我國(guó)商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀分析

廣州市信息技術(shù)職業(yè)學(xué)校 李君平

一、商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容

收集整理、數(shù)字化處理、寄存分發(fā)、修復(fù)分類、信息咨詢以及檔案管理軟件開發(fā)和課題研究等，是現(xiàn)階段我國(guó)商務(wù)檔案服務(wù)的主要內(nèi)容和發(fā)展方向。例如福建省檔案局網(wǎng)站2012年至今的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)備案情況表就可清晰說明問題。

商業(yè)檔案的收集與整理具有其獨(dú)特性，主要表現(xiàn)在收集和整理過程的條理性，在具體操作中，需要根據(jù)規(guī)定將不同內(nèi)容的檔案進(jìn)行全面細(xì)致的分類與組合，再進(jìn)一步地按照使用需要排列。為了后期調(diào)檔和查找還要進(jìn)行合理編目，才能確保整體處理的系統(tǒng)化，幫助日后的科學(xué)管理與高效利用[1]。

檔案數(shù)字化，是指借助掃描儀、計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件等工具，將紙質(zhì)、平面的檔案文字與數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子信息，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)軟件或網(wǎng)絡(luò)云端服務(wù)器中，以此實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用，并按要求嚴(yán)格進(jìn)行備份，是防止數(shù)字化檔案信息受損或丟失的重要過程。

檔案寄存指檔案形成者即委托方將自身的檔案委托給檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)保管的檔案管理方式，并支付相應(yīng)的報(bào)酬，通過一定的契約來保證自身檔案的物理安全和信息安全。對(duì)于一些企業(yè)，往往是由于檔案逐年增加，自身庫房面臨巨大壓力，許多企業(yè)為了減輕壓力，確保檔案信息更新整理歸檔的有序進(jìn)行，一般會(huì)選擇與商業(yè)檔案服務(wù)公司合作，以此來購買獲得的檔案存放空間。

檔案修復(fù)工作，也是一項(xiàng)單獨(dú)且專業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)，所修復(fù)的對(duì)象主要是那些已經(jīng)出現(xiàn)破損情況檔案文件，以及部分難以保證永久儲(chǔ)存的文件材料。通過專業(yè)修復(fù)技術(shù)，使其盡可能地恢復(fù)其原本形態(tài)，并通過特殊處理提高其在耐久性和抗氧化能力。檔案修復(fù)工作一定程度上借鑒了我國(guó)古籍文物的修復(fù)技術(shù)和現(xiàn)代刑偵技術(shù)。我國(guó)年代久遠(yuǎn)且具有永久保存價(jià)值的檔案存量眾多，且受損嚴(yán)重，急需搶救。

檔案咨詢，商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的咨詢項(xiàng)目，主要以信息、法律和專業(yè)知識(shí)為主，通過一對(duì)一解答的方式，保證委托方第一時(shí)間獲得所詢問內(nèi)容的準(zhǔn)確信息以及相關(guān)數(shù)據(jù)，作為商業(yè)性質(zhì)的檔案服務(wù)靈活性、及時(shí)性、效率性與專業(yè)性是其最大優(yōu)勢(shì)，正因如此，這對(duì)服務(wù)機(jī)構(gòu)的專業(yè)實(shí)力要求較高，甚至需要兼具檔案和其他領(lǐng)域的深厚專業(yè)背景。從現(xiàn)狀看，檔案咨詢業(yè)務(wù)更像是一種附加性業(yè)務(wù)，通常是商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在提供相關(guān)有形的檔案服務(wù)時(shí)，為了更好實(shí)現(xiàn)合同約定而進(jìn)行的附加性業(yè)務(wù)。

檔案管理軟件，主要是針對(duì)電子檔案的系統(tǒng)化管理，掃描收集、入庫整理、建歸檔、查詢借閱都通過計(jì)算機(jī)軟件或設(shè)備處理，不僅如此，還能包括了對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的精細(xì)化處理與實(shí)時(shí)更新，軟件應(yīng)用從一定程度上保證了傳輸?shù)淖詣?dòng)化效率水平和質(zhì)量的規(guī)范化，是現(xiàn)階段檔案共享機(jī)制形成的重要技術(shù)保障。商業(yè)性質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)一般在涵蓋了知識(shí)信息咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，還具備專門的檔案管理軟件開發(fā)隊(duì)伍，這是保證檔案服務(wù)保密性、高效性與綜合質(zhì)量水平的重要保障，因此，在選擇商業(yè)檔案服務(wù)時(shí)要重點(diǎn)考察其軟件服務(wù)效能。

在課題研究方面，由于商務(wù)型檔案相關(guān)服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)為企業(yè)營(yíng)收和整體效益，所以一般情況下承接的檔案管理相關(guān)的課題內(nèi)容研究較少，一般由檔案局或其他行業(yè)內(nèi)主管部門發(fā)起，通過多方合作方式，分擔(dān)不同任務(wù)。具體而言是機(jī)關(guān)為主導(dǎo)，服務(wù)機(jī)構(gòu)為主體，共同完成課題研究，獲得研究成果，促進(jìn)檔案科研發(fā)展。檔案課題研究屬于檔案科研范疇，實(shí)施課題研究并取得成果需要一定周期，經(jīng)濟(jì)效益并不是課題研究的主要目的。

二、商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)

檔案管理、產(chǎn)品服務(wù)和商業(yè)屬性是這一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)結(jié)構(gòu)服務(wù)的主要內(nèi)容。其特點(diǎn)可以從以下幾方面進(jìn)一步概括。

保密性。檔案往往是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中涉及重大或重要事件的原始記錄，內(nèi)容包括該組織的保密會(huì)議記錄、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造等。所以，商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具有高度的保密意識(shí)，嚴(yán)守與委托方的保密協(xié)定，在提供服務(wù)的過程中充分保證委托方的檔案信息安全。在雙方簽訂的保密合同中，會(huì)涉及各項(xiàng)保密條款，保密條款決定了商業(yè)性服務(wù)的質(zhì)量水平，這是商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的明顯特點(diǎn)。

高技術(shù)性。檔案服務(wù)業(yè)作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的一支，科技含量高是其一大特點(diǎn)。商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的檔案服務(wù)，已不同于以前只針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單整序或編目，而是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)及檔案軟件建立檔案數(shù)據(jù)庫，通過掃描上傳原始的紙質(zhì)檔案文件，在信息的數(shù)字化處理后，可以更好地將信息保存在電子檔案庫中；不僅如此，在修復(fù)的過程中可需要各類先進(jìn)技術(shù)和高科技設(shè)備的支持；檔案信息利用和檔案信息資源開發(fā)，也都依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

營(yíng)利性。商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)同其他自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧的經(jīng)濟(jì)組織一致，其作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本經(jīng)濟(jì)單位，猶如有機(jī)體的細(xì)胞，作為企業(yè)在提供產(chǎn)品與服務(wù)的同時(shí)也要收取經(jīng)濟(jì)報(bào)酬，才能保證長(zhǎng)久穩(wěn)定的運(yùn)行，在資本經(jīng)營(yíng)管理下實(shí)現(xiàn)企業(yè)增值，為消費(fèi)者提供更先進(jìn)的服務(wù)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)自身的全面發(fā)展。

獨(dú)立性。是其最大的特點(diǎn)之一，作為在法律和經(jīng)濟(jì)上都相對(duì)獨(dú)立性的商業(yè)組織其，獨(dú)立承擔(dān)著民事義務(wù)與法律責(zé)任，具有完全的民事權(quán)利。在法律地位上完全平等與其他法人和自然人，不存在行政級(jí)別與隸屬關(guān)系。

競(jìng)爭(zhēng)性。競(jìng)爭(zhēng)性是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本特征，在此過程中，優(yōu)勝劣汰。各個(gè)組織在參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的過程中，不僅求生存，還需要在競(jìng)爭(zhēng)中取勝，才能謀得自身的長(zhǎng)足發(fā)展。

三、商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的分類

（一）按主營(yíng)業(yè)務(wù)投入要素分類

作為勞動(dòng)力密集型的商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，其主營(yíng)業(yè)務(wù)主要可分為：整理、數(shù)字化處理和修復(fù)等。這些工作具體操作起來技術(shù)含量相對(duì)低，對(duì)人員的要求也不高，而是勞動(dòng)力密集度相對(duì)高。目前此類商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)最多，水平參差不齊。

資本密集型商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)主要指以檔案寄存為主營(yíng)業(yè)務(wù)的大規(guī)模檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。前期投入大量資金建設(shè)滿足國(guó)家強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)的大面積檔案庫房，并雇傭?qū)ｉT的人員管理庫房。不同于其他檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，由于商業(yè)性和服務(wù)性較強(qiáng)，所以前期的硬件、軟件和隊(duì)伍建設(shè)的投資大，受檔案管理工作周期長(zhǎng)的影響，其整體資金周轉(zhuǎn)慢，成本回收周期也相對(duì)更長(zhǎng)，風(fēng)險(xiǎn)較大。

（二）按服務(wù)內(nèi)容寬度分類

綜合性機(jī)構(gòu)。商業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)集檔案整理、數(shù)字化、修復(fù)、咨詢和軟件開發(fā)等多項(xiàng)業(yè)務(wù)于一身?，F(xiàn)階段這一類機(jī)構(gòu)雖然數(shù)量多，然而規(guī)模和質(zhì)量效率水平卻有很大差距，業(yè)務(wù)的精細(xì)化和專業(yè)化也各有側(cè)重。就當(dāng)前的商業(yè)性服務(wù)整體狀態(tài)來看，規(guī)模和業(yè)務(wù)水平都令人滿意的機(jī)構(gòu)還比較稀缺。

專門型機(jī)構(gòu)。只提供檔案業(yè)務(wù)的某一部分服務(wù)，深入挖掘此部分市場(chǎng)，不斷開拓市場(chǎng)渠道、拓寬市場(chǎng)范圍，同時(shí)不斷加強(qiáng)自身在此市場(chǎng)內(nèi)的專業(yè)性，樹立口碑，打造權(quán)威品牌，獲得高市場(chǎng)份額。

四、商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)和問題

內(nèi)在優(yōu)勢(shì)，商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)大都采用有限責(zé)任制公司模式，按投資者的出資比列分?jǐn)偸找婧惋L(fēng)險(xiǎn)，此模式不僅能減少出資者的投資風(fēng)險(xiǎn)，也能防止某一個(gè)出資者的資本退出而導(dǎo)致機(jī)構(gòu)無法正常運(yùn)營(yíng)。外在優(yōu)勢(shì)，各地檔案局已開始重視商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展，且持支持態(tài)度，并制定相應(yīng)的管理辦法來強(qiáng)化監(jiān)督，保證科學(xué)指導(dǎo)，才能促進(jìn)其高質(zhì)量、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展。相信在學(xué)術(shù)科研領(lǐng)域?qū)ζ涞年P(guān)注度不斷提升下，會(huì)進(jìn)一步為其標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展提供理論與實(shí)踐的有力支撐。應(yīng)將高校的檔案專業(yè)人才開始輸入其中，能以獨(dú)特的專業(yè)視角為其發(fā)展進(jìn)言獻(xiàn)策。雖然商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)不斷增多并形成競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，但仍屬于有序良性競(jìng)爭(zhēng)，這樣既促進(jìn)各機(jī)構(gòu)隨時(shí)保持憂患意識(shí)，注重自身競(jìng)爭(zhēng)力的提升，又增加了相互間的切磋交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，競(jìng)相提高服務(wù)水平，商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在此過程中不斷發(fā)展。

主觀問題，商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)是以營(yíng)利為目的的組織，傭金的多寡直接影響著其對(duì)委托方檔案業(yè)務(wù)的重視程度，在利益驅(qū)使下，整體積極性和效率水平也會(huì)受到波動(dòng)和影響，這是因?yàn)榇蠖鄶?shù)商業(yè)機(jī)構(gòu)更注重檔案在形式上是否符合合同標(biāo)準(zhǔn)，而委托方更加關(guān)心的是檔案的內(nèi)容，關(guān)心檔案利用是否更高效。

客觀問題，檔案服務(wù)質(zhì)量的評(píng)估指標(biāo)和費(fèi)用計(jì)算等方面有待完善，許多業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)上不及其他服務(wù)機(jī)構(gòu)成熟，如會(huì)計(jì)事務(wù)所。檔案服務(wù)質(zhì)量仍有待提高，檔案丟失、檔案平臺(tái)兼容性差等問題都亟需解決。不僅如此，人才隊(duì)伍參差不齊、人才流失嚴(yán)重，檔案從業(yè)者年齡、學(xué)歷及專業(yè)差異較大，許多從業(yè)者覺得工作枯燥和績(jī)效工資不合理紛紛跳槽。還有，委托方前期檔案管理混亂，如不設(shè)專崗，檔案收集不完整等問題，很大程度上，影響了整體服務(wù)效率水平和整體效果。

五、結(jié)語

檔案市場(chǎng)內(nèi)的服務(wù)商分布格局在短期內(nèi)不會(huì)發(fā)生大的變化，但長(zhǎng)期來看，會(huì)向智力密集型和專門型傾斜。

政府立場(chǎng)上，要盡快落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)和專門的管理制度，服務(wù)機(jī)構(gòu)不僅需要在工商部門備案登記，還要進(jìn)一步加強(qiáng)全面?zhèn)浒?，以確保在業(yè)務(wù)上的科學(xué)監(jiān)督和實(shí)踐指導(dǎo)。檔案主管部門應(yīng)積極督促建立商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)專業(yè)委員會(huì)，定期開展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，優(yōu)化信息反饋機(jī)制，確保及時(shí)做出針對(duì)性調(diào)整和改進(jìn)?？啥ㄆ谠u(píng)估商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)質(zhì)量、信用記錄，賞罰分明，鼓勵(lì)服務(wù)機(jī)構(gòu)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。