關(guān)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的探究

趙瑞

江蘇省淮安市第一人民醫(yī)院 江蘇 淮安 223300

在“科技興院”戰(zhàn)略提出后，醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備方面投入了大量的資金，不僅購買了多種醫(yī)療設(shè)備，還引進(jìn)了很多先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，既增加了醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量，也豐富了醫(yī)療設(shè)備的種類。采用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備檔案對醫(yī)院而言十分關(guān)鍵，有效的管理醫(yī)療設(shè)備檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

1 醫(yī)院建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的建立可以為領(lǐng)導(dǎo)、采購人員引進(jìn)設(shè)備或采購設(shè)備提供引進(jìn)證據(jù)、采購證據(jù)，并且領(lǐng)導(dǎo)和采購人員可以根據(jù)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案來更新設(shè)醫(yī)療設(shè)備。先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備不僅有著良好的功能，其價格也較為昂貴，為了避免醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)閑置或使用價值較低現(xiàn)象的出現(xiàn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和采購人員要探討醫(yī)療設(shè)備的使用價值、為醫(yī)院帶來的效益等，建立設(shè)備檔案，從而為采購工作或引入工作的進(jìn)行提高參考[1]。醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備在使用過程中，不僅需要維護(hù)保養(yǎng)，還可能會出現(xiàn)故障，需要維修，不論是維護(hù)保養(yǎng)還是維修，所建立的醫(yī)療設(shè)備檔案都可以為其提供參考數(shù)據(jù)。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的必要性

網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展速度很快，在網(wǎng)絡(luò)信息化的高速發(fā)展下，當(dāng)前已進(jìn)入信息化社會。信息化社會中的很多行業(yè)在朝著信息化方向不斷發(fā)展，醫(yī)療器械行業(yè)也不例外。在實行論證招標(biāo)后，醫(yī)院出現(xiàn)了各種各樣的醫(yī)療設(shè)備檔案，如：文字檔案、審批檔案等。醫(yī)院的設(shè)備科以往在對設(shè)備的出入庫、采購、維修等進(jìn)行記錄時，主要采用了人工記賬方式，這種記錄方式需要耗費(fèi)記錄人員大量的時間與精力，并且無法將醫(yī)療設(shè)備在使用過程中的數(shù)據(jù)所記錄下來，無法為醫(yī)療設(shè)備的維修與維護(hù)提供動態(tài)性的數(shù)據(jù)，對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作帶來了一定的困難。醫(yī)院若想加快現(xiàn)代化發(fā)展速度，必要實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理。

在管理方面，當(dāng)前醫(yī)院已經(jīng)使用了多種自動化，如辦公自動化、信息自動化、實驗系統(tǒng)自動化、財務(wù)管理自動化等。醫(yī)院信息化、自動化的發(fā)展在很大程度上推動了醫(yī)療設(shè)備檔案管理模式的改革，為醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的實現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。醫(yī)院不僅要做好對醫(yī)療設(shè)備出庫入庫的動態(tài)化管理，還要做好對設(shè)備維修維護(hù)的動態(tài)化管理，既要提高醫(yī)療設(shè)備建檔和歸檔的自動化，也要提高醫(yī)療設(shè)備檔案查閱的自動化。醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理優(yōu)勢表現(xiàn)在多個方面，如：管理效率方面、調(diào)閱方面等，并且電子檔案可以備份，即使機(jī)器遭受損壞，若在其他處有備份，資源依然不會丟失。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案的建檔過程

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的建檔過程主要分為以下三個階段：

醫(yī)療設(shè)備申請采購、論證、驗收是建檔的第一階段，建檔第一階段形成的音像資料、文件主要有：醫(yī)療設(shè)備申請報告、醫(yī)療設(shè)備論證報告、醫(yī)療設(shè)備調(diào)研考察報告、采購項目申請文件、招投標(biāo)文件、醫(yī)療設(shè)備驗收圖片、醫(yī)療設(shè)備驗收錄像圖片、醫(yī)療設(shè)備使用說明文件等，確保設(shè)備的來源可以追蹤[2]。

設(shè)備驗收后的運(yùn)行階段是建檔的第二階段。建檔第二階段主要產(chǎn)生各種記錄和各種報告，主要記錄和主要報告有：設(shè)備維修記錄、設(shè)備維修記錄、計量質(zhì)量控制檢測記錄等，這些記錄檔案的存在為醫(yī)療設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、維修提供了參考。

醫(yī)療設(shè)備報廢是建檔的第三階段。建檔第三階段形成的文件資料主要有：醫(yī)療設(shè)備報廢單、醫(yī)療設(shè)備報廢審批文件等，這些文件有利于追蹤醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)的去向。

建檔的第一階段、建檔的第二階段中多種文件為靜態(tài)檔案，如：醫(yī)療設(shè)備報廢單、醫(yī)療設(shè)備合格證書、醫(yī)療設(shè)備說明書等，靜態(tài)檔案的顯著特點是建檔人員在收集資料信息并錄入計算機(jī)后，在無特殊下情況下，不會對其進(jìn)行更改。建檔的第二階段為動態(tài)檔案，其是醫(yī)療設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)兩項記錄，一項記錄是設(shè)備使用記錄，另一項記錄是設(shè)備維修記錄，檔案工作在提交這兩項記錄時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行總結(jié)，確保醫(yī)療設(shè)備檔案具有真實性、完整性、有效性。

4 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的內(nèi)容

4.1 商務(wù)部分

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的商務(wù)部分主要分為兩個環(huán)節(jié)，兩個環(huán)節(jié)分別是采購計劃管理環(huán)節(jié)、設(shè)備購置管理環(huán)節(jié)等。

4.1.1 采購計劃管理。申請報告采購醫(yī)療設(shè)備的科室將醫(yī)療設(shè)備的電子申購單提交到信息系統(tǒng)中，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備管理部門在收到申購單后，與醫(yī)療設(shè)備管理部門一起對醫(yī)療設(shè)備購置的可行性進(jìn)行調(diào)研，若具有購置可行性，還需要制定醫(yī)療設(shè)備采購計劃，并將醫(yī)療設(shè)備購置的可行性調(diào)研報告、采購計劃共同提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處。

4.1.2 醫(yī)療設(shè)備購置管理。收集市場中多個醫(yī)療設(shè)備供貨商的信息，整理醫(yī)療設(shè)備的規(guī)格信息、功能信息、價格信息等，按照采購計劃中的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件的相關(guān)規(guī)定記錄符合條件的設(shè)備，并做好對醫(yī)療設(shè)備采購合同的管理。

4.2 技術(shù)部分

技術(shù)部分分為以下幾個環(huán)節(jié)：

4.2.1 固定資產(chǎn)的管理。在完成醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的驗收工作后，需要在規(guī)定的時間，對固定資產(chǎn)進(jìn)行建卡，將醫(yī)療設(shè)備的多項參數(shù)錄入到計算機(jī)中，如：設(shè)備名稱、設(shè)備生產(chǎn)廠家、設(shè)備金額、設(shè)備的正式使用日期等。在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，需要錄入醫(yī)療設(shè)備的折舊提取情況、調(diào)動情況等多種情況[3]。

4.2.2 建立健全醫(yī)療設(shè)備電子技術(shù)檔案。在使用醫(yī)療設(shè)備之后，不僅要收集與其相關(guān)的文件，還要對這些相關(guān)文件進(jìn)行整理。醫(yī)療設(shè)備在運(yùn)行后，會出現(xiàn)一些情況，如維修情況、故障情況等，對這些情況應(yīng)計入日常運(yùn)行檔案之中。

4.2.3 實行醫(yī)療設(shè)備報廢的信息化管理。醫(yī)療設(shè)備并不是可以無限期使用，在使用時間達(dá)到一定程度后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對其給予報廢處理。在醫(yī)療設(shè)備達(dá)到使用年限后，使用醫(yī)療設(shè)備的科室應(yīng)當(dāng)對設(shè)備申請報廢單進(jìn)行填寫，按照相關(guān)的流程進(jìn)行報廢，特別是一些特殊性的醫(yī)療設(shè)備，更應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行報廢，并完整的記錄報廢情況[4]。

4.2.4 實行設(shè)備效益分析的信息化管理。設(shè)備效益分析管理是醫(yī)療設(shè)備信息化管理過程中不可缺少的一項管理工作，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立設(shè)備效益分析管理系統(tǒng)，不僅對設(shè)備的收入數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，還要對設(shè)備的支出數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，將其與固定性資產(chǎn)提取緊緊地聯(lián)系在一起，從而真實地展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的使用情況。

5 醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的實現(xiàn)

對于建檔中所產(chǎn)生的文檔資料錄入醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中即醫(yī)療設(shè)備檔案信息化，其可以加快檔案信息的補(bǔ)充速度、登記速度、檢索速度等，便于后期多種工作的展開，如：檔案維修工作、檔案調(diào)閱工作等。醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理模式建立在醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺的基礎(chǔ)上，其既可以對檔案進(jìn)行輸出，也可以對檔案進(jìn)行輸入。醫(yī)院在購置醫(yī)療設(shè)備、報廢醫(yī)療設(shè)備過程中會出現(xiàn)很多靜態(tài)檔案，這些靜態(tài)檔案主要有：紙質(zhì)文件、審批文件、光盤資料、影像資料等多種資料，紙質(zhì)類的資料錄入檔案管理平臺，是通過數(shù)字電子影像技術(shù)所進(jìn)行的，紙質(zhì)類資料被錄入檔案管理平臺后，既便于管理，也便于檢索，而光盤資料與影像治療則可以通過電子文檔的方式直接錄入到檔案管理平臺中[5]。

在醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行過程中，特別是醫(yī)療設(shè)備的維修與維護(hù)保養(yǎng)環(huán)節(jié)，產(chǎn)生了大量動態(tài)檔案。動態(tài)檔案最大的特點是具有隨機(jī)性，其隨機(jī)性表現(xiàn)在多個方面，如設(shè)備故障時間方面、設(shè)備故障種類方面等。對醫(yī)療設(shè)備的維修檔案、維護(hù)檔案進(jìn)行信息化管理，不僅便于開展醫(yī)療設(shè)備故障分析工作，還有利于開展設(shè)備故障預(yù)防工作。實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的維修動態(tài)化、維護(hù)動態(tài)化，可以提高多項工作的效率，如：統(tǒng)計工作、查詢工作等。以下是醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)信息化管理的三大步驟：

醫(yī)院使用醫(yī)療設(shè)備的科室發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障問題后，應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)絡(luò)上申請報修，醫(yī)療設(shè)備維護(hù)維修申報單中應(yīng)具有的主要內(nèi)容有：醫(yī)療設(shè)備名稱、醫(yī)療設(shè)備使用科室、醫(yī)療設(shè)備的維修維護(hù)申請人員名字、故障問題描述等。

醫(yī)院的設(shè)備科在維修之前應(yīng)仔細(xì)的查看報修單，根據(jù)報修單中的故障問題，對設(shè)備進(jìn)行檢查，檢查醫(yī)療設(shè)備是否存在故障問題以及存在的具體故障問題，預(yù)測維修時間與維修費(fèi)用，并將這些信息反饋至相關(guān)科室[6]。

設(shè)備故障維修人員在結(jié)束醫(yī)療設(shè)備的故障維修工作后，應(yīng)當(dāng)對醫(yī)療設(shè)備維修故障記錄進(jìn)行細(xì)致的填寫，主要填寫的內(nèi)容有：醫(yī)療設(shè)備故障產(chǎn)生的原因、醫(yī)療設(shè)備故障類型、醫(yī)療設(shè)備維修人員的名字、醫(yī)療設(shè)備故障的維修時間、醫(yī)療設(shè)備故障維修需要的費(fèi)用等，若醫(yī)療設(shè)備是由醫(yī)院外的人員所維修，維修單位應(yīng)當(dāng)向醫(yī)院出具醫(yī)療設(shè)備維修報告。在醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行維修過程中，醫(yī)院的設(shè)備科應(yīng)實時更新醫(yī)療設(shè)備的維修狀態(tài)，以便醫(yī)療設(shè)備的使用科室對設(shè)備的維修情況進(jìn)行了解。

6 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理在設(shè)備運(yùn)行過程中的應(yīng)用

醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理在醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行過程中的應(yīng)用主要表現(xiàn)在以下兩方面：

6.1 通過醫(yī)療設(shè)備檔案資料共享模式開展設(shè)備在線培訓(xùn)

醫(yī)院將醫(yī)療設(shè)備的說明書、操作視頻資料等錄入醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中，操作醫(yī)療設(shè)備的人員可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備信息的在線閱讀。設(shè)備在線培訓(xùn)在很大程度上促進(jìn)了培訓(xùn)效率的提高，增進(jìn)了醫(yī)療設(shè)備操作人員對醫(yī)療設(shè)備的了解，減少了操作失誤的出現(xiàn)[7]。

6.2 促進(jìn)了醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)工作的高效化、動態(tài)化

醫(yī)療設(shè)備的維修記錄檔案可以幫助維修人員對設(shè)備的故障進(jìn)行快速的診斷，醫(yī)療設(shè)備在使用后多個方面會出現(xiàn)變化，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對設(shè)備的各種狀態(tài)進(jìn)行記錄，構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備動態(tài)化管理模式，從而提高醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)工作的高效化和動態(tài)化。

7 結(jié)束語

通過以上描述可以看出，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理是醫(yī)院發(fā)展的必然要求，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理工作，樹立科學(xué)的檔案管理理念，做好這項工作。