指導(dǎo)文書檔案管理的標準與方法

袁文婭，鄭艷燕

(內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院 電力技術(shù)情報所，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020)

1 規(guī)范性引用文件

《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》(0～5大類)；《電力試驗研究所企業(yè)檔案分類表》(6～9大類)；DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語；DA/T 22-2015歸檔文件整理規(guī)則；DA/T 42-2009企業(yè)檔案工作規(guī)范；檔發(fā)字〔2002〕5號企業(yè)檔案管理規(guī)定；檔發(fā)〔2004〕4號國有企業(yè)文件材料歸檔辦法。

2 術(shù)語和定義

2.1 檔案

在生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)和管理活動中直接形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄材料。

2.2 企業(yè)檔案

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

2.3 突發(fā)事件

由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對的事件。自然因素是指自然現(xiàn)象引起，如：地震、雷電、洪水等災(zāi)害；人為因素是指來自人為的失誤，如：漏雨、漏水、電線老化短路起火(包括蓄意縱火、爆炸等)事故。

2.4 文書檔案

反映行政管理、黨務(wù)等活動的檔案。

2.5 整理

按照一定的原則對檔案實體進行分類、組合(包括件、案卷兩種形式)、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

2.6 電子文件

以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

2.7 分類

按照選定的屬性(或特征)區(qū)分分類的對象，將具有某種共同屬性(或特征)的分類對象集合在一起的過程。

2.8 件

指從實體上將歸檔文件整理的基本單位以“件”為單位確定下來進行整理，即歸檔文件的整理單位。

2.9 案卷

指由互相聯(lián)系的若干文件組合而成放入卷夾、卷盒內(nèi)加以順序排列，擬有案卷題名的文件組合體，簡稱“卷”。

2.10 組卷

將若干文件，按其形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

3 文書檔案的類別設(shè)置

①設(shè)置了0-黨群工作、1-行政管理、2-經(jīng)營管理、3-生產(chǎn)技術(shù)管理、4-財務(wù)審計、5-人事勞資，6個一級類目。根據(jù)每個一級類目的不同特點，視需要分設(shè)二級類目。②歸檔文件采用，年度-機構(gòu)(問題)-保管期限，進行分類。③按年度分類：將文件按其形成年度分類。④按機構(gòu)(問題)分類：將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類。⑤按保管期限分類：將文件按劃定的保管期限分類。

4 文書檔案的收集內(nèi)容

①公司轉(zhuǎn)發(fā)的文件材料：公司轉(zhuǎn)發(fā)的屬本院主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行或查考的文件資料。②公司召開的針對本院主管業(yè)務(wù)的會議紀要、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件材料。③反映本院生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、服務(wù)、研發(fā)等各項工作活動和基本歷史面貌的；對本院各項活動、國家建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料。④本院召開的黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)會議記錄、紀要、職代會議、工作會議、專業(yè)會議通知、指南、報告、決議、簡報等。⑤本院頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)的以及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的發(fā)文稿紙、印制件。⑥本院的處理重要問題和管理工作中形成的請示、批復(fù)、工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表，合同、協(xié)議、營業(yè)執(zhí)照、許可證等法律憑證性材料。⑦本院設(shè)立、變更、解散過程中形成的文件材料。⑧本院在財務(wù)審計工作中形成的決算報告、批復(fù)、會計報表、憑證、賬簿、清產(chǎn)核資、稽查、產(chǎn)權(quán)變動及審計決定、結(jié)論等材料。⑨由本院處理的重要的來信來訪材料、領(lǐng)導(dǎo)批示及案件調(diào)查材料、處理結(jié)論等。本院關(guān)于出國考察等外事活動中形成的審批手續(xù)、考察報告、協(xié)議、協(xié)定、合同等文件材料。本院在各項活動中形成的對維護職工權(quán)益具有憑證價值的文件材料。如：本院辦理的職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、定級、調(diào)資、職稱評定、退休、辭職、基本養(yǎng)老、基本醫(yī)療、工傷、企業(yè)年金、社會保險等審批材料，以及職工調(diào)動組織關(guān)系介紹信及存根、職工花名冊、勞資年度報表等。評選先進部門、先進工作者、勞動模范審批表及表彰決定。本院的大事記、組織沿革、史志、年鑒、匯編材料等。

5 文書檔案的分類類別、歸檔范圍、保管期限

依據(jù)《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》(0-5大類)；按照檔發(fā)〔2004〕4號國有企業(yè)文件材料歸檔辦法；DA/T 22-2015歸檔文件整理規(guī)則。

5.1 0大類-黨群工作

歸檔范圍：01黨群工作綜合；02黨務(wù)工作綜合；03組織工作；04紀檢工作；05宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)工作；06工會工作；07共青團、青年工作；08協(xié)會、學(xué)會工作(政研會、電力工程學(xué)會、企協(xié)、科協(xié)、體協(xié)等)。

保管期限：永久、30年、10年(準確劃分)。

分類方法：年度-機構(gòu)(問題)-保管期限，例如，2020-黨群工作-永久。

5.2 1大類-行政管理

歸檔范圍：11行政管理綜合；12行政事務(wù)；13武裝保衛(wèi)；14監(jiān)察；15醫(yī)療衛(wèi)生；16后勤福利；17外事活動。

保管期限：永久、30年、10年。

分類方法：例如，2020-行政管理-30年。

5.3 2大類-經(jīng)營管理

歸檔范圍：21經(jīng)營管理綜合；22計劃統(tǒng)計；23物資管理；24營銷管理；27多種經(jīng)營。

保管期限：永久、30年、10年

分類方法：例如，2020-經(jīng)營管理-10年。

5.4 3大類-生產(chǎn)技術(shù)管理

歸檔范圍：31生產(chǎn)技術(shù)管理綜合；32規(guī)劃基建管理；33生產(chǎn)管理；34施工管理；35安全環(huán)保；36科技管理；37質(zhì)量管理；38標準計量；39信息工作。

保管期限：永久、30年、10年。

分類方法：例如，2020-生產(chǎn)技術(shù)管理-永久。

5.5 4大類-財務(wù)審計

歸檔范圍：41財務(wù)審計綜合；42財務(wù)管理；43會計賬務(wù)；44審計工作。

保管期限：永久、30年、10年。

分類方法：例如，2020-財務(wù)審計-30年。

5.6 5大類-人事勞資

歸檔范圍：51人事勞資綜合；52機構(gòu)編制；53人事管理；54勞動管理；55工資管理；56教育培訓(xùn)。

保管期限：永久、30年、10年。

分類方法：年度-機構(gòu)(問題)-保管期限，例如，2020-人事勞資-永久。

6 文書檔案的整理順序

鑒定→分類→編目→編頁號→確定保管期限→歸檔目錄的錄入→打印→案卷(件)裝訂→檔案盒脊背的錄入→打印→粘貼→填備考表→裝盒科學(xué)排架→編制檢索檔號、文件編號、主題詞等，相關(guān)部門的兼職文書人員檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢后電子文件通過OA 系統(tǒng)歸檔，將紙質(zhì)文件一并向電力技術(shù)情報所檔案室移交，同時填寫《檔案移交目錄清單》。

7 文書檔案的統(tǒng)計、保管與保密

7.1 檔案統(tǒng)計

①檔案統(tǒng)計工作要求準確、及時和連續(xù)性，為制訂工作方針、計劃、檢查、總結(jié)工作提供依據(jù)。②檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定填寫檔案收進和移出登記簿，每年一季度前根據(jù)登記情況，統(tǒng)計上一年度檔案庫存數(shù)量、借閱利用數(shù)量等數(shù)據(jù)，準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，上報電力公司檔案館。③由檔案管理員編制各種統(tǒng)計簿冊和總賬，對保管狀況、利用情況及鑒定銷毀等一系列管理情況進行統(tǒng)計。④統(tǒng)計工作應(yīng)做到進出賬目清楚、手續(xù)完備，清點仔細，沒有錯、漏，要目錄、案卷、數(shù)字對口。

7.2 檔案保管

①檔案裝具符合《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)范要求，檔案存放科學(xué)、有序，方便日常查找，發(fā)生突發(fā)事件要及時、有效地保護檔案。②檔案管理員每年第四季度定期對檔案庫房進行全面檢查，并由電科院安全質(zhì)量處隨時進行安全抽查，采用定期檢查與隨時抽查相結(jié)合的方式檢查檔案保管情況，不發(fā)生丟失文件現(xiàn)象，做到賬物相符。③檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，底圖不易折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施；重要檔案應(yīng)異地備份。

7.3 檔案保密

①檔案人員應(yīng)嚴格遵守保密制度和紀律，需要批準借閱的檔案資料不得擅自借閱，不得隨意涂改檔案，未經(jīng)批準銷毀的檔案，不得私自銷毀。②檔案人員要嚴肅工作態(tài)度，確保檔案機密，不得隨意失密，泄密或丟失，損毀檔案。

8 結(jié)束語

內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院11個管理部門和19個專業(yè)部門專兼職檔案管理人員，對檔案收集、移交、分類、整理、歸檔等頻繁出現(xiàn)的問題，依據(jù)以上7項文書檔案管理的標準和方法，將本部門辦理完畢后的文件材料，第二年6月之前按時移交、整理及歸檔，對于內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料，及時歸檔。