大數據背景下醫(yī)院檔案管理的探討

謝曉萍

(內蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院，內蒙古 呼和浩特 010010)

大數據時代是信息時代的演進，給人類生活帶來了機遇和挑戰(zhàn)，大數據的內容是對數據的高效處理，是信息時代研究的重點，醫(yī)院檔案管理也正在進行改革，并正在向智能化邁進。

1 大數據時代的特點

信息技術的不斷發(fā)展為不同行業(yè)提供了新的發(fā)展機遇。大數據必須用專門的分析工具進行處理,然而，數據處理人員必須善于尋找新的處理方法來處理應用大數據的強大優(yōu)勢，以便說明大數據在決策和流程優(yōu)化方面的好處。

大數據時代具有的特點：數據量大、數據類型不同、運行高效、數據可以有價值。隨著大數據的出現，數據的數量不斷增加，數據以多種形式可用，如二維結構模型，這對世界產生了重要影響。數據量大的現象是提高數據運行效率的必要條件，大數據的目標是生成值。大數據時代，人們必須利用數據分析、數據抽取等技術來開發(fā)和使用數據。

2 大數據環(huán)境下醫(yī)院檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)

2.1 機遇

數字時代本身就是發(fā)展中的“數字化”，在這種背景下醫(yī)療服務的發(fā)展得到了更為智能化改變，也為醫(yī)院的發(fā)展和建設帶來了新的希望。醫(yī)院檔案管理活動可以看作是一種對收尾活動的管理，隨著數字時代的到來，醫(yī)院檔案管理活動開始具有更高的共性，并開始逐步引入數字化管理，利用一系列數字化技術，大大提高了醫(yī)院檔案管理的效率。

中國已經為檔案管理工作制定了相關管理辦法，包括《中華人民共和國檔案法》《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《國家檔案館實施方案》，醫(yī)院檔案管理活動一直得到上述文件的合法支持。近年來，國家已經建議：在積極實施公立醫(yī)院改革促進新型醫(yī)學發(fā)展智能化的政治背景下，醫(yī)院開始完善檔案管理活動的管理制度。對于患者，在治療期間他們并不總是在特定的醫(yī)院接受疾病治療。所以，各醫(yī)院必須及時、準確地記錄病人的病情，提高信息交流水平，讓病人在醫(yī)院內傳遞信息。醫(yī)院要有完整、真實的住院、出院、轉院和治療記錄，方便病人就醫(yī)，提高診斷和住院治療效率。

2.2 挑戰(zhàn)

在醫(yī)療衛(wèi)生領域，即使是再大再復雜的醫(yī)療數據，最終也要以檔案的形式存于醫(yī)院。為了更好地規(guī)范醫(yī)院檔案管理，我們必須將大數據技術應用于檔案管理。依賴傳統的管理方法已經不能適應當前醫(yī)院檔案管理的需要，在海量數據的框架下，醫(yī)院檔案管理活動將更加注重數據資源的高效收集，而建立醫(yī)院檔案數據庫是必然趨勢。醫(yī)院檔案管理正逐步向智能化、安全化、高水平發(fā)展，醫(yī)院檔案人員將進一步提高分析數據的能力，從而使檔案的價值得到有效的體現。

醫(yī)院檔案數據不同于社會大數據，具有特殊性和獨立性的特點。所以，大數據時代的出現給醫(yī)院數據管理帶來了一定的困難，大數據時代的醫(yī)院數據不再僅僅是收集和傳播的載體信息。在大數據時代，更注重數據的深度提取，醫(yī)院檔案的管理和使用必須改變。目前，我國醫(yī)院檔案管理的水平還比較低，醫(yī)院檔案管理者必須充分認識大數據的重要性，了解當前大數據背景下醫(yī)院數據管理中存在的問題，共同推動醫(yī)院數據管理的進步和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

2.3 威脅

在分析當前醫(yī)院檔案管理面臨的威脅和挑戰(zhàn)時，應重點關注檔案信息的安全問題。在大數據環(huán)境下，數據共享水平得到了一定程度的提高，同時也預示著更高的數據安全風險指數。對于醫(yī)院的文件系統來說，獨立的文件信息系統更容易受到黑客的攻擊，文件信息會丟失。醫(yī)院檔案的安全性主要體現在存儲的安全性上，對于過程的安全性管理，為了文件存儲環(huán)節(jié)安全，管理員要特別關注使用風險系數高的存儲方式、紙張文件和電子文件的比例要適當、計算機等存儲設備的安全。針對管理過程中的數據安全問題，病人在治療中存在個人隱私，當隱私數據化后，很容易導致病人隱私泄露，病人醫(yī)療隱私權受到威脅，主要原因是訪問控制和數據加密不可用。

3 大數據時代背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題

3.1 組織體系不健全

統一領導、分級管理是我國檔案管理制度的特點，醫(yī)院檔案管理體系也是如此。醫(yī)院檔案管理制度的完善，是大數據環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的基礎。如今國內大多數醫(yī)院檔案管理制度通常只適用于傳統醫(yī)療檔案、紙質檔案的相關管理工作，在大數據電子檔案管理制度上存在漏洞，這樣會造成醫(yī)院檔案缺失、檔案泄露、錯誤信息錄入等一系列問題。不同于傳統醫(yī)院檔案管理制度，大數據環(huán)境下的醫(yī)院管理要更重視在信息維度的權限問題，針對信息化系統的登錄權限、修改權限等，需要全新的相關制度支持，以保證醫(yī)院檔案管理工作有序有效進行。

3.2 檔案管理中使用的設備落后

傳統醫(yī)院檔案多以紙質形式存在，紙質檔案的整理、維護需要耗費大量人力物力，嚴重制約醫(yī)院檔案管理工作效率。由于傳統理念的制約，對于醫(yī)院檔案管理部門的信息化建設不夠重視，檔案管理的相關軟件、硬件都較為陳舊，難以構建針對大數據環(huán)境的醫(yī)療檔案管理系統，也就制約了醫(yī)院對大數據化檔案的管理能力。構建大型檔案管理數據庫需要先進的硬件系統、版本更高、功能更強的軟件應用，才能全面高效地處理醫(yī)院檔案。

3.3 從業(yè)人員技術水平欠缺

大數據環(huán)境下醫(yī)院檔案管理從業(yè)人員的選拔、培訓和評估體系尚未完善，人員職業(yè)素養(yǎng)尚未符合數字化檔案管理要求，人員技術水平提升緩慢、數字化辦公效率低下。因此，從業(yè)人員需要對醫(yī)院檔案的電子化、信息化、數字化有更深度的理解，并進行系統學習、培訓，以適應信息時代的發(fā)展要求。

3.4 檔案管理安全方面存在隱患

隨著信息技術、網絡技術的發(fā)展，黑客技術也隨之強大起來，社會上有許多能力強的黑客在防火墻內竊取醫(yī)療數據，對醫(yī)院檔案管理造成極大威脅。加上醫(yī)院檔案管理者安全意識不強，沒有專門的數據保護系統，數據容易被竊取，患者的隱私一旦泄漏，后果將不堪設想。

4 大數據時代下醫(yī)院檔案管理工作的改進措施

4.1 加強制度建設

在大數據背景下，完善的管理制度體系是根本前提。一方面，加強醫(yī)院檔案管理制度體系建設、成立專業(yè)的信息化檔案管理團隊、劃分檔案管理科室內部管理職能，充分發(fā)揮檔案管理工作在醫(yī)院工作中的作用。另一方面，加強醫(yī)院各科室有效銜接，實現協同辦公，有利于提高管理效率，減少因為職能劃分不明確、信息不對稱等問題引起的工作障礙。

4.2 購置信息化檔案管理工作需要的設備

先進設備決定了醫(yī)院檔案管理部門對信息化檔案的管理效率。購置先進的硬件設備能為信息化檔案管理工作提供技術支持、能夠應對高速增長的大數據化電子檔案管理工作，也能減輕檔案管理人員的工作負擔并提高整體效能。購置先進的軟件系統，能夠提高檔案檢索速度，減少海量信息引起的搜索困難、維護困難等問題。

4.3 提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理人員隊伍建設，是大數據化醫(yī)院檔案管理的關鍵所在。建立完善、高素質的檔案管理人員信息化培訓體系，對內部人員進行系統的培訓，最終提升管理人員技術水平、工作效率。建立完善的績效評估機制，激勵管理人員的工作激情，為檔案管理工作打下堅實的人員基礎。

4.4 安全防護，加強保密

在醫(yī)院檔案管理中，管理者應將檔案安全放在首位，以防信息泄露，從以下兩方面加強安全保護。

4.4.1 數據保護是保證電子檔案數據安全的重要措施之一。醫(yī)院檔案管理人員要有很強的數據安全觀念，利用在線備份或離線備份等特殊軟件，保護數據安全。初始特定的本地備份或遠程備份應使用合理的存儲介質，包括磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。對電子檔案數據的使用要有明確的規(guī)定，加強用戶訪問控制，醫(yī)院檔案管理人員應建立防火墻，對電子檔案數據的身份、人為破壞途徑和非法使用進行認證。

4.4.2 數據加密技術也是有效保證檔案數據安全的技術形式之一。數據加密的應用將完成電子檔案中的數據安全。具體的數據加密必須由專人進行管理，特別是對數據傳輸過程進行加密，通常采用密鑰加密，這樣可以提高文件的保密性。由于電子文件具有高度的通關性，醫(yī)院檔案管理人員應及時做好防病毒補丁安裝工作，確保醫(yī)院網絡內部信息資源的安全，提高醫(yī)院防病毒防御系統利用率，攔截并有效防止非法撥號程序和間諜軟件侵入內部網。對于補丁的安裝，醫(yī)院檔案管理技術人員要注意對電子檔案系統補丁的修復，以達到對病毒的有效阻斷。

5 結束語

大數據環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的改革和創(chuàng)新是必然趨勢，是現代化醫(yī)院建設工作中的一個重點，對醫(yī)療服務水平的發(fā)展起著重要作用。醫(yī)院應采取積極的策略，完成傳統醫(yī)院檔案管理到大數據化、信息化醫(yī)院檔案管理的轉型，適應信息化時代發(fā)展要求，促進醫(yī)院更好更快發(fā)展。