信息技術(shù)背景下文學(xué)檔案從實體管理向知識管理轉(zhuǎn)型
——以中國現(xiàn)代文學(xué)館藏品管理系統(tǒng)為例

吳春梅

一、引言

中國現(xiàn)代文學(xué)館的信息化建設(shè)已經(jīng)走過了二十年的歷程，重點建立了政務(wù)隔離的“兩網(wǎng)三庫”。其中，藏品信息庫中已積累了一定數(shù)量的藏品編目數(shù)據(jù)，藏品數(shù)字化庫掃描加工的藏品以百萬計，音像資料庫也采集存儲了兩千余小時的音像數(shù)據(jù)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助檔案管理和研究，是檔案信息資源建設(shè)的主要任務(wù)。文學(xué)館在檔案資源數(shù)字化方面已經(jīng)取得了一定的成果，而信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化工作還任重而道遠(yuǎn)。

新修訂的《檔案法》增加了檔案信息化建設(shè)的規(guī)定。滿滿7條422個字中體現(xiàn)了當(dāng)前檔案工作實際發(fā)展的特點。為切實促進(jìn)我國檔案事業(yè)健康發(fā)展，作為檔案工作者要明確職責(zé)和義務(wù)，運用檔案法規(guī)推動工作，學(xué)習(xí)用科學(xué)的方法、先進(jìn)的技術(shù)規(guī)范管理，挖掘現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)的文化價值，傳承紅色基因，增強(qiáng)文化自信。

二、中國現(xiàn)代文學(xué)館“兩網(wǎng)三庫”的信息化布局

1.資源管理內(nèi)網(wǎng)與共享服務(wù)外網(wǎng)。中國現(xiàn)代文學(xué)館的信息化，旨在讓各個部門利用計算機(jī)發(fā)揮職能，構(gòu)成以藏品信息數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)、以信息網(wǎng)絡(luò)為支撐、以業(yè)務(wù)應(yīng)用為核心的信息系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)之初，即考慮到內(nèi)部信息資源與外部服務(wù)交流的需求差異與數(shù)據(jù)安全因素，利用網(wǎng)關(guān)、網(wǎng)橋設(shè)備、專用交換機(jī)等構(gòu)建成物理隔離的“信息資源管理內(nèi)部局域網(wǎng)”和“資源共享對外交流廣域網(wǎng)”，從而應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段既能對檔案信息資源進(jìn)行管理、保存，又能提供現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的管理模式。在局域網(wǎng)中合理規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)的安全區(qū)域以及不同區(qū)域之間的訪問權(quán)限，保證終端機(jī)與服務(wù)器進(jìn)行通信，有正確的授權(quán)許可，防止非法的訪問以及惡意入侵和破壞。信息資源數(shù)據(jù)在局域網(wǎng)中傳輸具備可靠的傳輸通道，可以有效保障數(shù)據(jù)的安全，并借助相關(guān)的安全技術(shù)防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被讀取和改變。在廣域網(wǎng)上構(gòu)建一個文學(xué)檔案信息資源整合平臺，不但是業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺的安全保護(hù)，而且可以作為館藏資源的信息備份；不但是辦公自動化的有力補(bǔ)充，而且可以對外提供資源共享服務(wù)。

2.圖書藏品信息庫。文學(xué)館的圖書藏品信息庫是由書刊報數(shù)據(jù)庫和藏品數(shù)據(jù)庫組成，架設(shè)于“信息資源管理內(nèi)部局域網(wǎng)”上。書刊報數(shù)據(jù)庫管理平臺采用了商用軟件“現(xiàn)代電子化圖書館信息系統(tǒng)”，以MARC數(shù)據(jù)格式管理著入藏文學(xué)館的文學(xué)著作27萬多冊，作家文庫藏書30余萬冊，文學(xué)報刊600余種。圖書館界的計算機(jī)管理起步較早，各方面標(biāo)準(zhǔn)建立也比較成熟，以機(jī)讀目錄格式來描述文獻(xiàn)著錄項目在20世紀(jì)已經(jīng)成為國際標(biāo)準(zhǔn)格式，而界面良好、功能參數(shù)設(shè)置靈活的用戶功能模塊實現(xiàn)了書報刊采購、編目與流通等業(yè)務(wù)流程，成為文學(xué)館信息化管理邁出的第一步。藏品數(shù)據(jù)庫是以中國現(xiàn)代文學(xué)館藏品管理系統(tǒng)為平臺，以藏品（手稿、書信、日記、錄音、錄像、照片、文物等文學(xué)資料、檔案資料）編目庫為基礎(chǔ)，進(jìn)行藏品征集、鑒選、編目、保管等業(yè)務(wù)處理。根據(jù)文學(xué)館業(yè)務(wù)項，整個系統(tǒng)以編目賬、影像賬、保管賬為核心，以數(shù)據(jù)流方式實現(xiàn)對藏品的征集管理、編目管理、庫房管理以及研究和統(tǒng)計。

3.館藏數(shù)字化庫。當(dāng)文學(xué)館的信息化完成了起步階段的目標(biāo)后，隨著研究科技化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、知識共享化的需求，檔案資源的數(shù)字化成為信息化進(jìn)入新階段的方向。鑒于中國現(xiàn)代文學(xué)館是中國現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)的資料中心的專業(yè)屬性，藏品類別以書籍、報刊、文獻(xiàn)、手稿、書信、日記、字畫等紙質(zhì)檔案資料為主，二十世紀(jì)二三十年代的現(xiàn)代文學(xué)史料已經(jīng)大量存在發(fā)黃、破損、斷裂的現(xiàn)象，不但無法提供借閱，甚至原貌也很難保持。如巴金、冰心、老舍、茅盾等老作家的六十多個文庫中的1.78萬冊20世紀(jì)40年代以前的書刊；2003年入藏“唐弢文庫”的唐弢先生畢生收藏——雜志1.67萬冊、圖書2.63萬冊，其中包括20世紀(jì)初的期刊雜志、二三十年代新文學(xué)名著的絕版書、孤本書、初版本、毛邊本。而文學(xué)館手稿庫和書信庫的近7萬件文學(xué)史料中也不乏國家級檔案珍品和館藏一級檔案。為減少人工翻閱對紙張帶來的損壞，紙質(zhì)藏品資源的數(shù)字化顯得尤為迫切。2006年，文學(xué)館數(shù)字化加工項目正式啟動。該項目旨在將中國現(xiàn)代文學(xué)館紙質(zhì)藏品進(jìn)行掃描、翻拍加工，以數(shù)字圖片格式保存，并對掃描圖進(jìn)行信息標(biāo)引，形成與書刊報數(shù)據(jù)庫和藏品數(shù)據(jù)庫對應(yīng)的館藏數(shù)字化庫。建成十多年來，已數(shù)字化完成瀕危藏品百萬頁，書信、手稿庫的大部分藏品可提供查詢、利用的一體化服務(wù)。

4.多媒體文學(xué)資料庫。音像電子檔案由于類別多樣、載體種類復(fù)雜，在管理上一直無法形成統(tǒng)一的規(guī)則。筆者在音像電子檔案多年的整理工作中發(fā)現(xiàn)，文學(xué)館早期入藏的音像電子類文學(xué)資料以文學(xué)作品改編的影視劇、制作精良的作家專題訪談為主，如梁鳳儀、林海音暢銷小說改編的電視劇、《〈紅樓夢〉專題訪談》等。十年前，以作家口述歷史資料片、采訪素材、電子文件為主，如傅光明對“老舍之死”的采訪錄音、“在文學(xué)館聽講座”的素材片；而近兩年電子文件類的文學(xué)資料則占比越來越多。中國現(xiàn)代文學(xué)館的多媒體文學(xué)資料庫始建于十年前，目的是解決文學(xué)館音視頻資料數(shù)量不斷增加，各種介質(zhì)的資料在使用和保存中遇到的諸多問題。如：（1）由于磁帶壽命有限，以往保存在磁帶上的大量有價值的音視頻資料需要搶救。（2）多種介質(zhì)（包括鋼絲唱片、膠木唱片、盒式錄音帶、錄像帶、5寸軟盤、3寸軟盤、光盤、硬盤以及各式U盤等）并存，對設(shè)備要求嚴(yán)格。（3）隨著時代的發(fā)展，當(dāng)代作家已經(jīng)越來越多地利用電腦、iPad、智能手機(jī)甚至語音設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)作，隨之產(chǎn)生的電子文件類文學(xué)檔案入藏量增大。（4）原有的藏品信息庫無法滿足內(nèi)容檢索和點播的要求。媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)幫助文學(xué)館解決了多媒體文學(xué)資料采集、存儲、編目、多種方式查詢、內(nèi)容服務(wù)等一系列難題。

三、文學(xué)館信息化建設(shè)的特點

1998年，中國現(xiàn)代文學(xué)館籌劃啟動信息化項目，在既無專業(yè)人才，又無基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，甚至連計算機(jī)設(shè)備都沒有幾臺的情況下，從搭建辦公局域網(wǎng)到建立起藏品管理系統(tǒng)，再經(jīng)過幾次升級改造和擴(kuò)建，實現(xiàn)了在專網(wǎng)與外網(wǎng)中構(gòu)建應(yīng)用集群，為館內(nèi)工作人員和公眾提供辦公處理及資源服務(wù)。隨著信息化工作的不斷深入，藏品管理系統(tǒng)已經(jīng)從單純的目錄管理向內(nèi)容管理過渡，其建設(shè)過程有以下幾個特點。

1.廣泛深入的需求調(diào)研?！耙粋€成功的信息化項目，必定始于對需求的準(zhǔn)確了解和把握；而一個失敗的信息化項目，一般都是因為對需求的了解和把握不足。”“需求分為兩種：業(yè)務(wù)需求和功能需求。業(yè)務(wù)需求是對業(yè)務(wù)過程的準(zhǔn)確描述，從而推導(dǎo)出對信息系統(tǒng)的需求；功能需求是根據(jù)業(yè)務(wù)需求引發(fā)的對某個具體信息系統(tǒng)的功能模塊的需求。功能需求是由業(yè)務(wù)需求推導(dǎo)得到的，但是業(yè)務(wù)需求卻并不一定都要由某些功能予以實現(xiàn)?！盵1]21在初次進(jìn)行需求調(diào)研時，由于文學(xué)館工作人員對信息化概念不甚明了，使調(diào)研工作一度陷入困境。經(jīng)及時調(diào)整，軟件開發(fā)人員不再試圖讓工作人員完全了解信息化細(xì)節(jié)，而是作為一個傾聽者，充分了解各業(yè)務(wù)部門的具體工作內(nèi)容和流程。有了第一次的經(jīng)驗，在之后的升級改造項目中，無論是小的功能調(diào)整，還是大的流程變更，都充分聽取業(yè)務(wù)部門的意見和建議，甚至反復(fù)與具體業(yè)務(wù)人員進(jìn)行交流，因此獲得了最準(zhǔn)確的產(chǎn)品需求。隨著科技產(chǎn)品普及率的不斷提高以及文學(xué)館信息化的推廣和應(yīng)用，工作人員也對業(yè)務(wù)管理計算機(jī)化有了一定的認(rèn)知與要求，使得文學(xué)館的藏品管理系統(tǒng)從單點式目錄管理發(fā)展到流程式模塊化管理，并將“圖書藏品庫”“館藏數(shù)字化庫”“多媒體文學(xué)資料庫”的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，提供查詢和閱覽服務(wù)。

2.有計劃的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是信息化系統(tǒng)實現(xiàn)的基礎(chǔ)和前提條件。各種紛繁蕪雜的文學(xué)檔案資料要經(jīng)過適當(dāng)?shù)娜∩?、加工、整序后，才能為計算機(jī)系統(tǒng)所管理。如何在短時間內(nèi)將手工化管理了十余年的紙質(zhì)館藏數(shù)據(jù)進(jìn)行歸整、錄入，成了文學(xué)館信息化建設(shè)的最大難題。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，文學(xué)館的圖書期刊是利用編目卡片進(jìn)行管理的，手工編寫的編目卡，雖然信息不夠完備，但對于圖書的基本著錄項目（題名和責(zé)任者項、版權(quán)項、叢編項、附注項、提要項）都是具備的。而文學(xué)館的手稿、書信、日記、實物等藏品在接受捐獻(xiàn)后都開具了詳細(xì)的藏品征集收據(jù)，有基本的捐獻(xiàn)者、名稱、責(zé)任者、類別、時間、載體描述、品相描述等信息。為了便于批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入，文學(xué)館組織全體工作人員進(jìn)行圖書藏品信息表的填寫工作，歷時近兩年時間完成了全館入藏品信息的手工謄抄和數(shù)據(jù)錄入，為館藏信息系統(tǒng)提供了最重要的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

3.制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局在近幾年連續(xù)修訂和發(fā)布了十幾個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案業(yè)務(wù)科學(xué)管理、檔案信息化發(fā)展起到了重要指導(dǎo)作用。中國現(xiàn)代文學(xué)館在信息化建設(shè)初期就意識到，“檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是保證檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化管理、提高檔案工作效率的有效措施”[2]49。在書刊報系統(tǒng)中，文學(xué)館參照《中國機(jī)讀目錄格式》結(jié)合館藏特色制訂了適合于本館的編目規(guī)則。而藏品管理系統(tǒng)則參照《檔案著錄規(guī)則》定制編目項，構(gòu)建了藏品編目結(jié)構(gòu)。為了滿足以多種檢索方式快速找到資料，直接進(jìn)行流媒體觀看和相關(guān)信息瀏覽的需要，多媒體系統(tǒng)在編目環(huán)節(jié)遵循《廣播電視音像資料編目規(guī)范》。隨著信息化管理水平的提高，文學(xué)館的編目部門先后制訂了《圖書及藏品整理登記流程》《中國現(xiàn)代文學(xué)館音像資料數(shù)字化編目細(xì)則》《中國現(xiàn)代文學(xué)館藏品數(shù)字化工作規(guī)范》，使文學(xué)館的藏品管理工作日趨規(guī)范。

4.高度重視安全性。內(nèi)部管理制度影響檔案信息的安全。責(zé)權(quán)分明，才能避免引起管理安全的風(fēng)險。信息化建設(shè)的主要目的是利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高工作效力、實現(xiàn)資源共享，而在應(yīng)用中關(guān)鍵因素是人。信息系統(tǒng)中的人大致可分為普通用戶、業(yè)務(wù)主管、系統(tǒng)管理員三個層次，如果系統(tǒng)的使用者不按規(guī)定操作系統(tǒng)，則會給系統(tǒng)帶來嚴(yán)重的后果。因此，文學(xué)館藏品信息系統(tǒng)嚴(yán)格劃分不同工作人員的權(quán)限，謹(jǐn)慎設(shè)定各種信息資源、設(shè)備資源的使用權(quán)限。內(nèi)外網(wǎng)隔離保證網(wǎng)絡(luò)安全性。文學(xué)館的信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建中保證了內(nèi)部辦公網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，使來自互聯(lián)網(wǎng)的入侵者無法通過計算機(jī)從外網(wǎng)進(jìn)入專網(wǎng)，從而最有效地保障了專網(wǎng)重要數(shù)據(jù)的安全。在管理平臺的核心建設(shè)中，嚴(yán)格采取內(nèi)外網(wǎng)兩套設(shè)備、兩套網(wǎng)絡(luò)布線系統(tǒng)的方案。同時，外網(wǎng)與專網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換是信息安全的重點。在實際工作中，盡量保證內(nèi)網(wǎng)的所有計算機(jī)只能通過特定出口與外網(wǎng)通訊。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方案中，除選用了防火墻等硬件設(shè)備，還在軟件上選用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測系統(tǒng)、入侵監(jiān)測系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)恢復(fù)系統(tǒng)、病毒防治系統(tǒng)，以此充分的保證網(wǎng)絡(luò)的安全性[3]50。

四、文學(xué)館信息化應(yīng)用中存在的問題

1.信息化初期檔案信息的質(zhì)量不高。“從檔案信息資源管理與檔案信息服務(wù)的目標(biāo)來說，要實現(xiàn)檔案資源的整合與共享，檔案部門面臨著一個如何對所擁有的大量檔案信息資源進(jìn)行有機(jī)整合，建構(gòu)高質(zhì)量的檔案信息資源庫，以充分滿足各種用戶對檔案資源質(zhì)和量上的需求的問題?！盵4]33首先，文學(xué)館在信息化建設(shè)初期為了達(dá)到基本的運行效果，在進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時依據(jù)的是原始藏品的征集信息和編目卡信息，在數(shù)據(jù)完備性上存在明顯不足。另外，文學(xué)館的信息化建設(shè)是分級進(jìn)行的，導(dǎo)致檔案資源數(shù)據(jù)分散于三個數(shù)據(jù)庫中，雖然設(shè)計時充分考慮到數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，但仍難以避免“信息孤島”的問題，從而為資源共享埋下隱患。

2.信息化利用服務(wù)意識有待提高。目前，在文學(xué)館占主導(dǎo)地位的仍然是傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式，而且服務(wù)水平明顯滯后于時代的發(fā)展，不能完全滿足現(xiàn)代用戶的需求。檔案工作人員的信息意識跟不上信息時代的發(fā)展，仍然重藏輕用。文學(xué)館的文學(xué)檔案利用類型以學(xué)術(shù)利用為主，用戶主體為高校師生和專業(yè)研究人員，主要途徑有咨詢、資料出借、講座報告、展覽等。但是，在實際利用服務(wù)中，用戶尚無法從互聯(lián)網(wǎng)查閱文學(xué)檔案的圖片信息，也不能自主選擇獲取所需檔案資源。這些問題都阻礙了文學(xué)館檔案信息共享服務(wù)的發(fā)展。

3.資金投入不足。檔案信息化建設(shè)需要大量的資金投入，但是在檔案信息化的建設(shè)中經(jīng)常會出現(xiàn)資金不足的問題，這就容易導(dǎo)致軟硬件以及相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)出現(xiàn)滯后的局面。另外，資金的不足還會導(dǎo)致數(shù)字化的進(jìn)程緩慢。文學(xué)館的多媒體資料管理系統(tǒng)就因為系統(tǒng)所需的軟硬件要求較高、升級投入巨大，使數(shù)字化采集、加工項目停滯不前，預(yù)期效果當(dāng)然無法呈現(xiàn)。

五、文學(xué)館信息化的幾點思考

1.明確重心，理清思路。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先必須對其有一個基本正確的認(rèn)識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。國家在新修訂的《檔案法》中要求：“各級人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用?！蔽膶W(xué)館的藏品數(shù)字化和多媒體資料加工項目正是將此項法規(guī)落在了實處。今后，文學(xué)館的檔案信息化建設(shè)勢必會加快腳步，但也要清醒地認(rèn)識到此項工作不可能一蹴而就，制訂詳細(xì)規(guī)則、完善實施方案、分批分階段地穩(wěn)步進(jìn)行，才是可行之道。

2.尋找重點，務(wù)求實效。近期，國家檔案局明確提出，要加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實需要。但是，對館藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。文學(xué)館要立足當(dāng)前館藏信息情況和人員配備情況，推動藏品信息化應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)范化、智能化。解決好信息化發(fā)展的迭代過程中發(fā)現(xiàn)的藏品信息不夠完備、數(shù)字掃描件質(zhì)量不過關(guān)等問題，主要做好藏品信息資源的優(yōu)化，為信息資源的挖掘、分類、加工、整理和有序化重組做準(zhǔn)備，以吸引更多的科研型用戶借助數(shù)據(jù)挖掘輸出研究成果，以實現(xiàn)長期的社會效益。

3.培養(yǎng)人才，強(qiáng)化服務(wù)。“目前，既懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力大，影響工作效率?！盵5]90就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備檔案管理知識，熟悉本館業(yè)務(wù)流程，掌握基本的計算機(jī)技術(shù)，能準(zhǔn)確提出系統(tǒng)開發(fā)需求，與軟件開發(fā)人員熟練溝通，有豐富的實踐經(jīng)驗和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。要轉(zhuǎn)變工作理念，“從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識服務(wù)轉(zhuǎn)變。檔案人員不再是傳統(tǒng)意義上的檔案保管者，而是由被動變?yōu)橹鲃?，成為知識及信息資源的開發(fā)者和提供者”[6]26。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。先從服務(wù)文學(xué)館內(nèi)部做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)快速、便捷的優(yōu)勢，建立文學(xué)館內(nèi)網(wǎng)可視化應(yīng)用服務(wù)平臺，并逐步擴(kuò)大應(yīng)用范圍，結(jié)合用戶認(rèn)證技術(shù)，在既合法合規(guī)又安全可靠的前提下考慮文學(xué)檔案資源的公眾服務(wù)等功能，使檔案信息化發(fā)揮社會效能乃至經(jīng)濟(jì)效能。

總之，信息技術(shù)能夠為文學(xué)館提供更好的發(fā)展平臺，在信息化建設(shè)過程中，一定要結(jié)合本館的檔案信息資源和實際業(yè)務(wù)情況，加快厘清運用新一代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路舉措，切實推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，最終幫助文學(xué)館在新的信息化發(fā)展階段從“實體保管”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸R服務(wù)”，以促進(jìn)文化資源的網(wǎng)絡(luò)化、全民化服務(wù)，滿足廣大用戶的需求。