電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

周素娟

摘要：電子信息技術(shù)時代的到來，給世界帶來了新的氣氛。電子信息技術(shù)以其獨(dú)特的優(yōu)勢，有效地促進(jìn)了檔案管理等工作領(lǐng)域的穩(wěn)定、可持續(xù)、均衡發(fā)展。但在這種情況下也存在一些問題，影響了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。這就要求事業(yè)單位針對相關(guān)問題提出相應(yīng)的對策，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的效率?；诖?，本文就電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用

一、事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位的檔案管理工作日益嚴(yán)格，為了順應(yīng)時代的快速發(fā)展，檔案管理必需更加明確、清晰、規(guī)范。檔案管理工作主要包括以下內(nèi)容單位上下級之間的文件往來、單位與相關(guān)企業(yè)的合同資料、單位項(xiàng)目的相關(guān)證明、單位決策、研究性報告、財務(wù)部門的相關(guān)單據(jù)與報表、工作人員的調(diào)動資料以及有保存價值的單位文件等。這些相關(guān)檔案都需要專業(yè)的工作人員進(jìn)行歸檔整理。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行歸檔整理時，電子信息內(nèi)容一定要與原文件保持一致。檔案管理不僅要追求規(guī)范整理、歸檔保存，而且也要具備調(diào)用靈活、播放操作簡易、編輯更改方便等特點(diǎn)。

二、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的時間和空間上的限制，可以對檔案信息進(jìn)行有效的手機(jī)。現(xiàn)今，事業(yè)單位檔案管理的電子信息技術(shù)主要運(yùn)用于以下幾點(diǎn)：第一運(yùn)用于內(nèi)容管理。原始紙質(zhì)檔案的內(nèi)容管理起來復(fù)雜晦澀，而在電子信息技術(shù)的幫助下僅僅需要“檔案信息的檢索、文件信息的匯總處理、號碼的編制和統(tǒng)計、表格的制作以及插圖處理和文件內(nèi)容的儲存”幾個簡單的過程，操作簡便，能夠靈活處理檔案信息。第運(yùn)用于系統(tǒng)管理方面。在電子信息技術(shù)的幫助之下，管理系統(tǒng)被劃分為幾大板塊：網(wǎng)頁查詢、管理用戶、分類整理、搜集信息、打印處理。第三運(yùn)用于存儲和保護(hù)檔案資料。信息技術(shù)的運(yùn)用，提升了檔案管理工作的科學(xué)性。

三、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

電子信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理中，可以在提高檔案管理可靠性的基礎(chǔ)上，有效提高檔案管理工作效率，同時也利于提高檔案的有效使用率。但是其中依舊存在著一些不足亟待改進(jìn)：第一，電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用缺乏足夠的規(guī)范化及系統(tǒng)化，比如工作人員在檔案整理時偏向于邏輯歸檔，僅僅將目錄傳輸至終端，沒有做到科學(xué)合理的電子歸檔，也沒有考慮到脫機(jī)載體自動下載的設(shè)計問題，這就導(dǎo)致電子檔案文件的網(wǎng)絡(luò)安全性受到影響。第二，檔案管理人員沒有深入認(rèn)識電子信息技術(shù)，容易出現(xiàn)工作失誤。比如使用后的電子文件被隨意處理，造成電子文件資源的流失;部分工作人員過分依賴電子信息技術(shù)，卻沒有保存好相關(guān)紙質(zhì)文件，若電子系統(tǒng)發(fā)生故障而損壞了電子文件，也容易帶來文件資源的流失，影響檔案的完整性與安全性。第三，電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的使用時間尚短，檔案管理制度不夠完善，無法支持事業(yè)單位檔案管理的更有效開展。第四，借助電子信息技術(shù)來對檔案文件進(jìn)行存儲，主要是通過電子化的硬盤驅(qū)動器來實(shí)現(xiàn)電子化資料與文件的存儲，其中存在的安全風(fēng)險需受到重視，比如硬盤中毒，或者被黑客竊取文件等等。

四、強(qiáng)化電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

在事業(yè)單位檔案管理期間，需要建設(shè)信息技術(shù)平臺，建立專門的網(wǎng)站系統(tǒng)，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，為其提供專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，在靈活使用資料的情況下，更好開展信息網(wǎng)站的建設(shè)工作，將先進(jìn)技術(shù)作為基礎(chǔ)，進(jìn)行全面的創(chuàng)新，保證信息技術(shù)的應(yīng)用效果，建立多元化的管理機(jī)制。在建設(shè)平臺期間，事業(yè)單位應(yīng)指導(dǎo)技術(shù)人員對其進(jìn)行合理的分析，通過先進(jìn)信息技術(shù)的支持，創(chuàng)建現(xiàn)代化平臺系統(tǒng)，滿足信息技術(shù)的應(yīng)用需求，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

4.1有效落實(shí)管理制度

對于檔案管理的相關(guān)制度必須及時進(jìn)行完善，通過相關(guān)制度幫助檔案管理人員樹立正確的觀念，從而確保檔案管理人員能夠科學(xué)合理地應(yīng)用信息技術(shù)，規(guī)范信息化檔案管理，對于工作中遇到的問題做到及時發(fā)現(xiàn)、及時解決。與此同時，必須要加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督力度，保證檔案管理制度的有效落實(shí)。

4.2提升管理人員專業(yè)素質(zhì)水平

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用的時候，會對管理人員操作能力提出比較高的要求，需要管理人員操作系統(tǒng)完成檔案管理工作，為了可以對信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中的實(shí)際應(yīng)用效果做出保證，需要定期組織一定數(shù)量管理人員參與到專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)當(dāng)中，切實(shí)提升管理人員的系統(tǒng)操作能力，從而也就能夠讓檔案管理人員的日常操作向著標(biāo)準(zhǔn)化的方向轉(zhuǎn)變，對檔案管理工作的效率及質(zhì)量做出一定保證，也可以讓管理隊伍的專業(yè)性得到大幅度提升，專業(yè)管理團(tuán)隊實(shí)際運(yùn)行的過程中，可以在發(fā)現(xiàn)問題之后及時使用適應(yīng)性比較強(qiáng)的措施解決問題，將問題造成的負(fù)面影響控制在一定范圍內(nèi)，促使檔案的安全性及完整性得到保證。

4.3提升信息技術(shù)的應(yīng)用水平

事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作的過程中，要制定完善的控制模式，提升信息技術(shù)應(yīng)用水平，保證信息化建設(shè)工作效果，全面提升辦公信息化成效。首先，需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展需求，對資金基礎(chǔ)進(jìn)行分析，理清技術(shù)的應(yīng)用思路，制訂針對性的建設(shè)方案，保證系統(tǒng)的時效性與可靠性。其次，如果檔案管理部門的資金較為充足、數(shù)據(jù)量很大，就可以利用購買服務(wù)器的方式對檔案進(jìn)行處理，自主建設(shè)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫，以便于開展信息數(shù)據(jù)的控制工作，以此提升其穩(wěn)定性，完善結(jié)構(gòu)性能，發(fā)揮數(shù)據(jù)加工與提取工作優(yōu)勢。如果事業(yè)單位缺乏信息技術(shù)平臺的建設(shè)資金，就可以租賃云端服務(wù)器，對檔案進(jìn)行信息化管理，篩選最佳的云商，然后制定完善的管理模式。一旦出現(xiàn)問題，將會發(fā)生檔案泄露現(xiàn)象，因此，需要選擇一些資質(zhì)水平較高的云商，以便于提升檔案管理工作效果。另外，在建設(shè)相關(guān)系統(tǒng)期間，還要制定多元化的管理機(jī)制，拓寬事業(yè)單位檔案管理方面的融資渠道，建立現(xiàn)代化的工作機(jī)制，滿足實(shí)際發(fā)展需求。

結(jié)語

綜上所述，將電子信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中是發(fā)展的必然要求，它不僅可以提高檔案管理水平、檔案信息處理質(zhì)量以及檔案管理操作的便利性，而且可以提高檔案資源的有效利用率。因此，在檔案信息的整理和歸納中，電子信息技術(shù)是最佳選擇。

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