項目管理在中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成中的應(yīng)用分析*

桂友武

湖南工學(xué)院 湖南 衡陽 421000

互聯(lián)網(wǎng)時代，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，中小企業(yè)分散在單一部門的信息管理系統(tǒng)已很難滿足企業(yè)日益增長的電子商務(wù)的需求。信息系統(tǒng)集成、統(tǒng)一企業(yè)門戶是中小企業(yè)信息化必經(jīng)之路。中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成是通過綜合布線和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各個分離的設(shè)備、功能和信息等集成到相連、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的系統(tǒng)中，使資源達到充分共享。

中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成作為綜合性IT工程項目需要解決不同協(xié)議、不同廠商的軟、硬件連接問題，規(guī)模大、技術(shù)密集，除了具有項目的一次性、臨時性、特殊性等一般特點外，還具有技術(shù)先進、需求多變、周期較長、人員流動快、管理強度大等特點，傳統(tǒng)的管理方式很難推動中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成項目的有序進行，必須引入科學(xué)規(guī)范的項目管理以提高中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成項目的執(zhí)行效率。

1 項目管理簡述

項目管理是在一個確定的時間范圍內(nèi)，為了完成一個既定的項目目標，采用特殊形式的臨時性組織運行機制，通過有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。項目管理作為一門管理科學(xué)，涉及組織行為學(xué)、人力資源管理、運籌學(xué)、財務(wù)管理、溝通管理、質(zhì)量管理、管理經(jīng)濟學(xué)以及其應(yīng)用領(lǐng)域等多門學(xué)科的內(nèi)容，是一個系統(tǒng)工程。項目管理方法是關(guān)于如何進行項目管理的方法，主要有階段化管理、量化管理和優(yōu)化管理。階段化管理指的是從立項之初直到系統(tǒng)運行維護的全過程，量化管理是對組織目標使用科學(xué)、量化的手段，優(yōu)化管理是分析項目每部分所蘊含的知識、經(jīng)驗和教訓(xùn)，更好地發(fā)揚好的經(jīng)驗，總結(jié)教訓(xùn)[1]。

2 中小企業(yè)信息集成項目階段化管理

中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成是企業(yè)計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等多產(chǎn)品的融合，項目內(nèi)容包括需求調(diào)研、方案設(shè)計、產(chǎn)品組合、軟件開發(fā)、施工、服務(wù)、運維及售后保障等。根據(jù)項目進程分為初始、實施、收尾三個階段，采用階段化項目管理方法對中小企業(yè)信息集成化項目進行管理，以確保項目穩(wěn)步推進[2]。

2.1 初始階段

在項目初始階段，進行項目調(diào)研及可行性分析，書寫可行性研究報告。由專業(yè)的信息系統(tǒng)集成商承擔(dān)項目開發(fā)，確定項目經(jīng)理。項目經(jīng)理根據(jù)項目合同、項目內(nèi)容及當(dāng)前的人員情況編制項目計劃，包括定義活動和排序、估算活動歷時、編制活動計劃表、編制人力資源、質(zhì)量、成本、范圍的管理計劃。在編制計劃時，充分做好客戶調(diào)研，考慮到項目后期可能會遇到的問題，盡量將后面的變更可能性降到最低，這樣才能保證計劃符合項目的要求。

2.2 實施階段

實施階段是項目最重要的階段，項目大部分工作和支出通常都在該階段。根據(jù)項目實施的具體方案，按項目計劃開展工作，采購必需資源，協(xié)調(diào)人員和其他資源，核實項目范圍，確保項目質(zhì)量，發(fā)布相關(guān)信息，對照計劃提交階段性產(chǎn)品并按其技術(shù)要求、質(zhì)量保證進行驗收。在每個階段完成后，企業(yè)與集成商雙方項目負責(zé)人要能比較清楚地了解項目的進展、完成情況，以及使用者對項目完成部分的滿意程度。建立反饋機制，對照項目計劃對項目進度、績效進行監(jiān)督和測評，遇到錯誤及時糾正，對變更能進行識別、分析和監(jiān)控。同時健全各類文檔，文檔是對項目實施的資料記錄，包括活動清單、會議記錄、項目進度計劃表、質(zhì)量檢查記錄表、工程施工圖片資料、人員培訓(xùn)記錄等[3]。

2.3 收尾階段

在項目結(jié)束收尾階段，組織項目驗收，根據(jù)合同所規(guī)定的范圍及有關(guān)標準對項目進行驗收。對項目實施過程中產(chǎn)生的各種文檔、技術(shù)資料等進行整理與歸檔，編制總結(jié)報告，總結(jié)項目成功經(jīng)驗和教訓(xùn)。

3 全面加強項目范圍量化管理

范圍即項目的任務(wù)是什么。為避免因項目范圍管理不明確導(dǎo)致矛盾，企業(yè)與系統(tǒng)集成商要找準對項目實施范圍定義的結(jié)合點，找準利益平衡點，明確項目范圍，集成商應(yīng)該做什么，做到什么程度都要清清楚楚[4]。

在項目初始階段，集成商與企業(yè)共同制訂雙方認可的、周密的范圍計劃書，進行詳盡的需求分析。需求分析是一個項目的開端，也是項目建設(shè)的基石。系統(tǒng)集成商應(yīng)深入企業(yè)各業(yè)務(wù)部門、走訪各崗位，采用必要的手段和方法來進行需求調(diào)研，提醒企業(yè)員工需求分析的重要性，企業(yè)員工也要主動協(xié)調(diào)，積極配合，盡可能將業(yè)務(wù)流程描述詳盡、具體，沒有歧義。只有切切實實把握企業(yè)員工的需求和方向，才能更好地進行功能界定，明確工作范圍。

在項目實施階段進行范圍分解，將計劃階段的范圍分成若干有序、具體、易管理實施的單元，形成項目的工作分解結(jié)構(gòu)。同時管理范圍變更處理，范圍變更無法避免，以最優(yōu)的方式處理變更。

4 優(yōu)化管理

中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成項目優(yōu)化管理主要措施有：建設(shè)一支有戰(zhàn)斗力的項目管理團隊，盡最大可能選好項目經(jīng)理；建立多層次的溝通制度，保持企業(yè)與集成商溝通暢通；建立項目風(fēng)險管理機制，避免不必要的損失；建立實施控制質(zhì)量保證，通過各種衡量標準和衡量手段來控制項目的質(zhì)量、進度、范圍、成本等過程[5]。

5 結(jié)束語

信息系統(tǒng)集成是我國中小企業(yè)信息化必經(jīng)之路，項目成功與否直接影響中小企業(yè)的下一步發(fā)展，運用項目管理方法對中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成進行管理，確保項目穩(wěn)步前進，進而提升中小企業(yè)核心競爭力。