探究信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理

梁紅菊

佛山市三水區(qū)不動產(chǎn)登記中心 廣東 佛山 528100

引言

近年來，進(jìn)一步加快了數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展，直接改變了不動產(chǎn)登記機(jī)關(guān)管理檔案的方式，內(nèi)容也更加豐富，現(xiàn)代化成為檔案管理工作的主要特征，在信息化背景下，必須結(jié)合信息化技術(shù)的優(yōu)勢，高效利用檔案資源，以對不動產(chǎn)檔案管理方式加以完善，為檔案管理有序發(fā)展提供幫助。本文深入研究不動產(chǎn)登記檔案，對不動產(chǎn)登記檔案信息化管理創(chuàng)意進(jìn)行全面的論述，全面探究不動產(chǎn)登記檔案信息化管理中存在的不足，提出科學(xué)策略予以解決，以有效推動不動產(chǎn)登記工作的高效落實(shí)。

1 不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

新形勢下的不動產(chǎn)檔案管理工作不僅僅是管理檔案，還與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方方面面都有著一定的關(guān)系。相關(guān)部門需要準(zhǔn)確把握經(jīng)濟(jì)發(fā)展所帶來的機(jī)遇，重新確立工作目標(biāo)，迎難而上，以有效推動社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)的實(shí)施不動產(chǎn)登記檔案管理工作，進(jìn)一步提升不動產(chǎn)登記檔案管理的水平和質(zhì)量。

1.1 減少檔案管理成本

以往的檔案管理方式需要投入大量的資源，花費(fèi)較長的時間才能監(jiān)測和維護(hù)檔案室的環(huán)境[1]。與此同時，不動產(chǎn)登記檔案信息化管理可以使以往管理方式的局限性得到有效的突破，順利實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)，將檔案管理的成本控制在合理的范圍內(nèi)。一方面，不動產(chǎn)登記相關(guān)的工作人員可以在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)的檔案信息，以為后續(xù)分享、傳輸檔案提供幫助，保證操作的規(guī)范性，使后期維護(hù)成本得到最大化的節(jié)約。另一方面，可以通過數(shù)字化的方式呈現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案，將不動產(chǎn)登記檔案保存在合理的位置，延長保存期限。

1.2 便于物權(quán)確認(rèn)

不動產(chǎn)登記檔案主要就是將真實(shí)的物權(quán)信息資料準(zhǔn)確記錄好，能夠充分證明真實(shí)的物權(quán)信息[2]。此外，不動產(chǎn)登記檔案在其他領(lǐng)域也有著非常重要的價值，一方面實(shí)行信息化的方式管理不動產(chǎn)登記檔案，可以最大化的提高檔案的利用效率，使不同群體的檔案查閱和利用需求得到有效的滿足，促進(jìn)單位整體服務(wù)水平的提高。另一方面，信息化管理不動產(chǎn)等級檔案，能夠?yàn)槲餀?quán)確認(rèn)工作的開展提供重要的保障，避免工作中出現(xiàn)不必要的糾紛。

2 不動產(chǎn)登記檔案信息化管理中存在的不足

在信息化時代，以信息技術(shù)管理不動產(chǎn)登記檔案，已經(jīng)成為一種必然的趨勢。其運(yùn)作與人們的日常生活密切相關(guān)，需要以信息化的方式代替以往的管理方式，以進(jìn)一步提高工作的效率，保證信息的安全性，更好地適應(yīng)社會時代發(fā)展。在開展不動產(chǎn)登記檔案管理工作中，需要部門和機(jī)構(gòu)對信息化的工作結(jié)構(gòu)有明確的了解和認(rèn)識，準(zhǔn)確把握其工作規(guī)律，積極鼓勵員工提出質(zhì)疑，對管理制度加以完善，以確保檔案管理工作具備較強(qiáng)的時代性，為相關(guān)工作人員和民眾帶來便利。

2.1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不科學(xué)

當(dāng)下，部分單位所建立的制度與不動產(chǎn)登記他的實(shí)際情況存在較大的差異，難以統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息化管理質(zhì)量產(chǎn)生了不利的影響[3]。一是尚未從制度層面將工作目標(biāo)及具體工作內(nèi)容等明確好，無法規(guī)范性的管理不動產(chǎn)登記檔案信息化。二是信息資料流轉(zhuǎn)時限沒有明確好，相關(guān)信息沒有準(zhǔn)確錄入到系統(tǒng)中，這些信息在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或者相關(guān)部門停留，很容易影響信息的安全性。

2.2 缺乏集中化、統(tǒng)一化的檔案管理路徑

不動產(chǎn)檔案管理涉及非常廣泛的領(lǐng)域，其中海洋、森林等都屬于其比較重要的領(lǐng)域，這些內(nèi)容歸屬于不同的國家部門，在管理內(nèi)容及管理方式方面存在較大的差異性，直接增加了不動產(chǎn)登記管理工作的困難性，特別是在信息化建設(shè)過程中，對信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的阻礙[4]。因此，在建設(shè)信息化的過程中，必須建立完善的體系，以更好地匯總和整理信息化。

2.3 檔案信息化管理意識有待加強(qiáng)

不動產(chǎn)登記檔案管理是不動產(chǎn)單位最為主要的工作，但是有些管理部門并沒有及時創(chuàng)新思想，缺乏必要的工作能力，不具備良好的服務(wù)意識，對檔案資料保密性比較輕視，導(dǎo)致這些檔案可以供人隨意查閱，對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了嚴(yán)重的阻礙。

3 不動產(chǎn)登記檔案在信息化時代背景下的管理探討

在現(xiàn)代社會發(fā)展中，大數(shù)據(jù)可以高效管理各方面的信息。特別是在信息技術(shù)逐漸發(fā)展的背景下，信息化時代已經(jīng)進(jìn)一步影響了不動產(chǎn)登記檔案管理工作。在實(shí)際工作中，需要運(yùn)用信息化技術(shù)全面革新實(shí)際的管理工作，以信息化的方式管理不動產(chǎn)登記檔案，確?？梢岳貌煌囊苿咏K端實(shí)時的借閱、查詢不動產(chǎn)登記檔案，從而有效促進(jìn)工作效率的提高，將優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)提供給個體。為此，相關(guān)人員需要從整體方面加以研究，對不動產(chǎn)登記檔案管理的重要意義有一定的了解和認(rèn)識，強(qiáng)化信息化技術(shù)的應(yīng)用，以科學(xué)開展不動產(chǎn)登記檔案管理工作。

3.1 堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了在信息化背景下，充分凸顯不動產(chǎn)登記檔案管理的效果，必須從根本上提升不動產(chǎn)登記檔案管理信息化水平[5]。因此，實(shí)踐中必須建設(shè)必須加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，最大化的支持檔案管理信息化建設(shè)，以確保不動產(chǎn)登記檔案能夠在生產(chǎn)實(shí)踐中發(fā)揮最大化的作用。具體表現(xiàn)為，第一，統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在不動產(chǎn)登記檔案管理工作完成的過程中，需要真實(shí)準(zhǔn)確的記載與不動產(chǎn)股權(quán)相關(guān)的信息，統(tǒng)一檔案管理的格式，從而為管理信息化水平提升提供穩(wěn)定的基礎(chǔ)。第二，對信息化管理的統(tǒng)一實(shí)施更加重視。依托信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，搭建完善的不動產(chǎn)信息管理平臺，并在建設(shè)整體規(guī)劃中納入這一平臺，且需要相應(yīng)的政策來支持，確?？梢粤己媒ㄔO(shè)檔案管理信息化。同時，通過使用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)及云計(jì)算平臺等，在不動產(chǎn)登記檔案管理中整合豐富的信息資源，以有效促進(jìn)管理信息化水平的提高。第三，對企業(yè)化管理的實(shí)施進(jìn)行充分的分析和考慮。為了進(jìn)一步規(guī)范信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)質(zhì)量的提高，則需要充分考慮與之相關(guān)的集約化管理，進(jìn)而有效促進(jìn)不動產(chǎn)登記管理中技術(shù)及信息化水平的提高。

3.2 堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化管理

在分析不動產(chǎn)登記檔案自身的特性以及信息化背景下的變化后，為了高效管理檔案信息，科學(xué)應(yīng)對檔案管理信息化管理過程中存在的問題，則需要對數(shù)字化管理更加重視[6]。在此過程中需要做好多方面的工作：第一，規(guī)范性的使用數(shù)字化技術(shù)及設(shè)備，充分利用這些技術(shù)的強(qiáng)大功能，高效收集和管理檔案信息，將數(shù)字化管理在不動產(chǎn)登記檔案管理中的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，保證其得到良好的儲存，并以電子檔案的形式，強(qiáng)化不動產(chǎn)登記管理的效果，使管理工作開展的要求得到有效的滿足。第二，搭建強(qiáng)大的信息化管理平臺來管理不動產(chǎn)登記檔案，并充分考慮檔案數(shù)據(jù)中心的建立，嚴(yán)格遵循國家相關(guān)的要求，從而有效促進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理水平的提高，對管理方式進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)優(yōu)化，使數(shù)字化時代的形勢變化得到積極的應(yīng)對。第三，深入思考數(shù)字化管理應(yīng)用，確保不動產(chǎn)登記檔案管理一體化的目的得到有效的實(shí)現(xiàn)，且將良好的信息化服務(wù)融入管理計(jì)劃實(shí)施過程中，形成與數(shù)字化不動產(chǎn)登記檔案管理相關(guān)的管理模式。

3.3 堅(jiān)持創(chuàng)新服務(wù)方式

在持續(xù)推進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案管理信息化的過程中，需要深入分析不動產(chǎn)登記檔案管理的服務(wù)情況，保證可以運(yùn)用創(chuàng)新性的方式為檔案信息化管理效果提升提供幫助。具體表現(xiàn)為，第一，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)＋服務(wù)方式應(yīng)用，對創(chuàng)新意識進(jìn)行全面的強(qiáng)化，在不動產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)方面融入創(chuàng)新性的理念，以更好地促進(jìn)檔案信息化管理效率的提高，確保有效開展服務(wù)工作。第二，完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，充分考慮信息技術(shù)擁有優(yōu)勢，為不動產(chǎn)登記檔案提供自助式查詢服務(wù)，并依托穩(wěn)定的終端設(shè)備將相應(yīng)的服務(wù)工作高效完成好，全面促進(jìn)檔案管理及應(yīng)用中的信息化服務(wù)水平提升，高效利用創(chuàng)新服務(wù)方式。第三，加強(qiáng)延伸查檔服務(wù)方式使用，并將安全準(zhǔn)入機(jī)制與訪問權(quán)限設(shè)置等應(yīng)用于實(shí)際管理工作中，促進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)品質(zhì)的提高，進(jìn)一步深化信息化程度。

3.4 堅(jiān)持專業(yè)人才培養(yǎng)

技術(shù)性人才培養(yǎng)情況會對不動產(chǎn)登記檔案信息化管理效果產(chǎn)生直接的影響。為此，在建設(shè)管理信息化的過程中，需要充分重視專業(yè)人才培養(yǎng)，大力加強(qiáng)培養(yǎng)工作。在此期間應(yīng)做到：經(jīng)常性地開展培訓(xùn)活動，以更好地培養(yǎng)不動產(chǎn)登記檔案管理技術(shù)性人才，確保其可以在自身工作崗位上發(fā)揮自己的優(yōu)勢，擁有較強(qiáng)的專業(yè)能力，從而從根本上提升檔案管理的水平。第二，對人才培養(yǎng)機(jī)制給予完善，并依托信息化技術(shù)對人才培養(yǎng)方式進(jìn)行全面的優(yōu)化，以在不動產(chǎn)登記檔案管理中可以建立完善的技術(shù)性人才培養(yǎng)體系，有效促進(jìn)工作質(zhì)量的提高，以專業(yè)化的實(shí)施不動產(chǎn)登記管理工作，不斷促進(jìn)專業(yè)化工作水平的提高。

3.5 完善和創(chuàng)新不動產(chǎn)登記部門管理結(jié)構(gòu)

管理部門結(jié)構(gòu)的完善性與工作效率具有直接的關(guān)系。在信息化時代，不動產(chǎn)登記檔案的管理工作需要科學(xué)引導(dǎo)員工，使員工可以應(yīng)用信息化的方式實(shí)施工作。不僅需要確保部門職員具備創(chuàng)新性的思想，還需要對員工的信息化熱情加以培養(yǎng)，在選擇員工時制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，確保所選用的員工擁有一定的信息化工作基礎(chǔ)。在不動產(chǎn)登記檔案管理中，比較重要的組成就是數(shù)據(jù)管理部門，需要合理選擇人才來配合管理制度的革新，確保所選擇的員工能夠高效整合信息化數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)的收集和匯總工作，并依托大數(shù)據(jù)對所收集的數(shù)據(jù)加以分析，明確這些數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的影響，并對數(shù)據(jù)庫信息和當(dāng)前數(shù)據(jù)庫信息的差異程度加以比對，運(yùn)用技術(shù)對新的數(shù)據(jù)系統(tǒng)加以開發(fā)，保證可以進(jìn)一步優(yōu)化不動產(chǎn)登記檔案管理。

4 結(jié)束語

綜上，在信息化背景下，深入探討不動產(chǎn)登記管理工作內(nèi)容，可以有效促進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案管理工作效率提高，使科學(xué)管理要求得到有效的滿足，有效規(guī)避檔案應(yīng)用問題的產(chǎn)生。因此，在今后發(fā)展中，需要大力提高不動產(chǎn)登記檔案管理水平，對管理方式進(jìn)行全面的優(yōu)化，更加重視信息化背景下相應(yīng)管理工作計(jì)劃的落實(shí)，明確具體的措施管理不動產(chǎn)登記檔案，確保其得到有效的利用，從根本上提升不動產(chǎn)登記檔案管理的效果，將相應(yīng)的管理工作高效落實(shí)好。