事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策研究

楊英

摘要：在事業(yè)單位中，檔案管理工作的開展需要遵守國家政策規(guī)定，且由于工作涉及到大量數(shù)據(jù)文件，對專業(yè)素質(zhì)有一定要求。現(xiàn)階段檔案管理工作存在一定的不足，需要及時分析處理，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 對策

引言：

檔案管理工作為事業(yè)單位穩(wěn)定運行提供保障，它所記錄的信息數(shù)據(jù)，能夠為單位后續(xù)工作提供依據(jù)和支撐。因此提高檔案管理質(zhì)量突顯其工作效能，是現(xiàn)階段事業(yè)單位需要重視和實行的問題。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）管理觀念與模式相對落后

目前有許多事業(yè)單位在檔案管理工作中沿用傳統(tǒng)管理方式，也就是相關(guān)部門定期將檔案送至人事部保存，而人事檔案中多使用紙質(zhì)手寫形式，對電子檔案的應(yīng)用不廣泛，雖然現(xiàn)如今信息技術(shù)不斷發(fā)展和更新，使檔案管理工作的手工操作模式得到改變，但具體工作環(huán)節(jié)，還是難以全面信息化，管理觀念、方法、設(shè)備的落后，導(dǎo)致檔案管理難以提高工作效率，工作模式需要創(chuàng)新。

（二）檔案管理制度需要完善

一些事業(yè)單位的檔案管理制度存在缺漏，首先是缺乏規(guī)范的檔號，有時候一個全宗存在多個全宗號，或者不同全宗存在多個全宗號。其次沒有規(guī)范的案卷標(biāo)題，同時許多案卷沒有附帶目錄，導(dǎo)致具體使用時難以及時尋找，耗費工作時間。最后還存在組卷混亂的問題，難以高效率的檢索檔案，缺乏硬件條件。這些問題導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，難以突顯工作實效性[1]。

（三）檔案室缺乏齊全的硬件設(shè)備

事業(yè)單位沒有為檔案管理提供良好的工作條件，一些單位的檔案室空間小檔案多，導(dǎo)致人員在其中工作受到限制，同時環(huán)境潮濕，缺乏相關(guān)的配套設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理的許多工作完成效率低，同時這也對檔案的完整和整潔性造成影響。

（四）檔案工作與事業(yè)單位變革不同步

現(xiàn)如今我國經(jīng)濟水平提高，市場經(jīng)濟體制得到變化，相關(guān)事業(yè)單位將工作重心放在自身的經(jīng)濟效益上，對檔案管理工作存在忽略。導(dǎo)致檔案管理缺乏變革意識，日常的收集文件、歸檔記錄工作效率低下，企業(yè)更加重視與其利益直接掛鉤的部門和通過，檔案管理工作有時候難以收集到完整的企業(yè)文件、技術(shù)資料，甚至在企業(yè)改制后，開始擠脫檔案管理工作。

二、提高檔案管理工作效率的相關(guān)對策

（一）加強信息化建設(shè)

現(xiàn)如今信息技術(shù)得到了各大企業(yè)、單位等的廣泛應(yīng)用，因此檔案管理的信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的時代趨勢，單位應(yīng)在內(nèi)部建立檔案信息庫，由員工在庫中錄入單位涉及的各種信息數(shù)據(jù)，注重方式加快了人事信息的更新速度，同時也能得到更準(zhǔn)確、有時效的信息。檔案信息庫的智能調(diào)取功能，可以讓員工快速查詢想要的信息，員工在更新資料信息時將擁有很大的自主性，只需要在線上完成系統(tǒng)審批程序就可以快速對信息更改，工作效率得到提高。

因此事業(yè)單位應(yīng)實現(xiàn)檔案管理的全面信息化工作，工作人員通過日常結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)設(shè)備完成工作，脫離了傳統(tǒng)紙張作業(yè)帶來的各種不良問題，保障檔案質(zhì)量。對于檔案信息的系統(tǒng)平臺，應(yīng)進(jìn)一步完善和強化，積極融入各種高新軟件，增加系統(tǒng)功能，提高使用效能。單位需要加強信息系統(tǒng)的推廣工作，建立對應(yīng)培訓(xùn)教學(xué)，確保員工在應(yīng)用時可以靈活運用，熟悉各種操作。同時檔案信息庫應(yīng)具有完善的信息共享功能，并強化對檔案信息的控制，避免共享過程中出現(xiàn)隨意修改檔案信息、弄虛作假的現(xiàn)象[2]。

（二）建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作條件

事業(yè)單位要加強對檔案管理的重視，同時做好相關(guān)設(shè)備的運維工作，并配備相應(yīng)的計算機設(shè)備、打印機、監(jiān)控設(shè)備，滿足員工工作需要，并保證檔案安全。單位應(yīng)加大對檔案管理的資金投入，對于工作中所涉及的信息管理、資源管理、ERP系統(tǒng)等需要時常更新，員工在工作中最好使用最新信息系統(tǒng)。同時檔案庫房需要定期檢查防火、防潮、防蛀工作，針對檔案柜建立安全措施，在使用時做好密碼記錄和管理，防止檔案失竊，同時配備空調(diào)、殺蟲等裝置。定期檢查檔案庫安全設(shè)施與狀態(tài)，保證其內(nèi)檔案擺放規(guī)范、環(huán)境良好。

（三）完善檔案管理工作制度

在工作中，應(yīng)建立統(tǒng)一的行為標(biāo)準(zhǔn)，工作人員需要嚴(yán)格根據(jù)其標(biāo)準(zhǔn)與制度的內(nèi)容完成各項工作，同時事業(yè)單位應(yīng)建立監(jiān)督機制，定期檢查并糾正其工作問題。在管理制度中，還應(yīng)融入信息化管理因素，將相關(guān)人員的生活、工作信息進(jìn)行錄入，為后續(xù)人事調(diào)動提供依據(jù)。建立管理責(zé)任制，為檔案的機密性提供保證，建立工作考評機制，注重檔案管理人員服務(wù)意識、工作質(zhì)量的考核與監(jiān)管，提高工作符合規(guī)范。另外在檔案管理部門在具體工作中，工作人員需要結(jié)合當(dāng)今社會經(jīng)濟發(fā)展趨勢來考慮，同時不斷開發(fā)利用國家檔案中存在的有關(guān)經(jīng)濟、科技等信息資源，為單位經(jīng)濟發(fā)展提供參考依據(jù)，因此單位應(yīng)定期組織員工進(jìn)行思想教育培訓(xùn)，端正其工作態(tài)度，創(chuàng)新工作理念，提高工作積極性。

結(jié)束語：

檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用，隨著新時期的發(fā)展，應(yīng)不斷優(yōu)化檔案管理問題，創(chuàng)新檔案管理工作模式。事業(yè)單位應(yīng)加強對檔案管理的重視，提高內(nèi)部的信息化建設(shè)水準(zhǔn)，加強高新技術(shù)的引入以及軟硬件的更新，同時還要為員工提供齊全的工作設(shè)備，保證工作的有效進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳明玉，王照英.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].中外企業(yè)家，2016（26）：216.

[2]朱紅艷.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)問題分析[J].赤子（上中旬），2015（21）：104.