事業(yè)單位檔案信息資源共享問(wèn)題及措施

武海波

摘要：對(duì)于事業(yè)單位而言，其在實(shí)踐過(guò)程中所形成的原始記錄便是檔案信息，檔案信息不但能夠進(jìn)行事務(wù)開(kāi)展情況、人事變動(dòng)情況和財(cái)產(chǎn)變化情況的記錄，還能夠?qū)⑷罕姺答佇畔⒏玫赜涗浵聛?lái)，將事業(yè)單位的作用發(fā)揮出來(lái)，給社會(huì)提供更好的服務(wù)。在管理檔案信息的時(shí)候，想要做好各個(gè)階段的檔案信息管理，便必須將現(xiàn)代化手段的作用發(fā)揮出來(lái)，努力地降低事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的成本，切實(shí)提高其使用效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息資源;共享;問(wèn)題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位發(fā)展也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這和信息技術(shù)發(fā)展有著直接關(guān)系，信息技術(shù)的發(fā)展也推動(dòng)了全球交流更好的進(jìn)行，信息資源的作用也更加突出。事業(yè)單位檔案記錄的資料非常豐富，其存儲(chǔ)和利用價(jià)值都比較高。為了將檔案信息的作用發(fā)揮出來(lái)，便必須做好資源的共享，推動(dòng)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

一、檔案資源管理意義和價(jià)值

事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息資源管理能夠?qū)⒐ぷ鲃?dòng)態(tài)和靜態(tài)結(jié)合在一起，檔案往往是通過(guò)靜態(tài)資料的方式存儲(chǔ)的，在檔案形成后，也能夠得到較為有效的保管[1]。隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的水平也有了明顯的提高，檔案信息資料會(huì)通過(guò)動(dòng)態(tài)的形式被人們分享和使用，在進(jìn)行檔案資源查閱的時(shí)候，能夠進(jìn)行價(jià)值較高的信息查閱，這也能夠?qū)n案管理的意義更好地體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案信息管理是管理的重要組成部分，其能夠?qū)⑹聵I(yè)單位工作的過(guò)程很好地記錄下來(lái)，給各個(gè)部門(mén)更好的工作提供幫助。此外，檔案信息資料也能夠給社會(huì)大眾和各個(gè)團(tuán)體活動(dòng)開(kāi)展提供資料方面的支持，所以，進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，其方式選擇和水平情況以及利用效率都會(huì)給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)極大的影響。隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)也提高了對(duì)于檔案信息的要求，以往的檔案管理方式已經(jīng)很難滿(mǎn)足事業(yè)單位檔案資源管理的要求，這種情況下，便必須進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，從以往的資料存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代資源的開(kāi)發(fā)、利用和共享，從而將檔案信息資源的作用更好地發(fā)揮出來(lái)。

二、事業(yè)單位檔案信息資源共享存在的主要問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度較低

由于我國(guó)長(zhǎng)時(shí)間實(shí)行計(jì)劃經(jīng)濟(jì)，這也導(dǎo)致了很多事業(yè)單位的管理模式不夠科學(xué)和先進(jìn)，這也直接導(dǎo)致了內(nèi)部檔案資料往往比較的陳腐，各個(gè)部門(mén)之間的溝通交流不夠有效，有些檔案的搭配不夠有效，這也導(dǎo)致了檔案信息內(nèi)在聯(lián)系無(wú)法得到很好的開(kāi)發(fā)[2]。此外，事業(yè)單位很多檔案所處的狀態(tài)都是封存狀態(tài)，很難通過(guò)這些信息資源來(lái)參照社會(huì)活動(dòng)。雖然事業(yè)單位和國(guó)家政府之間的聯(lián)系比較密切，但是依然存在工作政策欠缺的情況，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)管理小組來(lái)做好檔案的開(kāi)發(fā)和整理工作，這也導(dǎo)致了事業(yè)單位很難做好利弊的權(quán)衡，事業(yè)單位的信息資源共享工作開(kāi)展依然比較的復(fù)雜。而且，因?yàn)闄n案信息資源開(kāi)發(fā)需要投入較多的成本并且無(wú)法帶來(lái)直接的收益，這也導(dǎo)致了很多事業(yè)單位沒(méi)有投入較多的人力資源和物力資源進(jìn)行檔案管理，這就給檔案信息資源共享更好的進(jìn)行帶來(lái)了負(fù)面影響。

（二）檔案信息資源防護(hù)的力度比較有限

檔案記錄信息比較豐富，相關(guān)的內(nèi)容也比較客觀，但是往往需要選擇有效的手段進(jìn)行保密，從而降低檔案資源非法利用方面的問(wèn)題，特別是那些和文化科技有關(guān)的方面，存儲(chǔ)的資料非常多，其中價(jià)值較高，保密性較強(qiáng)的檔案也比較多，所以，這種情況下，若是沒(méi)有采取有效的措施防止檔案的泄漏，很容易導(dǎo)致嚴(yán)重后果出現(xiàn)[3]。在資源共享的過(guò)程中，給其造成影響的重要因素是紙質(zhì)檔案的破損和丟失，在進(jìn)行電子檔案掃描的時(shí)候，流程也存在問(wèn)題，資源共享的時(shí)候流程也不夠規(guī)范，這些問(wèn)題的存在，都很容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)較為嚴(yán)重的泄露，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，檔案信息比較容易被竊取或者篡改，這也在一定程度上提高了對(duì)于檔案信息資源安全防護(hù)的要求，為了更好地保護(hù)信息，也必須采取有效的措施改進(jìn)方法，將檔案本身的保密性體現(xiàn)出來(lái)。

（三）沒(méi)有能夠?qū)F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)合理地運(yùn)用進(jìn)來(lái)

計(jì)算機(jī)本身的儲(chǔ)存能力和數(shù)據(jù)處理能力都比較強(qiáng)，能夠給檔案管理更好的進(jìn)行提供更好的方案，不但能夠快速地做好數(shù)據(jù)的分類(lèi)和整理，還能夠更好地進(jìn)行檔案資料的保存，這樣也能夠避免紙質(zhì)檔案的弊端。但是通過(guò)分析當(dāng)前的檔案信息管理工作可以發(fā)現(xiàn)，很多工作人員年齡較大，無(wú)法快速地掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，也無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息共享工作開(kāi)展的要求，這也給檔案信息資源的共享造成了極大的負(fù)面影響。

三、事業(yè)單位做好檔案信息資源共享的手段

（一）進(jìn)行管理制度創(chuàng)新，做好工作方式完善

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息共享的時(shí)候，必須跟上社會(huì)科技的發(fā)展，有意識(shí)地優(yōu)化調(diào)整相關(guān)的工作內(nèi)容，首先，可以給檔案信息資源共享創(chuàng)造更好的條件，進(jìn)行檔案管理工作技術(shù)的調(diào)整[4]。事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)成本預(yù)算和自身發(fā)展的特征，將計(jì)算機(jī)和掃描儀等一系列硬件設(shè)備引入進(jìn)去，并委托專(zhuān)業(yè)人員做好電腦軟件的安裝設(shè)計(jì)及處理工作，從而確保檔案工作人員能夠通過(guò)軟件更好地進(jìn)行檔案的保存和歸類(lèi)。其次，事業(yè)單位應(yīng)該從內(nèi)部出發(fā)進(jìn)行科學(xué)工作管理制度的制定，推動(dòng)各個(gè)部門(mén)之間更好地溝通和交流，進(jìn)行內(nèi)部局域網(wǎng)的搭建，這樣不但能夠更好地傳遞交流檔案信息，也能夠減少相關(guān)信息被泄露到公共網(wǎng)絡(luò)中去。這種情況下，我們必須認(rèn)識(shí)到查詢(xún)系統(tǒng)完善的重要性，確保相關(guān)工作人員能夠較為迅速地找到需要的檔案信息，將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)，讓其更好地給事業(yè)單位服務(wù)。

（二）做好檔案信息資源的保護(hù)

檔案記錄了個(gè)人和團(tuán)體的相關(guān)信息，這種情況下，我們必須重視信息的安全，比如不外泄資料，不隨意地改變內(nèi)容等。事業(yè)單位想要更好地共享檔案信息資源，還必須將現(xiàn)代信息手段運(yùn)用進(jìn)來(lái)，做好檔案的管理和存儲(chǔ)工作，從安全角度出發(fā)來(lái)保證人民群眾本身的利益[5]。對(duì)于事業(yè)單位等檔案儲(chǔ)存的地方，必須進(jìn)行防火設(shè)備和儲(chǔ)存柜的安裝，對(duì)于紙質(zhì)檔案，必須小心地處理，避免出現(xiàn)檔案破損的情況，給后續(xù)的信息錄入和保存奠定基礎(chǔ)。對(duì)于保密性管理，事業(yè)單位必須進(jìn)行較為完善的安全責(zé)任制度的建立，由檔案管理人員進(jìn)行保密協(xié)議的簽訂，絕對(duì)不能夠把檔案帶出檔案室，避免在檔案室中使用手機(jī)。工作內(nèi)容方面，需要專(zhuān)業(yè)性地分析檔案的內(nèi)容，做好檔案級(jí)別的劃分。此外，還必須重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，做好檔案的保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案丟失和被篡改的情況。

（三）做好工作人員能力培訓(xùn)工作

事業(yè)單位檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新的技術(shù)，事業(yè)單位也應(yīng)該給檔案管理人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓其在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，提高檔案管理工作開(kāi)展的效率，給檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)：

對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案信息是非常重要的組成部分，其對(duì)于事業(yè)單位服務(wù)能力的提高非常重要，這種情況下，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作和檔案信息資源共享的重要性，采取有效的措施做好檔案管理，更好地共享檔案信息資源，將其作用發(fā)揮出來(lái)，推動(dòng)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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