事業(yè)單位檔案管理的質量保障體系建設研究

滕玉波

我國的社會經濟水平得到了大幅度的提升，事業(yè)單位面臨著更加深入和全面的改革，在這個階段，人員的信息管理工作非常重要，對于社會的發(fā)展起到了積極的推動作用。在對人才信息進行管理的過程當中，檔案是最為主要的來源，可以更加全面地了解人員的基本情況，是選擇和引進人才的重要依據。

一、事業(yè)單位檔案管理的作用

事業(yè)單位在最初成立的階段，檔案管理就已經存在了，和事業(yè)單位未來的發(fā)展有著密切的關系。事業(yè)單位未來的運營發(fā)展會受到檔案管理質量的重要影響，檔案管理的質量和事業(yè)單位未來的發(fā)展兩者之間存在著重要的聯(lián)系。通過提高檔案管理的質量，能夠進一步提高事業(yè)單位的工作效率，為今后的評估工作提供重要的信息依據。檔案管理工作會涉及科研工作、黨群工作等內容，在事業(yè)單位經營的過程當中占據著舉足輕重的地位，肩負著事業(yè)單位穩(wěn)定運行的責任。由此可見，做好事業(yè)單位檔案管理工作，對于事業(yè)單位的發(fā)展來說是非常重要的[1]。檔案管理工作和事業(yè)單位是共同發(fā)展起來的，兩者之間是相互影響相互推動的關系。通過建立更加完善和科學的檔案管理制度，能夠進一步推動事業(yè)單位穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，有效提高事業(yè)單位的工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的制度基礎。黨群工作以及科學研究工作在整體開展的過程當中，會涉及許多種類的檔案信息，檔案管理工作需要對這些種類繁多、形式多樣的信息數(shù)據進行精準的記錄以及合理的分類，確?？梢詾槭聵I(yè)單位的未來發(fā)展提供更加全面和科學的數(shù)據支持。事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程當中，不僅僅會涉及一些基礎性的資料，比如說工作人員的晉級、考察、調動、退休等，還會關乎每一位工作人員的切身利益，并且記錄著事業(yè)單位在發(fā)展過程當中所面臨的一些階段性的問題、作出的重大決策。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.態(tài)度問題。站在事業(yè)單位的角度來分析問題，檔案管理工作所涉及的內容是非常繁多的，對于一些細節(jié)性的處理要求比較高。檔案管理的質量將會直接影響事業(yè)單位的決策制定以及工作的整體水平，如果檔案管理部門能夠有效提高自身的工作質量和工作效率，就會推動其他工作穩(wěn)步向前發(fā)展，方便相關工作人員對各個部門的資料進行快速的查閱。檔案在調取以及查閱的過程當中，為了進一步快速準確地找到所需要的資料，需要加大力度對檔案資料管理工作進行監(jiān)管，細化工作細節(jié)，劃清工作的范圍和職責。檔案管理工作在整理開展的過程當中，大多數(shù)都是因為工作人員對于檔案管理工作沒有全面的認識，并沒有意識到檔案工作的重要性，工作人員普遍地都會認為檔案管理工作并非是事業(yè)單位發(fā)展當中占有舉足輕重地位的工作[2]。工作人員的效率過低，無法在有限的時間內對具體的檔案內容進行有效的整理，經常會存在著缺漏的問題，非常影響檔案在后期的查閱以及廣泛的應用。

2.體系問題。事業(yè)單位若想得到穩(wěn)定可持續(xù)的發(fā)展，就需要加大力度對檔案管理工作進行有效的監(jiān)管，提高檔案管理的質量和效率?，F(xiàn)階段，大部分的事業(yè)單位在發(fā)展的過程當中，并沒有設定科學全面的檔案管理體系，許多體系的建設存在著漏洞，影響后期工作標準的制定。事業(yè)單位的檔案管理模式大多數(shù)都比較單一，只是以賬目記錄和文本記錄為主，簡單地實現(xiàn)數(shù)據的保存，這種工作模式是比較保守和落后的，會嚴重降低檔案管理工作效率，并不能夠滿足事業(yè)單位在現(xiàn)階段發(fā)展的需求。大多數(shù)的事業(yè)單位在開展檔案管理的過程當中，都會涉及比較龐大的信息量管理工作，為了進一步提高檔案管理工作的便捷性和科學性，需要針對不同的單位發(fā)展情況設定不同的檔案管理體系。

三、事業(yè)單位檔案管理質量保障體系的構建對策

1.端正工作態(tài)度。檔案管理部門的工作人員應該重視檔案管理工作，盡最大努力保證檔案管理的質量和效率，自身要樹立良好的工作態(tài)度，對自身的工作職責進行精準的定位，根據相關的規(guī)定來履行工作的具體內容，不斷規(guī)范工作的流程[3]。上級部門要定期對檔案管理部門進行質量監(jiān)管的考核，一旦發(fā)現(xiàn)工作當中存在問題，要及時加以解決，防止出現(xiàn)不可預估的風險。

2.完善工作體系。事業(yè)單位在開展工作的過程當中需要構建符合自身發(fā)展特色的檔案管理體系，不斷地對檔案的管理制度進行優(yōu)化和調整。通過多種渠道以及多種方式，有效地提高維持檔案工作的相關資金投入，制定更加嚴格的檔案管理基礎建設制度。檔案管理工作在整體開展的過程當中，事業(yè)單位要設定專項的維護資金，貫徹落實?？顚Ｓ玫脑瓌t，對于一些重要的信息進行更加嚴格的管理，確保檔案的收集以及后期的分析工作能夠得到正常的開展，除此之外，還要確保虛擬重要信息的科學性和完整性。

3.優(yōu)化工作方式。信息技術在快速地向前發(fā)展，檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，紙質的檔案管理工作模式存在著許多問題，不能夠滿足事業(yè)單位現(xiàn)階段的具體發(fā)展需求。紙質檔案的保存力度有所欠缺，保管期過短，并不能夠滿足社會的發(fā)展需求，也不利于事業(yè)單位的快速發(fā)展[4]。現(xiàn)階段，在信息化技術快速發(fā)展的大背景之下，通過積極引進信息技術，能夠有效提高檔案管理工作的效率和質量。通過建設信息化的檔案管理體系，靈活應用現(xiàn)代化的信息技術，可以有效推動事業(yè)單位檔案管理工作的快速發(fā)展。

4.強化檔案管理的先進職業(yè)觀念。為了確保事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)定可持續(xù)地發(fā)展，需要轉變傳統(tǒng)的工作管理模式，緊跟時代的步伐，樹立求實創(chuàng)新的職業(yè)觀念，加大力度對相關工作人員進行思想政治方面的教育。檔案工作在整體開展的過程當中，需要積極地融入社會主義核心價值觀，營造良好的工作氛圍，強化對工作人員的行為評價，新增工作態(tài)度考核機制，完善獎懲機制，強化工作人員的安全意識，營造更加積極向上的檔案管理工作氛圍[5]。檔案管理工作需要積極引進新思想和新觀念，轉變傳統(tǒng)的發(fā)展理念，從根本上提高檔案管理工作的質量和效率。

5.提高單位領導對檔案管理工作的重視。事業(yè)單位的檔案管理工作在整體開展的過程當中，要強化管理人員對于檔案工作的責任意識，提高主要領導對于檔案工作的重視程度。主管部門在設置績效考核指標的過程當中，要將檔案管理工作列入進去，除此之外，還要針對檔案管理工作設定更加完善的工作計劃以及未來的工作計劃。事業(yè)單位的主要領導要嚴密關注檔案管理工作的具體進程，定期向該部門的工作人員了解情況.除此之外，主要領導還需要向檔案管理工作人員進行法律法規(guī)以及相關條例的講解，定期開展日常監(jiān)督和巡查工作。

6.提升檔案管理隊伍的整體素質。在長期發(fā)展的過程當中，許多工作人員都認為檔案管理工作是一項無關緊要的工作，也是一項無需具備扎實的專業(yè)知識和工作技能的崗位，事業(yè)單位的主要領導也是這樣認為，故此，在招聘的過程當中會具有一定的隨意性。隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作的難度越來越大，事業(yè)單位越來越需要知識型的人才，以便于更好地開展檔案管理工作，滿足事業(yè)單位在發(fā)展的具體需求。為了進一步提高工作人員的實踐操作能力，事業(yè)單位在培養(yǎng)相關專業(yè)人才的過程當中，一定要加強基礎素質的培養(yǎng)，建設一支專業(yè)素質比較高的檔案管理團隊。

7.強化檔案管理工作的規(guī)范性建設。檔案管理工作在整體開展的過程當中，為了進一步確保檔案工作可以按照相關的規(guī)章制度來履行工作的具體內容，需要相關管理人員加大力度對日常的管理工作進行監(jiān)管。檔案管理工作的開展，必須要將法律法規(guī)作為工作的基本依據，強化工作人員的責任心和道德感，構建更加科學和完善的檔案工作管理模式[6]。事業(yè)單位的檔案管理工作在整體開展的過程當中，要充分遵守相關的規(guī)章制度，制定更加完善的崗位職責，對工作人員的職責范圍以及工作內容進行明確的劃分，加大力度對檔案管理工作的制度進行建設，提高工作的保密性，確保工作可以穩(wěn)定可持續(xù)地開展。

8.促進檔案管理工作的制度化建設。檔案管理工作的體系在進行建設的過程當中，需要完善經費保障制度，提供更多的渠道和途徑，有效提高檔案管理工作的后期維護資金，對基礎性的設施費用體系進行優(yōu)化和調整。為檔案管理工作設立專項的維護資金，確保對檔案當中的一些重要機密和珍貴的檔案進行后期的保護、收集、分類、儲存。通過保障珍貴檔案資料的完整性和準確性，能夠進一步提高檔案管理工作的效率和質量。

綜上所述，在信息技術快速發(fā)展的大背景之下，事業(yè)單位的檔案管理工作要與時俱進，緊跟時代的發(fā)展步伐，不斷對自身的檔案管理模式進行優(yōu)化和調整，確保滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展需求。檔案管理工作在整體開展的過程中，加大力度對一些基礎的制度進行優(yōu)化和改革，統(tǒng)領全局，對各個部門加強管理。提高檔案管理工作人員的綜合素質，強化工作人員的職責意識，積極引進信息化技術，不斷提高檔案管理工作的質量和效率。