檔案信息化建設(shè)的績效評價研究

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)招生考試院 黑龍江 大慶 163000

1 檔案信息化建設(shè)績效評價主體的確立

1.1 內(nèi)部主體

內(nèi)部主體是指檔案館的管理人員，主要是對各類檔案進行建設(shè)、管理和監(jiān)督的主體以及相關(guān)信息化管理的專門人員。由于內(nèi)部管理和工作人員直接參與檔案管理，對檔案管理工作更為了解，更適合進行評估主體的工作。但如果對檔案信息化建設(shè)的評估工作全部由他們完成，那么很難對相關(guān)評價工作進行說服，或者確保評價工作能夠客觀公正的進行，且單一主體的評價結(jié)果的信服力很有限[1]。

1.2 外部主體

檔案信息化建設(shè)服務(wù)績效評價的外部主體主要包括了各類使用檔案的人員和相關(guān)學(xué)者專家，他們可以通過較為專業(yè)的眼光進行檔案信息化建設(shè)工作的評價，對其效果的評價更具有公正性和客觀性。由于外部主體主要是檔案信息服務(wù)的主體，無論是在館內(nèi)還是遠程提供利用，利用者的觀點對檔案信息化建設(shè)后提供檔案信息服務(wù)質(zhì)量好壞均有參考價值。

2 檔案信息化建設(shè)的績效評價措施

2.1 明確績效評價的內(nèi)容

針對檔案的信息化建設(shè)內(nèi)容，在評估過程中，要對信息化建設(shè)的內(nèi)容進行明確，檔案信息化建設(shè)的過程中，同以使用者為導(dǎo)向的目標展開合理的分析，可以進一步完善檔案信息化建設(shè)的績效評價內(nèi)容。在明確績效評價內(nèi)容的時候，主要可以從以下幾個方面著手：第一，是分析基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況，像硬件的配置、軟件的安裝，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率、穩(wěn)定性，還有配套服務(wù)設(shè)施的建設(shè)、運營情況等，都要展開深入的統(tǒng)計與分析；第二，辦公平臺的建設(shè)情況，像數(shù)字化系統(tǒng)能否穩(wěn)定運行，信息化檔案的存儲設(shè)備與相關(guān)要求標準是否一致等內(nèi)容，也要進行合理的察看；第三，檔案信息資源的建設(shè)情況，主要有檔案數(shù)字化工序是否具備高效的特點，是否建設(shè)出了完善的數(shù)據(jù)庫，數(shù)字資源的共享操作能否在短時間內(nèi)完成；第四，服務(wù)質(zhì)量方面的內(nèi)容，信息化網(wǎng)站的需求是否全面，服務(wù)系統(tǒng)是否具備穩(wěn)定性的特點，用戶的使用操作是否便捷，還有就是服務(wù)設(shè)施是否考慮到了一些人性化的內(nèi)容[2]。

2.2 設(shè)置績效評價的指標

設(shè)置績效評價指標體系的時候，工作人員可以將評價的具體內(nèi)容，設(shè)定為一級指標，而在一級指標下，可以根據(jù)實際管理情況，設(shè)置二級指標，如果說二級指標在評價過程中還難以展開具體的量化操作，那么可以設(shè)置三級指標，并對三級指標的相關(guān)內(nèi)容，展開詳細的介紹，同時量化一些設(shè)置。像在一級指標中，主要可以針對基礎(chǔ)設(shè)施部分的展開分析，而在二級指標中，可以設(shè)置出硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運營管理的內(nèi)容，當(dāng)然這里需要注意，二級指標具有不可測性，在二級指標下，可以設(shè)置三級指標，分別是主要的硬件設(shè)備、硬件維護程序；數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)管系統(tǒng)、業(yè)務(wù)軟件；網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)；外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)；過程管理、安全管理制度、業(yè)務(wù)操作管理和制度管理等。在設(shè)置三級指標后，還要執(zhí)行量化的操作處理，這樣績效評價的可行性更好，進一步驗證檔案信息化建設(shè)的整體質(zhì)量[3]。

2.3 設(shè)置績效評價的權(quán)重

針對檔案的信息化建設(shè)績效評價內(nèi)容，權(quán)重設(shè)置還需要檔案方面的有關(guān)專家參與進來。相關(guān)的參與人員，可以對各項指標進行清楚的羅列，并對相關(guān)的功能進行介紹，這里可以利用一些專業(yè)性較強的方法，將相關(guān)信息寄送給那些參與評價的檔案專家，通過幾輪測試后，根據(jù)專家對績效評價權(quán)重的設(shè)置，來得出各個指標的權(quán)重，根據(jù)指標體系，還有權(quán)重設(shè)計出相應(yīng)的績效評價體系表，各個評價的主體，對于檔案信息化建設(shè)的信息、資料，展開收集與測試，并最終給出相應(yīng)的分數(shù)來，這樣更能夠強化績效評價體系的合理性。

2.4 分析績效評價的結(jié)果

績效評價既能夠?qū)n案信息化建設(shè)的成果進行有效的檢驗，同時還可以對檢驗出的結(jié)果展開進一步的分析，對檔案信息化建設(shè)的成果及時做出反饋。通過上述的檢驗操作流程，評價結(jié)果的分析所處角色也是極為重要。評價結(jié)果的分析，需要檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，還有專業(yè)的工作人員參與進來，這樣能夠進一步提升評價結(jié)果的公正性，對于檢驗過程中出現(xiàn)的問題，大家需要對那些根本性的原因進行分析，及時整改問題，檔案信息化建設(shè)的初步運行，只能檢測出其中一部分的問題，所以，績效評價結(jié)果的分析，應(yīng)該呈現(xiàn)出常態(tài)化，在后期的檔案信息化運行過程中，進行不斷的完善和整改，確保檔案信息化可以順利進行，切實提升檔案的信息化管理水平[4]。

3 結(jié)束語

檔案管理的信息化建設(shè)體現(xiàn)了檔案信息資源的開發(fā)和現(xiàn)代服務(wù)平臺的發(fā)展，對于提高檔案管理效率及檔案服務(wù)質(zhì)量有不可忽視的作用，而檔案信息化建設(shè)的績效評價工作是提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的重要途徑。要明確檔案信息化建設(shè)的長遠目標及短期目標，以績效評價手段來檢驗?zāi)繕送瓿沙潭龋M而有針對性進行調(diào)整和推進。以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、全面評價、科學(xué)量化”為指導(dǎo)思想，合理建立評價體系，并定期對評價工作進行再評估。確保檔案信息化建設(shè)及績效評價工作的可持續(xù)性。