新形勢下高校檔案管理工作發(fā)展策略探討

天津城建大學(xué) 張瑤

習(xí)近平總書記曾指出，檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。由此可見，檔案具有不可估量的價值。高校檔案室作為高等學(xué)校內(nèi)部的一個重要機(jī)構(gòu)，保存了大量珍貴的原始文字、圖表、聲像資料等，既承擔(dān)著高校檔案收集、保管職能，又要履行檔案信息資源開發(fā)與利用職能，是高校教學(xué)、科研和管理等各項工作開展的基礎(chǔ)。然而，新形勢下，隨著中國高等教育改革的不斷深化，對高校檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的高校檔案的管理與利用方式已經(jīng)難以滿足新形勢下的需求，本文在分析了高校檔案工作建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，總結(jié)高校檔案發(fā)展中存在的主要問題，并據(jù)此探討新形勢下高校檔案管理工作的開展策略。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

高校檔案工作是高校各項工作的縮影，記錄著高校發(fā)展的歷史進(jìn)程，在高校改革和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。隨著高校整體辦學(xué)水平的提升，檔案工作已經(jīng)有了大幅度提升并取得了一些成績，但就實(shí)際情況而言，不可否認(rèn)的是目前高校檔案館（室）的發(fā)展仍然受限，以至于發(fā)展緩慢，在人力、物力、財力等方面無法滿足新形勢下高校檔案信息需求。

具體問題如下：

（一）檔案工作服務(wù)形式相對被動

目前，高校檔案工作仍以被動服務(wù)為主，缺乏主動性、創(chuàng)新性和系統(tǒng)性。雖然，“創(chuàng)新服務(wù)”一直掛在人們嘴邊，但是實(shí)際行動起來卻步履維艱，有些高校針對大眾需求開展了遠(yuǎn)程查詢服務(wù)，但是大部分檔案資料還是需要現(xiàn)場手工翻閱，基本還是傳統(tǒng)的人工“查、借”模式，等著人們上門尋求服務(wù)，而不是主動提供服務(wù)。還有檔案編研等主動修史編志服務(wù)開展較少，大量有利用價值的檔案資源無法利用，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。

（二）檔案信息化、數(shù)字化推進(jìn)速度緩慢

隨著科技的進(jìn)步和信息時代的來臨，高校檔案也在依靠現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化改革，但仍面臨基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、信息資源建設(shè)滯后、工作人員技術(shù)開發(fā)能力不足、缺少相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等問題。例如，筆者所在高校目前僅能實(shí)現(xiàn)檔案電子目錄檢索，人工調(diào)閱紙質(zhì)檔案，檔案的全文數(shù)字化工作啟動困難，紙質(zhì)文件、電子文件同步歸檔無法實(shí)現(xiàn)等。

（三）人員不足，隊伍結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化

高校檔案工作是高?；A(chǔ)工作的重要一環(huán)，但是由于高校管理層比較重視教學(xué)管理和其他管理問題，對檔案工作缺乏相應(yīng)的考慮，在人員安排上不足。由于人員限制，工作重點(diǎn)只能放在日常管理和服務(wù)上，在檔案編研等開發(fā)利用方面無法過多投入。同時，檔案管理人員多不具備計算機(jī)技術(shù)知識，另外，受制于體制編制、職業(yè)發(fā)展瓶頸等多方面因素的影響，也難以引進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)人才，影響了信息化建設(shè)等工作。因此，培養(yǎng)一支高效優(yōu)秀的檔案工作隊伍很有必要。

（四）檔案利用方式與內(nèi)容單一

目前，很多高校檔案利用的方式還是翻閱紙質(zhì)材料等傳統(tǒng)手段，然而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，新興媒體例如微信、微博、抖音等已經(jīng)逐漸成為人們?nèi)粘＋@取信息的主要載體，這樣對比來看，檔案信息利用方式有些跟不上時代發(fā)展。

雖然有些高校檔案館（室）有門戶網(wǎng)站，但也只是提供一些服務(wù)指南、通知信息等簡單辦事流程，缺乏豐富的利用方式，有很大的局限性和弊端，影響高校檔案的利用效率。

高校檔案工作出現(xiàn)這些問題原因是多方面的，一是，高校管理層對檔案工作的重要性認(rèn)識不到位，綜合投入相對不夠。相對于其他工作而言，檔案工作無論是工作人員編制，還是經(jīng)費(fèi)投入，都略顯不足。二是高校檔案管理工作人員自身服務(wù)意識不強(qiáng)，信息技術(shù)能力欠缺。由于檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃不明確，發(fā)展空間小，導(dǎo)致從事檔案管理工作缺乏一定動力和活力。同時，檔案管理人員大多是圖書、情報或者檔案學(xué)等專業(yè)，缺乏必要的計算機(jī)能力，一定程度上影響了高校檔案工作的發(fā)展。三是，國家有關(guān)檔案、教育主管部門對高校檔案工作進(jìn)行的有針對性的具體指導(dǎo)不夠，導(dǎo)致一些工作沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)與制度支撐。

二、新形勢下高校檔案管理工作發(fā)展的建議

高校檔案工作要適應(yīng)新形勢下的發(fā)展要求，廣泛引進(jìn)信息技術(shù)，推動檔案工作的轉(zhuǎn)型和變革，緊緊抓住新時代檔案工作發(fā)展的契機(jī)，打開高校檔案工作新局面，使得高校檔案工作可以持續(xù)發(fā)展。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，提出幾點(diǎn)建議。

（一）制定高校檔案管理制度，規(guī)范檔案工作流程

認(rèn)真學(xué)習(xí)國家和上級部門出臺的最新有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和政策文件，切實(shí)把思想和認(rèn)識統(tǒng)一到黨和國家對檔案利用工作的部署要求上來，結(jié)合當(dāng)前檔案工作實(shí)際，修訂檔案管理制度，盡快行文下發(fā)。同時，到各單位、部門調(diào)研，制定出符合高校實(shí)際的歸檔范圍和工作流程。

（二）管理層提高認(rèn)識，增加綜合投入

高校比較重視科研和教學(xué)工作，但是檔案工作作為高校工作中不可或缺的一部分，也要重視起來。高校校長要肩負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，對檔案利用工作要給予大力支持和及時、有效地指導(dǎo)。高校檔案主管部門要肩負(fù)起工作責(zé)任，堅決依法依規(guī)組織推動好檔案利用工作，對于已公布的檔案要積極予以開發(fā)、利用，為他人查閱、研究提供便利。要堅持對檔案工作進(jìn)行持續(xù)、穩(wěn)定地投入，切實(shí)保證其必要的物質(zhì)條件。

（三）優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，建立穩(wěn)定的檔案工作隊伍

要根據(jù)學(xué)校“檔案數(shù)量和工作任務(wù)”確定檔案人員編制，在規(guī)范人員管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步健全、完善檔案工作人員職稱評定、評聘考核等工作制度。要織好檔案工作網(wǎng)絡(luò)，建立起以學(xué)校檔案保管機(jī)構(gòu)為主體、各單位各部門為二級歸檔單位，專職檔案工作為主體、兼職檔案工作人員為補(bǔ)充的網(wǎng)絡(luò)體系，加大對各單位、部門兼職檔案工作人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展培訓(xùn)工作。例如，每年組織召開學(xué)校主管檔案工作會議，布置當(dāng)年檔案重點(diǎn)工作任務(wù)和范圍，組織檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)，建立學(xué)校專兼職檔案人員交流平臺，真正打造一支能力過硬的檔案隊伍。

（四）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)

努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識及檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案歸檔，提高業(yè)務(wù)技能；通過館際互借、建立友好館等方式，積極開展與其他檔案管理機(jī)構(gòu)，尤其是一些高校檔案材料的資源共享；積極向其他兄弟院校學(xué)習(xí)交流，不斷提高檔案管理水平；以檔案工作人員為主體，深入組織開展檔案利用工作專題研究，著力豐富工作內(nèi)涵，提高實(shí)踐應(yīng)用能力。

（五）打牢檔案數(shù)字化基礎(chǔ)，提供全面在線檢索服務(wù)

按照檔案材料數(shù)字化要求，在同步歸檔各類材料紙質(zhì)版和電子版的基礎(chǔ)上，對檔案數(shù)字化率和工作進(jìn)度提出明確時間表，并按期推動落實(shí)。統(tǒng)籌規(guī)劃館藏檔案數(shù)字化進(jìn)度，根據(jù)檔案利用率和價值，對永久和長期保存的檔案分階段進(jìn)行全文數(shù)字化（可外包實(shí)現(xiàn)），為學(xué)校云平臺建設(shè)打牢信息基礎(chǔ)。將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA、教務(wù)、財務(wù)、科研、國資等系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子檔案歸檔。依托學(xué)校自動化辦公系統(tǒng)開展交互式、智能式檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案“空中”查閱。在數(shù)字化基礎(chǔ)形成后，構(gòu)建檔案智能查詢系統(tǒng)，為師生提供“足不出戶”的檔案檢索利用服務(wù)，要大力推進(jìn)檔案利用的服務(wù)便捷化。

（六）打造智慧檔案館，使檔案工作充分發(fā)揮服務(wù)育人功能

隨著云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧檔案館應(yīng)運(yùn)而生，智慧檔案館是以數(shù)字檔案館和實(shí)體檔案館為基礎(chǔ)，將檔案內(nèi)容變成電腦可以任意檢索的數(shù)據(jù)，讓它進(jìn)入大數(shù)據(jù)平臺，主動推送、深度挖掘，最大限度地發(fā)揮檔案的社會價值，產(chǎn)生社會效益。學(xué)校的教育檔案是民生檔案的重要組成部分，在學(xué)生畢業(yè)后，工作、生活中處處可用到這些檔案。我們可以對學(xué)生的教學(xué)檔案進(jìn)行信息整合，為每個學(xué)生建立終身賬號，用于本人教育檔案信息的查詢利用。利用有限的空間，建設(shè)數(shù)字長廊，展出部分珍貴影像、實(shí)物藏品。建設(shè)智慧檔案館，全方位展示學(xué)校辦校歷史、辦學(xué)定位、辦學(xué)特色等具有學(xué)校身份明確的具體資料，向師生及社會進(jìn)行宣傳。

三、結(jié)語

新形勢下，隨著高等教育的高速發(fā)展，對于檔案的利用需求日益增強(qiáng)，檔案作為學(xué)校重要的信息資源，在教學(xué)評估、憑證參考、宣傳教育、維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌、接受上級檢查等方面提供了有力支撐，是高校發(fā)展的寶貴財富，高校檔案工作需要做的工作還很多，任務(wù)還很艱巨。高校檔案工作需要牢牢把握新動向，才能跟上高等教育發(fā)展潮流，才能為黨和國家提供有力支撐。高校要對照黨中央的要求，對檔案工作予以足夠的重視，以期完善解決高校檔案室發(fā)展困境，促進(jìn)高校改革工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)高等教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展。