中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式探討

劉雪芳

(佛山市第三中學(xué) 廣東佛山 528000)

在社會(huì)迅速發(fā)展的今天，教育事業(yè)也有了突飛猛進(jìn)的變化。教育事業(yè)不僅是教師的日常教學(xué)工作，還有支撐教學(xué)的一些教輔工作。全新的教育改革之后，許多教輔工作無法與新課標(biāo)的教學(xué)改革相匹配。拿中學(xué)檔案管理工作來說，對(duì)學(xué)校的發(fā)展起關(guān)鍵作用，但在平日的工作中，學(xué)校往往將教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生的升學(xué)率作為改革重點(diǎn)，而忽視了檔案管理這類教輔工作。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并就如何提升管理工作效率進(jìn)行探討，進(jìn)而促進(jìn)教育改革。

一、中學(xué)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作人員專業(yè)能力不足

在社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的過程中，學(xué)校為了與時(shí)俱進(jìn)，不斷地進(jìn)行規(guī)模擴(kuò)張，學(xué)生數(shù)量增加之后就需要一些專業(yè)的檔案管理人員來處理檔案。但現(xiàn)階段中學(xué)檔案的管理工作人員專業(yè)能力都明顯不足，且無法將百分百的精力投入到工作中，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)一系列問題，如果不能解決這些基礎(chǔ)問題，會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)校未來的發(fā)展。當(dāng)然，主要原因是中學(xué)對(duì)檔案管理的疏忽，導(dǎo)致一些專業(yè)的工作人員離崗，人才流失也是導(dǎo)致目前檔案管理工作效率低下的原因之一。

（二）檔案管理方式存在弊端

隨著社會(huì)的科技化，各行各業(yè)都逐漸向自動(dòng)化方向發(fā)展，因此，在當(dāng)下的新形勢(shì)下，可以利用信息技術(shù)讓檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，進(jìn)而有效提升檔案管理工作的效率，雖說利用信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能為中學(xué)管理工作帶來方便，但這一管理方式還存在一定的弊端，由于互聯(lián)網(wǎng)中會(huì)存在安全隱患，而檔案資料是在電腦上儲(chǔ)存，如果受到外界的病毒攻擊，很有可能會(huì)篡改某些檔案，這是一個(gè)很嚴(yán)重的問題。

（三）學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視

分析當(dāng)下中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，多數(shù)管理人員的日常工作就是對(duì)檔案進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的整理和儲(chǔ)存，并沒有與之相匹配的后續(xù)完善工作。眾所周知，如果檔案管理的流程不完善，那么管理這項(xiàng)工作也將毫無意義，久而久之，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作越來越不受重視[1]。隨著新課標(biāo)的改革，檔案管理也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母淖儯?dāng)下對(duì)檔案管理的工作不夠重視，直接導(dǎo)致管理人員缺乏工作積極性，不能及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行整理歸類，這也是檔案管理工作效率低下的原因。想要從根本上改變檔案管理工作現(xiàn)狀，需要基于時(shí)代發(fā)展的基礎(chǔ)，創(chuàng)新管理方式，進(jìn)而解決各種問題。

（四）檔案管理模式與時(shí)代脫節(jié)

現(xiàn)在，很多中學(xué)中的檔案管理工作依然選擇傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行，沒有對(duì)模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，無法利用網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備和科學(xué)的管理模式，因此，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致一些重要文件丟失，無法正常開展教育工作。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)嚴(yán)重與時(shí)代脫節(jié)，很難滿足當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展情況，導(dǎo)致教育事業(yè)的發(fā)展極其緩慢。

二、中學(xué)檔案管理工作效率的提升方式

（一）提升管理工作人員的專業(yè)水平

學(xué)校想要提升檔案管理工作效率，首先要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)能力培養(yǎng)。學(xué)?？梢砸M(jìn)一些高水平、高效率的專業(yè)人才，對(duì)中學(xué)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而提升檔案管理人員的工作能力，提升工作效率。例如，學(xué)?？梢栽O(shè)立專門的檔案管理工作培訓(xùn)班，邀請(qǐng)一些經(jīng)驗(yàn)豐富、能力出眾的檔案管理方面專家來校進(jìn)行課程培訓(xùn)，并對(duì)當(dāng)下的新形勢(shì)、新背景進(jìn)行講解分析。培訓(xùn)的主要內(nèi)容可以從實(shí)際工作中遇到的問題出發(fā)，宣導(dǎo)檔案管理工作所需要的具備的基本要求，幫助檔案管理人員更好地提升專業(yè)知識(shí)能力。經(jīng)過這樣嚴(yán)格系統(tǒng)的培訓(xùn)，能讓中學(xué)檔案管理人員進(jìn)一步了解檔案管理的工作內(nèi)容，有效提升工作效率。此外，中學(xué)也可以通過高頻度的宣傳，提升工作人員的能力，并組織檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行定期溝通交流，對(duì)工作中遇到的問題進(jìn)行分析，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率。

（二）采用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理

隨著社會(huì)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)融入我們的日常生活，檔案信息化也已成為當(dāng)下的流行趨勢(shì)。中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校創(chuàng)新改革的基礎(chǔ)，因此，要緊跟時(shí)代潮流，采用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。信息化檔案管理有很多優(yōu)勢(shì)，能讓工作人員擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行采集與操作，將一些實(shí)體資料轉(zhuǎn)變成線上檔案，不僅能在整理上提供便捷，還方便查找瀏覽[2]。例如，近日一些中學(xué)在相關(guān)部門的組織下，將檔案管理工作全部轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，對(duì)存儲(chǔ)的檔案資料進(jìn)行收集、整理，并引進(jìn)操作便捷的檔案數(shù)字化專業(yè)機(jī)器，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂和錄入，大大提升了檔案管理工作的工作效率。通過互聯(lián)網(wǎng)的形式進(jìn)行檔案管理，可以以最快的時(shí)間尋找所需要的檔案，也是目前比較實(shí)用的檔案管理工作方式。

（三）完善新時(shí)代背景下的檔案管理制度

每個(gè)學(xué)校的制度不同，所以在檔案管理上也會(huì)有所差異，學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，并結(jié)合新時(shí)代背景下的創(chuàng)新模式，制定出科學(xué)合理的檔案管理制度。比如，學(xué)?？梢圆扇】?jī)效的評(píng)比方式，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，并采用相應(yīng)的激勵(lì)策略進(jìn)行績(jī)效考核，以此提升檔案管理效率。不僅如此，學(xué)校還要完善管理工作制度，要求工作人員在完成工作任務(wù)之后，將整理好的檔案資料第一時(shí)間上交到檔案管理部門。學(xué)校還可以建立監(jiān)管制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于一些違反紀(jì)律的行為進(jìn)行嚴(yán)格處理，確保檔案管理工作有序進(jìn)行，這是提升效率的關(guān)鍵步驟。另外，學(xué)校還要在資金方面進(jìn)行投入，保證工作不會(huì)因?yàn)橘Y金短缺而受到限制。這種環(huán)環(huán)相扣的檔案管理制度，是新時(shí)代背景下讓檔案管理工作正常運(yùn)行的基本條件。

（四）完善檔案管理系統(tǒng)

為了保證管理工作效率有效提升，學(xué)校應(yīng)單獨(dú)配置一個(gè)利于儲(chǔ)存的教室，并保證教室環(huán)境的干燥。當(dāng)然，除了環(huán)境方面，還需要制定出詳細(xì)的管理系統(tǒng)流程，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類管理，并保存到線上系統(tǒng)[3]。比如，對(duì)于一些重要性的檔案，需要明確標(biāo)注上注冊(cè)和接收文件的時(shí)間，并記錄上文件訪問的細(xì)則，防止文件丟失。如果因工作需要將文件取出，則要明確標(biāo)注取出的目的和返回的日期，避免出現(xiàn)資料流失的狀況。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著時(shí)代的進(jìn)步，中學(xué)檔案不僅記錄著學(xué)校不同時(shí)期的成長(zhǎng)歷程，還能夠反映出中學(xué)的雄厚師資力量及規(guī)模創(chuàng)新，這都能為以后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。由此來看，高效的檔案管理工作能促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，因此，學(xué)校必須重視檔案管理工作，并對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題提出改進(jìn)方式，確保工作效率的提升。另外，中學(xué)檔案管理工作還要與時(shí)代接軌，在當(dāng)下的現(xiàn)實(shí)環(huán)境中進(jìn)行創(chuàng)新改革，提升工作人員的專業(yè)水平，為中學(xué)檔案管理提供可實(shí)施性建議和策略，進(jìn)而促進(jìn)中學(xué)在新時(shí)代社會(huì)環(huán)境中的高效發(fā)展。