步把設(shè)計(jì)內(nèi)容錄入到表格中，在編輯數(shù)據(jù)中，理論上不能出現(xiàn)任何錯(cuò)誤，但現(xiàn)實(shí)編輯操作期間，需要錄入大量的資料，難免會(huì)有遺漏或錯(cuò)誤，如果要確保數(shù)據(jù)的可用性，便應(yīng)規(guī)避出現(xiàn)類(lèi)似情況。根據(jù)高校實(shí)驗(yàn)室的管理標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)統(tǒng)一設(shè)置名稱(chēng)，以免之后的信息統(tǒng)計(jì)管理中出現(xiàn)漏項(xiàng)的問(wèn)題。錄入信息的人員，直接選中自己對(duì)應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室文件，而非按照個(gè)人想法，隨意編輯實(shí)驗(yàn)室名稱(chēng)。實(shí)際操作過(guò)程中，選中“數(shù)據(jù)”的選項(xiàng)卡，選擇“數(shù)據(jù)有效性”，從“允許”彈窗中，選擇“序列”，在自定義區(qū)域，編輯統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)驗(yàn)室名稱(chēng)，不同實(shí)驗(yàn)室可選擇“，”隔開(kāi)，此外其他部分對(duì)名稱(chēng)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)且數(shù)據(jù)規(guī)模較少的內(nèi)容，也能?chē)L試應(yīng)用類(lèi)似的方式。另外，也能通過(guò)總額一欄，提前設(shè)置乘積公式。在操作人員編輯某材料的單價(jià)與數(shù)量后，能直接得出乘積總額。現(xiàn)實(shí)使用Excel中，出現(xiàn)錯(cuò)誤往往是由于把數(shù)字內(nèi)容部分，設(shè)置為文本格式，對(duì)此應(yīng)事先調(diào)整好各部分的格式。此處的快捷操作方式為：同時(shí)按“ctrl”與“1”，能直接看到設(shè)置格式的彈窗，操作人員直接按照需求，設(shè)置各列的各項(xiàng)參數(shù)[2]。

在實(shí)驗(yàn)室日常管理中，會(huì)涉及到查詢(xún)的查詢(xún)操作。為所有實(shí)驗(yàn)室在申報(bào)材料中，能快速確定對(duì)應(yīng)單價(jià)，所以需根據(jù)基表，添加查詢(xún)頁(yè)面，直接在對(duì)應(yīng)區(qū)域編輯材料名稱(chēng)，便能直接得到相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料。對(duì)此的實(shí)現(xiàn)操作：借助Excel提供的“vlookup”，能基于已經(jīng)建立的基表，生成新工作表，表名是“單件查詢(xún)系統(tǒng)”。留出空白單元格，用于變量，在此下面的單元格，編輯函數(shù)，以實(shí)現(xiàn)根據(jù)基表數(shù)據(jù)，自動(dòng)篩選出所需的記錄信息。實(shí)際查詢(xún)期間，在預(yù)留變量單元格中編輯所需信息的關(guān)鍵字，如果基表內(nèi)對(duì)應(yīng)信息，會(huì)直接返回至相關(guān)數(shù)值與文本處，達(dá)到快速查詢(xún)的目的。

高校的實(shí)驗(yàn)室管理中，需考慮好所用材料的采購(gòu)問(wèn)題。為防止實(shí)驗(yàn)室內(nèi)的材料隨意大量采購(gòu)，導(dǎo)致浪費(fèi)，一般會(huì)對(duì)所有實(shí)驗(yàn)室的申報(bào)材料，實(shí)施成本核算，并且核算依據(jù)是對(duì)應(yīng)實(shí)驗(yàn)室近些年的購(gòu)買(mǎi)情況。應(yīng)用Excel進(jìn)行成本管理，可提升整體的規(guī)范性，保證管理效率。借助Excel提供的數(shù)據(jù)透視功能，點(diǎn)擊基表，選中“數(shù)據(jù)透視表”，會(huì)直接形成一張工作表及對(duì)應(yīng)透視表的結(jié)構(gòu)圖。通過(guò)字段列表，設(shè)置字段，以此獲得對(duì)比表?；蛘咧庇^在透視表上，設(shè)置同比增減，以比較直接地看到統(tǒng)計(jì)變化情況。落實(shí)該項(xiàng)操作，需保證基表內(nèi)容完整，同時(shí)已有的實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)需達(dá)到兩年以上?；诖耍_定所有實(shí)驗(yàn)室的采購(gòu)方案。近些年，高校實(shí)驗(yàn)室申報(bào)的采購(gòu)方案，通常帶有隨意性，未能基于學(xué)校現(xiàn)實(shí)狀況設(shè)置采購(gòu)計(jì)劃，造成此方面的支出金額上升，還形成資源浪費(fèi)。為規(guī)避該種問(wèn)題，管理中應(yīng)按照基于實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)實(shí)狀況，學(xué)校相關(guān)部門(mén)需基于已有資料，給相關(guān)院系提供指導(dǎo)性意見(jiàn)。借助Excel的數(shù)據(jù)透視，點(diǎn)擊基表，選擇“插入”中的對(duì)應(yīng)功能鍵，選中實(shí)驗(yàn)室及總額，生成信息表格。而后在透視表上，選中“插入”，添加“餅圖”，得到統(tǒng)計(jì)比例圖。假設(shè)某實(shí)驗(yàn)室耗用資金所占比例偏高，可要求對(duì)應(yīng)實(shí)驗(yàn)室出示詳細(xì)論證報(bào)告，以判斷其申報(bào)方案的可行性。

（二）數(shù)據(jù)處理管理

結(jié)合相關(guān)填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)，高校上報(bào)數(shù)據(jù)文件需達(dá)到：文件格式是文本格式，即“.txt”；內(nèi)容格式為單行及多行的文本，其行結(jié)構(gòu)是按照?qǐng)?bào)表定義調(diào)整，單行長(zhǎng)度為所有字段的綜合；一行內(nèi)容包含一條記錄。此外，應(yīng)注重的是，所有字段均對(duì)應(yīng)固定長(zhǎng)度，假設(shè)“設(shè)備名稱(chēng)”設(shè)置長(zhǎng)度是30字節(jié)，而現(xiàn)實(shí)長(zhǎng)度不夠，應(yīng)通過(guò)空格補(bǔ)位，滿(mǎn)足格式要求的文件，能借助Excel程度得到。在實(shí)際管理中，包含諸多步驟[2]。

其一，維護(hù)基礎(chǔ)信息。此處的維護(hù)操作表示：根據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表相應(yīng)的填表標(biāo)準(zhǔn)處理。按照定義及字段信息類(lèi)型，生成表格，設(shè)置單元格，完成編輯與更新數(shù)據(jù)等任務(wù)。轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)操作以前，需落實(shí)維護(hù)任務(wù)，以供轉(zhuǎn)換應(yīng)用。

其二，調(diào)整數(shù)據(jù)格式，借助Excel提供的公式，將各類(lèi)數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為規(guī)定程度的文本內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)流程為：編輯單元格的轉(zhuǎn)換公式，而后將所在行的單元格、對(duì)應(yīng)公式整合起來(lái)，以此生成一行的轉(zhuǎn)換公式。因?yàn)椴煌砀褡侄蔚念?lèi)型及長(zhǎng)度均不能保持統(tǒng)一，所以應(yīng)用的轉(zhuǎn)換公式也有差異。比如“儀器名稱(chēng)”，假設(shè)其規(guī)定長(zhǎng)度是30字符，其轉(zhuǎn)換后的字段結(jié)果也需是對(duì)應(yīng)長(zhǎng)度的文本。因?yàn)椤皟x器名稱(chēng)”具體長(zhǎng)度不確定，同時(shí)包括雙字節(jié)的字符，所以，轉(zhuǎn)換操作中，應(yīng)考慮不同情況。詳細(xì)來(lái)說(shuō)：如果“儀器名稱(chēng)”不足30字節(jié)，可保留全部字符；如果第30與31字節(jié)，并非同一字符，直接保留到30字節(jié)，反之僅留下前29個(gè)字節(jié)的內(nèi)容；前兩種情況下，數(shù)據(jù)結(jié)果后有30個(gè)空格，則留下前30個(gè)字節(jié)。而不是字符類(lèi)的內(nèi)容，應(yīng)先變成文本，再調(diào)整長(zhǎng)度。在一個(gè)行上的單元格，對(duì)應(yīng)公式采取“&”連接，得到轉(zhuǎn)換公式。

其三，設(shè)置轉(zhuǎn)換模板。所有報(bào)表均能設(shè)置轉(zhuǎn)換模板，其中有表頭及公式區(qū)、數(shù)據(jù)區(qū)。比如某基表的“L”列，從第5個(gè)單元格開(kāi)始，為公式區(qū)，則能在“L5”編輯行轉(zhuǎn)換公式。拖拉對(duì)應(yīng)單元格填充手柄，能實(shí)現(xiàn)正行的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

其四，調(diào)整文本格式。編輯在數(shù)據(jù)區(qū)的統(tǒng)計(jì)信息，能借助Excel公式，直接在“L”列生成轉(zhuǎn)換結(jié)果。為達(dá)到上報(bào)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)把Excel調(diào)整成txt格式文件。此項(xiàng)操作較為快捷，新建及打開(kāi)文本文件，將“L”公式區(qū)中轉(zhuǎn)換內(nèi)容，復(fù)制粘貼至該文件上，用名稱(chēng)存儲(chǔ)文件，其中“*”表示學(xué)校代碼。

其五，檢查錯(cuò)誤信息。在txt文件直接導(dǎo)進(jìn)對(duì)應(yīng)的檢測(cè)系統(tǒng)中，能自動(dòng)完成檢查。具體檢測(cè)項(xiàng)目有單表及表間的內(nèi)容，假設(shè)有問(wèn)題，能直接彈出提醒對(duì)話(huà)框，操作人員根據(jù)提示內(nèi)容更改即可。此環(huán)節(jié)尤其要關(guān)注各表內(nèi)相同字段統(tǒng)一，而且必須保障信息規(guī)范性。改正錯(cuò)誤內(nèi)容中，基于提示信息行號(hào)，鎖定出錯(cuò)內(nèi)容，更改后生成新文件，再次導(dǎo)入檢測(cè)，循環(huán)上述操作，直到無(wú)錯(cuò)誤。而后進(jìn)入對(duì)應(yīng)上報(bào)網(wǎng)址，編輯學(xué)校賬號(hào)及密碼，把完全正確的文件逐一上傳，或者集中在一個(gè)文件夾中，添加“zip”壓縮包，統(tǒng)一上傳，并在上傳結(jié)束后，得到相關(guān)綜表。

（三）信息質(zhì)量管理

在實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理上，運(yùn)用宏語(yǔ)言，需依托于Excel實(shí)現(xiàn)，VB程序使用的效果，首先由功能設(shè)置的合理性決定。在高校實(shí)驗(yàn)室的日常管理中，會(huì)涉及到諸多數(shù)據(jù)，一方面，原始記錄的內(nèi)容處理及審核等；另一方面，檢測(cè)報(bào)告內(nèi)容的編輯、核對(duì)、打印。按照常規(guī)及儀器分析，制作記錄表，同時(shí)設(shè)計(jì)有關(guān)程序，支持內(nèi)容處理及審核、以?xún)x器分析為例，借助實(shí)驗(yàn)儀器原本帶有的導(dǎo)出功能，把相關(guān)實(shí)驗(yàn)資料整理成Excel文件，基于此開(kāi)展后續(xù)操作。而常規(guī)分析中，比如容量法，需在軟件中，設(shè)置對(duì)應(yīng)模塊及按鍵，編寫(xiě)相應(yīng)代碼，生成工作表的格式，需和原始記錄相同。錄入數(shù)據(jù)時(shí)，直接選中對(duì)應(yīng)單元格，編輯內(nèi)容，便可完成所需的管理操作[3]。

按照不同實(shí)驗(yàn)室的研究項(xiàng)目，設(shè)置報(bào)告打印的列表及工作簿，負(fù)責(zé)記錄及保存有關(guān)資料。涉及到的數(shù)據(jù)清單中包括基本信息及結(jié)果內(nèi)容，其中前者有報(bào)告編號(hào)及送樣時(shí)間、送樣號(hào)等內(nèi)容，可在對(duì)應(yīng)列上，編輯實(shí)驗(yàn)操作的信息。在結(jié)果內(nèi)的保存區(qū)，在記錄表數(shù)據(jù)通過(guò)審查后，直接導(dǎo)進(jìn)即可。按照實(shí)驗(yàn)任務(wù)內(nèi)容及屬性，支持新建若干數(shù)據(jù)清單表。對(duì)于表格的設(shè)計(jì)，需根據(jù)實(shí)驗(yàn)信息管理需求，劃分區(qū)域，方便管理操作。實(shí)驗(yàn)室信息記錄的檢測(cè)報(bào)告，可新建三張工作表，各自負(fù)責(zé)輸出結(jié)果及檢測(cè)數(shù)據(jù)、報(bào)告封面，可直接采取Excel表的形式，進(jìn)行打印。在首次操作打印程序時(shí)，會(huì)自動(dòng)存儲(chǔ)，之后重新啟動(dòng)此功能，會(huì)提示對(duì)應(yīng)報(bào)告已經(jīng)完成打印，假設(shè)要二次打印，能直接使用有關(guān)數(shù)據(jù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

運(yùn)用Excel軟件，能提升各項(xiàng)建設(shè)管理的效率，并且操作簡(jiǎn)單方便。借助Excel提供的各項(xiàng)功能，對(duì)實(shí)驗(yàn)室各類(lèi)物資加以管理，確保采購(gòu)方案的適宜性，實(shí)現(xiàn)資源有效分類(lèi)，把握實(shí)驗(yàn)室消耗的年度成本量。