談云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案工作繼續(xù)教育的重要性

昆明市滇池水生態(tài)管理中心 王亞萍

一、文書檔案工作的重要性

文書是什么?多指公文、書信、契約等，重要的文書形式包括請(qǐng)示、函、報(bào)告、通知、通報(bào)等?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》總則中所規(guī)定的檔案指的是“過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖片、聲像等不同形式的歷史記錄?！盵1]文書檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生包括請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、會(huì)議（紀(jì)要）記錄等文本。與圖片、聲像等歷史記錄相比，文書記錄或檔案在我國(guó)的行政機(jī)關(guān)單位有著舉足輕重的地位，曾有歷史學(xué)家說(shuō)道：“中國(guó)行政機(jī)構(gòu)實(shí)為‘以文（公文）治天下’”。文書或文書檔案在我國(guó)國(guó)家治理過(guò)程中的重要性不言而喻。

如何規(guī)范、有效、準(zhǔn)確地做好文書檔案的歸檔、整理、管理工作？也就成為一個(gè)檔案工作人員基本職業(yè)素養(yǎng)。文書的分類、整理工作，又在檔案管理工作的“前端”，任務(wù)繁重。作為文書檔案工作人員，需要對(duì)大量的文書原件尤其是與歸檔責(zé)任單位相關(guān)的文書真?zhèn)涡?、合法性、全面性、系統(tǒng)性進(jìn)行甄別，需要花大量的人力、物力；同時(shí)，伴隨著“數(shù)據(jù)化時(shí)代”的到來(lái)，更要求檔案管理適應(yīng)數(shù)據(jù)化發(fā)展，符合“一秒定律”，隨即產(chǎn)生了檔案數(shù)據(jù)化的時(shí)代需求，對(duì)文書檔案工作人員亦提出更高的工作要求。

盡管《云南省檔案條例》第十二條中明確：“檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)，經(jīng)培訓(xùn)并由云南省檔案行政管理部門考核合格后方可以從事檔案工作?！盵1]但就現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，并不樂(lè)觀。不少機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案工作人員，皆為兼職人員，專職人員崗位少，很多亦沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)或?qū)I(yè)知識(shí)或技能培訓(xùn)。

二、文書檔案工作中存在的問(wèn)題

以下筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)案訪談及文獻(xiàn)綜述，談?wù)勗颇鲜C(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案工作中存在的問(wèn)題：

第一，文書辦理與檔案實(shí)務(wù)之間的“銜接”存在“脫節(jié)”。文書工作與檔案實(shí)務(wù)兩者有較強(qiáng)的聯(lián)系，但又在分工上各有不同，這就形成了文書辦理與文書檔案后期管理的分離管（考）機(jī)制，并在一定程度上導(dǎo)致了文書業(yè)務(wù)與檔案實(shí)務(wù)之間的距離不斷拉大，甚至出現(xiàn)“扯皮”與“脫節(jié)”。據(jù)反饋，有不少機(jī)構(gòu)出現(xiàn)10余年未進(jìn)行文書檔案歸檔、整理、移交的情況，也就很容易造成文書檔案成為自家業(yè)績(jī)；一旦文書人員檔案意識(shí)淡薄或文書工作人員辦文能力較弱，均容易導(dǎo)致公文處理及歸檔不規(guī)范，甚至是文書檔案丟失；同時(shí)，監(jiān)督、監(jiān)管機(jī)制的缺失，也容易造成文書檔案無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)。

第二，文書檔案管理人員配備不足、管理工作重視程度不夠。不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍存在的情況是，文書檔案管理工作通常由辦公室文職人員兼任，專職的檔案管理人員較少，身兼數(shù)職（包括辦文、信訪、會(huì)議、后勤等職責(zé)）的辦公室人員自身精力有限；同時(shí)，檔案工作年度歸檔的特性，亦讓辦公室人員不需要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、分類、鑒別，時(shí)間戰(zhàn)線越長(zhǎng)，亦進(jìn)一步增加了檔案實(shí)務(wù)的難度；而檔案兼職人員本身對(duì)文書檔案價(jià)值的鑒定也很難進(jìn)行把控，就更容易導(dǎo)致文書檔案在收集階段就存在著價(jià)值判斷失誤。當(dāng)然，因職責(zé)不清、重視度不夠等原因，亦很容易造成“領(lǐng)導(dǎo)不重視，科室不管理”的艱難現(xiàn)狀。

第三，文書檔案管理人員招聘有待改善。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力有待提升，有一個(gè)重要原因在于多數(shù)文書檔案工作人員均是“半路出家”。隨機(jī)查詢一家云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位近幾年文書檔案業(yè)務(wù)處室（設(shè)置）的招聘信息就能夠看到，招聘人員專業(yè)限制非常寬泛，“科班”出身的文書或檔案管理工作者非常少見(jiàn)。

為此，也就造成新進(jìn)工作人員需要一個(gè)較長(zhǎng)的適應(yīng)過(guò)程，文書檔案工作，多屬“傳幫帶”模式，即師傅帶徒弟；如若師傅能力有限，徒弟或新人的局限也就可想而知，還會(huì)造成新人多走彎路的情況時(shí)有發(fā)生。加之并不注重新進(jìn)人員的專業(yè)技能繼續(xù)教育，也就更容易造成對(duì)文書檔案工作的推動(dòng)不足。

三、云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案工作人員繼續(xù)教育現(xiàn)狀

“半路出家”居多，“傳幫帶”局限明顯，文書檔案繼續(xù)教育就顯得尤為重要。文書檔案繼續(xù)教育，指的是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行知識(shí)和技能更新、補(bǔ)充、擴(kuò)展和提高的過(guò)程，旨在不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)工作能力。而檔案工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)作為專業(yè)技術(shù)崗，按照有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育的最新要求，繼續(xù)教育內(nèi)容包括了公共科目和專業(yè)科目，同時(shí)，對(duì)繼續(xù)教育的學(xué)時(shí)也作出了相應(yīng)規(guī)定，即每年累計(jì)不少于90學(xué)時(shí)，其中，專業(yè)科目不少于總學(xué)時(shí)的2/3。

由于從事文書檔案工作人員的教育背景不同，學(xué)歷、閱歷等不同，文書檔案專業(yè)技術(shù)人員層次自然不同，對(duì)于學(xué)習(xí)的內(nèi)容需求、培訓(xùn)方式等要求也就不一。

就目前來(lái)看，云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案繼續(xù)教育主要由云南省檔案局及云南省檔案學(xué)會(huì)主持，從雙方官網(wǎng)公布的繼續(xù)教育通知及要求來(lái)看，目前云南省內(nèi)的檔案繼續(xù)教育主要以基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)講座、專業(yè)研討等方式進(jìn)行，培訓(xùn)形式以授課為主，每期培訓(xùn)時(shí)間在7天左右，每天的課程安排在6個(gè)課時(shí)，每年開班培訓(xùn)次數(shù)在4-5次，主講人主要為檔案工作一線工作人員或高校檔案專業(yè)教師。

四、文書檔案繼續(xù)教育存在的問(wèn)題

第一，繼續(xù)教育機(jī)會(huì)少。筆者在與不少云南省機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案工作人員進(jìn)行交流中發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中真正從事文書檔案工作的專業(yè)技術(shù)人員少，主要是專業(yè)技術(shù)崗位（編制）設(shè)置少，接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)亦較少。

第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不少領(lǐng)導(dǎo)不重視新進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員的入職及繼續(xù)教育培訓(xùn)，并且保障力度不夠。不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，因?qū)ξ臅鴻n案工作不重視，也就很容易忽視專業(yè)技術(shù)能力及水平；對(duì)文書檔案人員的繼續(xù)教育就更不重視；不少人還認(rèn)為通過(guò)招聘考試的文書檔案或文秘工作人員，自然就應(yīng)當(dāng)具備了基本的專業(yè)的文書或文書檔案專業(yè)技能，不需要接受繼續(xù)教育，繼續(xù)教育尤其是脫產(chǎn)培訓(xùn)還會(huì)影響到單位的日常工作開展；不少專業(yè)技術(shù)人員主動(dòng)提出培訓(xùn)要求，內(nèi)部還不能夠得到資金或工作協(xié)調(diào)保障。

第三，當(dāng)然，不少文書檔案工作人員本身的參與積極性也并不高。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案工作，認(rèn)為文書檔案工作清閑、事少。為此，不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位從事文書檔案的工作人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，認(rèn)為檔案工作是沒(méi)有“仕途”的崗位，對(duì)于參加文書檔案繼續(xù)教育的熱情也不高。同時(shí)，檔案工作人員的整體職業(yè)社會(huì)認(rèn)同度較低等也直接影響到了文書檔案工作人員的積極性。

五、文書檔案繼續(xù)教育對(duì)策探析

綜上所述，筆者對(duì)文書檔案繼續(xù)教育提出以下幾點(diǎn)意見(jiàn)及建議：

（1）加強(qiáng)繼續(xù)教育制度建設(shè)，擴(kuò)大文書檔案繼續(xù)教育人員覆蓋范圍。主管部門應(yīng)加強(qiáng)繼續(xù)教育制度建設(shè)，給予從事相關(guān)工作的專業(yè)技術(shù)人員以繼續(xù)教育制度或法律保障。同時(shí)，由于文書檔案工作涉及部門多、人員廣，應(yīng)擴(kuò)大接受繼續(xù)教育人員群體，整體提高文書檔案工作人員（專兼）專業(yè)技術(shù)能力。

（2）提高業(yè)務(wù)培訓(xùn)頻次，充實(shí)繼續(xù)教育內(nèi)容。主管部門應(yīng)提高繼續(xù)教育頻次，同時(shí)，應(yīng)根據(jù)文書檔案工作發(fā)展的需要，結(jié)合文書檔案專業(yè)技術(shù)人員的實(shí)際，根據(jù)不同檔案類別專業(yè)技術(shù)人員目標(biāo)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和實(shí)際需要確定教學(xué)內(nèi)容，以形成新的文書檔案繼續(xù)教育教材體系，開闊文書檔案管理人員的視野，增強(qiáng)對(duì)新時(shí)代檔案事業(yè)變革適應(yīng)性。

（3）多應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備，注重變革教學(xué)方法。主管部門應(yīng)積極應(yīng)用并推廣現(xiàn)代化教學(xué)手段，如互聯(lián)網(wǎng)媒介新形式直播、騰訊會(huì)議等；豐富繼續(xù)教育形式，增加繼續(xù)教育學(xué)——用反饋機(jī)制，不斷提升檔案管理實(shí)務(wù)“授”與“用”效能。

（4）增加文書檔案人員外出實(shí)地考察繼續(xù)教育機(jī)會(huì)。主管部門應(yīng)該充分利用“國(guó)際檔案日”[2]學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，多組織同行業(yè)工作人員舉行行業(yè)交流，或到沿海城市（如杭州等地）進(jìn)行考察學(xué)習(xí)；多舉辦相應(yīng)的學(xué)術(shù)論壇等繼續(xù)教育活動(dòng)，拓寬文書檔案工作人員的工作格局與視野，以便了解國(guó)內(nèi)外檔案工作的最新特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)[3]。

（5）加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法力度和廣度，將檔案繼續(xù)教育納入檔案行政執(zhí)法及機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度目標(biāo)考核體系，以確保檔案繼續(xù)教育實(shí)施成效。此外，加大檔案繼續(xù)教育宣傳力度，提升檔案職業(yè)形象等亦對(duì)檔案繼續(xù)事業(yè)具有助力作用。