檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的構(gòu)建

劉雨珊 張佳佳

一、前言

我國檔案集成管理研究最早始于對文檔一體化管理的理論關(guān)注和實踐探索。2002年，航空企業(yè)開始了技術(shù)圖檔動態(tài)管理電子化集成系統(tǒng)框架模型的構(gòu)建和實踐探索[1]13。2003年，安小米教授主持的國家自然科學(xué)基金項目“城市建設(shè)文件、檔案信息的集成管理與集成服務(wù)研究”，主要針對城建檔案信息的持續(xù)發(fā)展進(jìn)行學(xué)術(shù)理論研究，將信息集成服務(wù)與集成管理的概念融入到城建檔案管理與建設(shè)中，提出城市建設(shè)文件檔案信息的集成管理與集成服務(wù)模式。蘇珊珊的《我國檔案集成管理研究現(xiàn)狀述評》對2012年之前的我國檔案集成管理研究進(jìn)行了詳細(xì)述評，她認(rèn)為我國檔案集成管理大致可分為兩個階段：2002年至2003年是檔案集成管理的萌芽時期，是集成管理在檔案研究領(lǐng)域的初步探索與應(yīng)用；2004年至2011年是檔案集成管理的初步發(fā)展時期，檔案管理部門及其研究人員在檔案集成管理的實踐探索基礎(chǔ)之上進(jìn)行經(jīng)驗總結(jié)，并開展了關(guān)于檔案集成管理概念的內(nèi)涵與外延、原則與方法、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、集成系統(tǒng)構(gòu)建模型等眾多方面的熱烈討論[2]14。在此基礎(chǔ)上，2012年至今有關(guān)檔案集成管理的文章研究更加細(xì)化，研究客體涉及大型工程、少數(shù)民族、企業(yè)人力資源、地質(zhì)科技、方言數(shù)字檔案等多個方面。

1988年，吳寶康最先在《檔案學(xué)概論》一書中明確指出：“檔案是貯存和傳播知識的一種形式?！边@一論斷揭示了檔案的傳播性是其重要屬性和要求。自此，檔案學(xué)界開始將傳播學(xué)原理和方法引入檔案信息傳播領(lǐng)域。當(dāng)前，對于檔案信息傳播的相關(guān)研究主要集中在傳播模式、檔案信息傳播媒介（尤其是網(wǎng)絡(luò)媒介）、傳播功能分析等方面[3]16。

檔案集成管理與檔案信息傳播的研究隨著時代的發(fā)展不斷地創(chuàng)新，但是缺乏借助集成管理模式推進(jìn)檔案文獻(xiàn)編纂成果傳播的相關(guān)研究。本文在當(dāng)前檔案集成管理與檔案信息傳播研究的基礎(chǔ)上，將檔案集成管理與檔案信息傳播融于一體，并具體作用在檔案文獻(xiàn)編纂成果上，構(gòu)建檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺，實現(xiàn)檔案文獻(xiàn)編纂成果效益最大化。

二、檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺構(gòu)建的必要性

1.檔案文獻(xiàn)編纂成果是向社會傳播檔案信息高效優(yōu)質(zhì)的方式。陳永生在其文章《從信息傳播的角度看檔案編研的意義》中說道：“一般說來，檔案信息可通過三種主要渠道傳播給利用者：一是移動檔案原件本身，即包括閱覽服務(wù)、外借服務(wù)和舉辦展覽三種形式；二是以照相、靜電復(fù)印或者其他方法進(jìn)行復(fù)制；三是檔案文獻(xiàn)編纂成果。”[4]24通過閱覽服務(wù)，利用者可以與檔案原件或經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案圖像進(jìn)行直接接觸，利用者可以獲得真實性最大的信息，但是檔案信息只有在利用者到館情況下才能被發(fā)掘使用，這種渠道下檔案信息傳播受到很大局限。受資金、人力、場所等因素的限制，展覽的檔案信息可能不夠全面。而檔案文獻(xiàn)編纂成果是以提供客觀的檔案信息為基本出發(fā)點的產(chǎn)物，經(jīng)過編者所做的查選、考訂、加工等一系列工作之后，檔案信息的整合度較高且更容易利用，而且檔案文獻(xiàn)編纂成果是檔案機(jī)構(gòu)主動向社會提供利用的重要方式。

2.檔案文獻(xiàn)編纂成果更加豐富。隨著社會的發(fā)展以及社會信息需求的擴(kuò)大，檔案文獻(xiàn)編纂成果不斷豐富。首先，檔案文獻(xiàn)編纂成果的內(nèi)容形式不再局限于文字與圖片，以音視頻、紀(jì)錄片等形式傳播的檔案文獻(xiàn)編纂成果日益增多，檔案文獻(xiàn)編纂成果的內(nèi)容表現(xiàn)形式不斷呈現(xiàn)出豐富化、多樣化的趨勢。其次，檔案文獻(xiàn)編纂成果的表現(xiàn)形式不再局限于傳統(tǒng)印刷型檔案文獻(xiàn)出版物，音像型與數(shù)字型出版物的數(shù)量逐年上升。最后，檔案文獻(xiàn)編纂成果的載體由圖書、期刊、報紙等紙質(zhì)載體發(fā)展到廣播、電視等電子媒介載體，再到包括網(wǎng)絡(luò)、移動端、新媒體在內(nèi)的新型載體形式。檔案文獻(xiàn)編纂成果從形式到載體都得到了極大豐富，但是當(dāng)前檔案文獻(xiàn)編纂成果仍需依賴出版商、新聞媒體等傳播形式，傳播結(jié)果不盡如人意，耗費(fèi)時間、人力、物力編纂出來的檔案文獻(xiàn)成果引起關(guān)注與評價的范圍較小。

3.檔案文獻(xiàn)編纂成果的傳播是檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)學(xué)科價值訴求的體現(xiàn)。檔案文獻(xiàn)編纂成果是整個編纂工作的核心，直接關(guān)系到整個編纂工作和編纂學(xué)研究的價值實現(xiàn)。在以往檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)的體系內(nèi)，透過教材中“出版?zhèn)鞑ァ鳖愃普鹿?jié)以及文獻(xiàn)計量的分析，不難發(fā)現(xiàn)編纂成果的傳播研究常常被認(rèn)為是可有可無的存在，在其內(nèi)容、價值乃至是否屬于檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)研究任務(wù)上，仍無清晰的理論認(rèn)識和足夠的學(xué)科自信[5]112。再加上檔案文獻(xiàn)編纂成果在傳播實踐中受到市場運(yùn)行機(jī)制等因素影響，傳播效果以及對社會貢獻(xiàn)度無法衡量，由此檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)的學(xué)科價值受到了一定的影響。檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的建構(gòu)可以根據(jù)相應(yīng)的績效評估體系與傳播體系，對檔案文獻(xiàn)編纂成果的傳播與評價進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，通過數(shù)據(jù)分析檔案文獻(xiàn)編纂成果的社會影響力，通過檔案文獻(xiàn)編纂成果的傳播驗證并提升檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)的學(xué)科價值。

4.集成管理平臺的構(gòu)建是我國檔案事業(yè)總體規(guī)劃的要求。2011年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》提出：利用先進(jìn)技術(shù)，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務(wù)；加強(qiáng)檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，開發(fā)、提煉檔案信息產(chǎn)品，出版檔案史料匯編，使“死檔案”變成“活資料”，努力把“檔案館”建成具有特色的“思想庫”。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》要求各檔案館（室）加大檔案信息資源開發(fā)力度，實現(xiàn)檔案價值最大化；拓展服務(wù)渠道，緊緊圍繞黨委、政府、本單位和其他單位及人民群眾的需要，主動開發(fā)檔案資源，積極提供檔案信息服務(wù)，通過報送或推介相關(guān)檔案信息、編輯出版檔案選編、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻、發(fā)行音像制品、送檔案信息進(jìn)農(nóng)村和社區(qū)等多種形式，全方位為社會提供檔案信息服務(wù)。2016年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，創(chuàng)新服務(wù)方式，多渠道開發(fā)檔案資源，不斷向社會推出精品力作和舉辦受公眾歡迎的活動。以上《綱要》與《意見》中均提及檔案資源的開發(fā)利用，而檔案文獻(xiàn)編纂成果是檔案資源開發(fā)利用最有效的方式，檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的建構(gòu)是為了更高效地傳播檔案文獻(xiàn)編纂成果，從而促進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用。

三、構(gòu)建檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的制約因素

1.檔案文獻(xiàn)編纂成果數(shù)量較少。檔案文獻(xiàn)編纂是對檔案信息進(jìn)行深度開發(fā)、客觀呈現(xiàn)、科學(xué)加工的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，該項工作的開展受到機(jī)構(gòu)人員設(shè)置、人員知識結(jié)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)等多項因素的影響。檔案文獻(xiàn)編纂工作對于人員的知識結(jié)構(gòu)有較高要求，需要相關(guān)人員具備歷史文獻(xiàn)學(xué)、文書學(xué)、傳播學(xué)、?？睂W(xué)、計算機(jī)等多學(xué)科的知識體系。檔案文獻(xiàn)編纂從選題至出版?zhèn)鞑ザ夹枰?jīng)費(fèi)的投入，而檔案館作為事業(yè)單位，經(jīng)費(fèi)受限于國家與當(dāng)?shù)卣耐度?。受到以上多種因素的影響，加之檔案文獻(xiàn)編纂工作難度較大、耗時較長，因此檔案文獻(xiàn)編纂的成果數(shù)量較少。

2.缺少系統(tǒng)性規(guī)劃。首先，近年來，國家和一些省市的檔案行政管理部門陸續(xù)出臺了有關(guān)檔案事業(yè)管理的一系列政策、制度和辦法，鼓勵檔案資源的開發(fā)利用，但有關(guān)檔案文獻(xiàn)編纂成果的整體規(guī)劃仍然較為缺乏。其次，長期以來各檔案館雖然建立了各種區(qū)域或者業(yè)務(wù)往來的合作關(guān)系，但是在檔案文獻(xiàn)編纂成果的展示方面卻無明確的合作關(guān)系，多數(shù)檔案館都是各自為政，基于本館館藏進(jìn)行檔案文獻(xiàn)編纂工作，缺乏系統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)編纂工作合作性的規(guī)劃。最后，檔案文獻(xiàn)編纂成果有與出版商合作出版的、與媒體合作公開播放的、借助官方網(wǎng)站傳送的、需要去檔案館主動查閱的，檔案文獻(xiàn)編纂成果的傳播方式各異，缺乏系統(tǒng)性規(guī)劃的整理與公開的平臺。

3.各檔案館檔案文獻(xiàn)編纂成果差異較大。我國各地區(qū)檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平不均衡，西部地區(qū)受技術(shù)、資金、人才等因素制約，檔案信息化建設(shè)發(fā)展較慢，而檔案館信息化建設(shè)情況會影響編纂人員對檔案館館藏的認(rèn)識，對自身館藏?zé)o全面認(rèn)識與掌握則會影響檔案文獻(xiàn)編纂工作的進(jìn)程與檔案文獻(xiàn)編纂成果的質(zhì)量。

4.檔案人才隊伍建設(shè)機(jī)制不健全。檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的建構(gòu)是一個涵蓋檔案文獻(xiàn)編纂成果、國家行政管理體系及各級檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系的復(fù)雜的工程。這一工程涵蓋了收集、整合、發(fā)布、評價等各項業(yè)務(wù)工作，其后需要網(wǎng)絡(luò)連接技術(shù)、系統(tǒng)創(chuàng)建與更新技術(shù)等多項技術(shù)的支撐，而在業(yè)務(wù)工作開展與技術(shù)支撐的背后是專業(yè)型人才的組合。各專業(yè)型人才的高效組合與合理分工、人才的培訓(xùn)與提升、人才管理方式等問題都需要逐步完善。

四、建構(gòu)檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的策略

1.豐富檔案信息資源。豐富的檔案信息資源是開展檔案文獻(xiàn)編纂工作的前提，也是檔案文獻(xiàn)編纂成果質(zhì)量的保證，各檔案部門應(yīng)以實施《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》為契機(jī)，加大檔案資源收集力度，擴(kuò)大檔案收集范圍，既要豐富資源內(nèi)容，又要注重豐富資源特色，既要滿足當(dāng)前需要，又要兼顧長遠(yuǎn)利用，保證檔案信息資源充分而豐富。

2.加快各區(qū)域信息化建設(shè)的步伐。檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的構(gòu)建離不開計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及相應(yīng)完善的基礎(chǔ)設(shè)備，只有在信息化技術(shù)設(shè)備齊全的基礎(chǔ)上，才能完善集成管理協(xié)作技術(shù)，將各檔案部門的成果通過統(tǒng)一技術(shù)導(dǎo)入到集成管理平臺當(dāng)中，實現(xiàn)跨區(qū)域、一體化的檔案文獻(xiàn)編纂成果服務(wù)體系。

3.加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)。首先，應(yīng)重視檔案人員繼續(xù)教育和職業(yè)發(fā)展，鼓勵高等院校、職業(yè)院校和檔案部門深入合作，豐富檔案人才隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)。其次，應(yīng)啟動全國檔案教育培訓(xùn)網(wǎng)建設(shè)，開展遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教育培訓(xùn)，建立全國檔案教育培訓(xùn)合作機(jī)制，提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和與時俱進(jìn)的創(chuàng)新精神。最后，各級檔案館應(yīng)不斷優(yōu)化人才的管理方式，促進(jìn)檔案人才隊伍建設(shè)。

4.檔案工作主管機(jī)構(gòu)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案行政管理部門應(yīng)會同學(xué)者、檔案從業(yè)人員成立相應(yīng)的研究小組，結(jié)合理論與各地區(qū)檔案文獻(xiàn)編纂成果傳播的需要，明確檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的發(fā)展目標(biāo)，加速推進(jìn)檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的體系建設(shè)，制訂有關(guān)檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺構(gòu)建方面的法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌規(guī)劃平臺的發(fā)展。

社會轉(zhuǎn)型浪潮下，檔案文獻(xiàn)編纂成果集成管理平臺的構(gòu)建對于檔案文獻(xiàn)編纂成果的傳播、檔案文化的傳播以及提升檔案機(jī)構(gòu)的社會價值等方面具有極大現(xiàn)實意義。社會公眾對于信息的需求不斷增加與先進(jìn)技術(shù)的不斷更新也為集成管理平臺的建構(gòu)提供了更多的可能性。以開放的姿態(tài)來集成檔案文獻(xiàn)編纂成果，用發(fā)展的眼光實現(xiàn)人才、資金等全方位的集成，用共享的思維來促進(jìn)集成管理平臺的建設(shè)，就能為檔案文獻(xiàn)編纂成果搭建一個開放的平臺。