基于信息化的中職學(xué)校檔案管理規(guī)范與創(chuàng)新探究

馬叢林

摘 要：檔案管理是中職院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，是中職學(xué)校管理運行中的重要數(shù)據(jù)支撐。信息技術(shù)快速發(fā)展為檔案信息化帶來機(jī)遇的同時也帶來了諸多挑戰(zhàn)，如何化解中職學(xué)校檔案管理規(guī)范與創(chuàng)新中遇到的挑戰(zhàn)成為檔案管理人員的重要研究課題。文章闡述基于信息化的中職學(xué)校檔案管理規(guī)范與創(chuàng)新的意義，探討中職學(xué)校檔案管理規(guī)范與創(chuàng)新的策略，旨在提升中職學(xué)校檔案管理信息化水平，促進(jìn)中職教育穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;規(guī)范;創(chuàng)新;信息化

中圖分類號：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1008-3561（2022）01-0067-03

中職學(xué)校檔案管理內(nèi)容反映出某個階段教學(xué)活動和工作的開展情況，記錄了院校發(fā)展的整個歷程。深入研究檔案管理，加強(qiáng)管理規(guī)范性，應(yīng)用信息化技術(shù)，探索創(chuàng)新性管理方式是現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理工作需要深入思考的內(nèi)容。規(guī)范檔案管理，可以有效完善教學(xué)計劃，提升各學(xué)科教學(xué)水平，創(chuàng)建和諧校園環(huán)境，促進(jìn)各類教研活動有效開展。

一、基于信息化的中職學(xué)校檔案管理規(guī)范與創(chuàng)新的意義

1.有利于加強(qiáng)學(xué)校管理

檔案管理作為中職學(xué)校教育管理的重要任務(wù)，涉及教學(xué)、科研、學(xué)生、教師等方面。檔案管理信息化水平的提高將會極大地促進(jìn)教學(xué)管理水平的提高，因此新形勢下檔案管理信息化是促進(jìn)中職學(xué)校管理現(xiàn)代化的必然選擇，加快檔案信息化建設(shè)對提高中職學(xué)校檔案管理水平具有重要意義。

2.檔案信息化管理可以滿足中職學(xué)校檔案管理方式的創(chuàng)新需求

傳統(tǒng)的中職學(xué)校檔案管理方式較為落后，主要是檔案管理人員利用手工操作方式開展管理工作，難以提升檔案管理效率。檔案信息化建設(shè)可以創(chuàng)新中等職業(yè)學(xué)校檔案管理方式，提升中職學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量，逐漸創(chuàng)新檔案管理體系，滿足中職學(xué)校檔案管理工作需求，真正意義上實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提升檔案信息的利用效率。

二、中職學(xué)校檔案管理存在的問題

1.管理者對檔案管理重要性認(rèn)識缺失

中職學(xué)校本身就在教育師資力量、招收生源質(zhì)量、教學(xué)科研水平等方面，存在著弱勢。中職學(xué)校管理者往往更加重視招生、就業(yè)等方面的工作，忽略學(xué)校的檔案管理工作。部分中職學(xué)校管理者認(rèn)為檔案工作就是一項“面子工程”，是可有可無的資料整理。它既沒有什么經(jīng)濟(jì)效益，也沒有什么工作業(yè)績，因此將檔案工作的性質(zhì)變得附屬化、淡薄化。加之檔案管理者的專業(yè)程度偏低，規(guī)范化管理意識淡薄，造成了對檔案管理工作的重要性未能形成共識。

2.檔案管理制度有待完善

在實際檔案管理工作中可以看出，部分中職學(xué)校并沒有制定檔案管理制度。盡管有些中職學(xué)校制定了檔案管理制度，但是管理制度的可操作性不強(qiáng)。首先，檔案管理手段較為落后，在檔案管理人員的實際工作中往往只能運用手工操作，進(jìn)行資料、文書的整理、歸檔、完善工作。其次，檔案管理制度難以落實。部分檔案管理工作人員，因查閱不便就不愿意提供檔案借閱;部分檔案管理工作人員把檔案材料隨意擺放，整體秩序較為雜亂;部分檔案歸檔登記后，沒有按工作流程進(jìn)行統(tǒng)一的登記管理，導(dǎo)致一些檔案材料丟失。

3.檔案管理工作人員素質(zhì)有待提升

中職學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)的提高是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范與創(chuàng)新的根本所在。但當(dāng)前，中職學(xué)校對于檔案管理人員素質(zhì)的提升不夠重視，導(dǎo)致檔案管理專職人員較少，年齡偏大，人員素質(zhì)不高，專業(yè)不合理，且存在工作積極性不高等問題。尤其是檔案管理中信息化人才嚴(yán)重缺乏，缺少檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)科班出身的人員，有些對檔案業(yè)務(wù)精通的人員不懂計算機(jī)等信息化技術(shù)，對信息化技術(shù)熟悉的人員又是檔案業(yè)務(wù)的門外漢。同時，相當(dāng)多的檔案管理人員非檔案專業(yè)出身，缺乏基礎(chǔ)的檔案知識和信息化相關(guān)知識。此外，中職學(xué)校專業(yè)的檔案管理人員不多，特別是既懂檔案管理又懂計算機(jī)的人員更少，這些問題嚴(yán)重影響了中職學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

三、基于信息化的中職學(xué)校檔案管理規(guī)范與創(chuàng)新的策略

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，各種各樣的信息技術(shù)被應(yīng)用于學(xué)校管理中。中職學(xué)校也應(yīng)跟隨時代發(fā)展步伐，轉(zhuǎn)變管理意識，加強(qiáng)信息技術(shù)在各項管理工作中的有效應(yīng)用，充分發(fā)揮信息技術(shù)的價值，提升檔案管理效率，促進(jìn)中職學(xué)校的不斷發(fā)展。

1.完善檔案管理相關(guān)制度內(nèi)容

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，需要有全面的檔案管理制度作為基礎(chǔ)支撐，保證檔案管理工作效率與質(zhì)量，減少其中存在的各類管理問題，提升檔案管理信息化建設(shè)水平。首先，中職學(xué)校需科學(xué)制定檔案管理制度。中職學(xué)校要結(jié)合國家相關(guān)檔案管理規(guī)定，根據(jù)學(xué)校情況制定相應(yīng)的管理制度，明確檔案管理相關(guān)職責(zé)，落實責(zé)任到人，確保各司其職，避免管理疏漏，形成完整的管理體系，提升檔案管理的工作效率，為學(xué)校發(fā)展奠定基礎(chǔ)。其次，中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)部門需要對內(nèi)部進(jìn)行協(xié)調(diào)，建設(shè)電子數(shù)據(jù)庫，并且在電子數(shù)據(jù)庫中安裝各類病毒防控軟件，進(jìn)而提升檔案管理信息化建設(shè)體系的安全性。最后，中職學(xué)校檔案管理部門需要制定信息資源管理制度。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，中職學(xué)校檔案管理部門需要制定信息資源管理制度，實現(xiàn)管理過程的現(xiàn)代化、科學(xué)化、準(zhǔn)確化。中職學(xué)校檔案管理部門要積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理制度，提升各個環(huán)節(jié)管理的準(zhǔn)確性。在收集資料階段，需進(jìn)行多次審核;在整理階段，需按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類和排序，逐步完善檔案信息;在匯總階段，需查缺補(bǔ)漏，做好整合;在歸檔階段，應(yīng)將檔案歸檔至準(zhǔn)確位置，避免胡亂放置，要注意檔案保密性。通過完善檔案管理相關(guān)制度，中職學(xué)校檔案管理會更加科學(xué)化和合理化，為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供更多幫助。

2.構(gòu)建在線服務(wù)平臺，提升信息化檔案管理效率

（1）構(gòu)建數(shù)據(jù)管理平臺，加強(qiáng)電子檔案管理。中職學(xué)校檔案管理部門應(yīng)提升對電子檔案管理的重視度，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理平臺，以此為中心，整合檔案資源，逐漸組建成為電子檔案數(shù)據(jù)管理平臺，通過運營管理，為師生提供便捷服務(wù)。數(shù)據(jù)管理平臺可以設(shè)置在檔案室內(nèi)，線上、線下集中管理電子檔案數(shù)據(jù)，高效整合檔案資源信息，結(jié)合信息保密程度設(shè)置權(quán)限，針對不同人群及崗位職務(wù)等分配權(quán)限，為師生提供查詢服務(wù)，在實現(xiàn)資源共享的同時增強(qiáng)信息保密性，提升檔案管理的水平。要設(shè)立檔案管理在線服務(wù)專欄，體現(xiàn)服務(wù)高效性，師生通過用戶端可以在線查找資料，快速獲取信息，提升檔案利用率。檔案管理工作人員應(yīng)耐心向師生講解在線服務(wù)使用方法，提升服務(wù)意識，積極主動工作，明確服務(wù)方向，提升檔案管理質(zhì)量。為實現(xiàn)高效檔案管理目標(biāo)，需加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新化與規(guī)范化研究，探索有效的管理方式，分析檔案管理存在的問題，因地制宜，采取有效的管理方法，積極探索科學(xué)管理模式，創(chuàng)造良好管理條件，從而推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，加快創(chuàng)新化變革。

（2）建立學(xué)校檔案管理網(wǎng)頁，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用價值。中職學(xué)校在互聯(lián)網(wǎng)平臺上可以設(shè)置線上檔案管理網(wǎng)站，為師生提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。要結(jié)合學(xué)校豐富的資源，在網(wǎng)站中設(shè)置檔案管理專門網(wǎng)頁，對各項數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合整理，構(gòu)建檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)，使校園網(wǎng)站內(nèi)容與檔案管理室相連接，在網(wǎng)上可以直接查找檔案資料，了解檔案內(nèi)容，提升檔案使用效率，為師生提供便利的在線服務(wù)。

3.完善電子檔案收集、整理、歸檔等管理工作

完善電子檔案管理相關(guān)工作，需要在收集階段著手，提升資料的準(zhǔn)確度。電子文件收集方式與紙質(zhì)版檔案收集方式有所差別，需按照不同類型進(jìn)行收集與整理。如在紙質(zhì)版檔案收集過程中，草稿文件需收錄其中，使其在日后資料檢索及溯源中發(fā)揮參考作用。因草稿文件并無正式文件功能，電子版檔案管理則不收錄草稿文件。草稿文件作為輔助性資料，紙質(zhì)版與電子版資料相結(jié)合，才能夠更全面地呈現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)。因此，在收集與整理檔案內(nèi)容時，需注意電子文件與紙質(zhì)文件的整合與復(fù)制，避免因其中一種資料的丟失導(dǎo)致資料不完整。在檔案歸檔階段，管理人員需確定電子文件的屬性，將電子文件由存儲器復(fù)制至脫機(jī)可運行的儲存載體之中，保障資料可長期保存。如需采用儲存載體進(jìn)行電子文件的傳遞，則需要應(yīng)用輔助性工具，雙重備份電子文件，形成紙張備份以及電子光盤備份，分別管理，避免重要資料的丟失。現(xiàn)階段，為便于檔案的保管與使用，中職學(xué)校檔案管理一般分為兩種形式，一種由相應(yīng)的檔案管理部門統(tǒng)一進(jìn)行保管，一種由相關(guān)管理部門保管。為保障電子檔案真實、準(zhǔn)確，避免被人惡意篡改，在歸檔時應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的文件格式存儲，文檔格式采用txt或doc，數(shù)據(jù)采用dbf，圖像采用jpg等格式。在歸檔文件時，需嚴(yán)格按照電子文件的運行要求操作，避免錯誤操作。

4.培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)能力

中職學(xué)校檔案管理工作應(yīng)配備專職人員，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，提高其熟練運用信息技術(shù)的能力。首先，要提高檔案管理人員信息技術(shù)的能力。中職學(xué)校檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識，提升對檔案管理信息化建設(shè)的重視度，利用信息化的技術(shù)手段對檔案進(jìn)行有效的管理，能夠在信息化條件下熟練操作檔案收集、錄入、整理，把傳統(tǒng)的檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合，更好地為中職學(xué)校服務(wù)。其次，培養(yǎng)檔案管理人員的保密與安全意識。中職學(xué)校檔案管理中會涉及到個人信息及工作信息，檔案管理人員應(yīng)設(shè)立查詢權(quán)限，注重資料保密性。中職學(xué)校要培養(yǎng)檔案管理人員良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)檔案管理人員檔案事業(yè)心和責(zé)任感，絕不讓一份該歸檔的材料漏歸檔，也絕不讓一份虛假材料進(jìn)入檔案。最后，要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)。中職學(xué)校要建立良好的培訓(xùn)機(jī)制，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過講座、知識小競賽等形式對檔案管理的新政策、新制度進(jìn)行學(xué)習(xí)。同時，中職學(xué)校不但要增加檔案管理人員業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，提高其綜合分析能力，還要加強(qiáng)檔案管理人員計算機(jī)基礎(chǔ)知識和檔案管理系統(tǒng)知識的培訓(xùn)，努力使中職學(xué)校檔案管理人員成為既掌握檔案業(yè)務(wù)知識，又熟悉計算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是中職學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，在中職學(xué)校的發(fā)展過程中起著至關(guān)重要的作用。在信息化背景下，中職學(xué)校應(yīng)重視檔案管理的規(guī)范與創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理制度，以信息技術(shù)為媒介，構(gòu)建在線服務(wù)平臺，提升信息化檔案管理效率，完善電子檔案收集、整理、歸檔等管理工作，提升檔案管理人員專業(yè)能力和素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升。

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Research on the Standardization and Innovation of Archives Management in Secondary Vocational

Schools Based on Informatization

Ma Conglin

（Qingdao Gaoxin Vocational School， Shandong Province， Qingdao 266101， China）

Abstract： File management is an important part of teaching management in secondary vocational schools，it is an important data support in the management and operation of secondary vocational schools. The rapid development of information technology not only brings opportunities but also many challenges to archives informatization. How to resolve the challenges encountered in the standardization and innovation of archives management in secondary vocational schools has become an important research topic for archives managers. This paper expounds the significance of archives management standardization and innovation in secondary vocational schools based on informatization， and discusses the strategies of archives management standardization and innovation in secondary vocational schools， in order to improve the informatization level of archives management in secondary vocational schools and promote the steady development of secondary vocational education.

Key words： secondary vocational school; archives management; standard; innovation; promotion of information technology