探討新一代信息技術(shù)在辦公管理中的作用

謝金波

（福建省泉州南安市機(jī)關(guān)效能投訴中心，福建 泉州362300）

在信息化時(shí)代，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等領(lǐng)域，對(duì)辦公管理現(xiàn)代化產(chǎn)生了深刻影響，推動(dòng)著辦公管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

信息化是一場(chǎng)信息技術(shù)與管理革命。辦公管理信息化作為信息技術(shù)與辦公管理的有機(jī)結(jié)合，已經(jīng)成為當(dāng)代信息化的重要的領(lǐng)域之一。

沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化。信息化是辦公管理邁向現(xiàn)代化的必由之路。

辦公管理的現(xiàn)代化需要通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)步來(lái)實(shí)現(xiàn)。以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)，作為信息時(shí)代辦公管理最基本和最普遍的技術(shù)手段，正是當(dāng)前最為新興的辦公管理現(xiàn)代化的有力工具，推動(dòng)著辦公管理不斷邁向現(xiàn)代化。

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化已成為一股不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流，世界各國(guó)都普遍意識(shí)到信息化的重要性，將信息化作為推動(dòng)現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要途徑。

當(dāng)今世界，信息化已成為辦公管理創(chuàng)新和管理效能提升無(wú)法回避的歷史趨勢(shì)。

在信息化時(shí)代，以信息化驅(qū)動(dòng)現(xiàn)代化，提升辦公管理效能已經(jīng)成為全球共識(shí)，是世界各國(guó)不懈追求的目標(biāo)。

1 辦公管理的概述

辦公管理是行政管理的重要組成部分，也是政府公共行政管理的重要環(huán)節(jié)。

辦公室是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門(mén)，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外，輔助上層領(lǐng)導(dǎo)管理工作開(kāi)展的窗口部門(mén)，是溝通、聯(lián)系和協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)之間、部門(mén)與部門(mén)之間、機(jī)關(guān)與基層之間的綜合辦事機(jī)構(gòu)。它承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)層收集、傳遞信息和提供咨詢(xún)意見(jiàn)以及公文處理、會(huì)議管理、辦事服務(wù)、公車(chē)管理等工作任務(wù)。

在全球現(xiàn)代化趨勢(shì)下，現(xiàn)代化是辦公管理走向科學(xué)化的必然選擇。辦公管理是否科學(xué)以及科學(xué)化程度如何，直接關(guān)系到所在部門(mén)的形象和管理效能的高低。

辦公管理現(xiàn)代化，實(shí)際上就是管理工作的現(xiàn)代化。推動(dòng)辦公管理現(xiàn)代化，是實(shí)現(xiàn)管理工作科學(xué)化的重要途徑。

在我國(guó)，推動(dòng)政府公共行政辦公管理現(xiàn)代化具有十分重要的意義：一是可以實(shí)現(xiàn)政府部門(mén)內(nèi)部之間的網(wǎng)絡(luò)化辦公；二是政府部門(mén)之間可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享和實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)；三是政府部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與群眾之間進(jìn)行雙向信息互動(dòng)。它不僅為政府部門(mén)的職能轉(zhuǎn)變提供了強(qiáng)有力的科學(xué)技術(shù)支持；更重要的是，進(jìn)一步促使政府在行政組織結(jié)構(gòu)、行政管理方式等方面的變革和發(fā)展，有助于推動(dòng)公共行政管理逐步邁向現(xiàn)代化。

2 目前我國(guó)公共行政辦公管理中存在的不足之處

當(dāng)今時(shí)代被稱(chēng)為信息時(shí)代，信息技術(shù)在各領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，經(jīng)過(guò)不懈努力，我國(guó)公共行政辦公管理信息化建設(shè)取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，辦公管理效能明顯提高。但是，由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，我國(guó)公共行政辦公管理仍然存在著一些不足之處，主要表現(xiàn)為：

第一，辦公管理凸顯高成本和低效率。一些部門(mén)由于辦公管理機(jī)構(gòu)配置不科學(xué)、不合理，辦公管理仍然采用“金字塔”型的層級(jí)制管理體系和集權(quán)化的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)行集權(quán)化的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)制化的決策，在上傳下達(dá)的過(guò)程中，暴露出人員重疊、職責(zé)不清、人浮于事等弊端，缺乏科學(xué)性、時(shí)效性，使得決策傳達(dá)和落實(shí)相當(dāng)遲緩，增加了管理成本；同時(shí)，隨著辦公管理工作任務(wù)日益繁重和傳遞流程日趨復(fù)雜，很多辦公管理包辦了越來(lái)越多的事務(wù)，像一個(gè)“全能型”管家婆，大包大攬，管了很多不該管的事，一些該管的卻沒(méi)有管或沒(méi)有管好，這種職能上的錯(cuò)位，不能提供有效的服務(wù)，造成了管理的高成本和低效率。

第二，辦公管理和服務(wù)工作作風(fēng)問(wèn)題突出。由于辦公室處于行政管理的中樞地位，受特權(quán)思想等原因影響，一些行政辦公人員官僚主義作風(fēng)突出，工作效率低，服務(wù)意識(shí)差，辦事推諉拖拉、態(tài)度惡劣，上班遲到早退、炒股票、刷抖音、玩游戲、看電影，拈輕怕重、不思進(jìn)取、得過(guò)且過(guò)，不作為、慢作為、亂作為、“庸懶散”等現(xiàn)象仍然存在。

第三，辦公管理運(yùn)行不透明。辦公室作為溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的綜合辦事機(jī)構(gòu)，由于規(guī)章制度不健全，管理權(quán)力運(yùn)行方式習(xí)慣于自上而下地對(duì)事務(wù)實(shí)行單一向度管理，自己既是管理者，又是監(jiān)督者，單純依靠?jī)?nèi)部監(jiān)督，權(quán)力運(yùn)行方式不透明和缺乏有效監(jiān)督，造成權(quán)力和責(zé)任不對(duì)等，容易滋生以權(quán)謀私、“暗箱”操作等不良現(xiàn)象。

3 辦公管理現(xiàn)代化的主要特征

信息化是現(xiàn)代化最新的時(shí)代特征。在現(xiàn)代化建設(shè)中，辦公管理的現(xiàn)代化應(yīng)具有以下幾個(gè)主要特征：

3.1 辦公流程現(xiàn)代化

隨著新一代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、投影儀、考勤機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備在各級(jí)部門(mén)迅速普及，傳統(tǒng)辦公模式逐漸被現(xiàn)代化辦公流程所取代，可以隨時(shí)根據(jù)工作的實(shí)際情況設(shè)計(jì)出個(gè)性化的流程，實(shí)現(xiàn)工作條理的規(guī)范性和工作流程的透明度，極大地節(jié)省人工辦理成本，提高工作效率。

辦公流程現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化，是辦公管理現(xiàn)代化的主要特點(diǎn)之一。借助電子信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)公文制作及交換、傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化、電子化，即無(wú)紙化。政府機(jī)關(guān)通過(guò)采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使政府文件的生成、修改、存儲(chǔ)、發(fā)送與接收都可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。無(wú)紙化行政有助于提高政府的工作效率，減少辦公成本。

3.2 業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化

依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)，我國(guó)信息化基礎(chǔ)設(shè)施飛速發(fā)展，通過(guò)采用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息管理數(shù)字化、業(yè)務(wù)辦理一體化、跟蹤監(jiān)督電子化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗(yàn)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理，提高了工作效率和決策質(zhì)量，使業(yè)務(wù)處理能力和服務(wù)水平上了一個(gè)新臺(tái)階。

在辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化過(guò)程中，辦公人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交換信息，超越空間、時(shí)間的限制，一方發(fā)送信息與另一方接收信息幾乎可以做到同時(shí)進(jìn)行，就如同辦件人員與行政辦公人員面談一樣直接、同步、互動(dòng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化，實(shí)現(xiàn)辦公即時(shí)性，也是辦公管理現(xiàn)代化的主要特點(diǎn)之一。

3.3 辦公管理智能化

采用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)改造成為智能辦公系統(tǒng)。智能辦公系統(tǒng)具有移動(dòng)辦公功能，可以通過(guò)移動(dòng)終端設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)程文件編輯、瀏覽、簽批、傳輸，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地移動(dòng)辦公，可以對(duì)辦事流程進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢(xún)、動(dòng)態(tài)跟蹤；智能辦公系統(tǒng)可以對(duì)代辦事項(xiàng)根據(jù)重要程度、緊急程度等進(jìn)行智能排序、自動(dòng)提醒，如代辦件提醒、會(huì)議通知提醒等，工作人員不需要去查詢(xún)就可以知道哪些事情需要去處理。這樣不但能夠提高工作人員的工作效率和質(zhì)量，而且還能節(jié)省時(shí)間，打破空間的限制，給辦公管理帶來(lái)了全新的突破和飛躍。辦公管理智能化，實(shí)現(xiàn)辦公人性化，是辦公管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向和主要特點(diǎn)之一。

4 新一代信息技術(shù)在公共行政辦公管理中的作用

沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化。信息化是辦公管理現(xiàn)代化的基本要求和重要標(biāo)志。

技術(shù)變革是推動(dòng)辦公管理創(chuàng)新的深刻動(dòng)因。新一代信息技術(shù)對(duì)公共行政辦公管理現(xiàn)代化的推動(dòng)作用，主要表現(xiàn)在：

第一，為辦公管理提供了更先進(jìn)的工具。新一代信息技術(shù)正作為新技術(shù)的出現(xiàn)而充當(dāng)輔助辦公管理變革的“高科技工具”，為公共行政辦公管理創(chuàng)新提供技術(shù)支撐?；诨ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的協(xié)同辦公平臺(tái)、電子政務(wù)平臺(tái)使辦公業(yè)務(wù)提供的服務(wù)和信息更加高效、精確；移動(dòng)辦公平臺(tái)、遠(yuǎn)程視頻會(huì)議使辦公、開(kāi)會(huì)、溝通協(xié)作等實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地進(jìn)行；隨著信息技術(shù)手段的深入應(yīng)用，新一代信息技術(shù)作為辦公管理的高科技工具，為辦公管理提供了強(qiáng)大利器，公共行政辦公管理正朝著更加科學(xué)、高效的方向發(fā)展。

第二，為辦公管理提供了更廣闊的視角。新一代信息技術(shù)正成為辦公管理的顯微鏡、透視鏡、望遠(yuǎn)鏡，通過(guò)在辦公部門(mén)建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)辦公的文件檔案和有價(jià)值信息進(jìn)行規(guī)范化和系統(tǒng)化管理，在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中通過(guò)多種形式的存儲(chǔ)方式，如使用文字、聲音、圖像等進(jìn)行存儲(chǔ)，以更廣闊的視角感知社會(huì)態(tài)勢(shì)，及時(shí)、精準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)、分析、應(yīng)對(duì)社會(huì)各個(gè)方面的信息，把握社會(huì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)，為公共行政現(xiàn)代辦公管理進(jìn)行科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)和技術(shù)支撐。如公車(chē)監(jiān)督管理平臺(tái)，正是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)全面拓寬監(jiān)督視角，實(shí)時(shí)、精準(zhǔn)掌握車(chē)輛定位、運(yùn)行狀態(tài)、歷史軌跡、訂單情況等動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息，織牢織密“數(shù)據(jù)鐵籠”，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督視角“全覆蓋、全過(guò)程、全方位”。新一代信息技術(shù)的每一次發(fā)展，都為公共行政辦公管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和優(yōu)質(zhì)轉(zhuǎn)型以及提高服務(wù)供給質(zhì)量、提升決策科學(xué)性等提供了巨大的動(dòng)力。

第三，為辦公管理提供了更優(yōu)良的環(huán)境。在傳統(tǒng)的辦公處理工作和業(yè)務(wù)中，往往會(huì)受很多客觀條件限制，比如說(shuō)辦公的時(shí)間、辦公的地點(diǎn)、辦公設(shè)備綁定等條件限制，這些往往導(dǎo)致了傳統(tǒng)的辦公處理缺乏移動(dòng)性、靈活性、時(shí)效性，浪費(fèi)時(shí)間和人力、物力。隨著新一代信息技術(shù)深入滲透到公共行政辦公管理領(lǐng)域，集處理公文、信息、事務(wù)為一體的移動(dòng)辦公平臺(tái)得以推廣和應(yīng)用，辦公人員的辦公操作不需要進(jìn)行單純的手工操作，實(shí)現(xiàn)機(jī)器操作和人工操作相結(jié)合，形成良好的人工機(jī)器辦公系統(tǒng)，辦公模式實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，突破了辦公客觀條件的限制，辦公處理工作和業(yè)務(wù)不再受時(shí)間、空間、辦公設(shè)備綁定等條件的制約，可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上移動(dòng)辦公，有效擴(kuò)大辦公管理區(qū)域，優(yōu)化辦公處理環(huán)境。在行政辦公效能監(jiān)察方面，通過(guò)對(duì)行政辦公服務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)辦公業(yè)務(wù)全流程、網(wǎng)上辦理申請(qǐng)等進(jìn)行電子監(jiān)察，能對(duì)行政辦公和辦公服務(wù)人員進(jìn)行科學(xué)的效能績(jī)效考評(píng)，從而為公共行政辦公管理創(chuàng)造了更加優(yōu)良的環(huán)境。

5 探索如何利用信息技術(shù)推動(dòng)辦公管理現(xiàn)代化

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)辦公管理模式的弊端日益顯現(xiàn)，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。新一代信息技術(shù)作為公共行政辦公管理的現(xiàn)代化工具，已是當(dāng)今世界的主導(dǎo)趨勢(shì)。運(yùn)用新一代信息技術(shù)推動(dòng)公共行政辦公管理現(xiàn)代化，促進(jìn)公共行政辦公管理模式變革，提升公共行政辦公管理效能已成為全球共識(shí)。

現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。在現(xiàn)代化浪潮中，探索利用新一代信息技術(shù)推動(dòng)公共行政辦公管理現(xiàn)代化，主要應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

第一，推動(dòng)辦公管理理念現(xiàn)代化。行政辦公人員是公共行政管理的第一要素。為適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)公共行政辦公管理的要求，必須加強(qiáng)對(duì)行政辦公人員的信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，推動(dòng)行政辦公人員盡快改變管理和服務(wù)觀念，掌握必要的技術(shù)，提高辦公效率。

在現(xiàn)代化的新形勢(shì)下，需要不斷加強(qiáng)公共行政辦公人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，博采眾長(zhǎng)、兼收并蓄，吸取現(xiàn)代管理先進(jìn)理念，推進(jìn)公共行政辦公管理理念從“以物為本”向“以人為本”轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變，從封閉向開(kāi)放轉(zhuǎn)變，從經(jīng)驗(yàn)向精細(xì)轉(zhuǎn)變，擯棄“以物為本”“以官為本”等傳統(tǒng)辦公管理理念，突出“以人為本”“以民為本”的思想，樹(shù)立民主理念、法治理念、全球理念、發(fā)展理念等現(xiàn)代理念，與時(shí)俱進(jìn)，促使行政辦公人員開(kāi)闊視野、提高分析和解決問(wèn)題的能力，發(fā)揮更大的能量和作用，推動(dòng)公共行政辦公管理現(xiàn)代化。

隨著公共行政辦公管理現(xiàn)代化的不斷深入，行政辦公人員的觀念不斷轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了政務(wù)服務(wù)素質(zhì)和效能的提高，有效改變了傳統(tǒng)的公共行政辦公管理服務(wù)“臉難看、門(mén)難進(jìn)、事難辦”的現(xiàn)象，有效降低了進(jìn)入政府辦事的“門(mén)檻”，極大地改變了公共行政辦公管理和服務(wù)工作作風(fēng)。

第二，推動(dòng)辦公管理體系現(xiàn)代化。深化行政辦公管理機(jī)構(gòu)改革，是推動(dòng)行政辦公管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵舉措，也是行政辦公管理現(xiàn)代化的必然要求。要充分運(yùn)用新一代信息技術(shù)，推進(jìn)公共行政辦公管理機(jī)構(gòu)改革，全面整合資源，加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化職責(zé)，精簡(jiǎn)裁員，提高人員素質(zhì)，減少管理層級(jí)，簡(jiǎn)化辦事流程，加強(qiáng)公共行政辦公業(yè)務(wù)管理縱向貫通和橫向協(xié)同，規(guī)范辦公行為，實(shí)施績(jī)效管理，提高管理效能，建構(gòu)基于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐的整體、開(kāi)放、協(xié)同、智慧的現(xiàn)代化公共行政辦公管理體系，提升公共行政辦公管理績(jī)效水平。

新一代信息技術(shù)在辦公管理中的廣泛應(yīng)用，有效地推進(jìn)了精減公共行政辦公組織和優(yōu)化辦公流程等改革工作，有助于精減辦公管理層級(jí)，使得一個(gè)辦公組織要完成與過(guò)去同樣的工作量所需行政人員大為減少，從而使公共行政辦公組織更加精干、高效，推動(dòng)公共行政辦公管理體系現(xiàn)代化。

第三，推動(dòng)辦公管理方式現(xiàn)代化。以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)，是當(dāng)前最為新興的辦公管理現(xiàn)代化的有力工具，為辦公管理現(xiàn)代化提供了高科技利器，不斷推動(dòng)公共行政辦公管理朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。

要充分利用以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)，加強(qiáng)公共行政辦公管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化和升級(jí)辦公通訊網(wǎng)絡(luò)，提升協(xié)同辦公網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，構(gòu)建起集約化、高效化、透明化的線上服務(wù)與線下服務(wù)相結(jié)合的一體化電子辦公運(yùn)行平臺(tái)；要積極整合辦公網(wǎng)絡(luò)信息資源，建立統(tǒng)一的辦公信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提升公共行政辦公管理科學(xué)化、精細(xì)化水平，從而提高運(yùn)行效率、降低管理成本。

6 結(jié)束語(yǔ)

隨著新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)深刻地改變著人類(lèi)社會(huì)的生活方式，同時(shí)也給政府的辦公管理模式帶來(lái)了一場(chǎng)新的變革。

在科技迅速發(fā)展的今天，以信息化驅(qū)動(dòng)現(xiàn)代化，推動(dòng)公共行政辦公管理現(xiàn)代化，已成為不可阻擋的歷史潮流。如何利用新一代信息技術(shù)推動(dòng)公共行政辦公管理現(xiàn)代化，是世界各國(guó)面臨的一個(gè)重要課題。

在新一代信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的浪潮中，探索新一代信息技術(shù)在辦公管理中的推動(dòng)作用，促進(jìn)信息技術(shù)和公共行政辦公管理的相互融合，提高管理效能，對(duì)于推動(dòng)公共行政辦公管理邁向現(xiàn)代化具有重要而深遠(yuǎn)的意義。