抽水蓄能電站基建工程項目檔案管理對策研究

朱夢月 黃力遙 李仁鐸

摘要：抽水蓄能電站具有工程規(guī)模大、建設(shè)周期長、參建單位多、工藝要求高、施工難度大的特點(diǎn)，工程檔案管理工作任務(wù)重、要求高。敘述仙游抽水蓄能電站工程檔案管理中存在的若干問題和系列解決辦法，以及檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建與成效。

關(guān)鍵詞：抽水蓄能電站;工程檔案

抽水蓄能電站具有工程規(guī)模大、建設(shè)周期長、參建單位多、工藝要求高、施工難度大的特點(diǎn)，工程檔案管理工作任務(wù)重、要求高，項目檔案作為工程建設(shè)不可分割的組成部分，具有“不可缺少”的“基礎(chǔ)性”地位，是反映項目建設(shè)和管理水平的重要標(biāo)志。它不僅詳細(xì)記錄了項目建設(shè)全過程，更為電站使用、管理、改（擴(kuò)）建提供了重要依據(jù)，為審計稽查、明確權(quán)屬和維護(hù)合法權(quán)益提供有效憑證。

1工程檔案管理的主要問題及對策

1.1歸檔文件不規(guī)范

工程建設(shè)前期核準(zhǔn)審批涉及部門多，開工后施工單位也多，各單位工程技術(shù)資料經(jīng)常出現(xiàn)不銜接現(xiàn)象，形成的工程檔案不規(guī)范。如：有的文件歸檔不齊全、未形成閉環(huán)，個別案卷分類不準(zhǔn)確、組卷不合理，部分檔案案卷題名擬寫不規(guī)范，個別文件是復(fù)印件歸檔、未注明原件存放位置，有些竣工圖編制粗糙，以及文件編號漏號或重號等。

1.2歸檔整理不專業(yè)

由于客觀原因，多數(shù)專職檔案人員缺乏工程建設(shè)方面的專業(yè)知識，對建設(shè)項目的基本程序不甚了解，在接收工程檔案時對文件材料心中無數(shù)，交多少收多少，收多少整理多少，從而嚴(yán)重影響了歸檔整理質(zhì)量和日后利用效果。同時檔案人員埋頭于日常具體的檔案整理工作，而把檔案整理等同為檔案管理，忽視文件材料產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、積累和歸檔的管理過程，出現(xiàn)被動接收、坐等移交的局面。

1.3檔案管理意識不強(qiáng)

由于工程檔案收集歸檔不及時、不齊全、不完整等原因，長期以來工程日常維護(hù)多數(shù)靠記憶和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，遇到問題時很少想到利用工程檔案去解決問題和判定原因。工程檔案管理利用意識薄弱，給各單位日常工作帶來很多麻煩，同時也造成一些不必要的損失。有些施工單位的工程建設(shè)管理部門是臨時機(jī)構(gòu)，人員流動性大，在工程建設(shè)時以工程臨時交付使用為主要工作目標(biāo)，忽視工程建設(shè)檔案的收集管理工作，沒有嚴(yán)格的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和交接程序，缺乏一定的檔案管理機(jī)制和措施等。以上所述，制約和影響了檔案管理的進(jìn)程，有礙檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和建設(shè)工程檔案的開發(fā)利用。

2強(qiáng)化過程管控，實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)同步

2.1從源頭管控提升歸檔文件質(zhì)量

2.1.1保證歸檔文件質(zhì)量，從監(jiān)理單位和設(shè)計單位提供文件的質(zhì)量管理入手，嚴(yán)格跟蹤檢查。從人員配備、文件版面、施工圖尺寸和折疊方法等均提出統(tǒng)一的規(guī)范和要求

2.1.2注重電子文件收集，設(shè)計報告和施工圖必須紙質(zhì)和電子版同時提供，并由設(shè)計人員將電子版錄入檔案系統(tǒng)，不僅方便日常利用，也減少日后電子版集中掛接的工作量;工程竣工資料實(shí)行雙軌制歸檔移交。

2.1.3齊抓共管，要求監(jiān)理和公司各職能部門技術(shù)人員各盡其責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，保證各類工程原始記錄規(guī)范、齊全、準(zhǔn)確。

2.2加強(qiáng)前端控制和過程管理

公司規(guī)定檔案部門參加設(shè)備開箱、工程計劃會和工程竣工驗(yàn)收;參與合同談判，在合同中設(shè)立檔案專項條款，明確文件資料的交付時間和歸檔要求，實(shí)現(xiàn)工程項目檔案合同化管理;參與支付控制，工程結(jié)算付款時，必須由檔案人員在付款審核單上簽字，確認(rèn)其文件資料已達(dá)到歸檔要求，歸檔完畢，方可付款，有效控制檔案資料的齊全和完整

2.3建立協(xié)調(diào)機(jī)制，發(fā)揮監(jiān)理作用

檔案管理與工程建設(shè)是“一一對應(yīng)”的，是工程不可缺少的部分，必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行。為充分發(fā)揮監(jiān)理的監(jiān)管職能。監(jiān)理檔案員每周深入施工現(xiàn)場，了解文件資料收集整理過程中存在的問題。每月對各施工單位檔案管理情況進(jìn)行考核，每月召開檔案管理專題會，針對具體問題，研究解決辦法，對存在的問題，舉一反三。堅持檔案工作與工程建設(shè)同步是做好工程項目檔案管理工作的關(guān)鍵。監(jiān)理單位技術(shù)人員檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時要同時檢查項目文件的形成，統(tǒng)一各標(biāo)段工作技術(shù)要求，統(tǒng)一各標(biāo)段工程用表格式及填寫要求，避免項目技術(shù)管理與檔案管理脫節(jié)

2.4推行分部工程歸檔制分解工作任務(wù)

為減輕工程施工后期竣工資料整理的工作量，要求電站主體工程按分部工程移交歸檔，化整為零。保證檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，避免工程后期集中整理竣工資料容易出現(xiàn)的不真實(shí)、不系統(tǒng)等問題，保證了工程施工期檔案資料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，為工程竣工檔案的最終驗(yàn)收奠定基礎(chǔ)。

2.5提升培訓(xùn)力度

對新進(jìn)場施工單位以及根據(jù)工程進(jìn)展情況，適時組織檔案整編技術(shù)交底和工程項目檔案管理培訓(xùn)，并督促建立內(nèi)部管理制度和考核辦法，使其盡快掌握項目文件的編制要求、歸檔范圍、立卷規(guī)則和整理要求。綜上所述，工程項目檔案管理工作任務(wù)繁重，使命光榮，意義重大。抽水蓄能電站工程項目檔根據(jù)檔案管理與合同約定相結(jié)合、過程指導(dǎo)與控制相結(jié)合、檢查與整改相結(jié)合的工作思路，完善公司檔案工作的管理機(jī)制，堅持檔案工作與工程建設(shè)同步管理，強(qiáng)化日常管控，全面提升抽水蓄能電站工程項目檔案管理。

結(jié)束語：抽水蓄能電站建設(shè)項目由于建設(shè)過程中形成的文件量大，而且來源廣，以往的項目檔案管理通常是在整個建設(shè)項目完工后花大量的人力和時間去整理工程竣工檔案。為全面控制工程建設(shè)各方面的施工數(shù)據(jù)，確保項目文件的收集、整理、歸檔和項目工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，必須對項目文件進(jìn)行前端控制、全程管理;確保項目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)工程全過程目標(biāo)管理，全面控制工程投資、進(jìn)度和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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