關(guān)于提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的探討

徐敬

湖北省襄陽市體育運動中心 湖北 襄陽 441057

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化概述

當(dāng)今時代是信息化、數(shù)字化時代，也為機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展帶來了新的契機，檔案管理者應(yīng)該緊跟時代的步伐，順應(yīng)改革開放深入進行，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式。才可以有效提高檔案信息化管理水平，才能夠提高檔案管理的可持續(xù)性。應(yīng)用信息技術(shù)的支持來進行管理方式的創(chuàng)新，可以解決傳統(tǒng)的工作量大、人員不足的問題，拋卻傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作方式，并應(yīng)用數(shù)據(jù)化的模式來進行更高效率的檔案信息錄入、歸檔、分類管理、查詢以及科學(xué)服務(wù)推廣。檔案管理是否有效，檔案資源是否充分利用，直接決定了一個機關(guān)事業(yè)單位是否可以穩(wěn)定、長期發(fā)展[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用

（1）檔案資源永久保存。在傳統(tǒng)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中，紙質(zhì)文件受到濕度、溫度等環(huán)境因素影響，可能會有損壞、發(fā)霉等情況產(chǎn)生，進而讓檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。通過對檔案進行信息化管理，能夠轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案為數(shù)字檔案，在計算機系統(tǒng)以及磁盤中進行存儲，進而規(guī)避檔案損壞問題。

（2）檔案管理效率提升?，F(xiàn)階段，就一些機關(guān)單位的檔案管理現(xiàn)狀來看，仍有部分單位的檔案管理仍以傳統(tǒng)方式為主，傳統(tǒng)的管理方式涉及程序相對較多，這對于檔案查詢工作、檔案整理工作開展具有不利影響。運用信息化檔案管理，可以讓工作人員利用專業(yè)系統(tǒng)完成檔案查詢工作，讓查詢效率得以提升，與此同時，檔案管理工作也可以通過計算機程序完成，可以讓檔案管理工作效率以及質(zhì)量得以提升。

（3）檔案管理持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)階段，機關(guān)單位的檔案工作應(yīng)積極更新管理技術(shù)與管理手段，通過信息化建設(shè)，可以采用電子錄入方式完成信息資源的管理、記錄、采集、存儲等工作，在保證檔案管理效率的同時，對于其未來可持續(xù)發(fā)展具有積極影響[2]。

3 提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略

伴隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位會有更多的專門檔案、重要檔案、科技檔案出現(xiàn)，只有對信息化建設(shè)策略進行有效實施，才可以確保事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

（1）加大對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的資金投入。不管是工程項目還是管理部門，其檔案管理能夠順利推進，離不開每一個部門所投入的人力、物力和財力資源，機關(guān)事業(yè)單位中的文件管理也是如此。因此，相關(guān)機關(guān)單位必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關(guān)部門的大力支持下，事業(yè)單位必須強化現(xiàn)代管理設(shè)備的投入，取代原來的計算機、掃描儀、打印機和其他文件管理所需的材料。但是，也要注意設(shè)備更換后，要及時把各類相關(guān)數(shù)據(jù)輸入設(shè)備中，以進行有效的分類和集成。其次，為了確保所收集文件的安全性和機密性，還應(yīng)建立完整的安全保護系統(tǒng)，以確保文件信息不會丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性。

（2）制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的首要工作。首先，應(yīng)制定具有針對化的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在管理架構(gòu)上，應(yīng)保證檔案管理具有高度統(tǒng)一性特點，避免有分散管理、多頭保管、各自操作等情況出現(xiàn)。還應(yīng)做好領(lǐng)導(dǎo)管理工作，對組長、負責(zé)人進行有效安排。其次，應(yīng)對資源進行有效整合，完成可操作檔案共享標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建工作，保證文書檔案網(wǎng)絡(luò)共享平臺可以得到有效運行，保證查詢快捷性、歸檔安全性、機關(guān)工作高效性。

（3）完善檔案管理制度?，F(xiàn)階段，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，對檔案管理制度的完善，是確保工作能否順利開展的保證。首先，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建層層負責(zé)制度，并成立專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組，保證檔案管理信息化建設(shè)具有專人專崗特點。其次，事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)制定長期規(guī)劃與長期目標(biāo)，具體應(yīng)涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內(nèi)容，讓政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫得到有效對接，讓安全防護防泄密問題、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻關(guān)問題、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一問題得到有效解決。最后，需要對權(quán)利義務(wù)制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性。

（4）培養(yǎng)檔案信息化人才。一是提高重視，確保為培養(yǎng)檔案信息化人才營造良好氛圍，在實際工作中形成合力，著重培養(yǎng)綜合素質(zhì)高、具有信息化意識，并掌握適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)需要的應(yīng)用型人才和高素質(zhì)檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，掌握《文書與檔案管理基礎(chǔ)》、《文書工作與檔案管理》、《檔案管理員上崗培訓(xùn)》等檔案專業(yè)知識，提高綜合素質(zhì)，成為既精通檔案知識又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。三是按檔案信息化要求培養(yǎng)和使用人才的觀念，引進來和走出去，通過聘請專家，專題培訓(xùn)，實地考察和業(yè)務(wù)交流，為檔案工作人員提供檔案收集、整理和歸檔工作的專業(yè)培訓(xùn)，并有針對性地對圍繞檔案信息化進行專門培訓(xùn)，提升檔案工作人員的責(zé)任意識、專業(yè)能力、專業(yè)思維和安全意識，努力造就一支高素質(zhì)檔案管理干部隊伍。四是設(shè)立檔案工作人員考核機制，成立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案工作人員進行考核，切實有效提升工作積極性，切實提高檔案管理人員工作水平。五是堅持正確用人導(dǎo)向，結(jié)合實際工作合理安排人才，優(yōu)化人才配置，激發(fā)隊伍活力，做好檔案管理工作的各項保障措施，不斷適應(yīng)信息化建設(shè)發(fā)展需要[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。我們要從思想上入手，相關(guān)單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐；建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、科學(xué)化管理；同時，要加快檔案信息化建設(shè)步伐，逐步實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。