新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與策略

趙強(qiáng)

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理作為人力資源工作的重點(diǎn)，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，這不僅給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)人事檔案管理提出了挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理過程中，必須與時(shí)俱進(jìn)，注重人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，注重信息技術(shù)的有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;問題;策略

在人事檔案管理方面，經(jīng)過觀察可以發(fā)現(xiàn)各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理的“應(yīng)用”相對(duì)較少，對(duì)人事檔案管理內(nèi)容與作用的理解范圍與方向較為狹隘，以至于在實(shí)踐運(yùn)用中無法發(fā)揮檔案管理原有的作用與實(shí)力，出現(xiàn)“資源浪費(fèi)”現(xiàn)象。對(duì)于人事檔案管理的作用僅僅理解于對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工的經(jīng)歷，經(jīng)驗(yàn)以及過往等進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理與梳理，通過事業(yè)單位所持有的檔案為證明，維護(hù)自身權(quán)益等方面認(rèn)識(shí)較少。

1新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則及要求

1.1維護(hù)檔案原貌

機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化不能脫離檔案的基本特征，即，檔案工作的完整性、原始性。機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案工作的一切前提和基礎(chǔ)都要圍繞“真實(shí)”“原始”，要保證記載于檔案中的只字片語不能有改動(dòng)。例如，根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》中就要求在機(jī)關(guān)事業(yè)單位在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，以保證電子公文“真實(shí)性”，完整保留電子檔案的“背景信息”，使其體現(xiàn)檔案的本真、原貌。

1.2經(jīng)濟(jì)適用導(dǎo)向

經(jīng)過各級(jí)檔案管理部門鑒定，納入歸檔范疇的檔案資料，需要對(duì)其進(jìn)行永久或長(zhǎng)期保存。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的履行，長(zhǎng)久保存的檔案資料會(huì)越來越多，因此，在制定和落實(shí)檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，既要本著長(zhǎng)期保存原則，也要結(jié)合檔案領(lǐng)域?qū)嶋H，從經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、科技等方面考量，制定并實(shí)施技術(shù)可行、經(jīng)濟(jì)適用的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

1.3應(yīng)用成熟技術(shù)

將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。如，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)、電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、檔案修裱技術(shù)、縮微膠片數(shù)字化技術(shù)，等等。避免因使用淘汰或不穩(wěn)定的技術(shù)、載體，導(dǎo)致后期管理的不必要支出。

2新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1人事檔案管理制度未完善

現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理結(jié)合前一階段的弊端，設(shè)立專門的部門和人員，專門負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。雖然取得了良好的效果，工作也有所改進(jìn)，但還沒有建立和形成良好完善的管理機(jī)制和制度規(guī)劃。沒有專門的部門和人員對(duì)這部分工作進(jìn)行監(jiān)督和監(jiān)督，不能更好地保證工作質(zhì)量。而且，在工作的實(shí)施過程中，可以發(fā)現(xiàn)，在所謂的“系統(tǒng)”中，員工往往以與“流水線”相同的方式工作，在這種情況下，改革和變革后很難充分發(fā)揮原有的真正作用和力量。

2.2人事檔案管理信息化水平不高

面對(duì)時(shí)代賦予的優(yōu)越機(jī)遇，今天的人事檔案管理沒有被抓住。大多數(shù)事業(yè)單位仍然選擇保持原有的人事檔案管理方式，只使用手工方式對(duì)事業(yè)單位員工的人事檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整合和整理，如紙質(zhì)檔案管理、實(shí)證管理、手工抄寫等，這些形式和方法不能及時(shí)更新和完善檔案。他們只注重表面，不深入研究可能帶來的效益，也不抓住時(shí)代賦予的機(jī)遇，導(dǎo)致檔案信息化水平低下，信息化建設(shè)停滯。雖然一些事業(yè)單位對(duì)人事檔案進(jìn)行了信息管理，但僅限于完成上級(jí)在工作過程中安排的任務(wù)和指標(biāo)，信息的應(yīng)用主要基于人事檔案的存儲(chǔ)和存取，沒有發(fā)揮信息背后的真正作用和意義，利用率低，而且在今天的人事檔案管理中，檔案管理者的思維也呈現(xiàn)出落后的趨勢(shì)。

3新形勢(shì)下解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理問題的對(duì)策

3.1提高干部人事檔案管理的政治地位和服務(wù)意識(shí)

干部人事檔案管理是一項(xiàng)政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力要求很高的工作。干部人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)軌跡的真實(shí)記錄和原始憑證。他們不僅如實(shí)記錄了個(gè)人成長(zhǎng)過程中的成就和失誤，還保存了大量只掌握在組織手中、不能隨意披露的信息。因此，干部人事檔案管理首先要具備良好的政治素養(yǎng)，不斷提高政治地位，加強(qiáng)政治能力建設(shè)，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，在思想和業(yè)務(wù)能力上始終與組織保持一致。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的決策者和領(lǐng)導(dǎo)干部要進(jìn)一步重視干部人事管理工作，肯定干部人事檔案管理工作的成績(jī)和價(jià)值，激發(fā)干部人事管理工作者的工作積極性和職業(yè)認(rèn)同感;通過績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)、考核評(píng)價(jià)等多種形式，尋找和建立高素質(zhì)人事檔案管理和服務(wù)工作模式，挖掘干部人事檔案管理的意義和價(jià)值，增強(qiáng)使命感和服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開展工作，加快服務(wù)，提高效率，使干部人事檔案管理和服務(wù)工作讓組織和員工放心。

3.2注重業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加快干部人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的效率和管理質(zhì)量主要受到缺乏專業(yè)的干部人事檔案管理人員的制約，不能有效滿足干部人事檔案管理的日常工作需要，，干部人事檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和發(fā)展目標(biāo)也難以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。俗話說：“人才是未來的基礎(chǔ)”。做好新時(shí)期干部人事檔案管理工作，離不開一支結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的人才隊(duì)伍。各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要從自身實(shí)際出發(fā)，結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際要求，對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)全面的系統(tǒng)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高政治理論水平，，專業(yè)素質(zhì)和綜合業(yè)務(wù)技能，強(qiáng)化保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí);注重檔案管理基層人員建設(shè)，通過完善人員選拔任用、人才培養(yǎng)和人才激勵(lì)機(jī)制，為基層檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展和個(gè)人價(jià)值實(shí)現(xiàn)提供良好的平臺(tái);同時(shí)，通過公開招聘和引進(jìn)高層次人才，吸納高層次復(fù)合型檔案管理人才，改善人才短缺現(xiàn)狀，優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才支撐。

3.3創(chuàng)新人事檔案管理工作思路

創(chuàng)新是企業(yè)生存和發(fā)展的動(dòng)力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要發(fā)揮人事檔案管理的作用，就要結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理的要求，注重人事檔案管理模式的創(chuàng)新。從傳統(tǒng)人事檔案管理的角度來看，這項(xiàng)工作往往是封閉的。從檔案管理和服務(wù)的角度來看，檔案工作者往往處于被動(dòng)狀態(tài)。特別是在新的時(shí)代背景下，人事檔案管理更加復(fù)雜，逐漸呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這無形中增加了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的難度。為了實(shí)現(xiàn)其理想的管理效果，需要擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，創(chuàng)新和發(fā)展人事檔案管理方法，積極探索新的管理思路。主要體現(xiàn)在：機(jī)關(guān)事業(yè)單位要認(rèn)清人事檔案管理的地位和在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用，逐步提高人事檔案管理的重要性，從人，財(cái)，物等方面給予有力支持，，做好人事檔案管理工作的規(guī)劃并提上議事日程。成立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的需要，定期開展檔案管理檢查，深入分析檔案管理中存在的問題，并結(jié)合具體分析結(jié)果及時(shí)整改。同時(shí)，我們還需要樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)、積極服務(wù)”的理念。充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個(gè)性化需求，創(chuàng)造新的檔案服務(wù)模式。

結(jié)論

我國正在不斷地向前發(fā)展，信息化，現(xiàn)代化已經(jīng)成為不可阻擋的發(fā)展趨勢(shì)，面對(duì)時(shí)代的變化與發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)跟上步伐，及時(shí)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行改革與創(chuàng)新?，F(xiàn)如今人事檔案管理內(nèi)部仍有不少問題，人事檔案管理制度不完善，人員責(zé)任不清晰，人事檔案管理方法落后等，這些都是影響人事檔案管理工作質(zhì)量，限制人事檔案發(fā)揮作用的重要的問題，都需要我們?nèi)ソ鉀Q的，只有通過不斷查缺補(bǔ)漏，不斷進(jìn)行開拓創(chuàng)新，尋找解決方法，結(jié)合時(shí)代發(fā)展方向與趨勢(shì)進(jìn)行改革才能更好地適應(yīng)社會(huì)，才能夠更好地給予事業(yè)單位參考資料，發(fā)揮事業(yè)單位的實(shí)力，不斷提高政務(wù)服務(wù)水平。

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