檔案信息化建設(shè)與檔案管理淺議

毛寶珍

衢州市委黨校檔案館員 浙江 衢州 324000

引言

近年來，在信息技術(shù)的帶動下，檔案信息化建設(shè)普遍得以開展，并取得了一定成果，但由于缺乏權(quán)威部門的統(tǒng)籌規(guī)劃，各地區(qū)檔案信息化工作各自為政，不合規(guī)范者比比皆是。因此，如何科學(xué)開發(fā)利用檔案資源，有效推進檔案信息化建設(shè)，是值得我們深思的問題。

1 檔案信息化建設(shè)的概念

其一，檔案信息化建設(shè)其根本因素以及主要推動力，就在于信息技術(shù)以及計算機技術(shù)在檔案相關(guān)工作當中的廣泛合理運用。其二，檔案信息化建設(shè)其主要階段性的工作目標，就是促使檔案工作能夠趨向現(xiàn)代化發(fā)展，能夠滿足社會發(fā)展對于檔案工作所提出的要求，并且確定在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當中檔案管理工作以及檔案服務(wù)工作的基本工作框架。在我國有相關(guān)學(xué)者將檔案信息化建設(shè)分為兩個階段：第一個階段，是運用信息技術(shù)以及計算機技術(shù)等等技術(shù)形式開展相關(guān)檔案工作，而針對檔案信息化建設(shè)的這一認知通常情況下檔案工作人員已經(jīng)得以認識，運用計算機設(shè)備開展檔案工作的方式已經(jīng)將以往傳統(tǒng)人工檔案工作方式逐漸代替。第二個階段，是研發(fā)電子文件。建立在新檔案工作理論以及新檔案工作方法的基礎(chǔ)上進而完成檔案電子文件的歸檔工作以及電子檔案的管理工作。其三，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要注重重新認知檔案管理工作的基本原則、工作方法、工作理論等等，由于在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，需要在檔案管理工作過程中運用信息技術(shù)以及計算機設(shè)備，在此基礎(chǔ)上新的檔案管理工作方法、工作手段、基本原則等等不斷實現(xiàn)創(chuàng)新，并且還提出了以往檔案工作過程中并沒有涉及以及接觸到的新問題，而針對這些新問題而言，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要注重充分考慮，并作出科學(xué)合理，客觀理性的回答。其四，針對檔案信息化建設(shè)而言，其最終想要達到的目標就是實現(xiàn)檔案信息的社會服務(wù)，進行檔案信息化建設(shè)最為理想的工作目標就是能夠建立在信息技術(shù)以及計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)將檔案信息公開化以及透明化。在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要充分考慮長遠，并立足于當前實際情況的基礎(chǔ)上，進而使得檔案信息化建設(shè)的中心問題能夠得以充分把握。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理面臨的問題

2.1 信息化認識存在差距

信息化技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，但少數(shù)人員沒有在思想上真正認識到信息化技術(shù)給業(yè)務(wù)工作帶來的巨大影響，思想上重視程度不夠，依然習慣于傳統(tǒng)的管理模式，無法將信息化建設(shè)與各項業(yè)務(wù)有機結(jié)合，如在工程項目建設(shè)、除險加固、資產(chǎn)動態(tài)管理方面的信息數(shù)據(jù)收集、記錄不準確、不及時、不完整，給業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計帶來困難。還存在對信息化檔案管理軟件系統(tǒng)不熟悉、不熟練，習慣于傳統(tǒng)手工記錄、紙質(zhì)保存，單軌制落實不到位，先進信息技術(shù)應(yīng)用未得到充分體現(xiàn)。

2.2 缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)備

從目前基層相關(guān)企業(yè)檔案信息化的進程可以看出，企業(yè)檔案管理部門缺乏完善的、成體系的基礎(chǔ)設(shè)備。絕大多數(shù)企業(yè)設(shè)施設(shè)備要么不全，要么設(shè)備落后不堪支撐信息化檔案系統(tǒng)的運行。如，缺乏專業(yè)掃描儀、聲像檔案非在線采集系統(tǒng)、磁盤陣列及微縮檔案膠片采集機等。而有些企業(yè)缺乏相應(yīng)的閱檔室、陳列室及數(shù)字化用房，即使配備也是條件較差、面積小，難以形成有效的保護措施體系，不利于開展檔案信息化及相關(guān)工作。

2.3 檔案管理方式落后

目前，在開展工程管理工作的過程中，傳統(tǒng)實體檔案管理模式占據(jù)的空間相對較大，大多習慣通過紙質(zhì)檔案對信息資源進行保存。在時間不斷推移的背景下，檔案調(diào)用情況較多，檔案數(shù)量不斷增加，對空間的占有率也越來越多，而對于計算機的應(yīng)用只停留在初級階段，管理手段整體處于落后狀態(tài)，檔案管理工作效率普遍低下，因而檔案管理工作的有序開展受到很大限制[1]。

2.4 專業(yè)人才的缺乏

人才是檔案信息化建設(shè)事業(yè)中最重要的建設(shè)資源,檔案信息化建設(shè)是龐大的系統(tǒng)工程，各方面各層級都需要大量的信息化人才，引進檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素之一?，F(xiàn)今很多檔案工作者仍抱有傳統(tǒng)的理念，自身綜合素質(zhì)偏低，未能掌握檔案信息化建設(shè)技術(shù)，現(xiàn)有的技術(shù)能力、管理經(jīng)驗等難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求，檔案部門也受自身和社會地位限制，難以引進信息化人才，并且，檔案部門現(xiàn)有的信息化人才還在逐漸流失,這樣一來，就導(dǎo)致了檔案信息化人才缺乏。另外,沒有一個規(guī)范的檔案信息化技術(shù)培訓(xùn)管理體系，也是造成檔案信息化專業(yè)人才嚴重缺乏的原因之一。總之,檔案管理工作存在人員結(jié)構(gòu)不合理,信息化人才的配置嚴重不足,專業(yè)素質(zhì)待提高等問題。這些都嚴重阻礙著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，成為發(fā)展進程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理措施

3.1 樹立信息化檔案管理理念

理念是行為的先導(dǎo)，在計算機信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)如火如荼的時代發(fā)展背景下，企業(yè)管理者，以及檔案工作者要在思想上牢固樹立信息化管理理念，在思想上要高度重視檔案信息化工作，將檔案信息化納入企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的各個方面，納入企業(yè)各個崗位、部門的年度考核，并在人、財、物等方面加大信息化建設(shè)投入力度，打牢企業(yè)信息化建設(shè)基礎(chǔ)，并做好企業(yè)信息化建設(shè)頂層設(shè)計，將檔案信息化建設(shè)與企業(yè)長遠發(fā)展規(guī)劃有機結(jié)合起來，夯實企業(yè)檔案信息化建設(shè)根基[2]。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)化人才

人才是社會生產(chǎn)力諸多要素中最活躍、最重要的因素，培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)化的檔案人才是推進檔案信息化建設(shè)的可靠保障。檔案信息化建設(shè)既需要熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的技術(shù)人才，又需要精通業(yè)務(wù)的專業(yè)人員。專業(yè)化的檔案人才是檔案信息化建設(shè)中不可或缺的部分。對這一部分的實現(xiàn)，檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建專職人員的長期培訓(xùn)機制，推動培訓(xùn)常態(tài)化規(guī)范化，通過舉辦講座、培訓(xùn)班、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式對在崗人員每年進行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新知識結(jié)構(gòu)，堅持“缺什么，補什么”，及時調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和課程設(shè)置，增強培訓(xùn)的實用性和針對性；同時爭取組織人事部門的支持，把檔案部門進人的專業(yè)和特長要求作為一項制度固定下來，堅持“人崗相適”的原則，為檔案數(shù)字化崗位配備合格的、合適的工作人員，科學(xué)設(shè)置職務(wù)、職稱，并采取合理的激勵手段，構(gòu)建多維交叉的人才考核制度，增加知識、能力、業(yè)績等要素在考核中的比例和權(quán)重，形成穩(wěn)定的工資增長機制；同時大興愛才、重才、用才、護才之風，為其建功立業(yè)提供寬闊舞臺和良性成長空間，使從業(yè)人員安心投入崗位工作。

3.3 提高信息管理質(zhì)量，加快檔案信息化進程

檔案信息是一種寶貴的資源，因此必須要提升電子檔案管理質(zhì)量，確保電子檔案的安全高效，充分發(fā)揮電子檔案信息的實用價值。進一步加強檔案信息的建設(shè)和管理，具有十分重要的意義。當前檔案信息化已成為檔案發(fā)展的必然趨勢，但檔案信息化建設(shè)還處于起步階段。不管是引進和使用各種設(shè)備設(shè)施，還是在相關(guān)行業(yè)中的推廣和應(yīng)用，都存在著很多不足。檔案信息化建設(shè)面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，電子化能在很大程度上解決這些問題，加快檔案信息化進程。信息技術(shù)是檔案信息化的關(guān)鍵，為了實現(xiàn)檔案的信息化管理，必須充分利用各種先進的技術(shù)，如計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，電腦與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也是檔案管理的重要內(nèi)容。電子技術(shù)是檔案信息化十大工程的重要技術(shù)基礎(chǔ)，把握電子技術(shù)，并充分應(yīng)用于檔案管理，可以較好地解決檔案信息化建設(shè)中的種種問題[3]。

3.4 完善檔案管理信息化的制度、標準規(guī)范體系建設(shè)

要理論結(jié)合實踐，將宏觀的檔案管理理論要落實到具體的實踐中去，要重視管理系統(tǒng)建設(shè)、制度標準建設(shè)。逐步建立和完善檔案信息化工作中的各項制度，使檔案信息化建設(shè)工作制度化、規(guī)范化，實現(xiàn)“有制可依，有度可循”。這樣才能有利于檔案信息化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。規(guī)章制度的建立要遵循合理性、科學(xué)性、簡明實用性和制度約束的雙向性等原則。制度的完善對檔案信息化事業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。還要重視檔案信息化工作中的安全管理制度，規(guī)范落實網(wǎng)絡(luò)安全問題，讓相關(guān)檔案工作者重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，從而多方面對檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行帶來堅強保障。檔案信息化在實踐中需要對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入、存儲和傳輸?shù)炔僮?，?yīng)該遵循統(tǒng)一的技術(shù)標準和工作規(guī)范。如掃描的統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范、管理規(guī)范、保密管理規(guī)范等，存儲方式的統(tǒng)一的技術(shù)標準，這樣檔案信息化工作可以依據(jù)統(tǒng)一的工作規(guī)范來開展，可以保障檔案信息化工作有序有章，避免標準不一帶來的一系列問題，從而提高檔案信息資源的利用率。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)為各個行業(yè)帶來了新的發(fā)展契機，企業(yè)在進行檔案信息化建設(shè)時應(yīng)抓住這一機遇，依托自身實情，不斷完善檔案信息化建設(shè)方面的不足。利用相關(guān)政策和規(guī)范文件，結(jié)合相關(guān)工作要求，開展檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案資源的利用效率與管理水平。