醫(yī)院對(duì)后勤物資內(nèi)部審計(jì)的工作重點(diǎn)及方法

王憲卿，李 紅

(1.包頭市第三醫(yī)院 審計(jì)科；2.包頭市第三醫(yī)院 骨傷科，內(nèi)蒙古 包頭 014040)

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，公立醫(yī)院現(xiàn)代醫(yī)院管理制度進(jìn)一步實(shí)施與完善，這就對(duì)公立醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理提出了全新的要求。強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作就成為提升醫(yī)院管理水平的有力抓手。醫(yī)院后勤物資在醫(yī)院的總成本支出中占有較大比重，對(duì)后勤物資的合理控制和規(guī)范管理就顯得尤為突出重要，這就需要內(nèi)部審計(jì)發(fā)揮好作用，降低成本消耗。

醫(yī)院后勤物資的內(nèi)部審計(jì)應(yīng)當(dāng)從計(jì)劃、采購(gòu)、配送、存儲(chǔ)、使用的全部環(huán)節(jié)入手，通過(guò)實(shí)地盤點(diǎn)、抽查賬簿、查驗(yàn)運(yùn)行流程等方法開展具體工作，后勤物資管理部門既要做好服務(wù)的職能，也要發(fā)揮好管理職能，不能無(wú)條件滿足科室的物資需求，要建立對(duì)使用科室開展分析、論證、核算、評(píng)價(jià)的管理體系，達(dá)到降低醫(yī)院運(yùn)行成本。內(nèi)部審計(jì)在后勤物資管理工作發(fā)揮好監(jiān)督的作用，要針對(duì)醫(yī)院后勤物資管理中存在的缺陷提出有效、精準(zhǔn)管理建議。

1 醫(yī)院后勤物資管理中存在的主要問(wèn)題

1.1 注重前期資金投入而忽略后期維護(hù)使用管理

醫(yī)院在后勤設(shè)備物資采購(gòu)時(shí)往往時(shí)間緊，只注重了設(shè)備采購(gòu)價(jià)格而忽視設(shè)備的使用率、維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)用以及領(lǐng)用后的效能分析，出現(xiàn)大量后勤物資、設(shè)備使用率低，使用部門隨意性大而增加醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本。

1.2 加強(qiáng)后勤物資消耗的定額管理普遍存在管理松散的現(xiàn)象

后勤物資品種多、數(shù)量大，醫(yī)院后勤物資及消耗定額需要精細(xì)化管理，合理確定庫(kù)存量，定期開展對(duì)科室領(lǐng)用物品數(shù)量及使用效能的分析，在保證正常工作和質(zhì)量要求的基礎(chǔ)上合理降低物資消耗。

1.3 規(guī)范后勤物資采購(gòu)的采購(gòu)流程欠規(guī)范

特別是醫(yī)院采用非公開招標(biāo)方式采買的物資。梳理醫(yī)院后勤物資的購(gòu)買、分配、使用環(huán)節(jié)。確立專職物資管理部門，實(shí)行后勤物資統(tǒng)一管理，需根據(jù)年初制定的采購(gòu)預(yù)算確定合理的采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)采購(gòu)金額的大小確定采購(gòu)的方式。在選擇醫(yī)院內(nèi)部自行采購(gòu)的后勤物資往往存在采購(gòu)隨意性大、采購(gòu)參數(shù)指標(biāo)不明確等現(xiàn)象，合同履行管理缺失的現(xiàn)象。

1.4 做好后勤物資及設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)

醫(yī)院后勤物資管理部門要與各科室保持密切的溝通，及時(shí)掌握所采購(gòu)物資和科室對(duì)物資的使用和管理情況，針對(duì)不同物資、不同的屬性，制定科學(xué)合理維護(hù)和保養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)需特殊管理的物資建立維修檔案，便于此設(shè)備再出現(xiàn)同樣問(wèn)題時(shí)，可及時(shí)調(diào)取維修記錄，真正將維修工作落到實(shí)處，科學(xué)合理使用維護(hù)保養(yǎng)經(jīng)費(fèi)。

1.5 醫(yī)院后勤社會(huì)化管理存在寬松缺位的現(xiàn)象

醫(yī)院對(duì)后勤社會(huì)化管理相對(duì)比較松散、碎片化，監(jiān)督考核落實(shí)不到位，對(duì)服務(wù)合同內(nèi)容落實(shí)無(wú)法有效管理，導(dǎo)致責(zé)任追究運(yùn)行不暢。這些都影響了后勤社會(huì)化管理作用的有效發(fā)揮。醫(yī)院未能做到科學(xué)制定崗位數(shù)量、具體崗位職責(zé)、工作內(nèi)容以及考核標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致后勤社會(huì)化服務(wù)管理寬松，運(yùn)行成本較高、效率低下、合同執(zhí)行率差的問(wèn)題。

2 醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)對(duì)后勤物資的審計(jì)重點(diǎn)及工作

2.1 強(qiáng)化對(duì)后勤物資購(gòu)置全流程的審計(jì)

從購(gòu)置論證到具體采購(gòu)實(shí)施到驗(yàn)收入庫(kù)的多個(gè)環(huán)節(jié)開展內(nèi)部審計(jì)，從合規(guī)性、實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性等多維度入手，通過(guò)查驗(yàn)后勤物資購(gòu)置論證材料、會(huì)議紀(jì)要、招投標(biāo)手續(xù)、購(gòu)貨及服務(wù)合同、發(fā)票、入出庫(kù)手續(xù)的完備來(lái)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，特別要查看相關(guān)內(nèi)控制度的落實(shí)情況。

2.2 加強(qiáng)后勤物資領(lǐng)用的內(nèi)部審計(jì)

通過(guò)查看醫(yī)院后勤物資的采購(gòu)計(jì)劃、各科室領(lǐng)用情況分析，是否存在計(jì)劃執(zhí)行率低、領(lǐng)用隨意性較大、領(lǐng)用控制不嚴(yán)格，存在浪費(fèi)現(xiàn)象。特別是對(duì)水、電、辦公用品進(jìn)行使用量分析。要查驗(yàn)大宗同類物資和小批量零星購(gòu)買物資。

2.3 做好醫(yī)院后勤社會(huì)化服務(wù)部門的內(nèi)部審計(jì)

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)要高度關(guān)注醫(yī)院的后勤社會(huì)化服務(wù)部門，是否存在后勤社會(huì)化服務(wù)采購(gòu)管理不規(guī)范。醫(yī)院物業(yè)管理、衛(wèi)生保潔、消防工程、餐飲服務(wù)、停車管理等后勤社會(huì)化服務(wù)未能嚴(yán)格執(zhí)行政府采購(gòu)管理制度的現(xiàn)象，查找執(zhí)行中不規(guī)范、不合理的服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目，既幫助后勤管理部門“防未病”，又將審計(jì)關(guān)口前移，切實(shí)把好服務(wù)采購(gòu)的入口關(guān)。

3 對(duì)后勤物資開展內(nèi)部審計(jì)工作的幾點(diǎn)體會(huì)

3.1 高度關(guān)注采購(gòu)過(guò)程中是否存在化整為零、人為拆分、逃避監(jiān)管、違規(guī)采購(gòu)的情況及政府采購(gòu)方式的選擇情況

醫(yī)院后勤物資采購(gòu)達(dá)到政府限額標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格按照政府采購(gòu)的相關(guān)管理辦法執(zhí)行，未達(dá)到采購(gòu)限額的要依據(jù)醫(yī)院制定的采購(gòu)流程及內(nèi)控制度的要求執(zhí)行。后勤物資采購(gòu)部門要建立依據(jù)醫(yī)院年度預(yù)算對(duì)物資開展精細(xì)化管理，內(nèi)部審計(jì)要查看與供應(yīng)商簽訂的供貨合同條款中的貨物名稱、數(shù)量單價(jià)、到貨時(shí)間、付款方式等內(nèi)容和驗(yàn)收手續(xù)。要杜絕采購(gòu)過(guò)程中的隨意性，后勤管理部門也要樹立全面預(yù)算管理的理念。

3.2 內(nèi)部審計(jì)要查看醫(yī)院對(duì)后勤物資制定的相關(guān)內(nèi)部控制制度的落實(shí)情況

加大對(duì)計(jì)劃執(zhí)行率，預(yù)算外采購(gòu)、入出庫(kù)記錄、物資管理領(lǐng)用、物資存放及盤點(diǎn)的審計(jì)力度。特別是對(duì)待報(bào)廢及存量較大的物資要重點(diǎn)查看。對(duì)于待報(bào)廢的物資要查看報(bào)廢的原因、報(bào)廢的審批手續(xù)；對(duì)于庫(kù)存量較大的物品要對(duì)比分析以往各期的采購(gòu)及使用量，通過(guò)對(duì)重點(diǎn)物資的審計(jì)以便于發(fā)現(xiàn)醫(yī)院后勤物資管理中存在的問(wèn)題，并向醫(yī)院管理層提供科學(xué)的信息，從而達(dá)到提升和改進(jìn)管理，發(fā)揮內(nèi)控的作用。

要強(qiáng)化對(duì)科室部門的二級(jí)庫(kù)房管理，查看是否存在后勤物資領(lǐng)用后管理混亂、隨意堆放、使用中存在隨意的現(xiàn)象。使用科室要明確物資管理人員，杜絕多領(lǐng)多占現(xiàn)象。科室部門在實(shí)際工作中往往是注重衛(wèi)生材料及固定資產(chǎn)管理而忽略后勤物資管理。醫(yī)院后勤物資管理部門要建立科室使用后勤物資的分析管理系統(tǒng)，運(yùn)用趨勢(shì)圖、直方圖等圖表形式，反映醫(yī)院在后勤物資管理中存在的問(wèn)題，使科室合理安排領(lǐng)用，杜絕浪費(fèi)，也能讓科室明白后勤物資支出花費(fèi)在哪里，科學(xué)合理降低消耗水平，避免浪費(fèi)。

3.3 醫(yī)院后勤物資的內(nèi)部審計(jì)要運(yùn)用信息化的工具開展工作

醫(yī)院要加大醫(yī)院信息化建設(shè)，運(yùn)用信息化、大數(shù)據(jù)的手段對(duì)后勤物資進(jìn)行科學(xué)管理，特別要使用和發(fā)揮好醫(yī)院的HRP及后勤管理系統(tǒng)的作用，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)與數(shù)量，降低資金占用率和醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本。醫(yī)院后勤物資采購(gòu)?fù)谴笈坎少?gòu)、種類繁雜、實(shí)時(shí)性強(qiáng)，這就對(duì)后勤物資管理提出更高的要求。

3.4 醫(yī)院后勤物資管理要建立和實(shí)施可視化管理

可視化管理就是要達(dá)到對(duì)物資領(lǐng)用、消耗使用及其他異常情況的直觀清晰可見。管理部門通過(guò)制定物資消耗定額。消耗定額需考慮根據(jù)科室歷史數(shù)據(jù)在結(jié)合科室人數(shù)、病人數(shù)量等實(shí)際情況綜合考量。審計(jì)要關(guān)注對(duì)超出消耗定額的科室部門，查看問(wèn)題產(chǎn)生的具體原因，優(yōu)化定額管理流程。

4 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)要通過(guò)對(duì)醫(yī)院后勤物資的審計(jì)發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，向醫(yī)院提出科學(xué)合理的改進(jìn)建議，發(fā)揮和提升內(nèi)部審計(jì)的作用，完善后勤物資管理，加強(qiáng)對(duì)成本的管控，為醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展作出貢獻(xiàn)。