現(xiàn)代信息語境下的事業(yè)單位檔案管理研究

白山市醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心 叢媛媛

檔案管理是將檔案實(shí)體、檔案信息一并進(jìn)行管理的利用性服務(wù)工作。檔案管理的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)工作量大，因此想要提高醫(yī)保檔案管理工作效率和質(zhì)量，利用現(xiàn)代信息技術(shù)是必需之策。傳統(tǒng)檔案管理模式雖存在的時(shí)日較長(zhǎng)，在服務(wù)上亦是發(fā)揮了巨大的作用，但隨著時(shí)代的發(fā)展變化，檔案管理工作需要提高自身效率，事業(yè)單位才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，傳統(tǒng)檔案管理工作不能適應(yīng)于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀，此問題亟待解決。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)醫(yī)保單位檔案管理進(jìn)行革新，有利于醫(yī)保事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，在面對(duì)各種難題時(shí)能輕松應(yīng)對(duì)，能為人們提供更好的醫(yī)療服務(wù)水平。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中的問題研究

首先，檔案資源作為巨量信息儲(chǔ)存的載體，醫(yī)保工作運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)時(shí)需要檔案信息的流通，對(duì)于促進(jìn)體制改革、激勵(lì)勞動(dòng)者積極工作等方面有著巨大作用。而從實(shí)際狀況來看，許多事業(yè)單位工作人員并未對(duì)檔案資源的重要性引起足夠重視。在醫(yī)保工作中，也僅僅停留在最基礎(chǔ)層面的收集檔案信息、整理及保存工作上，極少注意到檔案資源是需要綜合利用才能發(fā)揮出其效能。此種問題影響到了醫(yī)保作為提高全民健康水平的保障作用。檔案管理理念需要轉(zhuǎn)變，工作人員的檔案管理意識(shí)需要更新，增強(qiáng)現(xiàn)代化管理觀念。只有管理者具備了先進(jìn)的管理理念，并以此作為檔案管理工作的指導(dǎo)，才能確保思想領(lǐng)域的方向不出現(xiàn)偏差，才能依次展開剩下來的工作。其次，信息技術(shù)的大發(fā)展對(duì)各行各業(yè)所需人才提出了更高的要求，醫(yī)保工作人員只有具備操作信息化設(shè)備的能力，才能保障工作的順利進(jìn)行。信息技術(shù)已經(jīng)滲透于社會(huì)的各方面，目前從事檔案管理工作的人員業(yè)務(wù)能力較低，綜合素質(zhì)不高，不利于工作效率的提高。檔案作為信息儲(chǔ)存的載體，其在安全性上要求較高，因?yàn)楣芾碚叩氖韬鋈菀壮霈F(xiàn)一定的安全隱患，這對(duì)于相關(guān)人員的隱私保護(hù)具有極大的危險(xiǎn)性。因此檔案工作人員面對(duì)信息技術(shù)衍生的感染病毒以及黑客攻擊等不安全問題時(shí)，要謹(jǐn)防檔案信息數(shù)據(jù)丟失和破壞，提高自身的管理水平。最后，檔案管理工作的信息化設(shè)備過于落后也是一大問題。時(shí)代不斷向前發(fā)展，必然會(huì)淘汰落后的設(shè)備，因此檔案管理工作的信息化設(shè)備應(yīng)時(shí)時(shí)檢查與更新，選擇先進(jìn)的信息化設(shè)備進(jìn)行管理。就目前情況來看，事業(yè)單位檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備落后、使用性能低下，在使用過程中容易出現(xiàn)卡頓、顯示緩慢等問題。此種情況極不利于檔案資源的存儲(chǔ)和輸送，大大降低了檔案工作的效率。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)助力檔案管理工作的革新研究

醫(yī)保單位的檔案資源是社會(huì)發(fā)展所必需的資源，檔案信息資源的集中保管和統(tǒng)一開發(fā)是適應(yīng)于事業(yè)單位提高工作效率的內(nèi)在要求。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革不斷深化，事業(yè)單位作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展重要的組成部分，其發(fā)展對(duì)于完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制具有重要的意義。而檔案管理的改革工作則是事業(yè)單位能否向前發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。醫(yī)保工作有利于提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，提高社會(huì)生產(chǎn)率，檔案資源是醫(yī)保工作的基礎(chǔ)。首先，醫(yī)保單位檔案管理工作內(nèi)容龐雜、工作環(huán)節(jié)繁多、工作過程耗時(shí)長(zhǎng)、操作精細(xì)程度要求高、規(guī)程細(xì)致，管理者稍有疏忽則會(huì)導(dǎo)致信息難以查詢等問題。傳統(tǒng)的管理方式是借助人力操作，管理者往往面對(duì)大量且具有明顯差異的檔案文件左支右絀。檔案管理工作的各環(huán)節(jié)均需人工操作，費(fèi)力且耗時(shí)，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，效率不高。然而，引入現(xiàn)代信息技術(shù)幫助整理檔案，從輸入文件，到分門別類，再到設(shè)置檢索等工作，均采用智能化操作，不僅節(jié)約了人力與時(shí)間，而且極大地提高了管理效率。其次，由于傳統(tǒng)模式下衍生的傳統(tǒng)觀念，即認(rèn)為檔案管理工作不需要太高的技術(shù)要求、管理難度低，從而導(dǎo)致從事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力較為低下，整體隊(duì)伍的專業(yè)能力亟待提高。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作革新提供了牢靠的支撐，在新時(shí)代發(fā)展要求下，需要大批會(huì)操作現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的人才，相應(yīng)的需要人才具備先進(jìn)的管理理念。不僅有利于達(dá)到高質(zhì)量、高水平、高效率的工作目標(biāo)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力也有很大的提升作用。最后，由于現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備特有的優(yōu)勢(shì)，能在很大程度上減少工作中的差錯(cuò)，從而提高醫(yī)保工作的準(zhǔn)確率。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的改革實(shí)施路徑研究

事業(yè)單位必須緊跟時(shí)代的發(fā)展才不至于被淘汰，而其可持續(xù)發(fā)展必須借助于現(xiàn)代信息技術(shù)。大膽進(jìn)行創(chuàng)新與改革，讓醫(yī)保檔案管理理念、管理模式、管理體系以及人才隊(duì)伍的培養(yǎng)發(fā)生質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

（一）實(shí)施管理理念的改革

檔案管理工作的創(chuàng)新必須建立于管理理念創(chuàng)新的基礎(chǔ)之上，認(rèn)知服務(wù)于實(shí)踐發(fā)展，因此檔案管理與社會(huì)發(fā)展密切相關(guān)。首先，信息技術(shù)不斷成熟，并日漸應(yīng)用于社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，促使著各行各業(yè)的發(fā)展理念發(fā)生轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代管理理念也為人們運(yùn)用到工作中。其次，檔案資源作為醫(yī)保事業(yè)單位信息的存儲(chǔ)載體，為事業(yè)單位的運(yùn)作提供幫助，現(xiàn)代信息技術(shù)蘊(yùn)涵的工作理念也轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型管理。最后，改革深化至社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，醫(yī)保改革被社會(huì)和人民寄予很高的期望，在一定程度上提出了更高的要求。因此，管理者只有提高現(xiàn)代化管理與服務(wù)理念，才能適應(yīng)新形勢(shì)。

（二）實(shí)施管理模式的改革

先進(jìn)的管理模式是檔案工作有秩序、高質(zhì)量運(yùn)行的基礎(chǔ)，而在管理模式的制定上涉及眾多的管理方法。首先，在檔案管理中完善管理方法，結(jié)合各單位檔案管理的實(shí)際，比如有關(guān)文件、制度、醫(yī)保結(jié)算程序等，可以實(shí)現(xiàn)管理模式的程序化，讓日常管理工作做到有序可循。其次，充分利用好現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)設(shè)備，應(yīng)用于檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，例如收集、整編、鑒定、存檔以及后續(xù)統(tǒng)計(jì)的工作。用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建查閱平臺(tái)，用數(shù)據(jù)化的形式將資源展示，以便為更多的用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。在數(shù)據(jù)化的同時(shí)，也不能疏忽其安全性與參保人的隱私性，在查閱過程中設(shè)置管理權(quán)限，不僅能保證醫(yī)療檔案信息的安全，也可以提高檔案管理的現(xiàn)代性和高效性，優(yōu)化工作程序。最后，在檔案管理工作中，將看守式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)式管理，讓服務(wù)作為管理工作的主體。對(duì)醫(yī)保資源主動(dòng)收集。在工作中要積極主動(dòng)為檔案的利用做好充分的準(zhǔn)備，創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，在最大程度上發(fā)揮檔案管理工作促進(jìn)醫(yī)保發(fā)展的作用。

（三）實(shí)施管理體系的改革

要達(dá)到提高檔案工作效率的目的，相關(guān)的管理體系需要進(jìn)行改革，才能完善與明確工作。

首先，把工作科學(xué)地分配給員工，各個(gè)醫(yī)保分管部門相應(yīng)履行好自身的職責(zé)，健全檔案管理機(jī)構(gòu)，以此保證事業(yè)單位的檔案管理工作處于良好的狀態(tài)，并且有條不紊地進(jìn)行下去。此種路徑可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)提供的平臺(tái)進(jìn)行運(yùn)作，讓平臺(tái)作為窗口，最大程度上發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用。

其次，建立與完善事業(yè)單位的檔案信息管理機(jī)制是十分必要的，管理員需要對(duì)相關(guān)管理?xiàng)l款進(jìn)行明確的規(guī)定。切忌出現(xiàn)含糊不清、明顯與實(shí)際不符、不具有操作性的條例，導(dǎo)致工作無法進(jìn)行，甚至停滯。可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)員工的需求展開調(diào)查，也可以借鑒類似管理工作的改革。

最后，建立獎(jiǎng)懲制度，以此來調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，達(dá)到更加投入工作的目的，避免出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。借助現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備對(duì)管理者進(jìn)行監(jiān)督，讓獎(jiǎng)懲制度充分發(fā)揮自身的作用。相關(guān)制度的跟進(jìn)也能夠促進(jìn)醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展，沒有與現(xiàn)代信息技術(shù)相匹配的管理制度與運(yùn)行機(jī)制，管理體系改革可以說作用微小，甚至不足一提。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)人才

檔案管理者是檔案管理工作的核心，管理者專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的高低直接關(guān)系到管理工作的優(yōu)劣。首先，加大對(duì)人才培養(yǎng)的力度。結(jié)合自身單位的實(shí)際，從根本出發(fā)，對(duì)檔案工作管理者進(jìn)行定期的培訓(xùn)?？梢猿浞掷矛F(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，尋找互聯(lián)網(wǎng)上的資源，借助便捷、豐富的資源對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。在培養(yǎng)的過程中，要有針對(duì)性地提出培訓(xùn)計(jì)劃，從而使培訓(xùn)工作井井有條地進(jìn)行。其次，在初期的招聘員工時(shí)，要引進(jìn)優(yōu)秀的人才，人才需要熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備、具有一定的分析醫(yī)保檔案文件的能力、能獨(dú)立的對(duì)檔案進(jìn)行正確歸類、具備信息保密意識(shí)。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理作為事業(yè)單位工作的重要組成部分，其對(duì)工作的完成度有著嚴(yán)格的要求。因此，無論對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來說，還是對(duì)于社會(huì)深化改革與經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)來說，都需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行徹底的改革。存在的眾多問題并不可怕，可怕的是一些事業(yè)單位僅僅滿足于現(xiàn)狀，不緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，醫(yī)保就難以發(fā)揮其促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的作用。檔案管理工作龐雜，管理理念、管理模式、管理體系以及人才的培養(yǎng)都需要進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的改革，才能實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的發(fā)展目標(biāo)，為社會(huì)和人民提供更完善的服務(wù)。