公司數(shù)字化后勤服務(wù)系統(tǒng)研究

黃力遙 朱夢(mèng)月 李仁鐸

摘要：在企業(yè)管理過(guò)程中，信息化與數(shù)字化的管理方式取得了顯著的管理成果，應(yīng)用范圍也不斷擴(kuò)張。基于此，本文就信息化與數(shù)字化管理在企業(yè)后勤系統(tǒng)中的應(yīng)用展開(kāi)簡(jiǎn)要分析，主要介紹了在后勤辦公系統(tǒng)、供電監(jiān)控與給水監(jiān)控系統(tǒng)、綜合服務(wù)熱線管理系統(tǒng)中的相關(guān)應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息化;數(shù)字化;辦公信息系統(tǒng)

前言：

信息化和數(shù)字化在現(xiàn)代管理方式當(dāng)中具有重要作用，在各個(gè)領(lǐng)域都有所應(yīng)用，如工業(yè)生產(chǎn)中的設(shè)備管理與控制、金融管理中的微機(jī)化管理等。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中，后勤是企業(yè)的保障，為企業(yè)的健康運(yùn)營(yíng)與發(fā)展提供諸多支持力量，因此，創(chuàng)新企業(yè)后勤系統(tǒng)的管理方式，將數(shù)字化與信息化應(yīng)用其中，從而有效提升企業(yè)管理效率。一、在企業(yè)后勤辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用企業(yè)后勤辦公系統(tǒng)中應(yīng)用信息化與數(shù)字化管理，主要是依托公司整體的辦公信息系統(tǒng)。構(gòu)建完備的后勤辦公信息系統(tǒng)，能夠?yàn)楹笄诠芾砀鱾€(gè)部門(mén)之間的信息交流提供更加便捷、有效的平臺(tái)，管理層向基層管理部門(mén)以郵件、文件等形式，通過(guò)平臺(tái)發(fā)布系統(tǒng)，及時(shí)傳遞管理意見(jiàn)與工作思想，確保企業(yè)后勤各個(gè)部門(mén)的緊密聯(lián)系，使文件傳達(dá)更加高效。

建立完善的綜合管理體系，并結(jié)構(gòu)建信息發(fā)布平臺(tái)，管理體系在構(gòu)建過(guò)程中應(yīng)以質(zhì)量管理、環(huán)境管理、職業(yè)安全監(jiān)控管理以及測(cè)量管理作為體系核心內(nèi)容，并以此不斷改進(jìn)、完善體系。在后勤辦公信息系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)面臨文件改版或更新等問(wèn)題，為保障系統(tǒng)運(yùn)行的流暢性，構(gòu)建信息發(fā)布平臺(tái)，將文件發(fā)布獨(dú)立于管理體系。信息發(fā)布平臺(tái)的構(gòu)建，也在一定程度上提升了文件更新與執(zhí)行的效率，維護(hù)了管理體系的時(shí)效性與可靠性。

工作流程與檔案的規(guī)范化管理。在工作流程與檔案管理部分，應(yīng)用信息化和數(shù)字化管理，對(duì)提升后勤管理工作效率具有重要意義，尤其在大型企業(yè)當(dāng)中，涉及到企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)歷年產(chǎn)品相關(guān)文件、員工管理信息等多種檔案類(lèi)型，檔案數(shù)量也較為龐大。在大型企業(yè)當(dāng)中，企業(yè)各部分的工作相互獨(dú)立，但也相互連接，通過(guò)信息化和數(shù)字化管理，利用信息發(fā)布平臺(tái)，不但能將企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行緊密聯(lián)系，還能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化、規(guī)范化管理，方便各個(gè)部門(mén)的相關(guān)查閱工作。在檔案規(guī)范部分，可將其進(jìn)行有效分類(lèi)，簡(jiǎn)化查閱過(guò)程。

1.在企業(yè)后勤供電、給水監(jiān)控系統(tǒng)中的應(yīng)用

企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中的電能供應(yīng)是企業(yè)能量消耗的重要部分，特別是生產(chǎn)類(lèi)企業(yè)當(dāng)中，各類(lèi)生產(chǎn)設(shè)備、常備用電設(shè)施等，用電負(fù)荷極大，針對(duì)這一部分的管理，傳統(tǒng)巡檢及維護(hù)的管理方式，管理難度較大，管理效果也并不明顯。為有效解決這一問(wèn)題，一些大型企業(yè)引進(jìn)了電力供應(yīng)遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)，具備遙測(cè)、遙控、遙信與遙調(diào)四項(xiàng)監(jiān)控功能。

充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)設(shè)備、正常用電設(shè)備運(yùn)行等的高壓變電站進(jìn)行綜合監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)集中管理;與此同時(shí)，利用原有網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)，進(jìn)行設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)與安全防范等內(nèi)容進(jìn)行有效監(jiān)控，達(dá)到實(shí)時(shí)監(jiān)控、有效監(jiān)控的管理要求，從而提升管理工作效率，降低后勤管理的人工成本，并在一定程度上加強(qiáng)了企業(yè)用電的安全性。通過(guò)供電監(jiān)控系統(tǒng)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的用電管理，同時(shí)還能對(duì)管理指標(biāo)的

執(zhí)行狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并具備費(fèi)用結(jié)算與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等多項(xiàng)功能，從而為企業(yè)內(nèi)部各個(gè)運(yùn)作環(huán)節(jié)、各個(gè)部門(mén)的電量管理提供了必要條件。

應(yīng)用信息化和數(shù)字化管理，構(gòu)建給水監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，使后勤管理相關(guān)部門(mén)對(duì)企業(yè)內(nèi)部用水狀況隨時(shí)監(jiān)控。在檢測(cè)系統(tǒng)當(dāng)中，具有完備的智能化數(shù)據(jù)分析功能，該功能能夠自動(dòng)進(jìn)行自來(lái)水漏失與用水異常情況進(jìn)行分析與識(shí)別，促使管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部給水設(shè)施出現(xiàn)的跑、滴、漏、冒等現(xiàn)象，綜合分析并決策。

2.在企業(yè)后勤綜合服務(wù)熱線管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

企業(yè)后勤對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，如電、氣的供應(yīng)與維修、綠化、保潔、設(shè)施維修、建筑維修等。服務(wù)范圍廣、服務(wù)內(nèi)容較為繁雜，多種事務(wù)糾纏在一起，管理難度極大。因此，為及時(shí)發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)管理職能的有效實(shí)現(xiàn)，建立綜合服務(wù)熱線管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)中的錄音功能，對(duì)接聽(tīng)調(diào)度員的工作態(tài)度、處理方式進(jìn)行錄音監(jiān)聽(tīng)，從而對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行有效評(píng)價(jià)，及時(shí)提出整改意見(jiàn);另外，利用管理系統(tǒng)對(duì)需要處理的事務(wù)進(jìn)行登記記錄，并跟蹤處理結(jié)果，實(shí)現(xiàn)崗位責(zé)任、崗位權(quán)、利的一一對(duì)應(yīng)，在規(guī)范工作流程的同時(shí)，也有效提升了主要責(zé)任人的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

例如，在進(jìn)行電、氣維修部分的管理過(guò)程當(dāng)中，針對(duì)電、氣報(bào)修服務(wù)，接到報(bào)修電話(huà)的同時(shí)，就應(yīng)做好記錄，明確報(bào)修時(shí)間。在維修服務(wù)結(jié)束之后，需要對(duì)此次維修任務(wù)進(jìn)行有效分析，通過(guò)維修記錄，對(duì)曾經(jīng)的維修工作進(jìn)行分析，了解上次維修時(shí)間與人員，分析故障原因，提出有效的日常維護(hù)意見(jiàn)，控制故障率。針對(duì)此次維修流程，對(duì)維修步驟、使用備件、維修結(jié)果以及報(bào)修人評(píng)價(jià)進(jìn)行綜合記錄，若再次出現(xiàn)故障，方便維修人員了解故障信息。針對(duì)企業(yè)后勤管轄范圍內(nèi)的設(shè)施維修，通過(guò)維修記錄進(jìn)行維修人員評(píng)價(jià)，并將其作為員工技能考核的一部分，與薪資、獎(jiǎng)金相關(guān)聯(lián)，形成人與物的共同管理模式。由此能夠提升后勤管理人員與工作人員的責(zé)任意識(shí)，結(jié)合崗位責(zé)任制，能夠強(qiáng)化值班人員主管能動(dòng)性，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)后勤管理系統(tǒng)的信息化與數(shù)字化管理價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，信息化和數(shù)字化管理在企業(yè)后勤系統(tǒng)中的應(yīng)用，對(duì)提升企業(yè)管理效益起到了重要作用。通過(guò)有效策略，使信息化和數(shù)字化管理完美融合到企業(yè)后勤系統(tǒng)當(dāng)中，能夠在時(shí)間與空間上全面簡(jiǎn)化管理流程，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供更有效的精神與物質(zhì)保障。因此，拓展信息化和數(shù)字化管理在企業(yè)后勤系統(tǒng)中的應(yīng)用范圍，能夠進(jìn)一步加快企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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