基于全流程管理的醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)踐

蔣峰 韓昌 王小靜

寧夏回族自治區(qū)人民醫(yī)院 寧夏 銀川 750000

醫(yī)用耗材泛指醫(yī)院在為患者提供醫(yī)療服務(wù)的過程中，所應(yīng)用的各種人體植入物品、一次性衛(wèi)生材料或者接受全面消毒處理之后能再應(yīng)用到醫(yī)療過程中的各種醫(yī)療器械物[1]，直接關(guān)系到臨床診療的安全、可靠與效能。醫(yī)用耗材的使用直接關(guān)系到臨床診療的安全、可靠與效能，因此需要進(jìn)行規(guī)范、嚴(yán)格、科學(xué)的管理[2]。作為醫(yī)用耗材使用單位的醫(yī)院，如何實(shí)現(xiàn)耗材管理信息系統(tǒng)與其他相關(guān)信息系統(tǒng)整合后的信息互聯(lián)互通，才能做到采購、配送、儲備、使用、監(jiān)管、追溯、評價(jià)等各環(huán)節(jié)的體系化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管控。作者就所在三甲醫(yī)院在現(xiàn)有信息系統(tǒng)環(huán)境下，結(jié)合相關(guān)政策法規(guī)和醫(yī)院制度流程，實(shí)現(xiàn)從需求申請、資質(zhì)審核、遴選準(zhǔn)入、招標(biāo)議價(jià)、合同簽訂、字典維護(hù)，直至采購入庫的基于全流程管理的醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)踐進(jìn)行探討。

1 以問題為導(dǎo)向循證醫(yī)用耗材管理中存在的問題

影響醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端的主要問題是申購審批系統(tǒng)資質(zhì)管理系統(tǒng)維護(hù)醫(yī)院與供應(yīng)商之間的關(guān)系3個(gè)方面，涉及醫(yī)用耗材使用病區(qū)和科室上報(bào)的采購申請，按照國家相關(guān)法律、管理辦法和行業(yè)規(guī)范，通過國家或省際聯(lián)盟集中帶量采購、政府招標(biāo)采購、多院聯(lián)合招標(biāo)采購和院內(nèi)招標(biāo)采購等多種方式確定產(chǎn)品品牌、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格等信息并簽訂有效采購合同。

自動化OA辦公系統(tǒng)不能與物資供應(yīng)管理系統(tǒng)集成對接，醫(yī)院各類醫(yī)用耗材申請、審批流程不能形成閉環(huán)管理，難以保證“陽光采購”的執(zhí)行，強(qiáng)化醫(yī)用耗材的監(jiān)督管理路徑不能形成阻隔。

在執(zhí)行國家最新修訂的《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》的過程中，涉及醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊與備案，醫(yī)療器械生產(chǎn)、經(jīng)營與使用等問題信息量大，使用傳統(tǒng)模式進(jìn)行檔案管理，存在數(shù)量多，變更快，查找難以及相關(guān)資質(zhì)證照收集、整理困難，逾期失效證照缺少預(yù)警機(jī)制等缺點(diǎn)。醫(yī)用耗材合同和字典庫受產(chǎn)品、生產(chǎn)廠家及供應(yīng)商的資質(zhì)授權(quán)等因素影響，對供應(yīng)商資質(zhì)、信息變更等無法進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和監(jiān)控，直接影響醫(yī)用耗材的穩(wěn)定供應(yīng)和質(zhì)量保障。

醫(yī)院的物資系統(tǒng)處于一級庫房的進(jìn)銷存管理狀態(tài)，難以支撐醫(yī)院診療業(yè)務(wù)的發(fā)展運(yùn)營，臨床科室的二級庫房在醫(yī)用耗材使用過程中監(jiān)管力度不足，無法實(shí)時(shí)核銷，醫(yī)用耗材溯源管理困難。無論字典庫的擴(kuò)展、項(xiàng)目分類、數(shù)據(jù)對比和統(tǒng)計(jì)都存在相當(dāng)多的限制，無法形成連續(xù)的、關(guān)聯(lián)的、可用的信息。

不同部門、不同管理體系的醫(yī)用耗材產(chǎn)品注冊名稱和編碼、醫(yī)保目錄的名稱和編碼、陽光掛網(wǎng)的名稱和編碼、物價(jià)收費(fèi)的名稱和編碼等等不能實(shí)現(xiàn)銜接，增加了醫(yī)用耗材招標(biāo)采購、醫(yī)保統(tǒng)籌支付、物價(jià)管理監(jiān)測等工作的難度。

2 醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)踐

醫(yī)用耗材前端系統(tǒng)流程包括審批、資質(zhì)檔案管理、采購計(jì)劃生成、VMI補(bǔ)貨、統(tǒng)計(jì)分析、信息發(fā)布、考核評價(jià)等功能。為了實(shí)現(xiàn)對醫(yī)用耗材從審批到使用全流程的信息化管理，我院在原有藥品供應(yīng)鏈系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將在用的辦公自動化（OA）系統(tǒng),醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）系統(tǒng)，供應(yīng)商ERP等系統(tǒng)連接起來，設(shè)計(jì)改造為醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端系統(tǒng)，通過多個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)勢整合，從而實(shí)現(xiàn)了全過程、全周期、全透明的信息化管理。

2.1 辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)申購與審批

2.1.1 通過OA系統(tǒng)完成申購審批程序?；卺t(yī)用耗材的專業(yè)性、多樣性和復(fù)雜性導(dǎo)致的采購申請與審批渠道多特征，諸如臨時(shí)使用耗材需經(jīng)過醫(yī)用耗材管理委員會辦公室審批；長期使用耗材需經(jīng)過醫(yī)用耗材管理委員會組織專家論證準(zhǔn)入；外請專家使用耗材需經(jīng)過醫(yī)務(wù)處批準(zhǔn)等問題。為了適應(yīng)不同系統(tǒng)的適用范圍和審批渠道，將所有醫(yī)用耗材申購的行政審批流程保留在OA系統(tǒng)中進(jìn)行。

2.1.2 OA系統(tǒng)端口對接外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)在線查詢功能。醫(yī)用耗材申購流程在OA系統(tǒng)生成后，根據(jù)不同審批部門設(shè)定審批狀態(tài)，內(nèi)容包括產(chǎn)品是否能收費(fèi)、是否在醫(yī)保報(bào)銷范圍、是否在陽光采購平臺掛網(wǎng)、是否在集中帶量采購中選目錄、是否限制性使用等，并在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中建立項(xiàng)目記錄。有相關(guān)權(quán)限的部門和企業(yè)能夠通過接口實(shí)時(shí)同步OA流程中的審批狀態(tài)和招（議）標(biāo)結(jié)果的在線查詢。

2.1.3 同步實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的全部后續(xù)流程。在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中完成的后續(xù)流程包括資質(zhì)的維護(hù)和審核、招（議）標(biāo)中標(biāo)通知書的生成和發(fā)布、合同的簽訂和上傳、耗材字典的維護(hù)和對碼等。OA系統(tǒng)在所有醫(yī)用耗材的申購流程審核通過后，可同步實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的后續(xù)流程，從而保障了招（議）標(biāo)結(jié)果公示后醫(yī)院經(jīng)濟(jì)部門和合作企業(yè)能夠一次性完成招（議）標(biāo)程序，并根據(jù)類別簽訂一次性總價(jià)合同或長期供貨合同。

2.2 醫(yī)院信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的資質(zhì)管理

2.2.1 供應(yīng)商資質(zhì)填報(bào)按照系統(tǒng)分配的賬號登錄。醫(yī)用耗材招（議）標(biāo)的過程在線下完成，招標(biāo)辦公室公示招標(biāo)結(jié)果的同時(shí)，將申購項(xiàng)目與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行關(guān)聯(lián)，供應(yīng)商按照系統(tǒng)分配的賬號登錄后按要求上傳資質(zhì)文件、填報(bào)資質(zhì)效期、完善產(chǎn)品信息。

2.2.2 供應(yīng)商資質(zhì)填報(bào)的四部分內(nèi)容全部符合。一是供應(yīng)商檔案，包括營業(yè)執(zhí)照、法人身份證、印章印模、供貨質(zhì)量承諾書、業(yè)務(wù)員授權(quán)、經(jīng)營許可證、經(jīng)營備案憑證等；二是生產(chǎn)企業(yè)檔案，包括生產(chǎn)廠家授權(quán)、生產(chǎn)許可證、生產(chǎn)備案憑證等；三是產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品注冊證、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)報(bào)告；四是采購/供貨檔案（批次），包括隨貨同行單、檢驗(yàn)報(bào)告、合格證、進(jìn)口產(chǎn)品報(bào)關(guān)單、進(jìn)口產(chǎn)品報(bào)關(guān)裝箱單等。前三部分信息在合同簽訂前提交并由檔案管理員審核后歸檔保存，第四部分信息在送貨前提交并由質(zhì)量驗(yàn)收員審核后歸檔保存。

2.2.3 供應(yīng)商資質(zhì)遞交的檔案資料真實(shí)可靠。供應(yīng)商遞交的醫(yī)用耗材所有檔案均可通過物資編碼、注冊證編號、合同編號相互關(guān)聯(lián)，還包括相同產(chǎn)品的歷史關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)。

2.3 醫(yī)院信息系統(tǒng)維護(hù)醫(yī)院與供應(yīng)商之間的關(guān)系

2.3.1 醫(yī)院與供應(yīng)商簽訂合同。醫(yī)用耗材的合同簽訂由醫(yī)用耗材管理部門根據(jù)中標(biāo)通知書內(nèi)容，審核完善合同清單，并按制式模板生成合同，合同線下簽訂的同時(shí)財(cái)務(wù)部門維護(hù)耗材字典。

2.3.2 供應(yīng)商上傳合同電子版。合同簽訂后，供應(yīng)商按要求上傳合同電子版，合同編號與中標(biāo)通知書編號、物資編號關(guān)聯(lián)，形成完整、連續(xù)、準(zhǔn)確、可查詢、可監(jiān)管、可預(yù)警的產(chǎn)品檔案。合同管理模塊還支持到期提醒和合并續(xù)簽等功能。

2.3.3 醫(yī)院與供應(yīng)商形成對應(yīng)關(guān)系。供應(yīng)商與醫(yī)院建立合同關(guān)系后，根據(jù)醫(yī)院分配賬號登錄供應(yīng)鏈系統(tǒng)，能夠查詢到有效合同關(guān)聯(lián)的醫(yī)院耗材字典。供應(yīng)商在供貨前，需要根據(jù)國家醫(yī)保醫(yī)用耗材分類與代碼將醫(yī)院的耗材編碼和供應(yīng)商的耗材編碼關(guān)聯(lián)，建立唯一對應(yīng)關(guān)系，確保供應(yīng)商庫存信息、隨貨同行單與醫(yī)院耗材字典一致。

2.4 物資供應(yīng)鏈ERP等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的配送功能

供應(yīng)商通過ERP系統(tǒng)發(fā)送隨貨同行單和有效資質(zhì)文件，醫(yī)院質(zhì)量驗(yàn)收員驗(yàn)收通過后，直接確認(rèn)隨貨同行單，通過系統(tǒng)接口在HIS系統(tǒng)中直接生成質(zhì)量驗(yàn)收單，完成入庫手續(xù)。

2.4.1 可獨(dú)立收費(fèi)的低值耗材?？瑟?dú)立收費(fèi)的低值耗材，采取選擇時(shí)間段計(jì)費(fèi)數(shù)量，統(tǒng)計(jì)生成采購計(jì)劃并按產(chǎn)品供應(yīng)商自動發(fā)送采購清單。

2.4.2 不可獨(dú)立收費(fèi)的低值耗材。不可獨(dú)立收費(fèi)的低值耗材，采取選擇時(shí)間段內(nèi)提取的臨床科室申請單，匯總后生成采購計(jì)劃，并向相應(yīng)供應(yīng)商發(fā)送采購單。

2.4.3 高值耗材。高值耗材通過設(shè)定庫存上下限，制定VMI補(bǔ)貨計(jì)劃，補(bǔ)貨計(jì)劃審批通過后，供應(yīng)商按計(jì)劃配送。

3 醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)踐的討論

3.1 優(yōu)化對醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端信息系統(tǒng)整合是實(shí)現(xiàn)全過程關(guān)鍵

將耗材供應(yīng)鏈前端系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)、OA系統(tǒng)集成，形成合力，為醫(yī)院優(yōu)化醫(yī)用材料管理流程，提高工作效率，提供了一種新的模式[3-4]。本文將醫(yī)院在用的辦公自動化（OA）系統(tǒng)，醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）系統(tǒng)，供應(yīng)商ERP等系統(tǒng)連接起來，設(shè)計(jì)改造為醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)申購與審批，醫(yī)院信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的資質(zhì)管理，醫(yī)院信息系統(tǒng)維護(hù)醫(yī)院與供應(yīng)商之間的關(guān)系3部分功能的集合，探索實(shí)踐了“OA系統(tǒng)申購審批HIS系統(tǒng)資質(zhì)管理HIS系統(tǒng)維護(hù)醫(yī)院與供應(yīng)商之間的關(guān)系”的醫(yī)用耗材前端信息化管理，實(shí)現(xiàn)了管理學(xué)原理上的封閉式、無縫隙管理。

3.2 醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端發(fā)揮國家治理高值醫(yī)用耗材的前哨作用

高值醫(yī)用耗材屬于直接作用于人體、對安全性有嚴(yán)格要求、臨床使用量大、價(jià)格相對較高、患者負(fù)擔(dān)費(fèi)用重的醫(yī)用耗材[5]。醫(yī)用耗材管理的定義是“醫(yī)療機(jī)構(gòu)以病人為中心，以醫(yī)學(xué)科學(xué)為基礎(chǔ)，對醫(yī)用耗材的采購、儲存、使用、追溯、監(jiān)測、評價(jià)、監(jiān)督等全過程進(jìn)行有效組織實(shí)施與管理，以促進(jìn)臨床科學(xué)、合理使用醫(yī)用耗材的專業(yè)技術(shù)服務(wù)和相關(guān)的醫(yī)用耗材管理工作，是醫(yī)療管理工作的重要組成部分”[6]。提示我們在全過程管理之中，對醫(yī)用耗材的采購、儲存、使用、追溯、監(jiān)測、評價(jià)、監(jiān)督尤為重要，構(gòu)成了全面深入治理高值醫(yī)用耗材，規(guī)范醫(yī)療服務(wù)行為，控制醫(yī)療費(fèi)用不合理增長，維護(hù)人民群眾健康權(quán)益的前置性管理?xiàng)l件。醫(yī)療機(jī)構(gòu)耗材管理信息系統(tǒng)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)其他相關(guān)信息系統(tǒng)整合，將高值醫(yī)用耗材相關(guān)企業(yè)及其從業(yè)人員誠信經(jīng)營和執(zhí)業(yè)情況納入信用管理體系，加強(qiáng)對失信行為的記錄、公示和預(yù)警，可發(fā)揮強(qiáng)化履約管理的更大作用。

3.3 辦公自動化（OA）系統(tǒng)發(fā)揮了醫(yī)用耗材管理的“陽光平臺”作用

醫(yī)用耗材采購屬于市場經(jīng)濟(jì)范疇，市場經(jīng)濟(jì)最鮮明的特點(diǎn)就是開放性發(fā)展，OA自動化系統(tǒng)在得到充分的發(fā)展之后，服務(wù)范圍由行政內(nèi)部擴(kuò)展到了系統(tǒng)各個(gè)組織活動，同時(shí)也為企業(yè)與客戶的交流反饋、企業(yè)間的信息交流、協(xié)調(diào)管理組織內(nèi)部各級提供了高效率的工作平臺。醫(yī)用耗材采購需要“公開、透明”管理手段，醫(yī)院OA系統(tǒng)的便捷、高效、公開，實(shí)現(xiàn)了信息采集、處理，達(dá)到資源共享、辦公自動化處理，具有醫(yī)用耗材信息透明化“陽光平臺”的作用。醫(yī)院可通過OA 系統(tǒng)“陽光平臺”優(yōu)化醫(yī)用耗材品種結(jié)構(gòu)，執(zhí)行“采購、 配送、使用、結(jié)算、支付”全流程精準(zhǔn)、實(shí)時(shí)、 閉環(huán)監(jiān)控管理，隔斷腐敗污染源。

4 結(jié)束語

將醫(yī)院在用的辦公自動化(office automatiom, OA)系統(tǒng)，醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system, HIS）系統(tǒng)，供應(yīng)商ERP等系統(tǒng)連接起來，設(shè)計(jì)改造為醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前端系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材從申購到耗材字典錄入流程的信息化，打通了醫(yī)療機(jī)構(gòu)與供應(yīng)商之間的信息壁壘，便捷透明的實(shí)現(xiàn)從供應(yīng)商庫存轉(zhuǎn)化為醫(yī)院庫存的過程，為醫(yī)院真正實(shí)現(xiàn)零庫存管理提供技術(shù)支持。同時(shí)，配合支付和金融平臺的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)節(jié)約成本和供應(yīng)商回款加快的雙贏模式，形成規(guī)范、快捷、互信的供應(yīng)鏈體系。同時(shí)，發(fā)揮了OA 系統(tǒng)“陽光平臺”優(yōu)化醫(yī)用耗材品種結(jié)構(gòu)，執(zhí)行“采購、 配送、使用、結(jié)算、支付”全流程精準(zhǔn)、實(shí)時(shí)、 閉環(huán)監(jiān)控管理，隔斷腐敗污染源。