新時代水利行業(yè)檔案規(guī)范化與信息化管理建議

山東青島市即墨區(qū)水利局 陳玉春，孫美貞，王偉

水利檔案規(guī)范化與信息化建設(shè)是新時期檔案工作的迫切需要和必經(jīng)之路，也是發(fā)揮檔案作用最大化的硬核舉措。打破傳統(tǒng)檔案管理思維，按照新發(fā)展理念創(chuàng)新管理制度和機制，以信息化為引領(lǐng)，構(gòu)建“傳統(tǒng)+現(xiàn)代”的管理新格局，全面提升檔案工作服務(wù)全局能力。

一、水利檔案管理現(xiàn)狀和弊端

（一）機關(guān)檔案室管理現(xiàn)狀

檔案室保存了建局以來各個時期水利建設(shè)和管理的珍貴資料。辦公室一般安排專人負責，能夠嚴格借閱制度，工作人員服務(wù)意識較強。但檔案管理模式仍停留在傳統(tǒng)“手工”階段，科技氣息不濃，現(xiàn)代化信息化手段不強，效率不高。受檔案存放空間影響，檔案交叉存放，增加查找難度；未能做到“應歸盡歸”，部分檔案材料不全，存在“分頭存放”現(xiàn)象。

（二）機關(guān)科室檔案材料管理現(xiàn)狀

檔案材料管理職責不明確，“各管一攤”，未能及時系統(tǒng)地將科室重點事項材料進行匯總，形成檔案歸檔，每人都是一個“微型檔案室”。材料存放形式不一，大多紙質(zhì)材料和電子材料并存，有的只有紙質(zhì)材料或電子版材料，紙質(zhì)材料往往“居無場所”。隨著人員變動，部分材料交接不徹底，極易造成重要材料丟失。另外，科室多次調(diào)整，部分單位整合劃轉(zhuǎn)，現(xiàn)有科室職能變化很大，新老人員變動，這就造成了部分檔案材料不完整、不連續(xù)；再加上辦公電腦和U盤、硬盤、光盤等存貯媒介故障，難以恢復原有數(shù)據(jù)等諸多原因，造成難以挽回的損失。一些業(yè)務(wù)科室，部分重要文件報送不齊，專業(yè)事項材料選擇性上報，很大一部分材料如工程建設(shè)檔案，為便于自身使用，存放在本科室，隨著時間的流逝，部分檔案也就無從溯源。

（三）基層檔案室管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段基層檔案室大多空間窄小，各種檔案混雜存放。有些單位只配備辦公電腦，連起碼的防霉除濕、防蟲防鼠、防盜防雨措施都沒有，發(fā)生霉變蟲咬致使檔案損壞現(xiàn)象屢見不鮮。檔案員一般兼職，流動性很大，不掌握起碼的檔案管理知識，只能簡單地將資料分類整理、收集歸檔。很多單位未能及時將發(fā)生的檔案資料收集起來集中管理，檔案存放分散，隨意性大。借閱制度不嚴，流失隱患較大，很多基礎(chǔ)性材料長時間保存在職工手中，致使不少材料缺失，年度材料不連續(xù)。另外，在辦公設(shè)施整修，單位職能或建制整合、劃轉(zhuǎn)拆分時，一部分檔案材料不注重保管，隨意存放，幾經(jīng)周折成為斷檔。

（四）重建輕管現(xiàn)象普遍存在

工程資料建檔進度滯后于工程建設(shè)步伐，往往事后組織人員倉促補充資料，檔案數(shù)量和質(zhì)量難以保證。在工程運行管理過程中，時常存在建設(shè)方未將工程檔案資料移交給管理單位或移交不完整，造成資料遺失，無法彌補，給后期維修養(yǎng)護增加難度。

（五）檔案安全管理環(huán)節(jié)薄弱

隨著現(xiàn)代化信息化辦公發(fā)展，工作人員習慣于電子材料存檔，將大量的原始信息存放到電腦，儲存在硬盤、光盤或U盤中，重要電子材料未能形成書面材料進行備份。由于受科室電腦設(shè)備更新、電腦病毒入侵、人員變動影響，埋下資料損失的隱患。各單位、各科室檔案管理意識較差，注重事務(wù)性工作，未能及時整理科室承擔的各項工作材料，輕視檔案材料的日常積累和常態(tài)化管理。

二、應對措施和整改建議

（一）建章立制，嚴格檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，通過制度約束，人人養(yǎng)成凡事留有痕跡，重要事項及時成文歸檔習慣，工作痕跡到哪里，檔案就跟到哪里，既要干得好，也要存得好。建立檔案工作領(lǐng)導機制，進行全方位指導監(jiān)督。成立以分管領(lǐng)導為組長、各單位負責人為成員的領(lǐng)導小組，層層壓實責任，在系統(tǒng)內(nèi)形成人人有責、人人盡責的良好態(tài)勢。在單位微信公眾號里、辦公走廊、宣傳欄中，增加檔案保護宣傳因素，營造注重檔案、珍惜檔案的濃厚氛圍。

（二）構(gòu)建信息化檔案管理體系，提高檔案利用率

進入信息化時代，建立信息化管理平臺，將檔案信息化納入“十四五”發(fā)展規(guī)劃。以一個局或部門為整體，創(chuàng)建檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，由局信息中心統(tǒng)一管理，網(wǎng)絡(luò)覆蓋系統(tǒng)各個單位，安裝系列終端。建立健全采集體系、存貯體系、利用體系、安全管理體系、用戶管理體系等于一體的大檔案管理體系，力爭與單位辦公自動化系統(tǒng)和網(wǎng)上業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相融合、相銜接，將信息資源有效整合利用，強力賦能檔案信息化建設(shè)。

（三）建立健全上報傳送機制

一是各個單位信息管理終端須有專人負責維護。每季度將本單位的重要檔案，按檔案管理規(guī)定的存檔范圍搜集匯總。一般將上級下發(fā)的正式文件、項目建設(shè)資料（含聲像）、技術(shù)創(chuàng)新成果、工作總結(jié)、大事記、重點事項辦理過程等材料分門別類，掃描成PDF格式文檔，上報到局管理平臺備份，同時充實到本單位終端平臺相應欄目中。紙質(zhì)材料隨之妥善保管，每年年終將紙質(zhì)原始材料除要求報送移交局檔案室的以外，其他存在本單位檔案室里，并將報局材料復印（打?。┏杉堎|(zhì)存檔。實現(xiàn)線上+線下兩條線管理模式。將檔案材料按實物錄入電腦，便于查閱者檢巡。更多的是傳統(tǒng)的記錄簿，查找起來費力費時。局各科室、各單位每年度應安排專人匯總一年來形成的重要文件、重要事項材料、大事記等，一并移交或傳送至檔案室管理。

二是局檔案室每季度需將各單位報送的檔案材料進行分類甄別，去粗取精，按設(shè)定板塊上傳平臺。局檔案管理人員可參照辦公來文、發(fā)文登記信息進行逐項梳理，發(fā)現(xiàn)應報未報或報送不齊全的，及時通知有關(guān)單位限期補充完善。對以前存放的紙質(zhì)檔案，同樣掃描成PDF上傳到平臺，完成紙質(zhì)材料全文數(shù)字化，力爭紙質(zhì)檔案與電子檔案同步運用，形成“電腦上有的，檔案架上有；檔案架上有的，電腦上有”的數(shù)字化管理模式。融合單位金宏管理系統(tǒng)，把相關(guān)公文資料與歸檔流程結(jié)合起來，使公文歸檔工作事半功倍。每年年初，將上年度收集齊的紙質(zhì)檔案進行存放、立卷，同時將平臺數(shù)據(jù)檔案刻錄成光盤存放備份，多方式災備。

（四）建立健全查詢管理新樣板

工作人員在具體工作中，需要查閱局檔案資料，首先打開電腦（或手機）APP登錄平臺，向本科室負責人發(fā)起查閱申請，經(jīng)科室負責人同意后，經(jīng)過辦公室負責人同意（個別重要檔案還需分管領(lǐng)導同意），局檔案管理人員按照申請內(nèi)容發(fā)至申請人APP收件箱內(nèi)。申請人應妥善保管申請查閱的材料，增強保密意識，禁止隨意泄露。外單位來查找相關(guān)材料，需出具單位介紹信，經(jīng)局辦公室負責人和分管領(lǐng)導簽批后，方可傳閱相關(guān)檔案，否則不得擅自外傳。建立平臺查詢權(quán)限和共享制度。局屬各單位工作人員，可以瀏覽本單位平臺檔案資料，同時可以相互查閱其他單位部分放開權(quán)限的常規(guī)性檔案。局分管領(lǐng)導可以查閱分管領(lǐng)域平臺上的各種檔案材料，主要領(lǐng)導有權(quán)瀏覽所有單位和局檔案室平臺材料。局檔案室應按照檔案管理法律法規(guī)，已滿開放年限的，可以依規(guī)開放共享。

（五）檔案管理環(huán)境標準化改造

針對檔案管理現(xiàn)狀普遍存在場所狹小、堆放無序、分散保存、保管設(shè)施不完備、信息化管理水平低等問題，應把檔案室建設(shè)、升級改造納入單位重要議事日程。配置適宜存放檔案的庫房，購置移動式高利用率的檔案貨架，更新充實防濕干燥設(shè)備和防鼠防蟲咬器具，落實防盜防雨措施。按照檔案信息化管理要求，開發(fā)檔案軟件系統(tǒng)，配齊相應電子設(shè)備和終端系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)水利局域系統(tǒng)全覆蓋。提高檔案安全風險處置應急能力，通過物理隔離和軟件檢測措施，確保數(shù)字檔案的真實性和安全性，保障平臺網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)高效發(fā)揮作用。

（六）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員一般是從單位抽調(diào)的非重點崗位人員，年齡和知識結(jié)構(gòu)老化。應配備得力人員，同時加大檔案管理人員培訓力度，通過走出去學、邀請專家講、網(wǎng)上課堂學、業(yè)余函授自學等多種形式，提高管理人員專業(yè)管理水平，強化紀律意識、保密意識、大局意識、服務(wù)意識，適應新形勢下檔案管理需要。

（七）加大對重點水利建設(shè)項目檔案的管理力度

水利建設(shè)項目涵蓋河道綜合整治、水庫除險加固和維修養(yǎng)護、引（調(diào)）水工程、農(nóng)村飲水安全、水源地保護和生態(tài)補償、庫區(qū)移民后期扶持等多個方面，要求工期緊、任務(wù)重，這就給檔案整理造成困難。工程項目法人不但要注重工程建設(shè)進度和質(zhì)量，同樣要重視檔案材料的收集、整理工作，落實專門人員管理檔案材料，如有人員變動先交清已歸檔的相關(guān)文件。項目法人督促各施工單位和監(jiān)理單位提交應存檔的資料，及時移交到檔案管理機構(gòu)。做到工程完工之日，檔案也隨之齊全，為以后管理打好基礎(chǔ)。

（八）建立激勵考核機制

各單位應把檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作同安排同部署同推進。對積極上報材料，建檔規(guī)范，在檔案保護利用方面作出突出貢獻的，給予表彰獎勵；對遲報、漏報，不積極配合建檔工作的予以通報批評。把各單位檔案管理情況納入年終績效考核，作為行業(yè)系統(tǒng)評先爭優(yōu)重要參考。單位在推薦優(yōu)秀、職稱評定或選拔干部時，在同等情況下優(yōu)先考慮檔案管理人員，給他們足夠的發(fā)展空間，讓他們心無旁騖潛心研究檔案工作，讓檔案管理崗位成為鍛煉人才造就人才的重要平臺。

三、結(jié)語

深化檔案管理體制與機制改革，構(gòu)建高效統(tǒng)一的檔案管理格局，加快水利檔案粗放式管理向精細化管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)水利檔案管理規(guī)范化信息化目標，全面提高現(xiàn)代水利檔案管理與服務(wù)能力。

注釋

①《中華人民共和國檔案法》（2020修訂）。